3.3. Hoàn thiện bộ máy quản lý ở Công ty cổ phần Xây dựng Bảo tàng hồ chí minh
3.3.3. Đề xuất 3: Hoàn thiện vấn đề xác định quy chế phối hợp giữa các bộ phËn
Căn cứ đa ra đề xuất: Giữa các phòng ban và các cấp lãnh đạo cha có mối quan hệ chặt chẽ, hỗ trợ nhau trong chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
Mục tiêu của đề xuất: Quy chế phối hợp đợc xác định rõ ràng một mặt sẽ hạn chế đợc sự trùng lắp, chồng chéo, bỏ sót chức năng của các bộ phận,
đồng thời các bộ phận sẽ phối hợp với nhau một cách hợp lý cả về chiều ngang và chiều dọc, giúp mọi ngời cùng làm việc với nhau một cách có hiệu quả để cùng thực hiện tốt các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Giải pháp để thực hiện đề xuất:
Quy chế phối hợp các bộ phận của Công ty Cổ phần Xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh đợc xác định qua các mối quan hệ ngang và dọc trong cơ cấu.
Hoàn thiện quy chế phối hợp tức là hoàn thiện vấn đề phân phối quyền hạn, chức năng của các bộ phận. Lãnh đạo Công ty phải khéo léo để đạt đợc sự hoà hợp giữa các nhóm. Muốn vậy, cần thực hiện các nội dung:
- Xây dựng mối quan hệ tơng hỗ giữa các nhóm.
- Phát triển các phơng án kích thích sự hợp tác.
- Phân quyền trách nhiệm.
- Phát triển những mối liên lạc cởi mở.
- Đề cao tinh thần trách nhiệm và tự chủ của các nhóm vì mục tiêu chung.
Nâng cao hiệu quả trong việc phối hợp hoạt động giữa các phòng ban nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, nâng cao chất lợng sản phẩm.
Khoa học quản lý đã chỉ ra rằng sự phân công lao động theo hớng chuyên môn hoá thì mới có hiệu quả. Nhng mối quan hệ giữa các bộ phận đem lại yếu tố quyết định đối với chất lợng sản phẩm, chất lợng công trình của công ty. Từ khâu thiết kế, thi công đến sử dụng sản phẩm có liên quan đến nhiều bộ phận, đòi hỏi phải có sự phối hợp nhịp nhàng. Vậy mà quan hệ giữa một số phòng ban, bộ phận trong công ty còn thiếu đồng bộ. Do đó việc hoàn thiện lại
mối quan hệ giữa các bộ phận là rất cần thiết để giúp cho bộ máy quản lý hoạt
động có hiệu quả hơn.
Cụ thể Ban lãnh đạo Công ty cần hoàn thiện mối quan hệ về nhiệm vụ, quyền hạn của các bộ phận, phòng ban:
* Phòng Kế hoạch đầu t: Sau khi duyệt các hợp đồng, thông báo cho phòng Kỹ thuật thi công để lập bản vẽ, chọn công nghệ và định mức vật t, máy móc thiết bị và lập hồ sơ, biện pháp thi công. Phối hợp với phòng Tổ chức lao động trong việc xây dựng đơn giá tiền lơng, chuẩn bị về nhân lực cho kế hoạch sẽ thực hiện. Phối hợp với phòng Tài chính kế toán trong việc chuẩn bị về vốn cho công trình.
* Phòng Kỹ thuật thi công: Sau khi nhận đợc kế hoạch từ phòng Kế hoạch đầu t, phòng lập, thiết kế các bản vẽ, quy trình công nghệ, xây dựng
định mức nguyên vật liệu, định mức lao động...Tất cả các bản thiết kế, phơng
án kỹ thuật công nghệ, thử nghiệm...phải đợc kiểm tra đầy đủ, trình Giám
đốc, in ấn trớc khi phát hành cho các đơn vị. Trong quá trình thi công , nếu có thay đổi trong thiết kế, kịp thời sửa đổi, có chữ ký của ngời thiết kế và trởng phòng vào tất cả các bản vẽ đã phát hành. Những sửa đổi thiết kế có liên quan đến dây chuyền công nghệ hoặc làm thay đổi các thông số kỹ thuật, kích thớc thì nhất thiết phải đợc phó Giám đốc kỹ thuật duyệt, sau đó trình Giám đốc duyệt các quy định tỷ lệ cho phép, quy trình kiểm tra và các thông số kỹ thuật kiểm tra chất lợng vật t chủ yếu. Đồng thời phòng Kỹ thuật thi công kết hợp với phòng Tài chính kế toán trong việc xây dựng các định mức về vốn, công tác thanh quyết toán công trình, tiến hành công tác phân tích các hoạt động kinh tế một cách toàn diện tất cả các mặt sản xuất kinh doanh của công ty. Phòng còn phối hợp với phòng Tổ chức lao động trong công tác đào tạo, bồi dỡng nâng cao tay nghề cho công nhân, trình độ, kỹ thuật cho cán bé.
* Phòng Kinh tế thị trờng: Kết hợp với phòng Tài chính kế toán để thanh lý hợp đồng, báo cáo thống kê và thanh quyết toán, thu hồi vốn, đồng thời quản lý và khai thác máy móc, thiết bị sau đầu t đảm bảo có hiệu quả.
Phối hợp với phòng Kỹ thuật thi công xác định giá trị khối lợng công việc hoàn thành hàng tháng của các đơn vị trực thuộc. Tham gia cùng phòng Tổ chức lao động đề xuất tỷ lệ khoán cho các đơn vị.
* Phòng Tổ chức lao động: Tham gia xây dựng đơn giá tiền lơng với phòng Kế hoạch đầu t, chuẩn bị về nhân lực, chịu trách nhiệm về chất lợng nguồn lao động trong công tác tuyển dụng, đào tạo lao động. Luôn bám sát các đơn vị, nắm vững những biến động trong ngày, trong ca làm việc. Phòng thông báo với phòng Tài chính kế toán về tiền lơng, BHXH, các khoản chi phí quản lý khác để phòng Tài chính kế toán lập kế hoạch tiền mặt kịp thời và hạch toán đa vào chi phí nhân công và chi phí quản lý doanh nghiệp. Đặc biệt phối hợp chặt chẽ với phòng Kỹ thuật thi công và các đơn vị liên quan để
đa ra hoặc điều chỉnh định mức lao động cho phù hợp với quy trình công nghệ, quy phạm tiêu chuẩn kỹ thuật, các yêu cầu về chất lợng các sản phẩm, công trình xây dựng.
* Phòng Tài chính kế toán: Tham gia quyết toán vật t cấp phát cho các xí nghiệp, chỉ thanh toán với lợng công việc hoàn thành, các vật t chủ yếu.
Phòng còn có trách nhiệm báo cáo định kỳ cũng nh đột xuất bất cứ khi nào Giám đốc công ty yêu cầu về nguồn vốn cũng nh tài sản của công ty. Lập
đầy đủ kế hoạch về tiền mặt nh: tiền lơng, tiền thởng, phụ cấp, BHXH, các khoản mua sắm...để xuất cho các đơn vị liên quan khi có yêu cầu chi. Mặt khác, phòng còn có trách nhiệm giúp các xí nghiệp làm tốt nhiệm vụ thống kê, chế độ báo cáo kế toán thống kê, báo cáo tài chính và hớng dẫn các chuyên môn nghiệp vụ; nhận kết quả hàng tháng để hạch toán kết quả kinh doanh, thu tiền mặt từ đó lập kế hoạch về tiền gửi ngân hàng, tiền mặt để đầu t xây dựng cơ bản, mở rộng thị trờng.
* Ban hành chính quản trị: Phục vụ và tạo điều kiện thuận lợi cho các phòng ban, đơn vị, các tổ chức đoàn thể và cán bộ công nhân viên thực hiện tốt nhiệm vụ đợc giao. Thờng xuyên thực hiện công tác quản lý hồ sơ, việc thực hiện các thông t, chỉ thị, quy định của Nhà nớc và của công ty. Đảm bảo công tác thông tin liên lạc thông suốt trong nội bộ văn phòng với các đơn vị và các cơ quan có liên quan.