7. Kết quả đạt được và vấn đề còn tồn tại
3.3. Đề xuất một số giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện công tác quản lý tiến độ xây dựng công trình tại Ban quản lý dự án phát triển giao thông và vốn sự
3.3.4 Giải pháp về con người trong quản lý
Việc chậm tiến độ các dự án hiện nay như đã phân tích ở chương 2 chủ yếu là do chậm ở 2 bước: bước thiết kế và bước thi công.
Sở dĩ có việc nhận xét chậm tiến độ là do thiết kế, mà trong khi tổng kết thì bước thiết kế đúng tiến độ. Đây được tác giả đề xuất gọi là chậm gián tiếp.
* Chậm gián tiếp của thiết kế bao gồm:
+ Tính thiếu trên 20% khối lượng của nhiều đầu việc và có giá trị lơn + Bỏ sót đầu việc
+ Thay đổi thiết kế nhiều do bổ sung nhiệm vụ thiết kế + Kiểm soát phần thiết kế cơ điện hiện nay tương đối kém + Kết quả khảo sát địa chất không đáng tin cậy
+ Không thiết kế các biện pháp đảm bảo an toàn giao thông
*Chậm trực tiếp của thi công bao gồm:
+ Không lập và kiểm soát tiến độ theo tuần, tháng, giai đoạn thi công
+ Báo cáo tình hình thi công chung chung và theo lịch họp giao ban công ty thứ 5 hàng tuần, chưa phù hợp.
+ Không chủ động giải quyết và đưa ra phương án xử lý các vấn đề phát sinh kỹ thuật trong quá trình thi công.
+ Không cập nhật thường xuyên biên bản nghiệm thu, nhật ký thi công, bản vẽ hoàn công.
+ Khụng nắm rừ thủ tục nghiệm thu, thanh toỏn.
+ Điều phối hoạt động từ nhà thầu thi công đến tư vấn giám sát kém hiệu quả.
- Các yếu tố gây nên chậm chễ kể trên đều do yếu tố con người. Nhưng các công việc đều giao chung chung như là: kiểm tra thiết kế nên khi xảy ra sai sót khó quy trách nhiệm cá nhân phụ trách.
- Mặc dù hợp đồng thường là hợp đồng theo đơn giá nhưng không chỉ kiểm tra đơn giá mà vẫn phải kiểm tra khối lượng, tránh dựa dẫm vào đơn vị tư vấn thẩm tra.
Đơn vị tư vấn thẩm tra chỉ nên thẩm tra về mặt thiết kế kỹ thuật.
- Lý giải là không có thời gian để kiểm tra khối lượng là không chính xác, cái chính là thời điểm kiểm tra chưa phù hợp. Tác giả đề xuất: Sau khi thiết kế xong, trong quá trình lập hồ sơ mời thầu thi công thì cũng đồng thời kiểm tra lại phần khối lượng dự toán. Như vậy khi đăng báo thông tin mời thầu thì cũng kiểm tra xong phần khối lượng dự toán thiết kế với độ chính xác từ 90-95%
- Để giải quyết các vướng mắc nêu trên thì cần huấn luyện và bồi dưỡng nhân viên quản lý dự án để thực hiên tốt nhiệm vụ chính trị trọng tâm của đơn vị.
3.3.4.1 Nội dung huấn luyện
Khi Ban QLDA tuyển dụng cán bộ quản lý dự án, tuy đã tiến hành lượng lớn công việc và áp dụng nhiều biện pháp khoa học để kiểm tra và trắc nghiệm. Nhưng cán bộ quản lý dự án không phải là đã có đủ kiến thức và kỹ năng cần thiết cho công việc yêu cầu, thậm chí còn thiếu thái độ đồng tâm hiệp lực trong tập thể Ban QLDA. Do đó Ban QLDA cần phải tiến hành đào tạo bồi dưỡng cán bộ để họ nắm được những kiến thức, kỹ năng và thái độ cần thiết cho công việc.
Ngoài ra giữa Ban QLDA và cán bộ đang tồn tại và phát triển trong môi trường kỹ thuật và kinh tế thay đổi. Điều này đòi hỏi người cán bộ phải có kiến thức, kỹ năng và thái độ làm việc thích ứng với môi trường bên ngoài. Tức là kiến thức và thái độ không ngừng đổi mới, kỹ năng không ngừng nâng cao.
Do đó, công tác bồi dưỡng huấn luyện cán bộ quản lý dự án là nhằm vào hai đối tượng. Một là cán bộ mới được tuyển dụng, hai là cán bộ hiện có của Ban QLDA. Có rất nhiều phương thức bồi dưỡng, nội dung hoàn chỉnh của bồi dưỡng và huấn luyện là: thông qua nhiều phương thức hướng dẫn và truyền thụ để cải thiện phương thức hành vi của cán bộ quản lý về kiến thức, chức năng và thái độ đề từ đó để từ đó đạt được tiêu chuẩn mong muốn.
+ Trước tiên là bồi dưỡng kiến thức tổng hợp về công tác quản lý dự án: thông quá công tác bồi dưỡng giúp cho nhân viên có được những nhân tố kiến thức cần thiết
để trở thành cán bộ quản lý dự án. Hơn nữa còn phải để cán bộ hiểu được tình hình cơ bản của Ban QLDA cũng như chiến lược và mục tiêu phát triển, tình hình hoạt động và chế độ quy định của Ban QLDA.
+ Tiếp theo là bồi dưỡng về năng lực, nghiệp vụ chuyên môn ở từng lĩnh vực quản lý dự án: thông qua công tác bồi dưỡng có thể làm cho nhân viên quản lý dự án nắm được các kỹ năng cần thiết để trở thành một nhân viên quản lý dự án thực thụ như năng lực quyết sách, kỹ năng đàm phán, kỹ năng xử lý quan hệ giao tiếp, kỹ năng lãnh đạo và các kỹ năng quản lý từng loại công việc ( quản lý chung, tiến độ, khối lượng, chi phí …)
+ Cuối cùng là bồi dưỡng về phẩm chất nghề nghiệp: thái độ của người cán bộ có ảnh hưởng lớn tới tinh thần của các nhà thầu trong quản lý dự án và hiệu quả thành tích của công ty. Cần phải thông qua huấn luyện, bồi dưỡng để xây dựng sự tin tưởng lẫn nhau giữa người cán bộ quản lý và Ban QLDA, bồi dưỡng sự trung thành tận tuy với Ban QLDA. Bồi dưỡng thái độ và tinh thân mà người cán bộ cần có, tăng cường tinh thần làm chủ của người cán bộ làm công tác quản lý dự án.
3.3.4.2. Mục tiêu, yêu cầu của công tác huấn luyện
Mọi người phải nắm vững hệ thống các văn bản pháp luật quản lý xây dựng hiện hành (cập nhật các văn bản mới ban hành) . Tự giác thực thi công việc theo đúng quy định.
Xét từ phương diện Ban QLDA, công tác bồi dưỡng cán bộ làm công tác quản lý dự án nên chú ý hạn chế những khoản chi phí cơ hội không thích đáng do năng lực và kiến thức cán bộ quản lý dự án không đáp ứng được yêu cầu của Ban QLDA hoặc cán bộ quản lý dự án có thái độ không tích cực. Nếu Ban QLDA không tiến hành bồi dưỡng thì cán bộ quản lý dự án cũng có thể nắm được những kỹ năng và kiến thức cần thiết để hoàn thành công việc của người cán bộ quản lý dự án bằng cách tự học, nhưng sẽ mất nhiều thời gian so với việc tiến hành huấn luyện có tổ chức, có kế hoạch và có hệ thống. Nếu để nhân viên quản lý tự học trong thời gian dài như vậy mà cuối cùng vẫn không đạt tiêu chuẩn thì Ban QLDA cũng bị lãng phí đi 1 khoản chi phí cơ hội.
Xét dưới góc độ cá nhân, cán bộ quản lý dự án có thể thông qua bồi dưỡng để nâng cao kiến thức và năng lực để làm việc, từ đó nâng cao được tính năng động và đạt được mục tiêu của chính bản thân mình.
Kết hợp hai phương diện trên chính là tính tất yếu và mục tiêu trong công tác huấn luyện và lãnh đạo Ban QLDA.
Để chỉ đạo công tác bồi dưỡng của Ban QLDA đạt hiệu quả cần phải nắm được một số nguyên tắc cơ bản sau đây trong công tác huấn luyện:
+ Thường xuyên khích lệ nhân viên, cán bộ làm công tác quản lý dự án nói chung tham gia học tập và rèn luyện, huấn luyện liên tục
+ Phải đặt ra tiêu chuẩn cần đạt được sau huấn luyện.
+ Tích cực chỉ đạo bồi dưỡng và huấn luyện từ Ban lãnh đạo Ban QLDA
+ Bồi dưỡng và học tập phải được thực hiện một cách chủ động chứ không phải là bị động.
+ Những người tham gia bồi dưỡng cần phải có được kiến thức từ quy trình bồi dưỡng và có cảm giác hài lòng.
+ Áp dụng phương pháp và phương thức huấn luyện hợp lý + Phương thức huấn luyện phải đa dạng.
+ Đối với đối tượng bồi dưỡng không cùng tầng lớp và không giống nhau thì phải áp dụng phương pháp bồi dưỡng khác nhau.
3.3.5 Giải pháp tăng cường ứng dụng tin học vào công tác quản lý tiến độ thực