2.2.6.1 Chứng từ sử dụng:
Chứng từ sử dụng: Báo nợ ngân hàng, sổ phụ ngân hàng.
Sổ sách kế toán: Sổ chi tiết tài khoản, sổ nhật ký chi tiền, sổ cái.
2.2.6.2 Tài khoản sử dụng:
Công ty sử dụng tài khoản 635 – Chi phí hoạt động tài chính. Kết cấu của tài khoản 635 như sau:
TK 635 – Chi phí hoạt động tài chính 6351 – Chi phí hoạt động tài chính
63511 – Chi phí lãi vay ngân hàng HSBC
63512 – Chi phí lãi vay ngân hàng ACB (Cuối tháng 4 vừa rồi công ty đã đóng Tài khoản ngân hàng này)
6352 – Chi về hoạt động đầu tư mua bán chứng khoán 6353 – Chi về hoạt động cho thuê tài sản
6354 – Lãi tiền vay
6355 – Chiết khấu thanh toán 6356 – Lỗ do bán ngoại tệ
6358 – Chi phí do hoạt động đầu tư khác
2.2.6.3 Trình tự hạch toán:
2.2.6.3.1 Sơ đồ luân chuyển chứng từ:
Phòng nhân sự Kế toán chi tiền Kế toán tổng hợp
2.2.6.3.2 Hạch toán chi tiết:
Giấy báo của ngân hàng sẽ được chuyển cho kế toán trưởng và bảng sao kê điện tử sẽ chuyển cho phòng nhân sự, sau khi xem xét và tìm hiểu từng trường hợp cụ thể, kế toán trưởng sẽ giao giấy báo cho kế toán chi tiền lưu trữ và nhập dữ liệu vào hệ thống máy
Nợ TK 635
Có TK 1121: Giá trị chi phí phát sinh
Chi phí tài chính của công ty hầu hết là phí dịch vụ của ngân hàng như phí chuyển tiền, phí để giữ tài khoản và chi phí lãi vay theo hợp đồng tín dụng tại ngân hàng và được trừ thẳng vào tài khoản tiền gửi ngân hàng.
Sau khi kế toán chi tiền nhập liệu, phần mềm sẽ tự động xử lý chuyển dữ liệu và ghi vào sổ chi tiết tài khoản.
Cuối kì, kế toán kết xuất sổ chi tiết tài khoản, in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý về sổ kế toán. Mẫu sổ chi tiết tài khoản giống như mẫu sổ chi tiết tài khoản doanh thu.
2.2.6.3.3 Hạch toán tổng hợp:
Sau khi kế toán viên đã nhập liệu chi phí vào phần mềm, cuối niên độ hoặc những dịp cần thiết lập báo cáo, căn cứ trên sổ phụ ngân hàng, kế toán tổng hợp sẽ đối chiếu, kiểm tra số liệu đã được nhập liệu trên phần mềm cũng như định khoản của kế toán chi tiền tại các sổ Nhật kí chi tiền và sổ cái. Nếu có sai sót, kế toán tổng hợp sẽ thông báo cho kế toán chi tiền điều chỉnh và chỉnh sửa.
Cuối kì, kế toán kết xuất ra sổ Nhật kí chi tiền và sổ cái. Các sổ sau khi kết xuất sẽ được in ra giấy, đóng thành quyển, đóng dấu và thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan đến sổ kế toán nhằm mục đích lưu trữ và quyết toán thuế.
Mẫu các sổ tương tự với mẫu sổ của chi phí bán hàng.
2.2.6.3.4 Ví dụ thực tế:
Ngày 21/07/2014, dựa theo Phiếu thu dịch vụ do Ngân Hàng ACB gửi cho công ty Sarens Việt Nam, số hóa đơn 723920 (xem phụ lục 3 – Kế toán chi phí tài chính) yêu cầu thanh toán phí dịch vụ chuyển tiền.
Nợ TK 6351: 19.214 Nợ TK 133: 1.921
Có TK 11212: 21.135
Ngày 31/12/2014, kế toán tổng hợp kết chuyển các nghiệp vụ chi phí tài chính sang tài khoản xác định kết quả kinh doanh:
Nợ TK 9111: 21.650.504
Có TK 6351: 21.650.504
2.2.6.3.5 Sổ sách kế toán:
Bảng 2.8
SỔ CÁI TÀI KHOẢN 635 – CHI PHÍ TÀI CHÍNH
Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Ngày Số Nợ Có Dư đầu kì 21/07/14 Phí dịch vụ chuyển tiền 11212 19.214 … … … …
31/07/14 Kết chuyển chi phí tài chính sang tài khoản 9111
9111 21.650.504
Tổng phát sinh 21.650.504 21.650.504
Dư cuối kỳ
Nhận xét: Ở các nghiệp vụ trên, kế toán đã hạch toán đúng với chế độ kế toán hiện hành. Việc ghi chép và phản ánh của kế toán là tương đối chặt chẽ và chính xác. Kế toán tổng hợp thường xuyên kiểm tra, đối chiếu chứng từ sổ sách nên dễ dàng phát hiện và sửa chữa sai sót kịp thời, từ đó phục vụ tốt cho công việc quản lý của kế toán cũng như toàn bộ công ty.
2.2.7 Kế toán chi phí khác: 2.2.7.1 Chứng từ sử dụng: 2.2.7.1 Chứng từ sử dụng:
Chứng từ: Hóa đơn GTGT, giấy phạt, biên bản phạt, phiếu chi, biên bản thanh lý máy móc thiết bị, ủy nhiệm chi…
Sổ sách kế toán: Sổ chi tiết tài khoản, Sổ nhật ký chi tiền, sổ nhật ký chung, sổ cái.
2.2.7.2 Tài khoản sử dụng:
Công ty sử dụng tài khoản 811 – Chi phí khác. Kết cấu tài khoản gồm: TK 811 – Chi phí khác
8111 – Chi phí nhượng bán, thanh lý TSCĐ 8112 – Chi tiền phạt do vi phạm hợp đồng 8113 – Phạt trả lãi vay trễ hạn
8114 – Phạt do nộp chậm bảo hiểm 8116 – Chi phí do đánh giá lại tài sản 8118 – Chi phí khác
2.2.7.3 Trình tự hạch toán:
2.2.7.3.1 Sơ đồ luân chuyển chứng từ:
Xem sơ đồ luân chuyển chứng từ của Kế toán chi phí bán hàng.
2.2.7.3.2 Hạch toán chi tiết:
Tương tự như kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, phòng nhân sự sẽ nhận được giấy báo và tổng hợp điền vào phiếu chi, sau đó sẽ chuyển phiếu chi qua cho bên phòng kế toán, kế toán chi tiền sẽ nhập dữ liệu vào máy để phần mềm tiến hành định khoản và kết chuyển dữ liệu vào các sổ khác.
Cuối kì, kế toán kết xuất sổ chi tiết tài khoản, in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý về sổ kế toán. Mẫu sổ chi tiết tài khoản giống như mẫu sổ chi tiết tài khoản doanh thu.
2.2.7.3.3 Hạch toán tổng hợp:
Sau khi kế toán đã nhập liệu chi phí vào phần mềm, căn cứ trên vào biên bản hoặc chứng từ, kế toán tổng hợp sẽ đối chiếu, kiểm tra số liệu đã được nhập liệu trên phần mềm cũng như định khoản của kế toán tại các sổ Nhật kí chi tiền, nhật ký chung và sổ cái. Nếu có sai sót, kế toán tổng hợp sẽ thông báo cho kế toán viên điều chỉnh và chỉnh sửa.
Cuối kì, kế toán kết xuất ra sổ nhật kí chi tiền và sổ cái.Các sổ sau khi kết xuất sẽ được in ra giấy, đóng thành quyển, đóng dấu và thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan đến sổ kế toán nhằm mục đích lưu trữ và quyết toán thuế.
Mẫu các sổ tương tự với mẫu sổ của chi phí bán hàng.
2.2.7.3.4 Ví dụ thực tế:
Ngày 23/6/2015, phòng nhân sự nhận được phiếu thu tiền phạt chạy xe sai quy định, sau khi xác nhận và lập phiếu chi đã chuyển qua cho phòng kế toán. Kế toán chi tiền thực hiện bút toán sau:
Nợ TK 8118: 600.000
Có TK 11211: 600.000
Sau đó kế toán chi tiền ghi nhận vào bảng kê công ty:
Nguồn: phòng Kế toán.
Ngày 31/12/2015, kế toán tổng hợp kết chuyển toàn bộ nghiệp vụ về chi phí khác sang tài khoản 911:
Nợ TK 9111: 37.539.447
Có TK 8118: 37.539.447
14 Kiem dinh mien Nam Annual inspection fee of cable, shackle, hook from 30Jun2015 to
30Jun2016 (128 items), PR200/2015 15/08/2015 110,880,000
15
- Transportation police officer penalties receipt storage crane 4 days paid cash for police
- Electric cable 1.5mm2, length 50m.
- Hotel romm from 28 to 30/6 (Vu Minh Tuan, Dao Duy Khoi, Ngo Thanh Tam, Nguyen Quang Tuan, Nguyen Ngoc Tuan, Ho Khac Tuan, Do Van Nha)
- Buy secondhand motocycle for Operator (Nguyen Quang Tuan, Nguyen Ngoc Tuan)
2.2.7.3.5 Sổ sách kế toán:
Bảng 2.9
SỔ CÁI TÀI KHOẢN 811 – CHI PHÍ KHÁC
Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Ngày Số Nợ Có Dư đầu kì
23/06/15 Tiền phạt chạy xe sai quy định
11211 600.000
… … … … … …
Kết chuyển chi phí khác sang tài khoản 9111
9111 37.539.447
Tổng phát sinh 37.539.447 37.539.447
Dư cuối kì
Nhận xét: Ở các nghiệp vụ trên, kế toán đã hạch toán đúng với chế độ kế toán hiện hành. Việc ghi chép và phản ánh của kế toán khá chặt chẽ và chính xác. Kế toán tổng hợp thường xuyên kiểm tra, đối chiếu chứng từ sổ sách nên dễ dàng phát hiện và sửa chữa sai sót kịp thời, từ đó phục vụ tốt cho công việc quản lý của kế toán cũng như toàn bộ công ty.