2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển:
2.1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển:
Tiền thân của công ty Sarens bắt nguồn từ nước Bỉ, do người nông dân Granddad Sarens thành lập.
Công cụ lao động mà Granddad Sarens có lúc bấy giờ chỉ là một con ngựa và một chiếc xe đẩy ông dùng vào việc vận chuyển các loại cây gỗ đến cho khách hàng cùng với mười hai người con. Sau một thời gian chiếc xe nhỏ được ông thay bằng chiếc xe tải cỡ lớn, khi chiến tranh diễn ra, đời sống khan hiếm về nhiều mặt, ông đã nâng cấp chiếc xe của mình: bánh xe bằng gỗ nhường chỗ cho lốp xe cao su, động cơ hoạt động thay cho sức ngựa. Các phương tiện của ông luôn thích nghi với nhu cầu của khách hàng.
Và như vậy phương thức vận hành công việc của Sarens ra đời: bước thứ nhất là phân tích vấn đề và tìm kiếm những giải pháp kỹ thuật phù hợp. Sau đó Sarens sẽ cập nhật, vận chuyển, xây dựng và lắp ráp các thiết bị sao cho phù hợp dưới sự giám sát có thẩm quyền. Khả năng vốn có kết hợp với kinh nghiệm tích lũy đã tạo cho Sarens một vị trí vững chắc như ngày hôm nay.
Với cố gắng không ngừng nghỉ qua nhiều thế hệ, hiện nay cái tên Sarens đã xuất hiện ở rất nhiều nơi trên thế giới: Tây Âu, Đông Âu, Châu Phi, Trung Đông, Bắc Mỹ, Châu Mỹ - Latinh, Châu Đại Dương, Châu Á.
Đến ngày 29/7/2010, chi nhánh Sarens tại Việt Nam được thành lập, lấy tên là Công ty TNHH Sarens Việt Nam.
2.1.1.2 Giới thiệu tổng quát về công ty TNHH Sarens Việt Nam:
Thành lập theo giấy phép: 411043001295, ngày 29/7/2010.
Địa chỉ công ty: Tòa nhà Miss Áo Dài, lầu 6, 21 Nguyễn Trung Ngạn, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh.
Tên đầy đủ: Công ty TNHH Sarens Việt Nam. Tên giao dịch: Sarens Vietnam Co., Ltd.
Giám đốc: Steven Coulson Số điện thoại: 08.3910.2875
Email: vsteven.coulson@sarens.com Website: www.sarens.com
Mã số thuế: 0310247053.
Số vốn chủ sở hữu từ ngày thành lập công ty: 500,000USD.
Loại hình kinh doanh: cho thuê thiết bị máy móc siêu trường siêu trọng phục vụ dự án xây dựng. (như cẩu tháp, thủy lực chuyên dụng, cần cẩu thủy lực…)
Trụ sở tại Bỉ là công ty mẹ.
2.1.2 Bộ máy tổ chức của công ty: 2.1.2.1 Sơ đồ: 2.1.2.1 Sơ đồ:
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu bộ máy tổ chức của công ty.
2.1.2.2 Giới thiệu các phòng ban:
- Phòng nhân sự: trong bộ máy Công ty TNHH Sarens Việt Nam thì phòng nhân sự là phòng ban chỉ huy trực tiếp trong công ty vì Giám đốc rất hay ra nước ngoài công tác. Trưởng ban nhân sự sẽ tiếp nhận các hợp đồng làm ăn của các đối tác trong nước và giải quyết các vấn đề liên quan đến các vị khách quốc tế. Phòng nhân sự là nơi phụ trách việc đặt ra tiêu chuẩn tuyển nhân viên của công ty, quyết định vị trí làm việc của từng người, theo dõi tiến độ hoàn thành công việc của
PHÒNG KINH DOANH PHÒNG BÁN HÀNG PHÒNG KỸ THUẬT PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG NHÂN SỰ GIÁM ĐỐC
nhân viên trong mỗi phòng ban dù họ có mặt ở văn phòng hay ở công trường và tính lương mỗi tháng cho nhân viên.
- Phòng kế toán: tổ chức ghi chép, tính toán và phản ánh chính xác, kịp thời tình hình tài chính của công ty. Giải quyết các loại vốn và hoạt động kinh doanh phục vụ cho việc kinh doanh cũng như hoạt động của nhà trường. Tính toán và trích nộp đầy đủ, kịp thời các khoản thuế nộp ngân sách nhà nước, các quỹ của công ty cũng như thanh toán đúng hạn các khoản tiền vay, công nợ phải thu và phải trả. Giải quyết và xử lý các khoản thiếu hụt, các khoản nợ không đòi được và các khoản thiệt hại khác.
- Phòng Kinh doanh và Phòng Bán hàng (Sales): chịu trách nhiệm lập kế hoạch chiến lược kinh doanh, sự kiện thu hút và phát triển khách hàng, lập và xây dựng hợp đồng, thực hiện xây dựng quan hệ và thiết lập thông tin với các công ty khác, đồng thời phòng kinh doanh cũng là nơi thường xuyên phải theo dõi tình trạng của các loại máy móc thiết bị của công ty ở các cảng; bãi… Phụ trách đi giao thiệp ở nước ngoài với các khách hàng và luôn phải tham gia các buổi tập huấn hoặc họp hành về luật và các quy định liên quan đến loại hình kinh doanh của công ty. - Phòng Kỹ thuật: là phòng ban chịu trách nhiệm lắp ráp, tháo dỡ, xem xét và tìm
hiểu các bản thiết kế, vận hành các loại máy móc công ty nhập về. Người của phòng Kỹ thuật phải có chứng chỉ về chuyên ngành như bằng lái cẩu vì thường xuyên làm việc với các loại máy chuyên dụng trong xây dựng. Cuối cùng phòng Kỹ thuật còn có nhiệm vụ theo dõi chặt chẽ và đề xuất các phương án bảo hộ an toàn lao động và đặt mua các trang thiết bị có độ bảo hộ đã qua kiểm định về chất lượng cho các nhân viên làm việc tại cảng bãi sử dụng.
2.1.3 Đánh giá tình hình nhân sự:
Bảng 2.1 Bảng thống kê tình hình nhân sự tại công ty.
Trình độ văn hóa Số lượng %
Phổ thông 53 100%
Cao đẳng 15 28,3%
Đại học 38 71,7%
Nguồn: Phòng nhân sự.
2.1.3.2 Đánh giá:
Dựa theo số lượng nhân sự các phòng ban tổ chức, mỗi phòng ban có đủ số lượng người để đáp ứng hoạt động kinh doanh của công ty, nhưng thực tế công ty vào năm 2015 đang tổ chức phỏng vấn để tuyển thêm nhân viên phục vụ công việc. Trình độ nhân viên hầu hết từ cao đẳng trở lên và có kinh nghiệm làm việc phong phú (vì công ty TNHH Sarens Việt Nam chỉ vừa được thành lập sáu năm trước), hoàn toàn đáp ứng yêu cầu tuyển dụng và môi trường năng động của công ty. Bên cạnh đó, các nhân viên từ các phòng ban đều sở hữu trình độ giao tiếp và nghe tiếng Anh rất tốt để có thể hòa nhập vào môi trường đa quốc gia công ty mang lại bởi vì công ty thường xuyên tiếp các đối tác từ rất nhiều đất nước, thậm chí giám đốc đại diện cho công ty ở Việt Nam cũng là người Anh.
2.1.4 Cơ cấu bộ máy kế toán: 2.1.4.1 Hình thức tổ chức: 2.1.4.1 Hình thức tổ chức:
Mô hình tổ chức công tác kế toán của công ty sử dụng hình thức kế toán tập trung: toàn bộ công tác kế toán được tiến hành tập trung tại phòng kế toán, do kế toán trưởng đứng đầu, hướng dẫn về nghiệp vụ và vận hành bộ máy kế toán tổng hợp cho toàn công ty.
Sơ đồ 2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán.
Nguồn: Phòng Kế toán.
2.1.4.3 Chức năng, nhiệm vụ:
- Kế toán trưởng: Là người đứng đầu trong bộ máy kế toán, chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán, thống kê thông tin tài chính kế toán. Kế toán trưởng có quyền tổ chức phân công công việc cho các nhân viên kế toán, ký kết các chứng từ kế toán, chịu trách nhiệm hướng dẫn và quản lý công việc của kế toán viên, kiểm tra và giám sát việc hạch toán của các kế toán viên cũng như việc chấp hành các chế độ kế toán, chính sách của Bộ tài chính. Ngoài ra, kế toán trưởng còn chịu trách nhiệm thực hiện mọi công việc của kế toán tổng hợp, phân tích tình hình công nợ, doanh thu, chi phí, tham mưu, lập các loại báo cáo cho công ty phù hợp với các thông tư quyết định của Nhà nước và báo cáo số liệu tài chính kế toán cho Giám đốc.
- Kế toán thu tiền: Quản lý việc nhập quỹ tiền mặt, hằng ngày kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế. Thực hiện việc ghi chép quá trình thu tiền cho thuê máy móc thiết bị, lập phiếu thu và xuất hóa đơn GTGT dựa trên các loại biên lai. Theo dõi tình hình biến động của tiền mặt, thực hiện việc chi tiền mặt dựa trên phiếu chi của kế toán vốn bằng tiền, thường xuyên kiểm tra đối chiếu với số liệu sổ quỹ tiền mặt với sổ kế toán để xác định lượng tiền mặt tồn quỹ, nếu có chênh lệch phải tìm hiểu nguyên nhân và có biện pháp xử lý kịp thời đồng thời cũng là người lập bảng kê khai thuế dịch vụ mua vào hàng tháng.
- Kế toán chi tiền: theo dõi việc chi thanh toán công nợ cho nhà cung cấp, tổng hợp chứng từ. Ngoài ra, kế toán viên còn theo dõi quản lý tình hình biến động của tiền gửi ngân hàng, đối chiếu với thủ quỹ khoản doanh thu tiền mặt, kiểm tra, đối chiếu
KẾ TOÁN TRƯỞNG
KẾ TOÁN CHI TIỀN
KẾ TOÁN THU TIỀN
chứng từ để lập Ủy nhiệm chi đối với tiền gửi ngân hàng hay phiếu chi thanh toán nhà cung cấp, các khoản thanh toán cho ngân sách Nhà nước như Bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân, thuế thu nhập doanh nghiệp, cung cấp số liệu cho kế toán trưởng lập báo cáo. Kế toán chi tiền kiêm thêm việc lập và lưu trữ các loại voucher và ledger, đồng thời mỗi tháng sẽ lập bảng kê khai thuế dịch vụ bán ra mỗi tháng và đưa lên cho kế toán trưởng xét duyệt.
2.1.5 Tổ chức công tác kế toán: 2.1.5.1 Niên độ kế toán: 2.1.5.1 Niên độ kế toán:
Niên độ kế toán sử dụng trong công tác kế toán của công ty là năm tài chính tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12.
Đơn vị tiền tệ sử dụng: Đồng Việt Nam.
2.1.5.2 Chế độ kế toán áp dụng:
Chế độ kế toán áp dụng tại công ty là chế độ kế toán Việt Nam theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 và chuẩn mực kế toán hiện hành áp dụng từ năm 2006-2014. Từ ngày 01/01/2015, công ty áp dụng chế độ kế toán theo thông tư 200/2014/TT-BTC.
Thuế TNDN tính trên lợi nhuận hoặc lỗ của năm bao gồm thuế thu nhập hiện hành và thuế thu nhập hoãn lại. Thuế TNDN được ghi nhận trong Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh ngoại trừ trường hợp có các khoản thuế thu nhập liên quan đến các khoản mục được ghi nhận thẳng vào vốn chủ sở hữu, thì khi đó các thuế thu nhập này cũng được ghi nhận thẳng vào vốn chủ sở hữu.
Thuế thu nhập hiện hành là khoản thuế dự kiến nộp dựa trên thu nhập chịu thuế trong năm, sử dụng các mức thuế suất có hiệu lực tại ngày kết thúc niên độ kế toán, và các khoản điều chỉnh thuế phải nộp liên quan đến những năm trước.
Thuế thu nhập hoãn lại được tính theo phương pháp Bảng cân đối kế toán cho các chênh lệch tạm thời giữa giá trị ghi sổ của các khoản mục tài sản và nợ phải trả cho mục đích Báo cáo tài chính và giá trị sử dụng cho mục đích tính thuế. Giá trị của thuế thu nhập hoãn lại được ghi nhận dựa trên cách thức dự kiến thu hồi hoặc
thanh toán giá trị ghi sổ của các khoản mục tài sản và nợ phải trả sử dụng các mức thuế suất có hiệu lực hoặc cơ bản có hiệu lực tại ngày kết thúc niên độ kế toán.
Tài sản thuế thu nhập hoãn lại chỉ được ghi nhận trong phạm vi chắc chắn có đủ lợi nhuận tính thuế trong tương lai để tài sản thuế thu nhập này có thể sử dụng được. Tài sản thuế thu nhập hoãn lại được ghi giảm trong phạm vi không còn chắc chắn là các lợi ích về thuế liên quan này sẽ sử dụng được.
Các khoản phải thu khách hàng và các khoản phải thu khác được phản ánh theo nguyên giá trừ đi dự phòng phải thu khó đòi.
Tài sản cố định hữu hình:
Nguyên giá: được thể hiện theo nguyên giá trừ đi giá trị hao mòn lũy kế. Nguyên giá TSCĐHH bao gồm giá mua, thuế nhập khẩu, các loại thuế mua hàng không hoàn lại và chi phí liên quan trực tiếp để đưa tài sản đến vị trí và trạng thái hoạt động cho mục đích sử dụng đã dự kiến.Các chi phí phát sinh sau khi TSCĐHH đã đưa vào hoạt động như chi phí sửa chữa, bảo dưỡng và đại tu được ghi nhận vào Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong năm mà chi phí phát sinh. Trong các trường hợp có thể chứng minh một cách rõ ràng rằng các khoản chi phí này làm tăng lợi ích kinh tế trong tương lai dự tính thu được từ việc sử dụng TSCĐHH vượt trên mức hoạt động tiêu chuẩn theo như đánh giá ban đầu, thì các chi phí này được vốn hóa như một khoản nguyên giá tăng thêm của TSCĐHH.
Khấu hao: được tính theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian hữu dụng ước tính của TSCĐHH. Thời gian hữu dụng ước tính như sau:
Máy móc và thiết bị 5 – 7 năm.
Thiết bị văn phòng 5 năm.
Dự phòng: một khoản dự phòng được ghi nhận nếu, do kết quả của một sự kiện trong quá khứ, công ty có nghĩa vụ pháp lý hiện tại hoặc liên đới có thể ước tính đáng tin cậy, và chắc chắn có thể làm giảm sút các lợi ích kinh tế trong tương lai để thanh toán các khoản nợ phải trả theo nghĩa vụ đó. Khoản dự phòng được xác định bằng cách chiết khấu dòng tiền dự kiến phải trả trong tương lai với tỷ lệ chiết khấu trước thuế phản ánh đánh giá của thị trường ở thời điểm hiện tại về giá trị thời gian của tiền và rủi ro cụ thể của khoản nợ đó.
2.1.5.3 Hệ thống thông tin kế toán:
Hình thức kế toán áp dụng: công ty áp dụng hình thức kế toán máy, hệ thống kế toán được lập trình theo phần mềm Axapta được viết theo hình thức nhật ký chung.
- Giới thiệu sơ lược về phần mềm Axapta: Công ty TNHH Sarens Việt Nam chọn sử dụng Axapta vì phần mềm giúp quản lý hệ thống của toàn công ty rất hiệu quả, tốc độ lưu trữ và xuất dữ liệu nhanh. Hệ thống còn giúp hỗ trợ đa tiền tệ vì đây là công ty đa quốc gia, có nhật ký mua hàng và bán hàng, kế toán nội bộ cho công ty con, hợp nhất toàn cầu và ngân sách đa cấp.
Sơ đồ 2.3 Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối quý, cuối năm Đối chiếu
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán; các loại hóa đơn; bảng biểu…, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ kế toán - Sổ chi tiết - Sổ tổng hợp - Nhật ký Báo cáo
- Báo cáo tài chính - Báo cáo quản trị Phần mềm kế toán AXAPTA
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký – Sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng (hoặc vào các thời điểm quan trọng khác trong niên độ kế toán), kế toán sẽ cho chạy phần mềm cộng sổ dựa trên số liệu được nhập vào trong suốt thời gian tính từ cuối khóa sổ gần nhất và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Nhiệm vụ của Kế toán trưởng là kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm phòng kế toán sẽ kết xuất dữ liệu trên sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết ra giấy, lưu trữ thành từng bộ hồ sơ và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
2.2 Kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Sarens Việt Nam: Sarens Việt Nam:
2.2.1 Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: 2.2.1.1 Chứng từ sử dụng: