2.1.4.1 Hình thức tổ chức:
Mô hình tổ chức công tác kế toán của công ty sử dụng hình thức kế toán tập trung: toàn bộ công tác kế toán được tiến hành tập trung tại phòng kế toán, do kế toán trưởng đứng đầu, hướng dẫn về nghiệp vụ và vận hành bộ máy kế toán tổng hợp cho toàn công ty.
Sơ đồ 2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán.
Nguồn: Phòng Kế toán.
2.1.4.3 Chức năng, nhiệm vụ:
- Kế toán trưởng: Là người đứng đầu trong bộ máy kế toán, chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán, thống kê thông tin tài chính kế toán. Kế toán trưởng có quyền tổ chức phân công công việc cho các nhân viên kế toán, ký kết các chứng từ kế toán, chịu trách nhiệm hướng dẫn và quản lý công việc của kế toán viên, kiểm tra và giám sát việc hạch toán của các kế toán viên cũng như việc chấp hành các chế độ kế toán, chính sách của Bộ tài chính. Ngoài ra, kế toán trưởng còn chịu trách nhiệm thực hiện mọi công việc của kế toán tổng hợp, phân tích tình hình công nợ, doanh thu, chi phí, tham mưu, lập các loại báo cáo cho công ty phù hợp với các thông tư quyết định của Nhà nước và báo cáo số liệu tài chính kế toán cho Giám đốc.
- Kế toán thu tiền: Quản lý việc nhập quỹ tiền mặt, hằng ngày kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế. Thực hiện việc ghi chép quá trình thu tiền cho thuê máy móc thiết bị, lập phiếu thu và xuất hóa đơn GTGT dựa trên các loại biên lai. Theo dõi tình hình biến động của tiền mặt, thực hiện việc chi tiền mặt dựa trên phiếu chi của kế toán vốn bằng tiền, thường xuyên kiểm tra đối chiếu với số liệu sổ quỹ tiền mặt với sổ kế toán để xác định lượng tiền mặt tồn quỹ, nếu có chênh lệch phải tìm hiểu nguyên nhân và có biện pháp xử lý kịp thời đồng thời cũng là người lập bảng kê khai thuế dịch vụ mua vào hàng tháng.
- Kế toán chi tiền: theo dõi việc chi thanh toán công nợ cho nhà cung cấp, tổng hợp chứng từ. Ngoài ra, kế toán viên còn theo dõi quản lý tình hình biến động của tiền gửi ngân hàng, đối chiếu với thủ quỹ khoản doanh thu tiền mặt, kiểm tra, đối chiếu
KẾ TOÁN TRƯỞNG
KẾ TOÁN CHI TIỀN
KẾ TOÁN THU TIỀN
chứng từ để lập Ủy nhiệm chi đối với tiền gửi ngân hàng hay phiếu chi thanh toán nhà cung cấp, các khoản thanh toán cho ngân sách Nhà nước như Bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân, thuế thu nhập doanh nghiệp, cung cấp số liệu cho kế toán trưởng lập báo cáo. Kế toán chi tiền kiêm thêm việc lập và lưu trữ các loại voucher và ledger, đồng thời mỗi tháng sẽ lập bảng kê khai thuế dịch vụ bán ra mỗi tháng và đưa lên cho kế toán trưởng xét duyệt.
2.1.5 Tổ chức công tác kế toán: 2.1.5.1 Niên độ kế toán: 2.1.5.1 Niên độ kế toán:
Niên độ kế toán sử dụng trong công tác kế toán của công ty là năm tài chính tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12.
Đơn vị tiền tệ sử dụng: Đồng Việt Nam.
2.1.5.2 Chế độ kế toán áp dụng:
Chế độ kế toán áp dụng tại công ty là chế độ kế toán Việt Nam theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 và chuẩn mực kế toán hiện hành áp dụng từ năm 2006-2014. Từ ngày 01/01/2015, công ty áp dụng chế độ kế toán theo thông tư 200/2014/TT-BTC.
Thuế TNDN tính trên lợi nhuận hoặc lỗ của năm bao gồm thuế thu nhập hiện hành và thuế thu nhập hoãn lại. Thuế TNDN được ghi nhận trong Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh ngoại trừ trường hợp có các khoản thuế thu nhập liên quan đến các khoản mục được ghi nhận thẳng vào vốn chủ sở hữu, thì khi đó các thuế thu nhập này cũng được ghi nhận thẳng vào vốn chủ sở hữu.
Thuế thu nhập hiện hành là khoản thuế dự kiến nộp dựa trên thu nhập chịu thuế trong năm, sử dụng các mức thuế suất có hiệu lực tại ngày kết thúc niên độ kế toán, và các khoản điều chỉnh thuế phải nộp liên quan đến những năm trước.
Thuế thu nhập hoãn lại được tính theo phương pháp Bảng cân đối kế toán cho các chênh lệch tạm thời giữa giá trị ghi sổ của các khoản mục tài sản và nợ phải trả cho mục đích Báo cáo tài chính và giá trị sử dụng cho mục đích tính thuế. Giá trị của thuế thu nhập hoãn lại được ghi nhận dựa trên cách thức dự kiến thu hồi hoặc
thanh toán giá trị ghi sổ của các khoản mục tài sản và nợ phải trả sử dụng các mức thuế suất có hiệu lực hoặc cơ bản có hiệu lực tại ngày kết thúc niên độ kế toán.
Tài sản thuế thu nhập hoãn lại chỉ được ghi nhận trong phạm vi chắc chắn có đủ lợi nhuận tính thuế trong tương lai để tài sản thuế thu nhập này có thể sử dụng được. Tài sản thuế thu nhập hoãn lại được ghi giảm trong phạm vi không còn chắc chắn là các lợi ích về thuế liên quan này sẽ sử dụng được.
Các khoản phải thu khách hàng và các khoản phải thu khác được phản ánh theo nguyên giá trừ đi dự phòng phải thu khó đòi.
Tài sản cố định hữu hình:
Nguyên giá: được thể hiện theo nguyên giá trừ đi giá trị hao mòn lũy kế. Nguyên giá TSCĐHH bao gồm giá mua, thuế nhập khẩu, các loại thuế mua hàng không hoàn lại và chi phí liên quan trực tiếp để đưa tài sản đến vị trí và trạng thái hoạt động cho mục đích sử dụng đã dự kiến.Các chi phí phát sinh sau khi TSCĐHH đã đưa vào hoạt động như chi phí sửa chữa, bảo dưỡng và đại tu được ghi nhận vào Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong năm mà chi phí phát sinh. Trong các trường hợp có thể chứng minh một cách rõ ràng rằng các khoản chi phí này làm tăng lợi ích kinh tế trong tương lai dự tính thu được từ việc sử dụng TSCĐHH vượt trên mức hoạt động tiêu chuẩn theo như đánh giá ban đầu, thì các chi phí này được vốn hóa như một khoản nguyên giá tăng thêm của TSCĐHH.
Khấu hao: được tính theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian hữu dụng ước tính của TSCĐHH. Thời gian hữu dụng ước tính như sau:
Máy móc và thiết bị 5 – 7 năm.
Thiết bị văn phòng 5 năm.
Dự phòng: một khoản dự phòng được ghi nhận nếu, do kết quả của một sự kiện trong quá khứ, công ty có nghĩa vụ pháp lý hiện tại hoặc liên đới có thể ước tính đáng tin cậy, và chắc chắn có thể làm giảm sút các lợi ích kinh tế trong tương lai để thanh toán các khoản nợ phải trả theo nghĩa vụ đó. Khoản dự phòng được xác định bằng cách chiết khấu dòng tiền dự kiến phải trả trong tương lai với tỷ lệ chiết khấu trước thuế phản ánh đánh giá của thị trường ở thời điểm hiện tại về giá trị thời gian của tiền và rủi ro cụ thể của khoản nợ đó.
2.1.5.3 Hệ thống thông tin kế toán:
Hình thức kế toán áp dụng: công ty áp dụng hình thức kế toán máy, hệ thống kế toán được lập trình theo phần mềm Axapta được viết theo hình thức nhật ký chung.
- Giới thiệu sơ lược về phần mềm Axapta: Công ty TNHH Sarens Việt Nam chọn sử dụng Axapta vì phần mềm giúp quản lý hệ thống của toàn công ty rất hiệu quả, tốc độ lưu trữ và xuất dữ liệu nhanh. Hệ thống còn giúp hỗ trợ đa tiền tệ vì đây là công ty đa quốc gia, có nhật ký mua hàng và bán hàng, kế toán nội bộ cho công ty con, hợp nhất toàn cầu và ngân sách đa cấp.
Sơ đồ 2.3 Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối quý, cuối năm Đối chiếu
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán; các loại hóa đơn; bảng biểu…, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ kế toán - Sổ chi tiết - Sổ tổng hợp - Nhật ký Báo cáo
- Báo cáo tài chính - Báo cáo quản trị Phần mềm kế toán AXAPTA
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký – Sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng (hoặc vào các thời điểm quan trọng khác trong niên độ kế toán), kế toán sẽ cho chạy phần mềm cộng sổ dựa trên số liệu được nhập vào trong suốt thời gian tính từ cuối khóa sổ gần nhất và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Nhiệm vụ của Kế toán trưởng là kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm phòng kế toán sẽ kết xuất dữ liệu trên sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết ra giấy, lưu trữ thành từng bộ hồ sơ và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
2.2 Kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Sarens Việt Nam: Sarens Việt Nam:
2.2.1 Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: 2.2.1.1 Chứng từ sử dụng: 2.2.1.1 Chứng từ sử dụng:
Chứng từ: Biên lai, phiếu thu, báo có ngân hàng đối với trường hợp chuyển khoản, hóa đơn GTGT.
Sổ sách sử dụng: Sổ chi tiết tài khoản, Sổ cái tài khoản, Sổ nhật kí bán hàng, Sổ quỹ tiền mặt, Sổ phụ ngân hàng.
2.2.1.2 Tài khoản sử dụng:
Công ty sử dụng tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng, trong đó chia thành các cấp nhỏ hơn như sau:
TK 5111- Doanh thu bán hàng hóa TK 5112- Doanh thu bán thành phẩm TK 5113- Doanh thu cung cấp dịch vụ. TK 5118 - Doanh thu khác
Tuy nhiên, công ty sử dụng nhiều nhất là tài khoản 5113, các tài khoản còn lại hầu như không có phát sinh.
2.2.1.3 Trình tự hạch toán và ghi sổ: 2.2.1.3.1 Sơ đồ luân chuyển chứng từ: 2.2.1.3.1 Sơ đồ luân chuyển chứng từ:
Phòng bán hàng Kế toán thu tiền Kế toán trưởng Kho
Nguồn: Phòng Kế toán.
2.2.1.3.2 Hạch toán chi tiết:
Phòng bán hàng của công ty Sarens sẽ là nơi nhận đơn đặt hàng hoặc đơn thuê máy móc thiết bị của các đối tác, nhân viên bán hàng sẽ liên hệ với quản lý kho để xác nhận các thiết bị khách hàng cần. Tiếp theo nhân viên bán hàng sẽ lập hợp đồng thuê và viết giấy xuất xưởng các thiết bị rồi chuyển giấy xuất kho sang phòng kế toán, phòng kế toán sẽ tiếp nhận giấy xuất kho, đối chiếu số liệu trên giấy và số lượng tồn trên sổ, xác nhận không có vấn đề thì sẽ đưa cho kế toán trưởng ký duyệt và chuyển giấy xuất kho sang cho quản lý kho để xuất thiết bị cho khách hàng. Dựa vào các điều khoản về loại hình máy móc cho thuê và mức giá, kế toán thu tiền sẽ xuất Hóa đơn gồm 3 liên và giao liên 2
cho khách hàng. Khi khách hàng nhận được hóa đơn và thực hiện chuyển khoản, kế toán thu tiền dựa vào báo có của ngân hàng HSBC hoặc ngân hàng ACB sẽ đưa số liệu trên chứng từ nhập vào phần mềm tương ứng với từng đối tác.
Bước cuối cùng, kế toán thu tiền sẽ chuyển các chứng từ có liên quan sang cho kế toán chi tiền, kế toán chi tiền sẽ đem hóa đơn liên 1 lưu vào file hồ sơ “Tax invoice” theo từng năm, hóa đơn liên 3 sẽ được đóng thành từng voucher dùng để lưu nội bộ.
Đến cuối kì hoặc cuối niên độ kế toán, kế toán trưởng sẽ kết xuất số liệu thành sổ chi tiết và in thành quyển đúng với các thủ tục pháp lý.
2.2.1.3.3 Hạch toán tổng hợp:
Xuất hóa đơn GTGT, phần mềm sẽ đồng thời ghi nhận lại doanh thu hoạt động bằng đúng với giá trị in trên hóa đơn vào nhật ký bán hàng và sổ cái. Nhiệm vụ của kế toán tổng hợp là so sánh, đối chiếu và kiểm tra tính chính xác và đúng đắn của dữ liệu trên máy với hóa đơn được in ra. Cuối cùng, vào cuối kì kế toán, kế toán trưởng sẽ in các sổ ra để lưu trữ tại công ty theo các quy định pháp luật.
2.2.1.3.4 Ví dụ thực tế:
Phòng bán hàng: nhận đơn hàng, kiểm tra thông tin và lập hợp đồng.
Khách hàng: xem xét hợp đồng và kí xác nhận, gửi lại đơn hàng và hợp đồng về cho công ty Sarens. Khách hàng sẽ thanh toán tiền ghi trên hợp đồng bằng chuyển khoản ngân hàng và đem biên lai gửi qua Sarens.
Phòng kế toán (kế toán thu tiền): kiểm tra mọi thông tin như hợp đồng, số tiền nhận được, thông báo của ngân hàng, xác nhận TSCĐ đã đến chỗ khách hàng và xuất hóa đơn GTGT (xem phụ lục kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ):
Định khoản nghiệp vụ:
Nợ 214: khấu hao TSCĐ cho thuê.
Nợ 811: giá trị còn lại của TSCĐ cho thuê.
Có 211: nguyên giá của TSCĐ (chưa bao gồm phí sửa chữa, đại tu…) Nợ 112 (tài khoản ngân hàng HSBC hoặc ACB): 1.754.175.467 VND
Có 5113: 1.594.704.970 Có 33311: 159.470.497
Tiếp theo kế toán chi tiền sẽ là người thực hiện bảng kê đính kèm (được ghi trên hóa đơn)
Sau khi kết thúc kỳ kế toán, kế toán trưởng sẽ tổng hợp các nghiệp vụ doanh thu và kết chuyển vào tài khoản 911 – xác định kết quả hoạt động kinh doanh.
5113 911
2.2.1.3.5 Sổ sách kế toán:
Kế toán thu tiền lên sổ: 1.594.704.970
1.776.854.723 …
Bảng 2.2 – NHẬT KÝ THU TIỀN
Ngày tháng ghi
sổ
Chứng từ Diễn giải Ghi nợ TK
1121
Ghi nợ các tài khoản
Ngày Số 1 1 2 1 3 1 1388 Tài khoản khác Số tiền Số hiệu A B C Diễn giải 1 2 3 4 10 31/12/13 31/12/13 Dịch vụ cho thuê thiết bị. Dự án nhà máy nhiệt điện Mông Dương II 1.754.175.467 Tổng cộng 1.754.175.467 Bảng 2.3 – NHẬT KÝ CHUNG Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái ST T dò ng Số hiệu TK đối ứng Phát sinh Ngày Số Nợ Có A B C D E F G 1 2 31/12/13 31/12/13
Thu tiền cho thuê thiết bị cho dự án nhà máy nhiệt điện Mông Dương II
Tiền gửi ngân hàng
HSBC hoặc ACB 112 1.754.175.467
Doanh thu cung cấp
dịch vụ 5113 1.594.704.970
Thuế GTGT dịch
vụ bán ra 33311 159.470.497
Bảng 2.4 – NHẬT KÝ BÁN HÀNG Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Phải thu từ người mua (ghi nợ)
Ghi có tài khoản doanh thu
Số hiệu Ngày tháng 511 3331 Khác 31/12/13 31/12/13 Doanh thu cung cấp dịch vụ 1.754.175.467 1.594.704.970 159.470.497 Tổng cộng 1.754.175.467 1.594.704.970 159.470.497 Bảng 2.5
SỔ CÁI TÀI KHOẢN 5113 – DOANH THU CUNG CẤP DỊCH VỤ Năm 2013 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Ngày Số Nợ Có Dư đầu kì 31/02/14 0000308
Dịch vụ cho thuê thiết bị cho dự án nhà máy nhiệt điện
Mông Dương II
112
1.594.704.970
14/03/14 0000324 Dịch vụ cho thuê thiết bị cho
dự án Formosa Hà Tĩnh 112 1.776.854.723
… … … … … …
31/12/13 Kết chuyển doanh thu sang
tài khoản 9111 9111 45.784.693.000
Tổng phát sinh 45.784.693.000 45.784.693.000
Dư cuối kỳ
Nhận xét: Cách định khoản của công ty tương ứng với cách định khoản theo lý thuyết trên trường, nhưng đính kèm bảng kê theo hóa đơn GTGT sau khi thực hiện
một dịch vụ cho thuê giúp cho việc mô tả được kỹ càng hơn so với việc chỉ nhìn vào định khoản.
2.2.2 Kế toán doanh thu hoạt động tài chính: 2.2.2.1 Chứng từ sử dụng: