CHƯƠNG 4. GIẢI PHÁP QUẢN LÝ NHÂN LỰC GIẢNG VIÊN NƯỚC NGOÀI TẠI CÁC CƠ SỞ GIÁO DỤC ĐẠI HỌC CÔNG LẬP VIỆT
4.4. Thực nghiệm áp dụng giải pháp quản lý nhân lực giảng viên nước ngoài tại cơ sở giáo dục đại học công lập Việt Nam do Luận án đề xuất
4.4.1. Mục đích và yêu cầu thực nghiệm
Đánh giá hiệu quả của giải pháp khi áp dụng vào thực tế quản lý nhân lực GVNN tại CSGDĐH công lập của Việt Nam trong bối cảnh hội nhập quốc tế.
Thực nghiệm được tiến hành khoa học, phù hợp với bối cảnh, điều kiện, đặc thù của CSGDĐH, tránh lãng phí.
4.4.2. Tên giải pháp thực nghiệm
Luận án lựa chọn thực nghiệm một phần nội dung được mô tả trong Giải pháp 1: Xây dựng và ban hành Quy trình tuyển chọn và tiếp nhận GVNN tại CSGDĐH công lập Việt Nam, đó là: “Đề xuất Quy trình đề nghị cấp giấy phép lao động/giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động cho giảng viên nước ngoài”.
4.4.3. Thời gian và địa điểm thực nghiệm
- Thời gian thực nghiệm: Thực nghiệm bắt đầu thực hiện từ tháng 5/2023 và kết thúc vào tháng 01/2024
- Địa điểm thực nghiệm: Trường Đại học Hà Nội (Km 9, Nguyễn Trãi, Nam Từ Liêm, Hà Nội)
Thông tin chung về Trường Đại học Hà Nội [60]:
Trường Đại học Hà Nội (Trường ĐHHN) là trường đại học công lập được thành lập vào năm 1959 với tên gọi ban đầu là Trường Đại học Ngoại ngữ Hà Nội. Từ một trường chuyên về đào tạo ngoại ngữ các thứ tiếng, đến nay, Trường Đại học Hà Nội đã trở thành một trường đại học đa ngành với 20 ngành, 48 chương trình đào tạo ở cả 3 trình độ cử nhân, thạc sĩ và tiến sĩ, là trường đại học tiên phong tại Việt Nam trong hoạt động dạy và học hoàn toàn bằng ngoại ngữ.
Trên cơ sở chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước về hội nhập quốc tế trong giáo dục, trong nhiều năm qua, Trường Đại học Hà Nội đã tích cực hội nhập và đẩy nhanh tốc độ quốc tế hóa nhà trường bằng việc mở rộng hợp tác với nước ngoài, thực hiện các chương trình liên kết đào tạo với nước ngoài, trao đổi giảng viên, sinh viên, tham gia các dự án quốc tế, thu hút chuyên gia, giảng viên nước ngoài đến làm, thu hút sinh viên quốc tế đến học tập tại trường, v.v..
Mục tiêu chiến lược của trường: Đến năm 2030, Trường Đại học Hà Nội trở thành ĐẠI HỌC có hệ thống quản trị hiện đại và chuyên nghiệp, có văn hóa chất lượng sáng tạo, chuyển đổi số mạnh mẽ, và đạt chuẩn kiểm định quốc tế. Trong Chiến lược phát triển Nhà trường giai đoạn 2021-2030, tầm nhìn 2045, một trong các giải pháp chiến lược để tăng hiệu quả hoạt động hợp tác và quốc tế hóa Nhà trường là phấn đấu số lượng giảng viên nước ngoài đến trường làm việc từ 07 ngày trở lên tăng 5%/năm.
4.4.4. Khái quát về căn cứ thực nghiệm nội dung của giải pháp quản lý đề xuất Luận án lựa chọn thực nghiệm nội dung “Đề xuất Quy trình đề nghị cấp giấy phép lao động/giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động cho giảng
viên nước ngoài”. Đây là một nội dung của Giải pháp 1: Xây dựng và ban hành Quy trình tuyển chọn và tiếp nhận GVNN tại CSGDĐH công lập Việt Nam.
Cơ sở lý luận
Quy trình làm việc là một chuỗi các hoạt động cần được triển khai theo thứ tự ưu tiên, là cách thức thực hiện từng bước công việc theo một tiêu chuẩn cụ thể. Quy trình làm việc phù hợp sẽ giúp người lao động tạo ra giá trị tối đa, đạt được mục tiêu mong muốn và cho phép tổ chức vận hành trơn tru. Quy trình cũng giúp ích cho các cấp quản lý kiểm soát tiến độ và chất lượng công việc do nhân viên thực hiện.
Quy trình đề nghị cấp giấy phép lao động/giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động cho GVNN sẽ mang lại một số lợi ích gồm:
(1) Phân công công việc một cách hợp lý. Việc phân công công việc cho từng phòng ban, từng cá nhân trong quy trình xử lý công việc sẽ giúp cho đơn vị quản lý đo lường được tiến độ và khả năng hoàn thành công việc.
(2) Giúp cho công việc được xử lý theo chiều hướng làm đúng ngay từ đầu, hạn chế việc phải làm lại, bổ sung hoặc sửa chữa.
(1) Giúp tối ưu nhân lực và chi phí. Việc có một quy trình chuẩn sẽ rút ngắn được thời gian tập huấn nhân sự, giúp người mới dễ dàng nắm bắt và bắt nhịp với công việc mới mà không quá phụ thuộc vào cấp trên hoặc người hướng dẫn.
(2) Gia tăng sự hài lòng cho CBGV nhà trường (những người tham gia vào quy trình đề nghị cấp giấy phép lao động/giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động) cũng như GVNN (những người thụ hưởng kết quả của quy trình đề nghị).
Cơ sở thực tiễn
Hiện nay, việc làm hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động/giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động cho lao động nước ngoài nói chung, cho GVNN nói riêng còn gặp nhiều khó khăn vướng mắc. Nhiều hội nghị, hội thảo về cấp giấy phép lao động/giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động cho lao động nước ngoài đã được tổ chức nhằm tháo gỡ vướng mắc về vấn đề này [42].
Theo kết quả khảo sát thực trạng quản lý GVNN được trình bày tại Chương 2, chỉ có 50% CSGDĐH công lập được cho rằng có quy trình tuyển chọn GVNN riêng. Hơn nữa, “Quy trình đề nghị cấp giấy phép lao động/giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động” là một cấu phần của Giải pháp “Ban hành Quy trình tuyển chọn và tiếp nhận giảng viên nước ngoài”. Giải pháp này khi khảo
nghiệm có tính cấp thiết và khả thi cao. Theo kết quả khảo nghiệm, giải pháp này được đánh giá là rất cấp thiết (X̅ = 2,69) và rất khả thi (X̅ = 2,48).
Mỗi năm, Trường Đại học Hà Nội tuyển dụng và tiếp nhận từ 35-40 GVNN đến làm việc dài hạn và ngắn hạn. Trong đó, có khoảng 10-15 GVNN cần làm hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động/giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động. Năm 2017, căn cứ Nghị định số 11/2016/NĐ-CP ngày 03 tháng 02 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam [20], Trường Đại học Hà Nội đã ban hành Quy trình đăng ký nhu cầu tuyển dụng và sử dụng lao động nước ngoài. Năm 2022, Trường Đại học Hà Nội phê duyệt sáng kiến cải tiến Sổ tay hướng dẫn cho GVNN trong đó có đề cập đến thủ tục đề nghị cấp giấy phép lao động/giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động. Hai văn bản liên quan đến quản lý GVNN của Trường Đại học Hà Nội như đã đề cập ở trên chưa bao quát hết được các công việc cần thực hiện cho việc làm thủ tục đề nghị cấp giấy phép lao động cho GVNN của trường. Hơn nữa, ở thời điểm hiện tại, các quy định của nhà nước về quản lý người nước ngoài làm việc tại Việt Nam đã có sự thay đổi so với thời điểm trước năm 2020 khi Chính phủ ban hành Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP.
Trước những thay đổi của thực tiễn cũng như nhu cầu của Trường Đại học Hà Nội về xây dựng văn bản quản lý để thực hiện có hiệu quả mục tiêu thu hút và tăng số lượng GVNN đến làm việc đã được đề cập trong Chiến lược phát triển, việc xây dựng và ban hành Quy trình tuyển chọn và tiếp nhận GVNN là rất cấp thiết và khả thi.
Nội dung thực nghiệm của Luận án đã được Ban giám hiệu Trường Đại học Hà Nội đồng ý và cho phép Phòng Hợp tác Quốc tế của Nhà trường thực hiện như một quy trình làm việc của Nhà trường trong quản lý nhân lực GVNN tại thời điểm làm thực nghiệm.
4.4.5. Giả thuyết thực nghiệm
Nếu áp dụng “Quy trình đề nghị cấp giấy phép lao động/giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động” tại Trường ĐHHN do Luận án đề xuất dựa trên việc vận dụng mô hình quản lý nguồn nhân lực Michigan vào thực tiễn quản lý của Nhà trường, thì công việc liên quan đến đề nghị cấp giấy phép lao động/giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động cho GVNN của Trường ĐHHN sẽ được cải thiện. Điều này làm tăng khả năng thu hút GVNN đến với Trường ĐHHN,
giúp Nhà trường duy trì được sự ổn định về nhân lực GVNN, từ đó có thể phát huy tốt hơn tài năng, tri thức và kinh nghiệm của nhân lực GVNN đóng góp cho sự phát triển của trường.
4.4.6. Tiêu chí đánh giá thực nghiệm
Công việc liên quan đến đề nghị cấp giấy phép lao động/giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động cho GVNN của Trường ĐHHN được cải thiện thể hiện qua 04 tiêu chí sau:
(1) Thời gian xử lý hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động/giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động được rút ngắn;
(2) Chi phí phát sinh khi chuẩn bị hồ sơ của GVNN giảm;
(3) Sự hài lòng của CBGV của Trường Đại học Hà Nội tham gia vào quá trình xử lý hồ sơ đề nghị cấp phép tăng lên;
(4) Số lượng hồ sơ được chấp thuận tăng lên.
4.4.7. Tổ chức thực nghiệm 4.4.7.1. Giai đoạn chuẩn bị
Nhóm nghiên cứu trao đổi với lãnh đạo Trường ĐHHN về mục đích và kế hoạch thực nghiệm. Sau khi được lãnh đạo Trường ĐHHN đồng ý, nhóm nghiên cứu phối hợp với Phòng Hợp tác Quốc tế (đơn vị phụ trách quản lý người nước ngoài làm việc tại trường) để tiến hành các công tác chuẩn bị cho việc triển khai thực nghiệm.
Để đảm bảo tính phân nhiệm trong nhà trường, cũng như tính khách quan của nghiên cứu, mọi trao đổi, liên lạc, triển khai công việc với các đơn vị và cá nhân liên quan đến hoạt động thực nghiệm tại Trường Đại học Hà Nội do đồng chí Trưởng phòng và chuyên viên phụ trách thực hiện.
4.4.7.2. Giai đoạn tiến hành thực nghiệm
Giai đoạn 1: Xây dựng “Quy trình đề nghị cấp giấy phép lao động/giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động”.
Với sự hỗ trợ của thành viên nhóm nghiên cứu, Phòng Hợp tác Quốc tế của Trường ĐHHN đã hoàn thiện Bản dự thảo Quy trình đề nghị cấp giấy phép lao động/
giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động. Quy trình đề nghị cấp giấy phép lao động/giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động ở giai đoạn đầu là quy trình nội bộ tại Phòng Hợp tác Quốc tế của Trường ĐHHN, phục vụ giải quyết và xử lý công việc liên quan đến quản lý GVNN làm việc tại trường.
Bản thảo Quy trình đề nghị cấp giấy phép lao động/giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động cho GVNN tại Trường Đại học Hà Nội bao gồm một số nội dung chính như sau:
(1) Phân loại đối tượng GVNN: Giảng viên nước ngoài theo hình thức hợp đồng, GVNN theo diện tình nguyện, GVNN theo hình thức trao đổi, giảng viên ngắn hạn, GV dài hạn.
(2) Các bước cần thực hiện từ khi bắt đầu quy trình đến khi kết thúc, bao gồm:
Bước 1: Đơn vị trong trường đăng ký nhu cầu sử dụng GVNN Bước 2: Ban hành Kế hoạch sử dụng GVNN trong năm học
Bước 3: Đăng ký/Bổ sung nhu cầu sử dụng GVNN của toàn trường với Cục Việc Làm (Bộ LĐTBXH)
Bước 4: Hướng dẫn GVNN chuẩn bị hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép lao động/Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động
Bước 5: Tiếp nhận hồ sơ của GVNN
Bước 6. Chuẩn bị và nộp hồ sơ đề nghị xác nhận GVNN không thuộc diện cấp giấy phép lao động tại BGD&ĐT
Bước 7: Nộp hồ sơ tại Cục Việc làm (Bộ LĐTBXH) Bước 8: Nhận và xử lý kết quả hồ sơ được chấp thuận (3) Nội dung công việc cần thực hiện tại mỗi bước.
(4) Thời gian cần thực hiện tại mỗi bước.
(5) Biểu mẫu theo quy định.
(6) Nhiệm vụ của các đơn vị của Trường ĐHHN tham gia trong quy trình.
Sau khi Bản dự thảo Quy trình đề nghị cấp giấy phép lao động/giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động cho GVNN tại Trường Đại học Hà Nội được hoàn thiện, Phòng Hợp tác Quốc tế là đơn vị triển khai áp dụng đầu tiên bằng việc phổ biến nội dung quy trình đến cán bộ phụ trách công tác quản lý GVNN của đơn vị. Sau đó, Phòng Hợp tác Quốc tế đã gửi thông tin và hướng dẫn các đơn vị có GVNN triển khai thực hiện theo cách làm của quy trình được thực nghiệm.
Giai đoạn 2: Khảo nghiệm kết quả của việc áp dụng “Quy trình đề nghị cấp giấy phép lao động/giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động” do Luận án đề xuất theo 04 tiêu chí như mô tả tại Mục 3.4.6.
Nhóm nghiên cứu sử dụng phương pháp điều tra bằng bảng hỏi đối với các CBGV phụ trách, hỗ trợ công tác làm giấy phép lao động cho GVNN của Trường Đại học Hà Nội để lấy thông tin về thời gian thực hiện đề nghị cấp giấy phép lao
động/giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động (Bảng câu hỏi theo Phụ lục 09). Kết quả đã có 14 CBGV gửi phản hồi, cung cấp thông tin.
Nhóm nghiên cứu tiến hành phỏng vấn một số GVNN của Trường ĐHHN - những người đã được hỗ trợ thủ tục đề nghị cấp giấy phép lao động/giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động - để có đánh giá khách quan hơn về hiệu quả của giải pháp thực nghiệm cũng như sự hài lòng của GVNN trong quá trình thực hiện thủ tục đề nghị cấp phép (các nội dung trao đổi, phỏng vấn theo Phụ lục 10). Trong nội dung này, nghiên cứu đã dùng phương pháp phỏng vấn đối với GVNN thay vì khảo sát bằng bảng hỏi như đối với CBGV Việt Nam là do GVNN đến từ nhiều quốc gia khác nhau, sử dụng ngôn ngữ bản địa khác nhau. Việc phỏng vấn được thực hiện thông qua ngôn ngữ là tiếng bản địa của GVNN để GVNN có thể dễ dàng chia sẻ quan điểm của mình mà không bị hạn chế bởi rào cản ngôn ngữ.
Ngoài ra, từ tài liệu được đơn vị thực nghiệm cung cấp, nhóm nghiên cứu đã thống kê số hồ sơ được Cục Việc làm chấp thuận cấp giấy phép lao động/giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động theo cách làm trước và sau khi áp dụng
“Quy trình đề nghị cấp giấy phép lao động/giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động” để xác định sự thay đổi từ thực nghiệm giải pháp quản lý đề xuất.
4.4.7.3. Kết quả thực nghiệm
Thứ nhất: Về thời gian xử lý hồ sơ
Luận án chỉ đánh giá thời gian xử lý hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động/giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động cho GVNN được thực hiện tại các bộ phận liên quan tại Trường ĐHHN, không tiến hành đo thời gian xử lý hồ sơ tại các đơn vị ngoài trường như tại Cục Hợp tác quốc tế (BGD&ĐT), Cục Việc làm (Bộ LĐTBXH).
Dựa trên thông tin được một số đơn vị liên quan của Trường ĐHHN và 14 CBGV phụ trách, hỗ trợ GVNN của Trường ĐHHN cung cấp, nhóm nghiên cứu đã tổng hợp thời gian xử lý hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động/giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động cho GVNN như mô tả tại Bảng 3.6.
Từ Bảng 3.6 cho thấy, mặc dù số bước thực hiện “Quy trình đề nghị cấp giấy phép lao động/giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động” do Luận án đề xuất không thay đổi so với số bước thực hiện theo cách làm cũ (vẫn gồm 8 bước), sau khi áp dụng thực nghiệm, thời gian xử lý hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động/giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động cho GVNN của Trường Đại học Hà Nội đã được rút ngắn.
Bảng 4.6. So sánh thời gian xử lý hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động/giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động cho một trường hợp
Thứ tự các bước
Đầu mục công việc
Trung bình thời gian xử lý hồ sơ Trước khi thực
nghiệm quy trình (Đơn vị tính: Ngày)
Sau khi thực nghiệm quy trình (Đơn vị tính: Ngày) Bước1 Các đơn vị đăng ký nhu cầu
sử dụng GVNN 14 10
Bước2 Ban hành Kế hoạch sử dụng
GVNN trong năm học 5 5
Bước 3
Đăng ký/bổ sung nhu cầu sử dụng GVNN của toàn trường
với Cục Việc Làm 3 2
Bước 4 Hướng dẫn GVNN chuẩn bị
hồ sơ 35,7 26,7
Bước 5 Tiếp nhận hồ sơ của GVNN 3,6 2,1
Bước 6
Chuẩn bị và nộp hồ sơ đề nghị xác nhận GVNN không thuộc diện cấp giấy phép lao động
5,7 3,7