2.1. Những đặc điểm của Công ty Cổ phần Xây dựng Bảo tàng Hồ Chí
2.2.2. Phân tích công tác tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
2.2.2.3. Phân công lao động
Phân công lao động quản lý là sự phân chia toàn bộ công việc quản lý thành những phần việc nhỏ và trao cho các lao động quản lý có nghề nghiệp
và trình độ đảm nhận. Chia thành các chức năng quản lý trực tuyến giữa ban Giám đốc, các phòng ban Công ty và các đơn vị trực thuộc. Mỗi cán bộ nhân viên sẽ đảm nhiệm một hoặc một số chức năng quản lý nhất định. Theo công nghệ hình thành cơ cấu chuyên môn, nghề nghiệp với sự đòi hỏi về trình độ tại các bộ phận phòng ban nh phòng Kỹ thuật thi công, kinh tế thị trờng, kế hoạch đầu t sẽ biên chế chủ yếu là kỹ s kỹ thuật. Trong khi đó phòng Tổ chức lao động hành chính, phòng Kế toán tài chính bố trí chủ yếu nhân viên, cử nhân thuộc khối kinh tế, quản trị kinh doanh. Tuy nhiên việc phân chia này cũng chỉ có tính tơng đối bởi trong thực tế có những công việc liên quan đến nhiều chức năng của nhiều phòng ban đồng thời có những nhân viên phải kiêm nhiệm nhiều công việc.
Việc phân công lao động trong bộ máy quản lý Công ty Cổ phần Xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh diễn ra đối với cán bộ nhân viên Ban Giám đốc và các phòng ban nh sau:
a- Ban Giám đốc Công ty:
“Nguồn: Phân công nhiệm vụ trong Ban Giám đốc Công ty Cổ phần Xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh ngày 25/12/2007 của Tổng Giám đốc Công ty”.
1/ Tổng Giám đốc phụ trách chung và trực tiếp phụ trách một số lĩnh vực Tổ chức, lao động, tiền lơng; Thi đua khen thởng kỷ luật, Thanh tra, quân - sự và tài chính, kế toán.
2/ Phó Tổng Giám đốc nội chính phụ trách các lĩnh vực hành chính, quản trị, bảo vệ; Trởng ban công nợ; Phụ trách dự án Cầu Bơu, 242 Minh Khai và một số công trình, dự án do Tổng Giám đốc phân công.
3/ Phó Tổng Giám đốc kế hoạch đầu t tiếp thị phụ trách các lĩnh vực kế hoạch, quản lý các dự án đầu t, các dự án đấu thầu; Tổng hợp công tác tiếp thị, chuyển nhợng cổ phiếu và thị trờng chứng khoán; Kiêm Giám đốc Chi nhánh của Công ty tại Thành phố Hồ Chí Minh và một số công trình, dự án do
Tổng Giám đốc phân công.
4/ Phó Tổng Giám đốc Kỹ thuật thi công phụ trách lĩnh vực kỹ thuật thi công, an toàn BHLĐ, sáng kiến cải tiến kỹ thuật; quản lý chất lợng ISO (9001-2000); đào tạo phát triển nguồn nhân lực.
b- Phân công lao động đối với cán bộ nhân viên phòng, ban:
(Nguồn: Theo bảng phân công nhiệm vụ đối với cán bộ nhân viên các phòng ban Công ty Cổ phần Xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh)
1/ Trợ lý Tổng Giám đốc: là ngời tham mu, t vấn cho Tổng Giám đốc Công ty trong quá trình quản lý điều hành và ra quyết định của Tổng Giám
đốc Công ty.
2/ Phòng Tổ chức lao động hành chính:
+ Trởng phòng phụ trách chung và trực tiếp thực hiện công tác tổ chức, công tác cán bộ, xây dựng bộ máy quản lý, phơng án thành lập, tách, nhập các đơn vị, phòng ban. Sắp xếp định biên lao động phù hợp, xây dựng quy hoạch cán bộ và đề xuất bổ nhiệm, miễn nhiệm và luân chuyển cán bộ.
+ Phó phòng: xây dựng quỹ tiền lơng hàng năm, tính lơng cho cán bộ nhân viên cơ quan, xây dựng định mức lao động, định mức tiền lơng, xác
định đơn giá trả lơng nội bộ. Tổ chức đào tạo và đào tạo lại lao động, tổng hợp báo cáo khen thởng đột xuất và định kỳ cuối năm, tổ chức phát động thi
đua, tổng hợp đánh giá và đề xuất các hình thức khen thởng và kỷ luật phù hợp.
+ Cán bộ chế độ chính sách: Thực hiện các chế độ chính sách đối với ngời lao động theo luật định nh nộp BHXH, BHYT và giải quyết các chế độ nghỉ hu, mất sức, tai nạn lao động, tử tuất...
+ Cán bộ quản lý lao động: Thực hiện các công việc về tuyển dụng, ký hợp đồng lao động, phân công bố trí lao động, điều động, thuyên chuyển và
quản lý lao động.
+ Cán bộ thanh tra, quân sự, bảo vệ: Tổ chức lực lợng dân quân tự vệ, lực lợng bảo vệ và tổ chức huấn luyện nghiệp vụ; Tổ chức thanh tra làm rõ các vụ việc khiếu nại, đơn th tố cáo theo quy định.
+ Bộ phận hành chính, quản trị: thực hiện các công việc bảo hành, bảo trì, sửa chữa tại trụ sở Công ty và các công việc hành chính của Công ty.
+ Bộ phận phục vụ: lái xe, bảo vệ, tạp vụ thực hiện 3/ Phòng kỹ thuật thi công:
+ Trởng phòng: Phụ trách chung và biện pháp thi công, an toàn, bản vẽ hoàn công, xác nhận khối lợng hoàn thành của các công trình.
+ Phó phòng: Phụ trách hồ sơ văn bản pháp lý thi công các công trình do Công ty làm Chủ đầu t và trực tiếp quản lí một số công trình.
+ Phó phòng: Phụ trách công tác ISO (9001 2000) và trực tiếp quản lí kỹ- thuật thi công một số công trình.
+ Cán bộ quản lí kỹ thuật, khối lợng các công trình đang thi công.
+ Kỹ thuật viên: Tổng hợp báo cáo về tiến độ, kỹ thuật, chất lợng, an toàn, sáng kiến cải tiến, công trình chất lợng cao, thiết bị, máy móc thi công.
4/ Ban an toàn BHLĐ:
+ Thực hiện công tác an toàn BHLĐ. Xây dựng nội quy, quy chế và huấn luyện công tác an toàn BHLĐ cho ngời lao động, hớng dẫn, kiểm tra, giám sát công tác an toàn BHLĐ tại các đơn vị.
5/ Phòng Kinh tế thị trờng:
+ Trởng phòng: Quản lí chung và trực tiếp chủ trì một số dự án đấu thÇu.
+ Phó phòng: Chủ trì một số dự án đấu thầu và trực tiếp thực hiện.
+ Cán bộ đấu thầu: Tính toán, lập biện pháp thi công, thuyết minh, bản vẽ, lập giá đấu thầu và khối lợng.
+ Cán bộ hồ sơ pháp lý: Làm phần hồ sơ pháp lý, dịch tài liệu tiếng Anh và quản lí, lu trữ hồ sơ.
6/ Phòng Kế hoạch đầu t
+ Trởng phòng: Phụ trách chung và trực tiếp kiểm tra công tác kế hoạch,
đầu t, tiếp thị.
+ Phó phòng: Phụ trách công tác pháp lý hợp đồng xây lắp, hợp đồng giao khoán, hợp đồng mua bán nhà, đất.
+ Cán bộ đầu t: Soạn thảo, theo dõi các hợp đồng thuê nhà, mua bán nhà do Công ty làm chủ đầu t, thủ tục bàn giao, giao nhận nhà, đất cho khách hàng. Triển khai thực hiện các bớc đầu t một số dự án đợc phân công.
+ Cán bộ dự án: Lập Dự án đầu t các dự án xây dựng, máy móc thiết bị và triển khai theo luật định, theo dõi quản lí sau đầu t các thiết bị Công ty
đầu t và tổng hợp các báo cáo đầu t.
+ Cán bộ kế hoạch: Lập kế hoạch sản xuất, soạn thảo các hợp đồng kinh tế, giấy giao nhiệm vụ, hợp đồng giao khoán giữa Công ty với các đơn vị trực thuộc và quản lí các tài liệu pháp lý có liên quan.
7/ Phòng kế toán tài chính:
+ Kế toán trởng: phụ trách chung và trực tiếp phụ trách công tác tài chính và công tác nghiệp vụ
+ Phó phòng: phụ trách công tác đầu t, công tác thuế.
+ Cán bộ kế toán tổng hợp: Thực hiện công tác kế toán tổng hợp.
+ Cán bộ kế toán tổng hợp doanh thu, các khoản nộp ngân sách, phải thu của khách hàng, thu vốn và các tài khoản trích lập dự phòng.
+ Cán bộ kế toán thanh toán, tiền gửi ngân hàng, vay ngắn hạn, vay dài hạn, nợ dài hạn, các khoản ký quỹ ngắn hạn, dài hạn, các khoản phải thu khác.
+ Cán bộ kế toán theo dõi quản lí các dự án đầu t.
+ Cán bộ kế toán tài sản cố định, khấu hao tài sản cố định, các khoản trích trớc ngắn hạn, dài hạn, phải thu, phải trả nội bộ, các khoản phải trả phải nộp khác, góp vốn liên doanh.
+ Cán bộ kế toán thanh toán tiền mặt, phải trả ngời bán, tiền lơng, phải thu tạm ứng, quản lí danh sách cổ đông, tính lãi cổ tức cho các cổ đông.
+ Thủ quỹ Công ty: nhập tiền vào quỹ và cấp phát tiền theo đúng quy
định.
Nhận xét: Các phòng ban Công ty đã có sự phân công lao động tơng đối
đa dạng, hầu hết mỗi ngời ngoài việc phân công đảm nhận công việc chính còn phải kiêm nhiệm thêm một số công việc khác. Yêu cầu của những công việc cũng rất khác nhau đòi hỏi ngời thực hiện không những giỏi về chuyên môn mà còn phải có những kiến thức tổng hợp. Qua phân công lao động trong ban giám đốc cũng nh đối với nhân viên các phòng ban cho thấy đã có sự bố trí lao động chuyên môn hoá ngày một sâu hơn trong nghề nghiệp, bố trí lao
động đúng ngời đúng việc. Có ngời làm một công việc nhất định nh các công việc có tính chất kỹ thuật, trong khi có những ngời đợc bố trí làm kiêm nhiều việc khác nhau đòi hỏi ngời thực hiện phải có trình độ và tính năng động sáng tạo cao. Tuy nhiên, hiện tợng chồng chéo một số chức năng giữa các phòng ban và giữa các nhân viên còn tồn tại, chẳng hạn lập biện pháp thi công là chức năng của phòng Kỹ thuật thi công nhng khi phân công công tác lại giao cho cán bộ phòng Kinh tế thị trờng thực hiện.