7. Kết quả đạt được và vấn đề còn tồn tại
3.3. Đề xuất một số giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện công tác quản lý tiến độ xây dựng công trình tại Ban quản lý dự án phát triển giao thông và vốn sự
3.3.1 Giải pháp thiết lập quy trình quản lý tiến độ tổng thể
Thiết lập quy trình và đưa ra những yêu cầu đảm bảo về tiến độ khi lập hay thẩm tra phê duyệt tiến độ (như đã đề cập ở chương 1). Đảm bảo rằng tổng tiến độ đã được thiết kế có cơ sở khoa học, khả thi và tiết kiệm chi phí thực hiện. Trên cơ sở này, tác giả đề xuất:
3.3.1.1 Thiết lập hệ thống kiểm soát tiến độ
Kết quả giám sát tiến độ được kết tinh trong từng báo cáo mô tả những gì đã xảy ra và tình hình hiện tại như thế nào. Trên cơ sở nhóm quản lý dự án thực hiện kiểm soát tiến độ bằng cách phân tích tình hình, quyết định phải làm gì và triển khai thực hiện quyết định đó. Chính vì lẽ vậy, hệ thống giám sát hiệu quả phải đủ sức giúp cho những thành viên dự án nhận được các thông tin cần thiết, chính xác, đúng lúc, kịp thời.
- Nhận định được nhân tố cần giám sát : để phục vụ cho công tác kiểm soát tiến độ có hiệu quả đòi hỏi Chủ đầu tư phải xác định trước những vấn đề nào phải được đặc biệt chỳ ý trong thời gian diễn ra dự ỏn. Phải cú cỏc tiờu chớ kiểm soỏt rừ ràng và mẫu báo cáo phải tập trung vào các tiêu chí kiểm soát đã được xác định trước.
- Căn cứ vào tình hình thực tế thi công ngoài hiện trường, nguồn lực và các thông tin khác, Ban chỉ huy công trường sử dụng kỹ thuật PERT/CPM ( thông qua phần mềm quản lý ) để điều chỉnh tiến độ cho phù hợp với yêu cầu đặt ra. Mẫu báo cỏo tiến độ cũng cần điều chỉnh thờm một số nội dung cú liờn quan để làm rừ thờm tiến độ thực hiện, khối lượng hoàn thành, nguyên nhân chậm trễ …
- Ghi nhận các thông tin ảnh hưởng: bất khả kháng, thay đổi thiết kế, yêu cầu tạm ngừng của chủ đầu tư và những yếu tố chủ quan của nhà thầu. Tất cả các thông tin này được ghi chép đầy đủ và lập thành biên bản làm cơ sở cho việc giải quyết xử lý hoặc tranh chấp hợp đồng sau này. Kết quả kiểm tra được ghi vào nhật ký thi công, nhật ký giám sát và có xác nhận của nhà thầu.
3.3.1.2. Xây dựng quy trình kiểm soát tiến độ có hiệu quả
Xây dựng quy trình kiểm soát tiến độ ở bước triển khai thi công xây lắp. Một quy trình chuyên nghiệp là yếu tố quyết định chất lượng công tác quản lý tiến độ.
Một trong những công cụ nổi bật để kiểm soát tiến độ là xây dựng một quy trình kiểm soát tiến độ. Một trong những công cụ nổi bật để kiểm soát tiến độ là xây dựng một quy trình kiểm soát tiến độ. Quy trình này sẽ bao gồm các yếu tố :
+ Tập hợp một cách có hệ thống các yêu cầu thay đổi và các văn bản có liên quan.
+ Theo dừi cỏc yờu cầu thay đổi trong toàn bộ hệ thống.
+ Xác định cấp thông qua thay đổi bắt buộc cho các thay đổi khác nhau.
+ Hỗ trợ các chính sách thay đổi trong toàn bộ hệ thống.
Khi xảy ra một thay đổi đối với hệ thống giấy tờ, hệ thống theo dừi, kiểm soỏt và các thủ tục mà người quản lý dự án phải tuân theo, để có được sự chấp thuận đối với sự thay đổi được đề xuất. Sơ đồ dưới đây quy định phương pháp thống nhất để quản lý tiến độ thực hiện dự án nhằm đảm bảo tiến độ thực hiện các gói thầu, công việc được quy định trong các hợp đồng giữa các bên và đáp ứng tổng tiến độ dự án.
+ Kiểm soát công việc/khối lượng thi công có đảm bảo kế hoạch đã đề ra hay không, công việc nào thực hiện trong kế hoạch, công việc nào phát sinh ngoài kế hoạch.
+ Kiểm tra các mốc thời gian bắt đầu và kết thúc trong thực tế của các công tác được ghi trong tiến độ tổng thể cũng như tiến độ chi tiết (Biểu đồ Gantt) so với tiến độ chi tiết được thỏa thuận.
+ Kiểm soát việc huy động nhân lực và thiết bị.
+ Kiểm soát tình hình chuẩn bị nguyên vật liệu: xem xét hợp đồng của nhà thầu, tình hình tập kết nguyên vật liệu tại kho bãi công trường so với yêu cầu của công việc.
KIỂM SOÁT TIẾN ĐỘ CỦA DỰ ÁN
Theo dừi cụng
việc
Xem biểu đồ
Hình 3.1 Đề xuất quy trình kiểm soát tiến độ ( Nguồn : Tác giả đề xuất )
3.3.1.3. Xõy dựng hệ thống cỏc bỏo cỏo định kỳ nhằm theo dừi tiến độ
Ngoài việc vẫn áp dụng các báo cáo theo biểu đồ mục sự kiện mục tiêu trong cả qúa trình triển khai dự án. Trong giai đoạn này thì bước quan trọng nhất là khâu theo dừi, giỏm sỏt tiến độ triển khai thi cụng cỏc dự ỏn. Vỡ vậy việc thiết kế một hệ thống theo dừi, giỏm sỏt và cập nhật tiến độ trong bước triển khai thi cụng là việc làm hết sức quan trọng và ý nghĩa. Hệ thống theo dừi, giỏm sỏt tiến độ thực hiện dự án trong bước triển khai thi công được xây dựng bằng hệ thống báo cáo.
Kết quả theo dừi tiến độ được kết tinh trong từng bỏo cỏo mụ tả những gỡ xảy ra và tình hình hiện tại thế nào, trên cơ sở đó nhóm quản lý dự án thực hiện kiểm soát tiến độ bằng cách phân tích tình hình, quyết định phải làm gì và triển khai thực hiện quyết định đú. Chớnh vỡ vậy, hệ thống theo dừi hiệu quả phải đủ sức giỳp cho những thành viên dự án nhận được các thông tin cần thiết, chính xác, đúng lúc, kịp thời.
- Nhận định nhõn tố cần theo dừi, kiểm soỏt
Để phục vụ cho công tác kiểm soát tiến độ có hiệu quả thì cán bộ quản lý dự án phải xác định trước những vấn đề nào phải được đặc biệt chú ý trong thời gian diễn
Công việc đối với thành viên nhà thầu phụ Công việc
trong kế hoạch Công việc bị
phát sinh
Biểu đồ sử dụng
nguồn lực Biểu đồ thiết bị Tiến độ tổng
thể Biểu đồ Grant
chi tiết
ra dự ỏn, phải cú tiờu chớ kiểm soỏt rừ ràng và mẫu bỏo cỏo phải tập trung vào cỏc tiêu chí kiểm soát đã định trước.
Các tiêu chí cần giám sát cơ bản được trình bày ở bảng 3.2 : tạo điều kiện thuận lợi cho kỹ sư giỏm sỏt, theo dừi, ghi chộp ngay tại cụng trường, đồng thời thông tin thu thập được sẽ thực tế hơn, chính xác hơn và cũng hạn chế được sai sót không đáng có với kế hoạch. Muốn đơn giản hóa việc báo cáo, thì những tài liệu kế hoạch phải được lập sao cho vẫn còn chỗ trống để báo cáo. Khi kết thúc kế hoạch, phải chuẩn bị đầy đủ các bản copy để phục vụ cho mọi công tác báo cáo sau này.
Báo cáo dựa trên kế hoạch được duyệt giúp người tiếp nhận thông tin dễ dàng theo dừi cỏc sai lệch so với kế hoạch và kịp thời truyền tải thụng tin đến cấp cú thẩm quyền xử lý để triển khai các bước tiếp theo nhằm mục đích đưa dự án trở lại đường đi của nó.
Để có số liệu xem xét, đánh giá tình hình thực hiện tiến độ đưa vào bảng 3.2 có thể sử dụng biểu đồ kiểm tra, đánh giá tiến độ theo sơ đồ vạch đường phần trăm (hình 3.2)
Bảng 3.2 Đề xuất các tiêu chí cần giám sát I. Tiến độ thực hiện dự án
TT Công tác chính
Đơn vị
Tiến độ hợp đồng
Tiến độ hiệu chỉnh
Giá trị kế hoạch
Khối lượng thực hiện
Đánh giá
Bắt đầu
Kết thúc
Bắt đầu
Kết thúc
Khối lượng
Thành tiền
Khối lượng
Thành tiền
% hợp đồn
g
Tiến độ
1
2 3
…
II Nhận xét đánh giá
1. Tình hình thi công và chất lượng thi công 1.1 Công tác quản lý chất lượng
1.2 Các nội dung khác ( các vướng mắc phát sinh trong thi công )
2. Huy động máy móc thiết bị thi công, nhân lực vật tư so với tiến độ hợp đồng 2.1 Máy móc thiết bị thi công
2.2 Nhân lực
2.3 Cung cấp vật tư, vật liệu
3. Đánh giá chung ( tiến độ thực hiện so với hợp đồng, chất lượng thi công … ) 4. Đề xuất, kiến nghị : các giải pháp đáp ứng tiến độ, chất lượng, bổ sung hiệu
chỉnh thiết kế, các vấn đề phát sinh …
(Nguồn : Tác giả đề xuất)
Nhỡn vào Bảng 3.2 cỏn bộ quản lý dự ỏn sẽ thấy rừ hạng mục nào chậm, chậm đến mức độ nào, lý do vì sao lại chậm để từ đó có cơ sở phân tích nguyên nhân và đề ra biện phỏp khắc phục đỳng với thực tế. Trờn cơ sở cỏc mẫu bỏo cỏo theo dừi, giám sát đã được thiết lập sẵn giúp cho cán bộ giám sát chủ động trong việc ghi chép và cập nhật các số liệu một cách chính xác và nhanh chóng nhất tại hiện trường.
Các tiêu chí được đưa ra ở Bảng 3.2 đòi hỏi cán bộ giám sát phải tuân thủ cách thức ghi chép hồ sơ và lưu hồ sơ có liên quan một cách khoa học để phục vụ kịp thời cung cấp số liệu cho công tác báo cáo, góp phần nâng cao chất lượng cho mỗi bỏo cỏo. Tiếp tục giữ nề nếp quản lý theo dừi tiến độ, định kỳ vào cuối kỳ, Ban QLDA tổ chức họp giao ban với các chủ nhiệm công trình, dự án để báo cáo tiến độ thực hiện; đưa ra các biện pháp cụ thể để khắc phục các vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện dự án, kịp thời giải quyết những vấn đề thuộc quyền hạn phạm vi dự án và đề đạt ngay với lãnh đạo Ban QLDA về những vấn đề không giải quyết được.
Đẩy mạnh công tác giám sát thi công nhằm kiểm soát tiến độ thực hiện
Giám sát thi công xây dựng công trình là một trong những hoạt động giám sát xõy dựng để theo dừi, kiểm tra về chất lượng, khối lượng, tiến độ xõy dựng, an toàn lao động và vệ sinh môi trường trong thi công xây dựng công trình theo đúng hợp đồng kinh tế, thiết kế được duyệt và các tiêu chuẩn kỹ thuật hiện hành, các điều kiện kỹ thuật của cụng trỡnh. Giỏm sỏt thi cụng xõy dựng cú nhiệm vụ theo dừi- kiểm tra- xử lý- nghiệm thu- báo cáo các công việc liên quan tại công trường. Từ những ý nghĩa quan trọng trong công tác giám sát thi công được nêu ở trên thì việc nâng cao công tác giám sát thi công các công trình thuộc Ban QLDA là việc làm cần thiết, việc nâng cao này bao gồm:
+ Ban QLDA phải phân công cán bộ kỹ thuật thường xuyên giám sát từng bộ phận, từng công việc thi công tại hiện trường, có sự kiểm tra phối hợp của cán bộ kỹ thuật phòng Thực hiện dự án của Ban QLDA
+ Lập sổ nhật ký công trình cho mỗi hạng mục công trình, công trình theo quy định.
+ Cán bộ kỹ thuật phòng Kỹ thuật – Giải phóng mặt bằng của Ban QLDA kiểm tra vật liệu sử dụng khi thi công công trình về tính phù hợp với yêu cầu thiết kế đã được phê duyệt, đảm bảo chất lượng theo tiêu chuẩn nhà nước ban hành.
+ Kiểm tra công tác thi công của nhà thầu về sự tuân thủ quy trình, quy phạm, biện pháp thi công và phù hợp với thiết kế đã được phê duyệt. Phát hiện kịp thời những sai sót để đơn vị thi công điều chỉnh, sửa đổi cho đúng, tránh phải phá đi làm lại gây chậm tiến độ thực hiện dự án. Mỗi công tác đều phải được nghiệm thu trước khi chuyển sang công tác khác.