2.2.1.3.1 Sơ đồ luân chuyển chứng từ:
Phòng bán hàng Kế toán thu tiền Kế toán trưởng Kho
Nguồn: Phòng Kế toán.
2.2.1.3.2 Hạch toán chi tiết:
Phòng bán hàng của công ty Sarens sẽ là nơi nhận đơn đặt hàng hoặc đơn thuê máy móc thiết bị của các đối tác, nhân viên bán hàng sẽ liên hệ với quản lý kho để xác nhận các thiết bị khách hàng cần. Tiếp theo nhân viên bán hàng sẽ lập hợp đồng thuê và viết giấy xuất xưởng các thiết bị rồi chuyển giấy xuất kho sang phòng kế toán, phòng kế toán sẽ tiếp nhận giấy xuất kho, đối chiếu số liệu trên giấy và số lượng tồn trên sổ, xác nhận không có vấn đề thì sẽ đưa cho kế toán trưởng ký duyệt và chuyển giấy xuất kho sang cho quản lý kho để xuất thiết bị cho khách hàng. Dựa vào các điều khoản về loại hình máy móc cho thuê và mức giá, kế toán thu tiền sẽ xuất Hóa đơn gồm 3 liên và giao liên 2
cho khách hàng. Khi khách hàng nhận được hóa đơn và thực hiện chuyển khoản, kế toán thu tiền dựa vào báo có của ngân hàng HSBC hoặc ngân hàng ACB sẽ đưa số liệu trên chứng từ nhập vào phần mềm tương ứng với từng đối tác.
Bước cuối cùng, kế toán thu tiền sẽ chuyển các chứng từ có liên quan sang cho kế toán chi tiền, kế toán chi tiền sẽ đem hóa đơn liên 1 lưu vào file hồ sơ “Tax invoice” theo từng năm, hóa đơn liên 3 sẽ được đóng thành từng voucher dùng để lưu nội bộ.
Đến cuối kì hoặc cuối niên độ kế toán, kế toán trưởng sẽ kết xuất số liệu thành sổ chi tiết và in thành quyển đúng với các thủ tục pháp lý.
2.2.1.3.3 Hạch toán tổng hợp:
Xuất hóa đơn GTGT, phần mềm sẽ đồng thời ghi nhận lại doanh thu hoạt động bằng đúng với giá trị in trên hóa đơn vào nhật ký bán hàng và sổ cái. Nhiệm vụ của kế toán tổng hợp là so sánh, đối chiếu và kiểm tra tính chính xác và đúng đắn của dữ liệu trên máy với hóa đơn được in ra. Cuối cùng, vào cuối kì kế toán, kế toán trưởng sẽ in các sổ ra để lưu trữ tại công ty theo các quy định pháp luật.
2.2.1.3.4 Ví dụ thực tế:
Phòng bán hàng: nhận đơn hàng, kiểm tra thông tin và lập hợp đồng.
Khách hàng: xem xét hợp đồng và kí xác nhận, gửi lại đơn hàng và hợp đồng về cho công ty Sarens. Khách hàng sẽ thanh toán tiền ghi trên hợp đồng bằng chuyển khoản ngân hàng và đem biên lai gửi qua Sarens.
Phòng kế toán (kế toán thu tiền): kiểm tra mọi thông tin như hợp đồng, số tiền nhận được, thông báo của ngân hàng, xác nhận TSCĐ đã đến chỗ khách hàng và xuất hóa đơn GTGT (xem phụ lục kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ):
Định khoản nghiệp vụ:
Nợ 214: khấu hao TSCĐ cho thuê.
Nợ 811: giá trị còn lại của TSCĐ cho thuê.
Có 211: nguyên giá của TSCĐ (chưa bao gồm phí sửa chữa, đại tu…) Nợ 112 (tài khoản ngân hàng HSBC hoặc ACB): 1.754.175.467 VND
Có 5113: 1.594.704.970 Có 33311: 159.470.497
Tiếp theo kế toán chi tiền sẽ là người thực hiện bảng kê đính kèm (được ghi trên hóa đơn)
Sau khi kết thúc kỳ kế toán, kế toán trưởng sẽ tổng hợp các nghiệp vụ doanh thu và kết chuyển vào tài khoản 911 – xác định kết quả hoạt động kinh doanh.
5113 911
2.2.1.3.5 Sổ sách kế toán:
Kế toán thu tiền lên sổ: 1.594.704.970
1.776.854.723 …
Bảng 2.2 – NHẬT KÝ THU TIỀN
Ngày tháng ghi
sổ
Chứng từ Diễn giải Ghi nợ TK
1121
Ghi nợ các tài khoản
Ngày Số 1 1 2 1 3 1 1388 Tài khoản khác Số tiền Số hiệu A B C Diễn giải 1 2 3 4 10 31/12/13 31/12/13 Dịch vụ cho thuê thiết bị. Dự án nhà máy nhiệt điện Mông Dương II 1.754.175.467 Tổng cộng 1.754.175.467 Bảng 2.3 – NHẬT KÝ CHUNG Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái ST T dò ng Số hiệu TK đối ứng Phát sinh Ngày Số Nợ Có A B C D E F G 1 2 31/12/13 31/12/13
Thu tiền cho thuê thiết bị cho dự án nhà máy nhiệt điện Mông Dương II
Tiền gửi ngân hàng
HSBC hoặc ACB 112 1.754.175.467
Doanh thu cung cấp
dịch vụ 5113 1.594.704.970
Thuế GTGT dịch
vụ bán ra 33311 159.470.497
Bảng 2.4 – NHẬT KÝ BÁN HÀNG Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Phải thu từ người mua (ghi nợ)
Ghi có tài khoản doanh thu
Số hiệu Ngày tháng 511 3331 Khác 31/12/13 31/12/13 Doanh thu cung cấp dịch vụ 1.754.175.467 1.594.704.970 159.470.497 Tổng cộng 1.754.175.467 1.594.704.970 159.470.497 Bảng 2.5
SỔ CÁI TÀI KHOẢN 5113 – DOANH THU CUNG CẤP DỊCH VỤ Năm 2013 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Ngày Số Nợ Có Dư đầu kì 31/02/14 0000308
Dịch vụ cho thuê thiết bị cho dự án nhà máy nhiệt điện
Mông Dương II
112
1.594.704.970
14/03/14 0000324 Dịch vụ cho thuê thiết bị cho
dự án Formosa Hà Tĩnh 112 1.776.854.723
… … … … … …
31/12/13 Kết chuyển doanh thu sang
tài khoản 9111 9111 45.784.693.000
Tổng phát sinh 45.784.693.000 45.784.693.000
Dư cuối kỳ
Nhận xét: Cách định khoản của công ty tương ứng với cách định khoản theo lý thuyết trên trường, nhưng đính kèm bảng kê theo hóa đơn GTGT sau khi thực hiện
một dịch vụ cho thuê giúp cho việc mô tả được kỹ càng hơn so với việc chỉ nhìn vào định khoản.
2.2.2 Kế toán doanh thu hoạt động tài chính: 2.2.2.1 Chứng từ sử dụng: 2.2.2.1 Chứng từ sử dụng:
Chứng từ: báo có ngân hàng, sao kê ngân hàng.
Sổ kế toán: Sổ phụ ngân hàng, sổ chi tiết tài khoản 515, sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản 515.
2.2.2.2 Tài khoản sử dụng:
Công ty sử dụng tài khoản 515 – Thu nhập hoạt động tài chính để phản ánh những khoản thu nhập từ hoạt động tài chính như lãi tiền gửi, …
Kết cấu của tài khoản:
TK 515 – Thu nhập hoạt động tài chính TK 5151 – Thu nhập về lãi ngân hàng.
TK 5152 – Thu nhập về hoạt động đầu tư mua bán chứng khoán TK 5153 – Thu nhập về cho thuê tài sản
TK 5154 – Thu lãi tiền gửi TK 5155 – Thu lãi bán ngoại tệ.
TK 5158 – Thu nhập về hoạt động đầu tư khác
2.2.2.3 Trình tự hạch toán và ghi sổ: 2.2.2.3.1 Sơ đồ luân chuyển chứng từ: 2.2.2.3.1 Sơ đồ luân chuyển chứng từ:
Ngân hàng Kế toán thu tiền Kế toán trưởng
Nguồn: phòng Kế toán
2.2.2.3.2 Hạch toán chi tiết:
Ngân hàng ACB và HSBC vào cuối mỗi tháng sẽ gửi thông báo và bảng sao kê điện tử cho phòng nhân sự và kế toán trưởng về lãi tiền gửi ngân hàng. Phòng nhân sự sẽ thay mặt giám đốc kiểm tra tài khoản công ty và xác định tính đúng đắn của thông báo. Sau đó phòng nhân sự sẽ yêu cầu kế toán thu tiền in báo có của ngân hàng ra và nhập số liệu vào phần mềm Axapta để định khoản:
Nợ TK 112/ Có TK 515: Lãi tiền gửi ngân hàng HSBC hoặc ngân hàng ACB Phần mềm tự động xử lý dữ liệu và ghi vào sổ chi tiết tài khoản 515.
Kiểm tra TGNH
Thông báo Thông báo
In báo có Giấy báo có Phần mềm xử lý Nhập liệu Giấy báo có Giấy báo có Giấy báo có Sổ chi tiết Sổ NKC Sổ cái B Giấy báo có D A Kiểm tra Đối chiếu B Giám đốc A
Việc theo dõi và ghi nhận con số có được hàng tháng từ tài khoản ngân hàng sẽ do kế toán thu tiền thực hiện và định khoản. Cuối mỗi tháng, kế toán trưởng sẽ thực hiện hoạt động của kế toán tổng hợp là đối chiếu số liệu, lập bảng kê khai số tiền lãi nhận được từ đầu tư và kết xuất sổ chi tiết từ phần mềm đóng thành quyển để lưu trữ hồ sơ tại văn phòng công ty theo đúng các thủ tục pháp lý quy định cho sổ chi tiết tài khoản.
2.2.2.3.3 Hạch toán tổng hợp:
Dựa theo số liệu sổ phụ ngân hàng do bên HSBC và ACB cung cấp, kế toán tổng hợp sẽ kiểm tra, đối chiếu với dữ liệu được kế toán vốn bằng tiền nhập vào và được máy tính xử lý vào sổ nhật ký chung và sổ cái tài khoản.
Cuối kì, kế toán kết xuất các sổ từ phần mềm, in ra giấy, đóng thành quyển để lưu trữ và thực hiện các thủ tục pháp lý về sổ kế toán cho sổ nhật ký chung và sổ cái tài khoản.
2.2.2.3.4 Ví dụ thực tế:
Ngày 29/08/2014, ngân hàng gửi sao kê thông báo tiền lãi tiền gửi ngân hàng của công ty, căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng HSBC số BCTC08/038, lãi tiền gửi ngân hàng của công ty là 3.582.690 đồng, kế toán nhập liệu và định khoản như sau:
Nợ TK 11211: 3.582.690 Có TK 5151: 3.582.690
Ngày 26/03/14, nhận được giấy báo có của ngân hàng ACB thông báo lãi tiền gửi số tiền 2.841.145 đồng, căn cứ vào giấy báo có kế toán định khoản:
Nợ TK 11212: 2.841.145 Có TK 5151: 2.841.145
Ngày 31/12/2014, kế toán kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh:
Nợ TK 911: 12.680.920 Có TK 515: 12.680.920
Bảng 2.6
SỔ CÁI TÀI KHOẢN 515 – DOANH THU HOẠT ĐỘNG TÀI CHÍNH.
Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Ngày Số Nợ Có Dư đầu kì 26/03/14 BCCT03
/004 Lãi tiền gửi tháng 3/2014 11211 2.841.145
29/08/14 BCTC08
/038 Lãi tiền gửi tháng 8/2014 11211 3.582.690
… … … …
31/12/14 Kết chuyển doanh thu hoạt động
tài chính sang tài khoản 9111 9111 12.680.920
Tổng phát sinh 12.680.920 12.680.920
Dư cuối kỳ
Nhận xét: Nghiệp vụ ghi nhận doanh thu hoạt động tài chính như trên hạch toán như vậy theo em là chặt chẽ và đúng nguyên tắc kế toán. Căn cứ vào giấy báo có, kế toán vốn bằng tiền ghi nhận nhập liệu vào phần mềm, kế toán tổng hợp kiểm tra và đối chiếu nên sai sót hầu hết không xảy ra.
2.2.3 Kế toán thu nhập khác:
Vì công ty Sarens Việt Nam bắt đầu từ thời gian thành lập đến nay là 6 năm, chuyên cho thuê các loại thiết bị nặng dùng trong xây dựng nên đến cuối năm 2014, công ty vẫn chưa hề ghi nhận một nghiệp vụ nào được kết toán vào thu nhập khác.
2.2.4 Kế toán chi phí bán hàng: 2.2.4.1 Chứng từ sử dụng:
Sổ kế toán: Sổ chi tiết tài khoản, Sổ nhật kí chi tiền, Sổ nhật kí chung, Sổ cái tài khoản.
2.2.4.2 Tài khoản sử dụng:
Công ty sử dụng tài khoản 641 – Chi phí bán hàng để ghi nhận các chi phí liên quan đến dịch vụ công ty cung cấp.
Kết cấu của tài khoản này như sau: TK 641 – Chi phí bán hàng (TK cấp 1)
6411 - Chi phí nhân viên 6412 - Chi phí vật liệu, bao bì 6413 - Chi phí dụng cụ, đồ dùng 6414 - Chi phí khấu hao TSCĐ 6415 - Chi phí bảo hành
6416 - Chi phí sửa chữa, bảo quản 6417 - Chi phí dịch vụ mua ngoài
64171 – Thực phẩm
64172 – Xăng, phí cầu đường, vé máy bay… 64173 – Chi phí quần áo bảo hộ
6418 - Chi phí bằng tiền khác.
2.2.4.3 Trình tự hạch toán và ghi sổ: 2.2.4.3.1 Sơ đồ luân chuyển chứng từ:
Phòng nhân sự Giám đốc Kế toán chi tiền Kế toán trưởng
Nguồn: phòng Nhân sự, phòng Kế toán.
2.2.4.3.2 Hạch toán chi tiết:
- Công ty trong một tháng hoạt động sẽ phát sinh các chi phí như sau: phí đi taxi, vé máy bay, tiền xăng xe, tiền cước đường bộ…
- Trường hợp các phí dịch vụ trả ngay như tiền vé máy bay, tiền cước đường bộ thì công ty sẽ cấp cho nhân viên dựa theo lịch công tác nước ngoài, nếu có bất kì khoản nào phát sinh thêm sẽ do nhân viên tự chi trả, sau đó sẽ viết báo cáo và đem hóa đơn về công ty thanh toán lại.
- Trường hợp các phí dịch vụ công ty Sarens đã có hợp đồng với bên cung cấp dịch vụ rằng mỗi cuối tháng sẽ tổng hợp lại chi một lần. Công ty sẽ dựa trên hóa đơn mà bên nhà cung cấp dịch vụ để tổng kết lại số tiền và chuyển tiền qua tài khoản ngân hàng.
Các hóa đơn GTGT từ hai trường hợp nêu trên sẽ được giao cho giám đốc nhân sự, đem copy ra một bản sao và lưu lại. Sau đó giám đốc nhân sự sẽ phân loại từng loại hóa đơn và lập ra các phiếu yêu cầu chi dịch vụ công ty sử dụng, đem cho giám đốc xem xét và ký nhận thì sẽ chuyển qua phòng kế toán, kế toán chi tiền sẽ tính toán và kiểm tra lại con số trên phiếu yêu cầu, sau đó sẽ đưa phiếu yêu cầu cho phòng kinh doanh (hoặc phòng ban có nhân viên đi công tác yêu cầu chi trả) để quản lý kiểm tra và ký xác nhận. Quản lý sẽ lập thêm một bản phiếu yêu cầu bằng tiếng anh có chữ ký của mình và chuyển về phòng kế toán. Dựa theo trình tự, kế toán sẽ lập payment voucher (hoặc ủy nhiệm chi) để chuyển khoản qua các công ty cung cấp dịch vụ và định khoản vào phần mềm.
Nợ 641:
Có 112: Có 133:
- Đối với việc trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ: nhân viên các phòng ban sẽ lập một bảng chấm giờ làm việc và gửi cho phòng nhân sự, phòng nhân sự sẽ ghi nhận lại giờ tăng ca vào excel. Tiếp theo phòng nhân sự sẽ yêu cầu kế toán chi tiền lập bảng kê khai giờ làm (dành cho nhân viên làm việc ngoài cảng, bãi…) và đối chiếu số giờ tăng ca với số giờ trên bảng kê khai. Sau khi nhập xong, phòng nhân sự sẽ tiếp tục bước kiểm tra về lượng giờ tăng ca chênh lệch, khi xong sẽ tiến hành việc tính lương và gửi bảng lương cho giám đốc duyệt. Tiếp theo sẽ đưa bảng lương đã được duyệt cho phòng kế toán. Kế toán thu tiền tiến hành kiểm tra và nhập liệu vào phần mềm. Phần mềm sau đó tiến hành xử lý và ghi vào sổ chi tiết. Cuối kì, kế toán kết xuất sổ chi tiết tài khoản, in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý về sổ kế toán. Mẫu sổ chi tiết tài khoản giống như mẫu sổ chi tiết tài khoản doanh thu.
2.2.4.3.3 Hạch toán tổng hợp:
Sau khi nhập liệu chi phí vào phần mềm, mỗi cuối tháng, căn cứ trên hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng kế toán tổng hợp sẽ đối chiếu, kiểm tra số liệu đã được nhập liệu trên phần mềm cũng như định khoản của kế toán viên tại các sổ Nhật kí chi tiền (đã thanh toán chi phí), sổ nhật kí chung và sổ cái. Nếu có sai sót, kế toán tổng hợp sẽ thông báo cho kế toán chi tiền điều chỉnh cho phù hợp.
Cuối kì, kế toán kết xuất ra các sổ nhật kí chung, nhật kí chi tiền và sổ cái. Các sổ sau khi kết xuất sẽ được in ra giấy, đóng thành quyển, đóng dấu và thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan đến sổ kế toán nhằm mục đích lưu trữ và quyết toán thuế.
Mẫu sổ nhật kí chung và sổ cái tài khoản có mẫu tương tự với sổ nhật kí chung và sổ cái của tài khoản doanh thu.
2.2.4.3.4 Ví dụ thực tế:
Ngày 10/06/2014, căn cứ theo Hóa đơn số 0000045 do Công ty TNHH Thương mại Tổng hợp Lâm Anh (xem phụ lục 2 – Kế toán chi phí bán hàng) do anh Trần Quang Minh ký nhận được chuyển đến phòng nhân sự của công ty Sarens. Nội dung trên Hóa đơn là dùng để thanh toán tiền phòng: 318.200 VND (thuế: 31.820 VND)
Ngày 18/06/2014, căn cứ theo Hóa đơn số 0000338 được Công ty TNHH Thương mại – Xuất nhập khẩu Vĩnh Duy (xem phụ lục 2 – Kế toán chi phí bán hàng) gửi đến công ty Sarens do anh Trần Quang Minh ký, nội dung trên hóa đơn ghi thanh toán tiền quần áo bảo hộ: 750.000 VND (thuế: 75.000 VND)
Ngày 27/05/2014, phòng nhân sự tiếp nhận hóa đơn GTGT của Công ty TNHH Thắng Liên xuất (xem phụ lục 2 – Kế toán chi phí bán hàng), người ký hóa đơn là anh Trần Quang Minh để chi trả tiền mua thiết bị: 1.650.000 VND (thuế: 165.000 VND)
Ngày 05/06/2014, công ty TNHH Khách sạn Nam Phú xuất Hóa đơn GTGT số 0000595 (xem phụ lục 2 – Kế toán chi phí bán hàng) do anh Trần Quang Minh ký chuyển đến