1.2.6.1. Các nhân tố ảnh hởng tới sự hình thành cơ cấu bộ máy quản lý - Chiến lợc kinh doanh: việc xây dựng cơ cấu bộ máy quản lý phải dựa trên chiến lợc kinh doanh của doanh nghiệp, có nh vậy doanh nghiệp mới xác định đợc mô hình cần xây dựng, cần phải áp dụng và lựa chọn phơng pháp nào để xây dựng thì bộ máy quản lý hoạt động hiệu quả nhất. Chiến lợc kinh doanh luôn đi cùng với cơ cấu bộ máy quản lý của doanh nghiệp. Cơ cấu
bộ máy quản lý phù hợp với chiến lợc kinh doanh của tổ chức thì mang lại hiệu quả hoạt động cao và ngợc lại. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và chiến lợc kinh doanh phải thích ứng nhanh với môi trờng bên ngoài, nhằm duy trì
lợi thế cạnh tranh so với các tổ chức khác.
- Quy mô doanh nghiệp: khi lựa chọn cơ cấu bộ máy quản lý thì quy mô
doanh nghiệp cũng là một tiêu chí để phân tích và áp dụng mô hình quản lý phù hợp. Doanh nghiệp có quy mô lớn thì phải chuyên môn hoá công tác quản lý, có nhiều cấp, nhiều quy tắc, quy định để đảm bảo hoạt động quản lý hiệu quả, không chồng chéo, trùng lặp, mỗi bộ phận, phòng ban chỉ đảm nhận phần việc đợc giao phù hợp với các điều kiện, khả năng và chuyên môn của mình.
Với doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ mô hình quản lý phù hợp nhất là phải
đảm bảo phát huy đợc vai trò của từng ngời nhân viên quản lý, tránh tình trạng kiêm nhiệm dẫn đến hiệu quả không cao, thậm chí ảnh hởng đến cả
lĩnh vực chuyên môn mình đảm nhận.
- Công nghệ: Công nghệ là yếu tố không thể thiếu trong quá trình tổ chức bộ máy quản lý hiện đại ngày nay, đây là một trong những yếu tố quan trọng
ảnh hởng tới cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. Công nghệ quyết định đến việc hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và phát triển của tổ chức. Công việc hay nhiệm vụ mang tính thông lệ cao thờng gắn với những cơ cấu tổ chức mang tính bộ phận hoá cao và nhiều cấp quản lý, mức độ chính xác hoá trong công việc cũng cao. Những công nghệ mang tính thông lệ cao thờng gắn với những cơ cấu tổ chức tập quyền, ngợc lại những công nghệ không mang tính thông lệ cao tức là những công nghệ này dựa vào kiến thức của các chuyên gia ngành thì thờng gắn với những tổ chức trao quyền.
- Con ngời: trong đó có nhân tố thuộc đối tợng quản lý, tình trạng và trình độ phát triển của đối tợng quản lý và nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý, là số lợng ngời quản lý và khả năng kiểm tra, chỉ huy của ngời lãnh đạo đối với nhân viên cấp dới. Nh vậy, trình độ của ngời quản lý ảnh hởng tới
việc bố trí nhân sự và xác định cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phù hợp. Số lợng đối tợng bị quản lý cũng ảnh hởng rất nhiều đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, nếu số lợng ngời bị quản lý nhiều thì đòi hỏi bộ máy quản lý phải đủ mạnh để điều hành, đôn đốc, kiểm soát công việc của họ, tức là phải tăng số lợng lao động quản lý trong doanh tổ chức.
- Môi trờng kinh doanh: một tổ chức kinh doanh dù lớn hay nhỏ cũng
đều nằm trong cùng một hệ thống các doang nghiệp, chịu sức ép cạnh tranh từ các doanh nghiệp khác. Vì vậy, để thích ứng và phát triển doanh nghiệp cần phải thay đổi chiến lợc kinh doanh cho phù hợp, đồng thời xây dựng mô hình tổ chức bộ máy quản lý linh hoạt, đáp ứng nhu cầu hội nhập. Môi trờng kinh doanh bao gồm các đối thủ cạnh tranh, các nhà cung cấp, phân phối, chính phủ, khách hàng, các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp và ngời lao
động, điều kiện khách quan cũng nh chủ quan của chính doanh nghiệp
- Nhóm quan hệ bên trong tổ chức: bao gồm quyền lực, việc kiểm soát và các quy định luật lệ. Trong đó, quyền lực là vấn đề trung tâm để hiểu đợc các quá trình kinh doanh trong doanh nghiệp, tuy nhiên hiệu quả chính xác của quyền lực khó có thể xác định đợc. Những yếu tố cơ bản của quyền lực là năng lực, phơng pháp và ngời có quyền lực. Những yếu tố này ảnh hởng trực tiếp tới mối quan hệ giữa con ngời trong tổ chức và tất nhiên là mối quan hệ đó liên quan đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp. Kiểm soát là mối quan hệ đầu vào, quá trình biến đổi và đầu ra của tổ chức. Một trong những vai trò đó là kiểm soát các thói quen và các quá trình thực hiện của ngời lao động. Còn các quy định luật lệ là những tiêu chuẩn để doanh nghiệp đánh giá quá trình hoạt động và thực hiện các nhiệm vụ của các thành viên trong tổ chức. Những quy định này là cơ sở để áp dụng mô hình quản lý phù hợp, hiệu quả và đúng với quy định của Pháp luật.
1.2.6.2. Những nhân tố ảnh hởng tới hoạt động của bộ máy quản lý Khi hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý không chỉ xuất phát từ các
yêu cầu trên đây mà điều quan trọng là phải quán triệt những yêu cầu đó vào
điều kiện, hoàn cảnh và tình huống cụ thể nhất định. Bên cạnh đó, để bộ máy
đi vào hoạt động và mang lại hiệu quả cao nhất đòi hỏi phải xem xét, nghiên cứu một cách khoa học và cụ thể những nhân tố ảnh hởng tới hoạt động của bộ máy quản lý.
- Nhóm nhân tố thuộc đối tợng quản lý, đó là tình trạng và trình độ phát triển của đối tợng quản lý, tính chất và đặc điểm của mục tiêu mà tổ chức, doanh nghiệp đặt ra. Những nhân tố này ảnh hởng đến thành phần và nội dung của những chức năng quản lý và thông qua đó ảnh hởng trực tiếp tới hoạt động của bộ máy quản lý.
- Nhóm nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý bao gồm mức độ chuyên môn hoá
và tập trung hoá của các hoạt động quản lý; trình độ cơ giới hoá và tự động hoá các hoạt động quản lý, trình độ kiến thức tay nghề của nhân viên quản lý, hiệu suất lao động và uy tín của họ; quan hệ phụ thuộc giữa số lợng ngời bị quản lý và khả năng bao quát của ngời quản lý; chính sách sử dụng đội ngũ nhân viên trong tổ chức và quan hệ lợi ích tồn tại giữa các cá nhân trong tổ chức.
- Các nhân tố khách quan hay môi trờng bên ngoài bao gồm điều kiện kinh tế, chính trị, xã hội, hành lang pháp lý và phong tục tập quán, đạo đức, lối sống và thói quen là những yếu tố ảnh hởng rất lớn đến hoạt động của bộ máy quản lý trong doanh nghiệp. Ngoài ra, trình độ quản lý, trang thiết bị, kỹ thuật - công nghệ khoa học, mô hình hoạt động của các tổ chức khác, v.v…
theo đó, cũng ảnh hởng tới thành phần và nội dung của các chức năng quản lý và thông qua đó mà ảnh hởng trực tiếp hay gián tiếp tới bộ máy quản lý.
Việc xem xét, cân nhắc các yếu tố ảnh hởng đến tổ chức để lựa chọn bộ máy quản lý sẽ giúp ta tổ chức đợc cơ cấu bộ máy quản lý phù hợp và tối u.