CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN NÂNG CAO NĂNG LỰC QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH
3.3 Các giải pháp nhằm nâng cao năng lực quản lý dự án tại Ban QLDA Mitec trong thời gian tới
3.3.1 Giải pháp hoàn thiện về bộ máy quản lý Ban QLDA Mitec
Bộ máy quản lý Ban QLDA Mitec hiện tại chưa thể hiện được các mối quan hệ tương quan: trách nhiệm điều hành, quản lý; trách nhiệm phối hợp giữa các phòng ban; quan hệ quản lý chất lượng công việc. Vì vậy, tôi xin đưa ra giải pháp cho những thiếu sót của Bộ máy quản lý Ban QLDA Mitec hiện tại như sau:
Quan hệ điều hành Quan hệ phối hợp
Trưởng ban (01 người)
Phó trưởng ban (01 người)
Quản lý hành chính
– thủ quỹ (02 người)
Nhóm quản lý xây dựng (02 KTS, 05 KSKC)
Quản lý cơ điện (06 người)
Quản lý khối lượng, thanh toán (04 người)
Quản lý an toàn (01
người)
Bảo vệ văn phòng
công trường
Quan hệ chất lượng
Chú thích:
Hình 3.4: Sơ đồ tổ chức Ban QLDA Mitec
82
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý có vai tṛò quan trọng, ảnh hưởng xuyên suốt và trực tiếp tới hoạt động của tổchức. Đặc biệt, việc nắm rõ năng lực của từng cá nhân cũng như yêu cầu đối với từng vị trí công việc có vai trò then chốt trong việc nâng cao năng lực quản lý của Ban Quản lý dự án cũng như đảm bảo chất lượng, tiến độ công việc được hoàn thành tốt nhất.
Vì vậy, tôi đưa ra giải pháp áp dụng phân tích năng lực và khung năng lực các thành viên Ban QLDA Mitec để xác định khả năng đáp ứng các yêu cầu công việc đối với từng vị trí. Cụ thể như sau:
Nhóm năng lực cốt lõi (Competency):là nhóm gồm Trưởng ban, phó ban, và một vài thành viên thuộc các nhóm chính: nhóm quản lý xây dựng (01 người), nhóm quản lý cơ điện (01), nhóm quản lý khối lượng, thanh toán (01 người): yêu cầu kiến thức tổng quát và kỹ năng mềm. Nhóm này sẽ đi xuyên suốt cả dự án, hạn chế tối đa khả năng bị thay thế và đào thải nhất, có chính sách đãi ngộ giữ chân cho tới khi dự án hoàn thành.
Nhóm năng lực chuyên môn (Technical Competency): các cá nhân trong các nhóm chuyên môn trực thuộc Ban: kỹ năng chuyên môn, kỹ thuật và kỹ năng cứng. Nhóm này có thể bị thay thế hoặc đào thải nếu hiệu quả công việc không đạt hoặc mức chi phí nhân sự cao. Làm việc dưới sự chỉ đạo, hướng dẫn của nhóm năng lực cốt lõi.
Sau đây tôi xin đưa ra các tiêu chuẩn đánh giá khung năng lực của nhóm năng lực cốt lõi Ban QLDA Mitec với các tiêu chí như Bảng sau:
Stt Năng lực/ Nhóm Bắtf
buộc
Trọng số
Cấp độ và yêu cầuhh 1 2 3 4 5
I Các năng lực cốt lõi 0.3
I.1 Kỹ năng giao tiếp x 0.2 x
I.2 Năng lực thích ứng x 0.1 x
I.3 Làm việc nhóm x 0.1 x
I.4 Giảiquyết vấn đề x 0.2 x
I.5 Chủ động và sáng tạo x 0.15 x
I.6 Động lực và cam kết x 0.25 x
83
II Các năng lực lãnh đạo và quản lý 0.3
II.1 Kỹ năng lãnh đạo x 0.4 x
II.2 Huấn luyện và phát triển nhân viên x 0.2 x
II.3 Khuyến khíchđộng viên người khác 0.1 x
II.4 Thúc đẩy làm việc nhóm 0.1 x
II.5 Tạo ảnh hưởng x 0.2 x
III Các năng lực chuyên môn 0.4 III.1 Năng lực về chuyên ngành dự án
xây dựng x 0.2 x
III.2 Quản lý tổng hợp dự án x 0.1 x
III.3 Quảnlý phạm vi dự án x 0.05 x
III.4 Quản lý tiến độ dự án x 0.2 x
III.5 Quản lý chi phí x 0.1 x
III.6 Quản lý chất lượng dự án x 0.2 x
III.7 Quản trị rủi ro x 0.1 x
III.8 Quản lý mua sắm, đấu thầu x 0.05 x
Bảng 3.1: Bảng Tiêu chuẩn đánh giá năng lực của Trưởng, Phó Ban dự án Lưu ý:
- Trọng số, tính bắt buộc và cấp độ yêu cầu tại mỗi chỉ tiêu thay đổi tùy vào vị trí công tác của từng thành viên được đánh giá.
- Trọng số, tính bắt buộc và cấp độ yêu cầu được chỉ ra ở bảng là ví dụ cho một vị trí công tác
Tiến hành đánh giá năng lực thực tế của Nhóm năng lực cốt lõi theo Bảng tiêu chuẩn 3.1 như trên, yêu cầu đưa ra như sau:
- Trưởng ban: yêu cầu phải đạt mức 3.75 trở lên, và đạt tất cả các chỉ số bắt buộc. - Phó ban: yêu cầu đạt mức 3.25 trở lên, và đạt tất cả các chỉ số bắt buộc.
- Các thành viên khác nhóm năng lực cốt lõi phải đạt mức 3.00 trở lên, đạt 85% các chỉ số bắt buộc.
Tiếp tục tiến hành đánh giá năng lực thực tế của Nhóm Năng lực chuyên môn theo bảng tiêu chuẩn như sau:
84
Stt Năng lực/ Nhóm Bắt
buộc
Trọng số
Cấp độ và yêu cầu
1 2 3 4 5
I Các năng lực cốt lõi 0.25
I.1 Kỹ năng giao tiếp x
I.2 Năng lực thích ứng x x
I.3 Làm việc nhóm x x
I.4 Giải quyết vấn đề x x
I.5 Chủ động và sáng tạo x
I.6 Động lực và cam kết x x
II Các năng lực lãnh đạo và quản lý 0.15
II.1 Kỹ năng lãnh đạo x
II.2 Thúc đẩy làm việc nhóm x
II.3 Tạo ảnh hưởng x
III Các năng lực chuyên môn 0.6
III.1 Kinh nghiệm x x
III.2 Kiến thức chuyên môn theo nhóm
quản lý x x
III.3 Quản lý chất lượng công việc x x
III.4 Thành thạo các kỹ năng phần mềm
phục vụ cho công việc x x
Bảng 3.2: Bảng tiêu chuẩn đánh giá thành viên trong Ban Quản lý dự án Lưu ý:
- Trọng số, chỉ số bắt buộc và cấp độ yêu cầu tại mỗi chỉ tiêu thay đổi tùy vào vị trí công tác của từng thành viên nhóm năng lực chuyên môn được đánh giá.
- Trọng số, tính bắt buộc và cấp độ yêu cầu được chỉ ra ở bảng là ví dụ cho một vị trí công tác.
Yêu cầu đạt kết quả đánh giá như sau:
- Mỗi thành viên phải đạt mức điểm từ 3.5 trở lên và đạt 85% các chỉ số bắt buộc.
85
Bổ sung nguồn nhân lực và đào tạo nâng cao trình độ cho bộ máy quản lý của Ban:
Với nguồn nhân lực hiện tại, nhận thấy rằng trong thời gian triển khai tiếp dự án với độ khó về pháp lý, những tồn tại khó khăn trong thanh quyết toán công trình, không đáp ứng hết được yêu cầu vì vậycần có kế hoạch với tầm nhìn dài hạn cho các cán bộ cần bổ sung thêm nhân lực hoặc thuê thêm theo từng giai đoạn thực hiện dự án.
Tập trung nhân lực có trình độ cao vào các khâu quan trọng của quá trình quản lý dự án: bộ phận đảm nhiệm việc kiểm tra, soát xét hồ sơ thầu từ bước lựa chọn đơn vị tư vấn cho đến lựa chọn nhà thầu thi công; bộ phận kiểm tra hồ sơ thiết kế, dự toán; bộ phận giám sát thực hiện thi công xây dựng và thanh quyết toán công trình.
Để thực hiện nhiệm vụ đạt hiệu quả cao hơn nữa của Ban, phải bổ sung thêm 01 kỹ sư xây dựng có kinh nghiệm công tác về lĩnh vực thi công, giám sát thi công và có kinh nghiệm về quản lý thiết kế, thẩm tra hồ sơ thiết kế (hiện nay mới có 06 kỹ sư xây dựng). Ngoài ra cần thiết bổ sung từ 01 kỹ sư cơ điện, 01 kỹ sư kinh tế xây dựng cho Nhóm quản lý khối lượng và thanh toán. Các kỹ sư đảm nhiệm công tác quản lý chi phí nhất thiết phải là người có chứng chỉ kỹ sư định giá.
Cử cán bộ đi học để nâng cao trình độ đáp ứng yêu cầu của Ban QLDA theo các tiêu chí còn thiếu sót tại các bảng 3.1 và 3.2. Xây dựng lực lượng cán bộ chuyên môn sử dụng lâu dài, chú trọng kế hoạch đào tạo mới những cán bộtrẻ, có năng lực để đưa vào quy hoạch cán bộ lãnh đạo trong tương lai. Ban QLDA Mitec cũng cần phân định rõ xếp hạng quản lý đối với từng cán bộ để sắp xếp, phân công nhiệm vụ cho đúng khả năng.Thường xuyên áp dụng Bảng 3.1 và Bảng 3.2 trong việc đánh giá các thành viên của Ban QLDA để bổ sung hoặc thay thế nhân sự kịp thời theo từng giai đoạn hoặc đào tạo nâng cao đáp ứng yêu cầu công việc.
Cần thiết phải coi trọng tính chuyên nghiệp trongcác khâu công tác, đó gọi là chuyên môn hóa công việc. Chuyên mônhoá công việc hoặc phân công lao động được hiểu là một công việc không chỉ do một cá nhân thực hiện mà được chia thành nhiều bước do một cá nhân riêng lẻ hoàn tất. Mỗi nhân viên được gắn với một vị trí làm việc dựa trên nguyên tắc chuyên môn hoá, đó chính là công thức quản lý thành công của nhiều đơn vị tổ chức ngày nay. Với sự ảnh hưởng sâu rộng, cũng như tác động tích cực đến toàn bộ quá trình quản lý, dường như nguyên tắc này đã đặt nền móng vững chắc cho những bước phát triển mới.
86
- Thường xuyên tìm hiểu tâm tư, nguyện vọng của người lao động trong Ban QLDA để đưa ra các quyết sách phù hợp đảm bảo quá trình thực hiện các dự án đạt hiệu quả cao.
- Duy trì chế độ họp định kỳ Ban QLDA, họp kiểm điểm định kỳ của các bộ phận, chế độ báo cáo tiến độ hàng ngày, báo cáo nghiệm thu tháng đối với từng gói thầudự án để đánh giá, phân tích kết quả thực hiện nhiệm vụ của cán bộ. Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát hiện trường thi cônggói thầudự án.
- Đảm bảo các chế độ đãi ngộ và phúc lợi cho người lao động: Chính sách lương, thưởng cần thể hiện tính hợp lý, khoa học hơn nữa, hạn chế tính cào bằng; Chế độ trả công lao động và đãi ngộ, phúc lợi cần ưu tiên lao động có nhiều cống hiến, tâm huyết với cơ quan đơn vị; Xây dựng môi trường làm việc cạnh tranh công bằng; Hoàn thiện chính sách khen thưởng, chế độ phúc lợi.