Hình thức kế toán áp dụng: công ty áp dụng hình thức kế toán máy, hệ thống kế toán được lập trình theo phần mềm Axapta được viết theo hình thức nhật ký chung.
- Giới thiệu sơ lược về phần mềm Axapta: Công ty TNHH Sarens Việt Nam chọn sử dụng Axapta vì phần mềm giúp quản lý hệ thống của toàn công ty rất hiệu quả, tốc độ lưu trữ và xuất dữ liệu nhanh. Hệ thống còn giúp hỗ trợ đa tiền tệ vì đây là công ty đa quốc gia, có nhật ký mua hàng và bán hàng, kế toán nội bộ cho công ty con, hợp nhất toàn cầu và ngân sách đa cấp.
Sơ đồ 2.3 Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối quý, cuối năm Đối chiếu
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán; các loại hóa đơn; bảng biểu…, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ kế toán - Sổ chi tiết - Sổ tổng hợp - Nhật ký Báo cáo
- Báo cáo tài chính - Báo cáo quản trị Phần mềm kế toán AXAPTA
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký – Sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng (hoặc vào các thời điểm quan trọng khác trong niên độ kế toán), kế toán sẽ cho chạy phần mềm cộng sổ dựa trên số liệu được nhập vào trong suốt thời gian tính từ cuối khóa sổ gần nhất và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Nhiệm vụ của Kế toán trưởng là kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm phòng kế toán sẽ kết xuất dữ liệu trên sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết ra giấy, lưu trữ thành từng bộ hồ sơ và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.