Đề xuất 1: Hoàn thiện chức năng nhiệm vụ của bộ máy quản lý

3.3. Hoàn thiện bộ máy quản lý ở Công ty cổ phần Xây dựng Bảo tàng hồ chí minh

3.3.1. Đề xuất 1: Hoàn thiện chức năng nhiệm vụ của bộ máy quản lý

Căn cứ đa ra đề xuất: Một số chức năng giữa các phòng ban của Công ty còn tồn tại hiện tợng chồng chéo (nh đã phân tích ở chơng 2).

Mục tiêu của đề xuất: nhằm kiện toàn chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong Công ty, điều chỉnh đảm bảo tinh gọn hiệu quả hơn trong công tác tham mu giúp lãnh đạo Công ty quản lý điều hành.

Giải pháp để thực hiện đề xuất:

Giải pháp 1: Hoàn thiện chức năng phòng Tổ chức lao động hành chính Trong điều kiện toà nhà văn phòng làm việc và cho thuê của Công ty đã

hoàn thành đi vào khai thác, các đơn vị thuê văn phòng tại toà nhà hiện có 16

đơn vị thuê hơn 2.500 m2 sàn đã đi vào hoạt động ổn định, do vậy xuất hiện một khối lợng công việc rất lớn, đó là các công việc quản lý, bảo hành, bảo trì, sửa chữa tại toà nhà và dịch vụ chăm sóc khách hàng thuê trụ sở tại toà nhà. Mặt khác theo chiến lợc phát triển sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần Xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh ngoài việc đầu t kinh doanh các dự án nhà chung c cao cấp sẽ tiếp tục khai thác các dịch vụ sau đầu t đối với các dự án này theo hình thức mở các siêu thị tại các toà nhà, dịch vụ quản trị, bảo vệ cho các toà nhà. Chính vì vậy nếu chức năng nhiệm vụ đợc giao cho phòng Tổ chức lao động sẽ không thể đáp ứng đợc cần phải tổ chức lại cho phù hợp. Để thực hiện tốt yêu cầu nhiệm vụ cũng nh đảm bảo chức năng chuyên môn hoá phù hợp với khối lợng công việc, tác giả đề xuất:

- Tách chức năng hành chính quản trị của phòng Tổ chức lao động hành

chính và tăng thêm chức năng kinh doanh dịch vụ để thành lập Ban hành chính quản trị. Ban này có chức năng thực hiện các công việc về hành chính, quản trị, sửa chữa, bảo hành, bảo trì... trụ sở Công ty; Khai thác kinh doanh dịch vụ tại các dự án đầu t và thực hiện chức năng chăm sóc khách hàng thuê trụ sở của Công ty. Đổi tên phòng Tổ chức lao động hành chính thành phòng Tổ chức lao động.

- Chức năng nhiệm vụ của phòng Tổ chức Lao động sau khi cơ cấu lại là:

thực hiện công tác tổ chức, cán bộ, quản lý lao động, tiền lơng và giải quyết chế độ chính sách đối với ngời lao động; Công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực; Công tác thi đua khen thởng - kỷ luật.

Giải pháp 2: Hoàn thiện chức năng Phòng Kỹ thuật thi công

Trong thời kỳ khoa học kỹ thuật phát triển hiện nay, công tác kỹ thuật có vai trò rất quan trọng đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là ngành xây lắp đòi hỏi công nghệ, kỹ thuật và chất lợng ngày một cao. Công ty Cổ phần Xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh luôn coi công tác Kỹ thuật thi công là then chốt

để tạo đột phá trong sản xuất. Do vậy, chức năng nhiệm vụ phòng Kỹ thuật thi công Công ty luôn đợc kiện toàn theo yêu cầu nhiệm vụ.

- Do tính chất công việc nên công tác an toàn BHLĐ có liên quan chặt chẽ đến các công việc thi công xây lắp. Việc xây dựng biện pháp thi công phải tính đến biện pháp an toàn nên đòi hỏi ngời xây dựng biện pháp an toàn lao

động phải có sự hiểu biết về kỹ thuật thi công đối với các công trình xây dựng và có kinh nghiệm thực tiễn. Để nâng cao chất lợng ngay từ khâu lập biện pháp an toàn, đến việc giám sát kiểm tra thực hiện biện pháp an toàn tại các công trờng, tác giả đề xuất sáp nhập chức năng an toàn BHLĐ vào phòng Kỹ thuật thi công và chức năng này sẽ do một phó phòng phụ trách hoạt động cùng mạng lới an toàn viên tại các đơn vị, sau khi sáp nhập sẽ có những u

điểm là công tác lập biện pháp an toàn tại các công trình sẽ do phòng Kỹ thuật

thi công với những cán bộ chuyên về kỹ thuật thực hiện sẽ có những thuận lợi và đồng bộ giữa biện pháp thi công và biện pháp an toàn. Công tác giám sát kiểm tra việc thực hiện biện pháp an toàn sẽ do những cán bộ giám sát kỹ thuật tại công trờng đó kiêm thực hiện, điều này không những tạo sự đồng bộ trong công tác giám sát quản lý chất lợng thi công mà còn khắc phục đợc tình trạng thiếu về lực lợng của những cán bộ làm công tác an toàn hiện nay.

- Để tránh chồng chéo và tập trung thực hiện theo chuyên môn, chuyển chức năng lập biện pháp thi công từ phòng Kinh tế thị trờng về phòng Kỹ thuật thi công. Khi đó chức năng chính của phòng Kỹ thuật thi công gồm quản lí tiến độ, chất lợng, kỹ thuật và an toàn lao động; Biện pháp thi công; Sáng kiến cải tiến kỹ thuật; quản lý khối lợng; Kiểm tra, giám sát kỹ thuật và duy trì quản lí chất lợng theo tiêu chuẩn ISO 9001- 2000.

Giải pháp 3: Hoàn thiện chức năng Phòng Kế toán tài chính

Chức năng nhiệm vụ của phòng Kế toán tài chính Công ty có vai trò hết sức quan trọng. Công tác hạch toán kế toán tốt sẽ phản ánh đầy đủ nhất thực trạng tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Từ doanh nghiệp nhà nớc chuyển thành công ty cổ phần có sự thay đổi sở hữu, hình thức quản lý, và hình thức tổ chức sản xuất kinh doanh, việc tính và xác định giá trị cổ tức theo định kỳ, công khai tài sản, tài chính để tiến tới niêm yết cổ phiếu trên thị trờng chứng khoán. Một số chức năng nhiệm vụ đợc đặt ra phù hợp với tình hình mới, đó là công tác thu hồi công nợ cần đợc đẩy mạnh, công tác thanh toán chuyển nhợng cổ phiếu và thị trờng chứng khoán sẽ đợc bổ sung đối với phòng Kế toán tài chính. Vì vậy, chức năng nhiệm vụ chính hiện nay của phòng Kế toán tài chính gồm: Công tác hạch toán kế toán; Công tác tài chính doanh nghiệp; Lập kế hoạch tài chính; Công tác thu vốn và quản lí nguồn vốn; Công tác cổ phiếu và thị trờng chứng khoán.

3.3.2. Đề xuất 2: Hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý, kiện toàn các phòng ban chức năng tham mu giúp việc

Căn cứ đa ra đề xuất: Với cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hiện nay, nhiều vị trí cán bộ còn thiếu cán bộ giỏi, cơ cấu bộ máy còn nhiều đầu mối, chức năng giữa các bộ phận cha cân đối và bị chồng chéo d n n những khó ẫ đế kh n ă đối với công tác qu n lý.ả

Mục tiêu của đề xuất: Cơ ấ c u tổ chức bộ máy quản lý phải được hoàn thi n theo hệ ướng tinh g n về số lợng đầu mối, linh hoạt, có sự thích ứng ọ nhanh với sự thay đổi của cơ chế thị trờng, duy trì số lượng người và số đầu mối cần thiết phù hợp với mục tiêu và chức năng nhiệm vụ sản xuất.

Giải pháp để thực hiện đề xuất:

Bộ phận phòng ban bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh đề xuất hoàn thiện theo mô hình dới đây:

Sơ đồ 3.1. Mô hình bộ máy quản lý của công ty hiện tại

Tổng Giám đốc

Trợ lý Tổng Giám đốc

Phã TG§

Néi chÝnh

Phã TG§

§T-TT

Phã TG§

KT-TC

Phòng TCL§-HC

Phòng Kế toán TC

Phòng KH-§T

Phòng KT-TT

Phòng KT-TC

Ban ATBHL§

Sơ đồ 3.2. Mô hình bộ máy quản lý của công ty sau khi hoàn thiện

Bộ máy quản lý sau khi hoàn thiện có nhiều u điểm hơn bộ máy hiện tại, giảm một đầu mối (Bộ phận trợ lý Tổng Giám đốc). Bộ phận chức năng vẫn là 6 đầu mối nhng đảm nhiệm khối lợng công việc lớn hơn rất nhiều so với trớc đây do xuất hiện thêm các chức năng mới (cho thuê nhà và khai thác dịch vụ sau đầu t tại các dự án). Chức năng nhiệm vụ các phòng ban đợc cấu lại phù hợp hơn, tránh đợc sự chồng chéo do giải thể bộ phận Trợ lý Tổng Giám đốc, sáp nhập Ban an toàn BHLĐ vào phòng Kỹ thuật thi công,

đồng thời tách chức năng hành chính quản trị từ phòng Tổ chức lao động hành chính để thành lập Ban hành chính quản trị.

Về nhân sự sau khi hoàn thiện bộ máy quản lý: Công tác an toàn BHLĐ

sẽ do một phó phòng Kỹ thuật thi công kiêm phụ trách. Trởng ban an toàn BHLĐ có trình độ đào tạo kỹ s xây dựng, có thể đáp ứng đợc các yêu cầu về công việc hành chính quản trị nên sẽ điều động sang giữ chức Trởng ban hành chính quản trị. Bộ phận trợ lý Tổng Giám đốc sau khi giải thể, nhân sự sẽ điều chuyển sang làm phó Ban hành chính quản trị phụ trách chức năng

Tổng Giám đốc

Phã TG§

Néi chÝnh

Phã TG§

§T-TT

Phã TG§

KT-TC

Phòng TCL§

Phòng Kế toán TC

Phòng KH-§T

Phòng KT-TT

Phòng KT-TC

Ban HC-QT

khai thác các dịch vụ tại các dự án đầu t của công ty và chăm sóc khách hàng phù hợp với trình độ và năng lực của cán bộ. Bổ sung từ 1 đến 2 kỹ s xây dựng đối với phòng Kỹ thuật thi công để tăng cờng công tác giám sát kỹ thuật tại các công trình. Bộ máy quản lý sau khi hoàn thiện không có sự biến

động lớn về lực lợng lao động và sẽ đợc phân công bố trí công việc nh sau:

Tên phòng, ban

Số lợng cán bộ nhân viên

Chức danh, công việc

Ban Giám đốc

Công ty

4 ngêi

- Tổng Giám đốc

- Phó TGĐ Kỹ thuật Thi công

- Phó TGĐ Kế hoạch đầu t và tiếp thị - Phã TG§ néi chÝnh

Phòng Tổ chức lao động

4 ngêi

- Trởng phòng: phụ trách chung và trực tiếp thực hiện công tác tổ chức, cán bộ.

- Phó phòng: phụ trách tiền lơng, đào tạo, thi đua khen thởng kỷ luật. -

- Bộ phận quản lý lao động và CĐCS (01 ngời) - Bộ phận thanh tra, quân sự, bảo vệ (01 ngời)

Phòng Kü thuËt

thi công

7 ngêi (t¨ng 1 ngêi)

- Trởng phòng: Phụ trách chung và trực tiếp công tác biện pháp thi công và nghiệm thu công trình.

- Phó phòng: Công tác sáng kiến cải tiến kỹ thuật, các công trình Miền Trung và Miền Nam.

- Phó phòng: Đặc trách về công tác an toàn

BHLĐ, hồ sơ thi công, các công trình trọng điểm tại Hà Nội.

- Bộ phận quản lý kỹ thuật thi công (2 ngời).

- Bộ phận tổng hợp tiến độ, kỹ thuật, chất lợng, an toàn BHLĐ, sáng kiến cải tiến và máy móc thiết bị (1 ngời).

- Bổ sung 1 đến 2 ngời là kỹ s xây dựng để tăng cờng quản lý giám sát kỹ thuật tại các công trình Miền Trung và Miền Nam.

Phòng Kinh tÕ thị trờng

8 ngêi

- Trởng phòng: quản lí chung và chủ trì một số dự án đấu thầu.

- Phó phòng: Chủ trì một số dự án đấu thầu, kiểm tra giá, khối lợng, hồ sơ pháp lý.

- Bộ phận giá dự toán (2 ngời) - Bộ phận khối lợng (3 ngời) - Bộ phận hồ sơ pháp lý (1 ngời)

Phòng Kế hoạch

®Çu t

7 ngêi

- Trởng phòng: Phụ trách chung và trực các dự án

đầu t có giá trị lớn >50 tỉ đồng.

- Phó phòng: Phụ trách công tác hợp đồng kinh tế, giao khoán, mua bán nhà. Kiểm tra dự toán và giải quyết các thủ tục, giao dịch với khách hàng.

- Bộ phận đầu t: (2 ngời): thực hiện các thủ tục

đầu t dự án xây dựng, đầu t máy móc thiết bị.

- Bộ phận kế hoạch (1 ngời)

- Bộ phận dự án (2 ngời)

Phòng Kế toán tài chính

9 ngêi

- Kế toán trởng: phụ trách chung và trực tiếp phụ trách công tác tài chính.

- Phó phòng: phụ trách công tác đầu t và nộp thuế - Bộ phận kế toán tổng hợp (1 ngời)

- Bộ phận kế toán doanh thu (1 ngời)

- Bộ phận thanh toán, tiền gửi ngân hàng (1 ngời) - Bộ phận kế toán các dự án đầu t (1 ngời) - Bộ phận kế toán TSCĐ và liên doanh (1 ngời) - Bộ phận tiền mặt, tiền lơng và cổ tức (1 ngời) - Thủ quỹ Công ty (1 ngời).

Ban Hành chính

Quản trị

19 ngêi

- Trởng ban: quảng lý chung

- Phó ban: KD dịch vụ, chăm sóc khách hàng.

- Bộ phận bảo hành, bảo trì, sửa chữa (1 ngời) - Bộ phận hành chính, y tế (1 ngời)

- Bé phËn v¨n th (1 ngêi) - Bộ phận lái xe (5 ngời) - Bộ phận bảo vệ (8 ngời) - Bé phËn phôc vô (1 ngêi) Tổng cộng 58 ngời