2.1. Những đặc điểm của Công ty Cổ phần Xây dựng Bảo tàng Hồ Chí
2.2.2. Phân tích công tác tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
2.2.2.2. Phân tích chất lợng của lao động quản lý
Để phân tích đánh giá về lao động trong bộ máy quản lý, tác giả tiến hành chọn mẫu, khảo sát một số cán bộ nhân viên điển hình trong các bộ phận phòng ban. Phân tích đánh giá thực hiện công việc của mỗi nhân viên.
Bảng 2.5. Cơ cấu Lao động các phòng, ban Công ty
Stt Chức năng nhiệm vụ
Sè lợng
(ngêi)
Tr×nh
độ
Trình độ chuyên môn
đào tạo
Ngoại ng÷
Tin học
I Phòng TCLĐ-HC
1 Trởng phòng 1 TH TH pháp lý A A
2 Phó phòng 1 TH TH LĐTL A A
3 Bộ phận đào tạo 1 ĐH Cử nhân ktế C C
4 Bộ phận CĐCS 1 ĐH Cử nhân ktế B B
5 Bộ phận HC QT- 2 TH CNđiện A A
6 V¨n th 1 §H CN LuËt B B
7 Bộ phận bảo vệ 8 PTTH Bảo vệ
8 Tổ lái xe 5 PTTH Lái xe
9 Lao công, tạp vụ 2 PTTH LĐPT
II Phòng kinh tế thị trờng
1 Trởng phòng 1 ĐH KS ktế XD C C
2 Phó phòng 1 ĐH KSXD C C
3 Bộ phận đơn giá dự toán 2 ĐH KS ktế XD C C
4 Bộ phận khối lợng 2 ĐH KS ktế XD B,C C
5 Bộ phận biện pháp thi công 1 ĐH Kiến trúc s C C
6 Bộ phận hồ sơ pháp lí 1 ĐH CN luật ĐH B
III Phòng Kế hoạch kỹ thuật
1 Trởng phòng 1 ĐH KSXD C C
2 Phó phòng 1 ĐH KSXD C B
3 Bộ phận Kế hoạch 1 ĐH KS ktế XD C C
4 Bộ phận hợp đồng kinh tế 2 ĐH KS ktế XD B B
5 Bé phËn ®Çu t 3 §H KS ktÕ XD B,C B
IV Phòng Kế toán tài chính
1 Trởng phòng 1 ĐH Cử nhân ktế A B
2 Phó phòng 1 ĐH Cử nhân ktế B A
3 Bộ phận tài chính 1 ĐH Cử nhân ktế B B
4 Bộ phận tín dụng 1 ĐH Cử nhân ktế A C
5 Bộ phận kế toán 4 ĐH Cử nhân ktế A,B B
6 Thủ quỹ 1 TH TH kế toán A A
V Phòng Kỹ thuật thi công
1 Trởng phòng 1 ĐH Kiến trúc s A B
2 Phó phòng 2 ĐH KSXD A C
3 Bộ phận quản lý kỹ thuật 2 ĐH KSXD B, C C
4 Bé phËn t vÊn thiÕt kÕ 1 TH TH thiÕt kÕ B B
VI Ban AT BHL§-
1 Trởng ban 1 ĐH KSXD B A
“Nguồn: Báo cáo lao động năm 2007 Công ty Cổ phần Xây dựng- Bảo tàng Hồ Chí Minh”
Công việc quản lý khác với công việc kỹ thuật, kết quả của công việc quản lý không thể hiện trực tiếp là số lợng sản phẩm hay bằng số thời gian làm việc cụ thể, thờng không có tính định lợng mà phải đợc xem xét một cách toàn diện, hệ thống và lâu dài. Do vậy việc đánh giá thực hiện các công việc quản lý phải lựa chọn những phơng pháp phù hợp với từng loại lao động quản lý cụ thể. Để đánh thực hiện công việc của cán bộ nhân viên bộ máy quản lý Công ty Cổ phần Xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh, tác giả dùng phơng pháp “Thang đo đánh giá đồ hoạ” với các nhân viên. Đối với các cán bộ lãnh đạo nh trởng phó phòng trở lên dùng phơng pháp “Quản lý bằng mục tiêu” để đánh giá. Khi đánh giá các nhân viên, tác giả lựa chọn mẫu một số vị trí nhân viên đặc trng điển hình, phiếu khảo sát đợc thiết kế có nội dung phù hợp với yêu cầu chức năng nhiệm vụ của từng ngời đợc đánh giá, ngoài các yêu cầu về khối lợng, chất lợng công việc còn có các nội dung cho điểm khác nh tinh thần hợp tác, tính sáng tạo trong công việc, khả năng làm việc độc lập...đợc lợng hoá hoặc diễn giải cụ thể để có thể so sánh đợc với tiêu chuẩn thực hiện công việc của nhân viên trong quá trình đánh giá.
Ngời đánh giá mức độ hoàn thành công việc của các nhân viên là trởng, phó phòng quản lý trực tiếp. Tuy nhiên, có nhân viên phải lựa chọn ngời đánh giá
là nhân viên có quan hệ chặt chẽ với nhân viên cần đánh giá trong công tác để kết quả đánh giá đợc chính xác, khách quan hơn.
Ví dụ: Phiếu đánh giá mức độ thực hiện công việc của nhân viên.
- Ngời đánh giá: Đàm Chí Cơng Trởng phòng Kinh tế thị trờng.- - Tên nhân viên: Tạ Xuân Tùng Chuyên viên-
- Bộ phận: Phòng Kinh tế thị trờng - Ngày đánh giá: 8/4/2008
a- Nhiệm vụ:
+ Tính khối lợng, lập biện pháp thi công, thuyết minh bản vẽ.
b- Các yêu cầu của công việc:
+ Có kiến thức cơ bản về kỹ thuật xây dựng, vẽ kỹ thuật, tính toán và hiểu biết về các quy định của nhà nớc trong xây dựng cơ bản.
+ Sử dụng thành thạo chơng trình tính toán và vẽ kỹ thuật trên máy vi tính nh excel, autocad…có khả năng đọc bản vẽ kỹ thuật thành thạo, thành thạo tiếng Anh chuyên ngành kỹ thuật.
+ Tốt nghiệp đại học xây dựng khoa kinh tế xây dựng hoặc tơng đơng.
c- Tiêu chuẩn thực hiện công việc:
+ Tính đúng và tính đủ khối lợng các công trình dự thầu đợc phân công.
+ Lập biện pháp thi công của công trình + Thuyết minh bản vẽ kỹ thuật
+ Trình bày sạch đẹp trên khổ giấy quy định có in hình lôgô Công ty.
+ Hoàn thành đúng tiến độ đề ra theo yêu cầu.
Bằng phơng pháp thang đo và đồ họa đánh giá thực hiện công việc của nhân viên Tạ Xuân Tùng có chức năng nhiệm vụ tính khối lợng, lập biện pháp thi công và thuyết minh bản vẽ trong đấu thầu công trình nên trong quá
trình thực hiện sẽ có những yêu cầu các bớc công việc khác nhau, có tầm quan trọng ảnh hởng đến kết quả công việc khác nhau. Vì vậy khi thiết kế phiếu đánh giá thực hiện công việc, các tiêu thức trong mẫu phiếu sẽ đợc xác
định có tầm quan trọng khác nhau đối với kết quả công việc, do đó trọng số xác định tơng ứng giữa các tiêu thức cũng khác nhau theo mẫu đánh giá dới
®©y:
Bảng 2.6. Phiếu đánh giá thực hiện công việc của nhân viên
TT Tiêu thức Xuất sắc Khá Đạt yêu
cÇu
Díi mức yêu cầu
Mức tối thiÓu
1 Khối lợng công việc 5 4 3 2 1
2 Chất lợng công việc 5 4 3 2 1
3 Tinh thần hợp tác 3 2,5 2 1,5 1
4 Tính sáng tạo 3 2,5 2 1,5 1
5 Tính làm việc độc lập 3 2,5 2 1,5 1
Trọng số bình quân gia quyền các mức
3,8 3,1 2,4 1,7 1
Trọng số bình quân
đánh giá
(3+3+2+1,5+2,5)/5 = 2,4: Đạt yêu cầu
Bằng phơng pháp tơng tự tiến hành đánh giá thực hiện đối với một số nhân viên thuộc các phòng ban khác thu đợc kết quả nh sau:
Bảng 2.7. Kết quả đánh giá thực hiện công việc của một số cán bộ nhân viên phòng ban Công ty Cổ phần Xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh
TT Bộ phận, nhân viên Xuất sắc
Khá Đạt yêu cÇu
Díi mức yêu cầu
Mức tèi thiÓu
I Phòng TCLĐ-HC
1 Doãn Quang Trung x
2 Dơng Thị Dung x
3 Trần Thị Thu Hơng x II Phòng Kinh tế thị trờng
1 Đàm Chí Cơng x
2 Tạ Xuân Tùng x
3 Nguyễn Thị Hà x
III Phòng Kế hoạch đầu t
1 NguyÔn Minh Quang x
2 Nguyễn Thị Nga x
3 Phạm Phơng Thảo x
IV Phòng Kế toán tài chính
1 Nguyễn Thị Oanh x
2 Nguyễn Thị Kim Cúc x
3 NguyÔn Quang Huy x
V Phòng Kỹ thuật thi công
1 NguyÔn §×nh Dòng x
2 Đinh Quốc Thắng x
3 Đồng Thị Loan x
VI Ban ATBHL§
1 §inh Xu©n MiÔn x
VII Trợ lý Tổng giám đốc
1 Lơng Văn Ký x
Kết quả đánh giá thực hiện công việc của 17 cán bộ nhân viên thuộc các bộ phận phòng ban của bộ máy quản lý cho thấy: 3 ngời mức khá, 11 ngời
đạt yêu cầu và 3 ngời dới mức yêu cầu. Nh vậy có thể thấy số lợng cán bộ nhân viên đợc đánh giá thực hiện công việc đạt yêu cầu trở lên chiếm đa phần. Số đạt loại khá mới chỉ có 2 ngời (11,76%) còn ở mức thấp và không có nhân viên nào đạt loại xuất sắc. Tuy nhiên còn 3 ngời trong số đợc đánh giá (17,65%) thực hiện dới mức yêu cầu cần phải phân tích tìm hiểu nguyên nhân để có biện pháp khắc phục. Mức độ hoàn thành công việc của các nhân viên đợc đánh giá căn cứ vào nhiệm vụ của nhân viên, tiêu chuẩn thực hiện công việc và kết quả thực hiện công việc. Yêu cầu của công việc sẽ đợc diễn
đạt theo các tiêu thức định lợng hoặc tiêu thức định tính nhằm dễ dàng trong việc đánh giá. Các nhân viên hoàn thành tốt công việc là những ngời đã thực hiện tốt nhiệm vụ, thực hiện tốt các tiêu thức đề ra trong phiếu đánh giá, hoàn thành tốt yêu cầu về số lợng, chất lợng công việc hoặc đảm bảo hoàn thành tốt các công việc mà phải đòi hỏi ở trình độ cao hơn. Mức đạt yêu cầu đối với những nhân viên hoàn thành theo yêu cầu công việc theo tiêu chuẩn thực hiện công việc đó. Các nhân viên không thực hiện tốt các tiêu thức đề trong mẫu
đánh giá là dới mức yêu cầu. Trong số 3 ngời dới mức yêu cầu của công việc gồm 1 nhân viên phòng Kỹ thuật thi công, 1 ngời làm công tác an toàn BHLĐ và 1 ngời là trợ lý Tổng Giám đốc. Có nhiều nguyên nhân ảnh hởng
đến quá trình thực hiện công việc, tuy nhiên qua phân tích có thể rút ra những nguyên nhân chính sau:
Đối với nhân viên Đinh Quốc Thắng có nhiệm vụ quản lý giám sát kỹ thuật và khối lợng các công trình đang triển khai thi công gồm: 74 Lạc Long Quân, C4 Xuân Đỉnh, 1 ha Hồ Tây, Viện Kiểm soát quận Tây Hồ, Khách sạn
Đồng Lợi, Khu đô thị Ciputra, Ngân hàng nông thôn Đà Nẵng, Đại học Y Huế, Chung C Hồ Hảo Hớn Lâm Đồng... Kết quả đánh giá thực hiện công - việc dới mức yêu cầu, việc tổng hợp báo cáo tình hình kỹ thuật, tiến độ, chất
lợng các công trình thờng xuyên bị chậm thời gian quy định. Nguyên nhân chính là số lợng nhân viên phòng kỹ thuật thi công hiện định biên 6 ngời cha phù hợp để đáp ứng đợc với khối lợng công việc quản lý thi công của 146 công trình trên 40 tỉnh thành cả nớc, mỗi ngời phải giám sát bình quân trên 20 công trình thuộc địa bàn các tỉnh thành nên khối lợng công việc đòi hỏi với mỗi ngời là rất lớn dẫn đến tình trạng không làm hết việc. Các nhân viên khác của phòng cho dù có sự cố gắng nhng qua đánh giá cũng chỉ đảm bảo mức đạt yêu cầu. Chính vì vậy, cần phải tăng cờng thêm cán bộ giám sát kỹ thuật cho phòng Kỹ thuật thi công để đáp ứng tốt yêu cầu công việc.
Trợ lý Tổng Giám đốc và Trởng Ban an toàn BHLĐ là những nhân viên có vị trí đứng đầu bộ phận công tác trong bộ máy quản lý, tính chất công việc mang tính quản lý cao, kết quả sau thời gian dài nên không thể xem xét đến các hành vi để đánh giá chất lợng của công việc mà phải căn cứ vào kết quả
đạt đợc để đánh giá. Dùng phơng pháp “Quản lý bằng mục tiêu” để đánh giá thực hiện công việc cho kết quả dới mức yêu cầu.
Trởng ban an toàn BHLĐ có nhiệm vụ đề xuất các biện pháp an toàn trong thi công và biện pháp tránh mắc bệnh nghề nghiệp; tổ chức huấn luyện, phổ biến các chủ trơng chính sách về công tác an toàn cho cán bộ nhân viên và kiểm tra giám sát thực hiện biện pháp an toàn tại các công trình. Tiêu chuẩn thực hiện công việc an toàn BHLĐ là xây dựng và thực hiện tốt các biện pháp an toàn lao động, không để xẩy ra mất an toàn lao động và bệnh nghề nghiệp đối với ngời lao động. Công tác an toàn BHLĐ của đơn vị trong những năm qua cha đợc thực hiện tốt, còn xẩy ra những vụ việc tai nạn nghiêm trọng trong quá trình thi công. Qua những đợt kiểm tra chấm điểm an toàn tại các công trình của các cơ quan cấp trên cho thấy việc chấp hành biện pháp an toàn của ngời lao động tại các công trình thấp, còn tình trạng không tuân thủ biện pháp an toàn nh không đi giày và không đội mũ bảo hộ lao
động trong khi làm việc, không đeo dây an toàn khi làm việc trên cao…nên
kết quả những đợt chấm điểm đã không đạt yêu cầu. Nguyên nhân chính là do số lợng ngời làm công tác chuyên trách an toàn của bộ máy quản lý là hạn chế, chỉ gồm 1 ngời hoạt động cùng mạng lới an toàn viên kiêm nhiệm nên chức năng giám sát đã không thực hiện tốt, không bám sát công việc tại mỗi công trờng; Hơn nữa do chức năng phân công cha hợp lí nên quá trình lập biện pháp an toàn lao động không đồng bộ với biện pháp thi công gây khó khăn cho quá trình thực hiện. Do vậy cần thay đổi hình thức tổ chức quản lý trong công tác an toàn của đơn vị từ chuyên trách với số lợng ngời ít chuyển sang hình thức kiêm nhiệm với số lợng ngời đông, thông qua việc sáp nhập chức năng này vào phòng Kỹ thuật thi công để có điều kiện khắc phục những hạn chế trên đây.
Trợ lý Tổng Giám đốc có chức năng tham mu giúp việc cho Tổng Giám
đốc Công ty trong quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh, đặc biệt là lĩnh vực đầu t và quản lý dự án đang đợc đẩy mạnh. Nh vậy có thể thấy giữa chức năng nhiệm vụ của Trợ lý Tổng Giám đốc với chức năng nhiệm vụ của các phòng ban chức năng đã có sự chồng chéo và dẫn đến những hạn chế trong quá trình quản lý điều hành. Đó là quá trình ra quyết định của Tổng Giám đốc thờng bị chậm và khó khăn do có nhiều bộ phận cùng đề xuất ý kiến tham mu và đôi khi các ý kiến đó không thống nhất, trái ngợc nhau gây khó khăn cho quá trình ra quyết định; Ngành xây dựng có những yêu cầu về trình độ kỹ thuật cao nên đòi hỏi ngời t vấn không những phải có sự hiểu biết sâu về chuyên ngành kỹ thuật mà còn phải có kiến thức tổng hợp trong quản lý. Trợ lý Tổng giám đốc hiện tại có trình độ đào tạo cử nhân luật nhng lại không đợc đào tạo chuyên ngành xây dựng nên chất lợng và hiệu quả
của các ý kiến t vấn về đầu t và quản lý dự án qua sự đánh giá của lãnh đạo
đơn vị trong thời gian vừa qua là không cao (Báo cáo tình hình thực hiện các dự án đầu t của Công ty Cổ phần Xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh năm 2007). Để khắc phục những hạn chế này thì chức năng t vấn tham mu đợc
tập trung thống nhất thực hiện bởi các phòng ban theo chức năng.
Đánh giá chất lợng của lao động quản lý:
Chất lợng lao động trong bộ máy quản lý đợc đánh giá thông qua mặt
định tính và định lợng của lao động. Mặt định tính thể hiện chủ yếu qua trình
độ đào tạo của ngời lao động. Trong bộ máy hiện tại lao động có trình độ đào tạo trên đại học là 1,7%, đại học là 61,02% và hầu hết đều có trình độ ngoại ngữ và tin học (trừ lái xe, bảo vệ và tạp vụ) đặc biệt các lao động này đều đảm nhận các vị trí công việc về quản lý và chuyên môn nghiệp vụ của bộ máy quản lý. Số cán bộ nhân viên bộ phận hành chính, phục vụ còn lại tuy không có trình độ đào tạo đại học nhng đều đợc đào tạo nghề nghiệp phù hợp với yêu cầu của công việc (số liệu tại bảng 2.4). Về mặt định lợng đợc đánh giá
qua năng suất, chất lợng sản phẩm của lao động quản lý, tuy nhiên việc đánh giá này là không dễ dàng do sản phẩm của lao động quản lý thờng mang đặc trng định tính, trừu tợng không cụ thể. Bằng phơng pháp phân tích đánh giá thực hiện công việc đối với nhân viên các phòng ban kết quả tại bảng 2.4 cho thấy hầu nh các nhân viên đợc đánh giá đều đạt mức yêu cầu. Một số nhân viên cha đạt yêu cầu chủ yếu là do các nguyên nhân về tổ chức, bố trí lao động cha khoa học, định mức lao động cha phù hợp với khối lợng công việc. Nh vậy có thể thấy đội ngũ lao động của bộ máy quản lý Công ty Cổ phần Xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh hiện nay có chất lợng và có thể đáp ứng đợc yêu cầu công việc, tuy nhiên qua phân tích cho thấy còn ở mức thấp
đòi hỏi phải tiếp tục có biện pháp đào tạo nâng cao trình độ, đặc biệt là kiến thức về ngoại ngữ và tin học để đáp ứng yêu cầu công việc trong giai đoạn míi.