CHƯƠNG 2: KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH SARENS VIỆT NAM
2.2 Kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Sarens Việt Nam
2.2.1 Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
2.2.1.3 Trình tự hạch toán và ghi sổ
2.2.1.3.1 Sơ đồ luân chuyển chứng từ:
Phòng bán hàng Kế toán thu tiền Kế toán trưởng Kho
Nguồn: Phòng Kế toán.
2.2.1.3.2 Hạch toán chi tiết:
Phòng bán hàng của công ty Sarens sẽ là nơi nhận đơn đặt hàng hoặc đơn thuê máy móc thiết bị của các đối tác, nhân viên bán hàng sẽ liên hệ với quản lý kho để xác nhận các thiết bị khách hàng cần. Tiếp theo nhân viên bán hàng sẽ lập hợp đồng thuê và viết giấy xuất xưởng các thiết bị rồi chuyển giấy xuất kho sang phòng kế toán, phòng kế toán sẽ tiếp nhận giấy xuất kho, đối chiếu số liệu trên giấy và số lượng tồn trên sổ, xác nhận không có vấn đề thì sẽ đưa cho kế toán trưởng ký duyệt và chuyển giấy xuất kho sang cho quản lý kho để xuất thiết bị cho khách hàng. Dựa vào các điều khoản về loại hình máy móc cho thuê và mức giá, kế toán thu tiền sẽ xuất Hóa đơn gồm 3 liên và giao liên 2
cho khách hàng. Khi khách hàng nhận được hóa đơn và thực hiện chuyển khoản, kế toán thu tiền dựa vào báo có của ngân hàng HSBC hoặc ngân hàng ACB sẽ đưa số liệu trên chứng từ nhập vào phần mềm tương ứng với từng đối tác.
Bước cuối cùng, kế toán thu tiền sẽ chuyển các chứng từ có liên quan sang cho kế toán chi tiền, kế toán chi tiền sẽ đem hóa đơn liên 1 lưu vào file hồ sơ “Tax invoice” theo từng năm, hóa đơn liên 3 sẽ được đóng thành từng voucher dùng để lưu nội bộ.
Đến cuối kì hoặc cuối niên độ kế toán, kế toán trưởng sẽ kết xuất số liệu thành sổ chi tiết và in thành quyển đúng với các thủ tục pháp lý.
2.2.1.3.3 Hạch toán tổng hợp:
Xuất hóa đơn GTGT, phần mềm sẽ đồng thời ghi nhận lại doanh thu hoạt động bằng đúng với giá trị in trên hóa đơn vào nhật ký bán hàng và sổ cái. Nhiệm vụ của kế toán tổng hợp là so sánh, đối chiếu và kiểm tra tính chính xác và đúng đắn của dữ liệu trên máy với hóa đơn được in ra. Cuối cùng, vào cuối kì kế toán, kế toán trưởng sẽ in các sổ ra để lưu trữ tại công ty theo các quy định pháp luật.
2.2.1.3.4 Ví dụ thực tế:
Phòng bán hàng: nhận đơn hàng, kiểm tra thông tin và lập hợp đồng.
Khách hàng: xem xét hợp đồng và kí xác nhận, gửi lại đơn hàng và hợp đồng về cho công ty Sarens. Khách hàng sẽ thanh toán tiền ghi trên hợp đồng bằng chuyển khoản ngân hàng và đem biên lai gửi qua Sarens.
Phòng kế toán (kế toán thu tiền): kiểm tra mọi thông tin như hợp đồng, số tiền nhận được, thông báo của ngân hàng, xác nhận TSCĐ đã đến chỗ khách hàng và xuất hóa đơn GTGT (xem phụ lục kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ):
Định khoản nghiệp vụ:
Nợ 214: khấu hao TSCĐ cho thuê.
Nợ 811: giá trị còn lại của TSCĐ cho thuê.
Có 211: nguyên giá của TSCĐ (chưa bao gồm phí sửa chữa, đại tu…) Nợ 112 (tài khoản ngân hàng HSBC hoặc ACB): 1.754.175.467 VND
Có 5113: 1.594.704.970 Có 33311: 159.470.497
Tiếp theo kế toán chi tiền sẽ là người thực hiện bảng kê đính kèm (được ghi trên hóa đơn)
Sau khi kết thúc kỳ kế toán, kế toán trưởng sẽ tổng hợp các nghiệp vụ doanh thu và kết chuyển vào tài khoản 911 – xác định kết quả hoạt động kinh doanh.
5113 911
2.2.1.3.5 Sổ sách kế toán:
Kế toán thu tiền lên sổ:
1.594.704.970 1.776.854.723
…
45.784.693.000 45.784.693.000
Bảng 2.2 – NHẬT KÝ THU TIỀN
Ngày tháng ghi
sổ
Chứng từ Diễn giải Ghi nợ TK 1121
Ghi nợ các tài khoản
Ngày Số 1
1 2
1 3 1
1388 Tài khoản khác Số tiền
Số hiệu
A B C Diễn giải 1 2 3 4 10
31/12/13 31/12/13 Dịch vụ cho thuê thiết bị. Dự án nhà máy nhiệt điện Mông Dương II
1.754.175.467
Tổng cộng 1.754.175.467
Bảng 2.3 – NHẬT KÝ CHUNG
Ngày tháng ghi
sổ
Chứng từ
Diễn giải
Đã ghi sổ cái
ST T dò ng
Số hiệu
TK đối ứng
Phát sinh
Ngày Số Nợ Có
A B C D E F G 1 2
31/12/13 31/12/13
Thu tiền cho thuê thiết bị cho dự án nhà máy nhiệt điện Mông Dương II
Tiền gửi ngân hàng
HSBC hoặc ACB 112 1.754.175.467
Doanh thu cung cấp
dịch vụ 5113 1.594.704.970
Thuế GTGT dịch
vụ bán ra 33311 159.470.497
Tổng cộng 1.754.175.467 1.754.175.467
Bảng 2.4 – NHẬT KÝ BÁN HÀNG
Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ Diễn giải
Phải thu từ người mua (ghi nợ)
Ghi có tài khoản doanh thu
Số hiệu
Ngày
tháng 511 3331 Khác
31/12/13 31/12/13
Doanh thu cung cấp dịch
vụ
1.754.175.467 1.594.704.970 159.470.497
Tổng cộng 1.754.175.467 1.594.704.970 159.470.497
Bảng 2.5
SỔ CÁI TÀI KHOẢN 5113 – DOANH THU CUNG CẤP DỊCH VỤ Năm 2013
Chứng từ
Diễn giải
TK đối ứng
Phát sinh
Ngày Số Nợ Có
Dư đầu kì
31/02/14 0000308
Dịch vụ cho thuê thiết bị cho dự án nhà máy nhiệt điện
Mông Dương II
112
1.594.704.970
14/03/14 0000324 Dịch vụ cho thuê thiết bị cho
dự án Formosa Hà Tĩnh 112 1.776.854.723
… … … … … …
31/12/13 Kết chuyển doanh thu sang
tài khoản 9111 9111 45.784.693.000
Tổng phát sinh 45.784.693.000 45.784.693.000 Dư cuối kỳ
Nhận xét: Cách định khoản của công ty tương ứng với cách định khoản theo lý thuyết trên trường, nhưng đính kèm bảng kê theo hóa đơn GTGT sau khi thực hiện
một dịch vụ cho thuê giúp cho việc mô tả được kỹ càng hơn so với việc chỉ nhìn vào định khoản.