CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN NÂNG CAO NĂNG LỰC QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH
2.2 Nội dung và nhiệm vụ của quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình
2.2.3 Quản lý chi phí dự án
Quản lý chi phí dự án là quá trình quản lý tổng mức đầu tư, tổng dự toán; quản lý định mức dự toán và đơn giá xây dựng, quản lý thanh toán chi phí đầu tư xây dựng công
32
trình; hay nói cách khác, quản lý chi phí dự án là quản lý chi phí, giá thành dự án nhằm đảm bảo hoàn thành dự án mà không vượt tổng mức đầu tư. Nó bao gồm việc bố trí nguồn lực, dự tính giá thành và khống chế chi phí.
Đơn vị QLDA phải luôn nắm rõ chi phí dự toán cho từng hạng mục, từng kết cấu công trình. Nếu công trình được đưa ra đấu thầu công khai thì cần so sánh giữa giá dự thầu và giá dự toán. Lựa chọn giá dự thầu thấp nhất và thấp hơn giá dự toán nhưng phải khả thi. Tránh trường hợp nhà thầu đưa ra giá thấp hơn nhiều so với thực tế để có thể trúng thầu nhưng sau đó lại thi công đình trệ, không đủ năng lực để thực hiện dự áncả về tài chính và kỹ thuật.
Trong suốt thời gian thực hiện dựán, đơn vị QLDA cần đảm bảo chi phí cho các khâu được thực hiện đúng, tránh lãng phí. Chi phí thực tế luôn phải thấp hơn chi phí dự toán, nếu vượt dự toán thì cần có giải trình hợp lý với CĐT để CĐT cân nhắc có chi thêm dự toán bổ sung hay không.
Việc lập và quản lý chi phí đầu tư XDCT phải đảm bảo mục tiêu, hiệu quả đầu tư, đồng thời phải đảm bảo tính khả thi của dự án đầu tư XDCT, đảm bảo tính đúng, tính đủ, hợp lý, phù hợp với điều kiện thựctế và yêu cầu khách quan của cơ chế thị trường và được quản lý theo Nghị định số 32/2015/NĐ-CP ngày 25/03/2015, Nghị định về quản lý chi phí đầu tư xây dựng của Chính phủ.
Quản lý chi phí dự án bao gồm những quy trình yêu cầu đảm bảo cho dự án được hoàn tất trong sự cho phép của ngân sách. Dựa trên khối lượng công việc cụ thể và tình hình thực tế theo luận chứng kinh tế - kỹ thuật của dự án, Ban QLDA với các công cụ và kỹ thuật ước tính chi phí của dự án, lập dự thảo ngân sách, luận chứng các khoản mục chi phí từ đó lập kế hoạch huy động và kế hoạch sử dụng vốn đầu tư.
Sau khi hoàn tất giai đoạn đấu thầu và lựa chọn được nhà thầu, Ban QLDA tiến hành đàm phán và ký kết hợp đồng với nhà thầu trúng thầu hoàn thiện ngân sách đã điều chỉnh bao gồm kế hoạch tạm ứng, thanh toán với nhà thầu và nhà cung ứng.
Công tác quản lý chi phí dự án được thực hiện trong tất cả các giai đoạn khác nhau của chu trình dự án, và trong mỗi giai đoạn cụ thể quản lý chi phí lại có vai trò khác nhau và được thực hiện khác nhau. Cụ thể như sau:
Trong giai đoạn chuẩn bị thực hiện dự án:
Trong giai đoạn này, Ban QLDA có trách nhiệm đôn đốc và phối hợp với các đơn vị tư
33
vấn tiến hành lập tổng mức đầu tư XDCT, dự toán XDCT, định mức và giá xây dựng.
Tổng mức đầu tư XDCT là chi phí dự tính của toàn dự án, bao gồm: chi phí xây dựng, chi phí thiết bị, chi phí đền bù GPMB, tái định cư, các chi phí khác (chi phí QLDA, chi phí tư vấn đầu tư xây dựng,…) và chi phí dự phòng.
Tổng mức đầu tư sau khi lập phải được cấp quyết định đầu tư phê duyệt. Căn cứ vào tổng mức đầu tư, Ban QLDA sẽ tiến hành lập kế hoạch và quản lý vốn thực hiện đầu tư XDCT.
Dự toán XDCT được xác định theo CTXD cụ thể và là căn cứ để Ban QLDA quản lý chi phí đầu tư XDCT. Dự toán công trình được lập căn cứ trên cơ sở khối lượng các công việc xác định theo thiết kế kỹ thuật hoặc thiết kế bản vẽ thi công, nhiệm vụ công việc phải thực hiện của công trình và đơn giá XDCT, định mức chi phí tính theo tỉ lệ phần trăm cần thiết để thực hiện khối lượng, nhiệm vụ công việc đó. Nội dung dự toán công trình bao gồm: chi phí xây dựng, chi phí thiết bị,chi phí quản lý dự án, chi phí tư vấn đầu tư xây dựng, chi phí khác và chi phí dự phòng.
Căn cứ trên cơ sở kế hoạch đấu thầu được phê duyệt, Ban QLDA thực hiện các thủ tục lựa chọn nhà thầu thi công xây dựng, giám sát thi công, bảo hiểm XDCT. Sau khi hoàn thành công tác tổ chức đấu thầu, lựa chọn được nhà thầu theo quy định và các bên tham gia đã kết thúc quá trình đàm phán hợp đồng, Ban QLDA có trách nhiệm đàm phán và ký kết đồng với nhà thầu trúng thầu.
Hợp đồng xây dựng là sẽ là cơ sở để Ban QLDA tiến hành quản lý dự án không chỉ trong lĩnh vực chi phí mà còn cả trong lĩnh vực tiến độ và chất lượng. Hợp đồng xây dựng là văn bản pháp lý ràng buộc quyền và nghĩa vụ giữa CĐT và các bên liên quan, mọi tranh chấp giữa các bên tham gia hợp đồng sẽ được giải quyết trên cơ sở hợp đồng đã ký kết có hiệu lực pháp luật.
Trong giai đoạn thực hiện dự án:
Sau khi hợp đồng xây dựng đã được ký kết, kết thúc mỗi giai đoạn thực hiện dự án, nhà thầu có trách nhiệm nộp hồ sơ thanh toán cho Ban QLDA. Nội dung hồ sơ thanh toán bao gồm: Biên bản nghiệm thu khối lượng thực hiện trong giai đoạn thanh toán có xác nhận của các bên liên quan là đại diện nhà thầu, Ban QLDA và tư vấn giám sát;
bản xác nhận khối lượng tăng hoặc giảm so với hợp đồng có xác nhận của các bên liên quan; bảng tính giá trị đề nghị thanh toán trên cơ sở khối lượng công việc đã được xác
34
nhận và đơn giá ghi trong hợp đồng; đề nghị thanh toán của nhà thầu.
Sau khi nhận được hồ sơ đề nghị thanh toán hợp lệ, Ban QLDA có trách nhiệm hoàn tất các thủ tục và tiến hành thanh toán trong thời hạn quy định cho nhà thầu căn cứ trên cơ sở mức vốn bố trí cho công trình.
Trong toàn bộ quá trình quản lý chi phí dự án, cán bộ Ban QLDA có trách nhiệm theo dõi, cập nhật thườngxuyên biến động về giá cả trên thị trường để tiến hành điều chỉnh dự toán công trình và giá xây dựng của dự án khi cần thiết. Trong trường hợp có phát sinh chi phí hoặc có biến động về giá cả quá lớn nằm ngoài chi phí dự phòng, Ban QLDA có trách nhiệm báocáo với Chủ đầu tưđể tiến hành xử lý kịp thời.