Các mô hình tổ chức bộ máy quản lý

1.2.3.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trực tuyến

Mô hình quản lý trực tuyến là hình thức tổ chức quản lý theo các mối quan hệ dọc, trong đó mỗi ngời cấp dới chỉ nhận sự điều hành và chịu trách nhiệm trớc một ngời lãnh đạo trực tiếp cấp trên, các mối quan hệ giữa các nhân viên trong bộ máy quản lý đợc thực hiện theo trực tuyến từ trên xuống dới, tức là quy định quan hệ trực tiếp từ ngời lãnh đạo cao nhất đến ngời thấp nhất theo các cấp quản lý mà trong đó ngời thừa hành chỉ nhận mệnh lệnh từ một ngời phụ trách trực tiếp. Mô hình này tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ thủ trởng do có tính tập trung và thống nhất cao. Ngời lãnh đạo chịu trách nhiệm hoàn toàn về kết quả công việc của ngời dới quyền quản lý của mình. Tuy nhiên, mô hình này đòi hỏi ngời lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện để chỉ đạo tất cả các bộ phận quản lý chuyên môn,

đồng thời, mô hình này cũng hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ nghiệp vụ cao về từng mặt quản lý. Do đó, cơ cấu này thờng chỉ áp dụng ở các đơn vị có quy mô nhỏ. Với quy mô và sản xuất càng phát triển thì mô hình này đã bộc lộ nhiều điểm hạn chế, đó là quá trình chuyên môn hoá trong các bộ phận quản lý của các doanh nghiệp càng chuyên sâu đòi hỏi ngời lãnh đạo phải có những kiến thức chuyên ngành sâu rộng theo các lĩnh vực. Tuy nhiên, với mô hình tổ chức bộ máy quản lý trực tuyến thì yêu cầu ngời lãnh đạo có một sự hiểu biết sâu rộng ở nhiều lĩnh vực chuyên ngành trong quy mô lớn là

điều hết sức khó khăn.

Sơ đồ 1.1. Sơ đồ cơ cấu theo trực tuyến

1.2.3.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý theo chức năng:

Trong mô hình tổ chức bộ máy quản lý theo chức năng thì mỗi chức năng quản lý đợc tách riêng do một bộ phận phòng ban đảm nhiệm, những nhân viên chức năng phải là ngời có kiến thức hiểu biết sâu về chuyên môn, thành thạo nghiệp vụ trong phạm vi quản lý của mình. Ưu điểm của mô hình này là thực hiện chuyên môn hoá các chức năng quản lý, thu hút các chuyên gia có kiến thức sâu vào công tác quản lý. Tuy nhiên, nhợc điểm của mô hình này là sẽ làm cho cấp dới phải phục tùng nhiều đầu mối chỉ đạo khác nhau của cùng một cơ quan quản lý cấp trên. Đặc biệt là khi số đầu mối chức năng cấp trên quá nhiều và khi các mệnh lệnh có tính trái ngợc nhau sẽ gây khó khăn cho việc chấp hành.

Ngời lãnh đạo

Ngời lãnh đạo tuyÕn 1

Ngời lãnh đạo tuyÕn 2

Ngời lãnh đạo tuyÕn 3

Các đối tợng quản lý Các đối tợng

quản lý Các đối tợng

quản lý

Sơ đồ: 1.2. Sơ đồ cơ cấu theo chức năng

1.2.3.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trực tuyến tham mu

Mô hình này dựa trên nguyên tắc quản lý trực tuyến, nhng bên cạnh ngời lãnh đạo có bộ phận tham mu để giúp ngời lãnh đạo trong quá trình ra quyết định. Ngời lãnh đạo ra quyết định và chịu trách nhiệm đối với việc thực hiện quyết định của ngời thừa hành trực tiếp. Kh đó bộ phận tham mu i có nhiệm vụ chuẩn bị các dự thảo, đề án, quyết định, bảo đảm luận cứ khoa học, đảm bảo chất lợng của những quyết định quản lý và theo dõi việc thực hiện các quyết định đó. Đây là hình thức quản lý kết hợp giữa sự chỉ huy trực tiếp của các cấp lãnh đạo hành chính trong doanh nghiệp và sự chỉ đạo nghiệp vụ của các nhân nhân viên chức năng cấp dới. Ưu điểm của cơ cấu này là dễ dàng thực hiện chế độ một thủ trởng, có sự tập trung, khai thác đợc kiến thức của các chuyên viên giỏi, các chuyên gia tham mu giúp việc. Nhng nhợc điểm của mô hình này là tốc độ ra quyết định thờng chậm vì có thêm nhiều ngời đóng góp ý kiến nên lãnh đạo phải cân nhắc lâu hơn. Mô hình này có phạm vi sử dụng không lớn, nó chỉ dùng cho hệ thống có cơ cấu hẹp.

Ngời lãnh đạo

Ngời lãnh đạo

chức năng A Ngời lãnh đạo

chức năng B Ngời lãnh đạo chức năng C

Đối tợng quản lý 3

Đối tợng quản lý 2

Đối tợng quản lý 1

Sơ đồ 1.3. Sơ đồ cơ cấu theo trực tuyến – tham mu

1.2.3.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trực tuyến chức năng:

Đây là mô hình có tính chất quản lý hiện đại theo các chức năng và có sự chuyên môn hoá trong các lĩnh vực chức năng. Mô hình này phát huy hiệu quả

khi đối tợng quản lý ngày càng phức tạp và yêu cầu quản lý ngày càng mở rộng. Bộ phận tham mu đợc phân ra thành các cơ quan chuyên môn hoá

theo chức năng riêng, đi sâu vào các lĩnh vực quản lý nhằm chuẩn bị các phơng án, quyết định để ngời lãnh đạo trực tuyến thông qua. Các cơ quan chức năng còn hớng dẫn và kiểm tra việc thực hiện lĩnh vực chuyên môn.

Tuy nhiên, nhợc điểm của mô hình này là số cơ quan chức năng tăng, dễ làm bộ máy quản lý cồng kềnh, nhiều đầu mối; ngời lãnh đạo phải luôn điều hoà, phối hợp hoạt động của các bộ phận để khắc phục hiện tợng không ăn khớp, cục bộ của các bộ phận phòng ban chức năng trong doanh nghiệp.

Ngời lãnh đạo

Tham mu 1 Tham mu 2 Tham mu 3

Lãnh đạo tuyến 2

Các đối tợng ql Lãnh đạo tuyến 1

Các đối tợng ql

Tham mu 1

Tham mu 2

Tham mu 1

Tham mu 2

Sơ đồ 1.4. Sơ đồ cơ cấu theo trực tuyến – chức năng

Ngời lãnh đạo cấp 1

Ngời lãnh đạo

chức năng A Ngời lãnh đạo

chức năng B

Ngời lãnh đạo chức năng C

Ngời lãnh đạo chức năng C Ngời lãnh đạo

chức năng B Ngời lãnh đạo

chức năng A

Ngời lãnh đạo cÊp 2

Đối tợng quản lý 1

Đối tợng quản lý 2

Đối tợng quản lý 3

1.2.3.5. Cơ cấu ma trận:

Sơ đồ 1.5. Sơ đồ cơ cấu ma trận

B1, B2 là bộ phận lãnh đạo theo chức năng để thực hiện chơng trình. Mô

hình này hiện đang đợc áp dụng rộng rãi và có hiệu quả. Ngày nay, nhiệm vụ thúc đẩy tiến bộ khoa học – kỹ thuật và đổi mới sản phẩm, giải quyết những nhiệm vụ phức tạp trong quá trình hoạt động sản xuất đòi hỏi phải có những cơ cấu tổ chức quản lý mềm dẻo nhằm thích ứng với những nhiệm vụ và điều kiện sản xuất – kinh doanh ngày càng linh hoạt. Cơ cấu ma trận là mô hình tổ chức quản lý hiện đại, đợc xây dựng bằng cách kết hợp cơ cấu trực tuyến và mục tiêu. Theo đó, việc quản lý theo từng lĩnh vực hoạt động của tổ chức nh nghiên cứu khoa học, khảo sát, thiết kế, sản xuất, cung ứng, đợc xây dựng phù hợp với cơ cấu trực tuyến. Còn việc quản lý các chơng trình, dự án

đợc tổ chức phù hợp với cơ cấu chơng trình – mục tiêu, tức là các ban ngành có quan hệ đến việc thực hiện chơng trình, mục tiêu đợc liên kết lại và có tổ chức để quản lý thống nhất chơng trình. Cơ cấu ma trận cho phép giảm bớt công việc của ngời lãnh đạo cấp trên bằng cách giao cho cấp quản

A

B2 B1

G1 G2

C3

C2 C4 C1

lý trung gian quyền ra quyết định trong điều kiện duy trì sự thống nhất giữa công tác phối hợp và kiểm tra những quyết định về tổ chức – kỹ thuật chủ chốt ở cấp trên; bảo đảm tính mềm dẻo và linh hoạt để sử dụng các nguồn lực khi thực hiện một số chơng trình trong phạm vi hệ thống tổ chức; tăng cờng trách nhiệm cá nhân của ngời lãnh đạo; tổ chức hiệp đồng chính xác trên cơ

sở phân phối lại các nhiệm vụ một cách hợp lý trong hệ thống quản lý và áp dụng những biện pháp quản lý hiện đại. Đồng thời, mô hình này còn cho phép rút ngắn thời hạn tạo ra kỹ thuật và công nghệ mới, giảm bớt chi phí cho các công việc, cải tiến chất lợng của những hệ thống kỹ thuật đang đợc tạo ra.

Kết luận: có thể thấy rằng mỗi mô hình quản lý trình bày trên đây đều có những u, nhợc điểm riêng. Việc lựa chọn áp dụng mô hình quản lý nào phải xuất phát từ nhiệm vụ của tổ chức, từ đặc điểm đối tợng quản lý sao cho mô

hình quản lý đó phải phù hợp theo hớng tích cực, phát huy hết những u

điểm, đồng thời hạn chế đến mức thấp nhất các khuyết điểm vốn có của mỗi mô hình để đạt đợc hiệu quả quản lý cao nhất.