Ngân hàng ACB và HSBC vào cuối mỗi tháng sẽ gửi thông báo và bảng sao kê điện tử cho phòng nhân sự và kế toán trưởng về lãi tiền gửi ngân hàng. Phòng nhân sự sẽ thay mặt giám đốc kiểm tra tài khoản công ty và xác định tính đúng đắn của thông báo. Sau đó phòng nhân sự sẽ yêu cầu kế toán thu tiền in báo có của ngân hàng ra và nhập số liệu vào phần mềm Axapta để định khoản:
Nợ TK 112/ Có TK 515: Lãi tiền gửi ngân hàng HSBC hoặc ngân hàng ACB Phần mềm tự động xử lý dữ liệu và ghi vào sổ chi tiết tài khoản 515.
Kiểm tra TGNH
Thông báo Thông báo
In báo có Giấy báo có Phần mềm xử lý Nhập liệu Giấy báo có Giấy báo có Giấy báo có Sổ chi tiết Sổ NKC Sổ cái B Giấy báo có D A Kiểm tra Đối chiếu B Giám đốc A
Việc theo dõi và ghi nhận con số có được hàng tháng từ tài khoản ngân hàng sẽ do kế toán thu tiền thực hiện và định khoản. Cuối mỗi tháng, kế toán trưởng sẽ thực hiện hoạt động của kế toán tổng hợp là đối chiếu số liệu, lập bảng kê khai số tiền lãi nhận được từ đầu tư và kết xuất sổ chi tiết từ phần mềm đóng thành quyển để lưu trữ hồ sơ tại văn phòng công ty theo đúng các thủ tục pháp lý quy định cho sổ chi tiết tài khoản.
2.2.2.3.3 Hạch toán tổng hợp:
Dựa theo số liệu sổ phụ ngân hàng do bên HSBC và ACB cung cấp, kế toán tổng hợp sẽ kiểm tra, đối chiếu với dữ liệu được kế toán vốn bằng tiền nhập vào và được máy tính xử lý vào sổ nhật ký chung và sổ cái tài khoản.
Cuối kì, kế toán kết xuất các sổ từ phần mềm, in ra giấy, đóng thành quyển để lưu trữ và thực hiện các thủ tục pháp lý về sổ kế toán cho sổ nhật ký chung và sổ cái tài khoản.
2.2.2.3.4 Ví dụ thực tế:
Ngày 29/08/2014, ngân hàng gửi sao kê thông báo tiền lãi tiền gửi ngân hàng của công ty, căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng HSBC số BCTC08/038, lãi tiền gửi ngân hàng của công ty là 3.582.690 đồng, kế toán nhập liệu và định khoản như sau:
Nợ TK 11211: 3.582.690 Có TK 5151: 3.582.690
Ngày 26/03/14, nhận được giấy báo có của ngân hàng ACB thông báo lãi tiền gửi số tiền 2.841.145 đồng, căn cứ vào giấy báo có kế toán định khoản:
Nợ TK 11212: 2.841.145 Có TK 5151: 2.841.145
Ngày 31/12/2014, kế toán kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh:
Nợ TK 911: 12.680.920 Có TK 515: 12.680.920
Bảng 2.6
SỔ CÁI TÀI KHOẢN 515 – DOANH THU HOẠT ĐỘNG TÀI CHÍNH.
Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Ngày Số Nợ Có Dư đầu kì 26/03/14 BCCT03
/004 Lãi tiền gửi tháng 3/2014 11211 2.841.145
29/08/14 BCTC08
/038 Lãi tiền gửi tháng 8/2014 11211 3.582.690
… … … …
31/12/14 Kết chuyển doanh thu hoạt động
tài chính sang tài khoản 9111 9111 12.680.920
Tổng phát sinh 12.680.920 12.680.920
Dư cuối kỳ
Nhận xét: Nghiệp vụ ghi nhận doanh thu hoạt động tài chính như trên hạch toán như vậy theo em là chặt chẽ và đúng nguyên tắc kế toán. Căn cứ vào giấy báo có, kế toán vốn bằng tiền ghi nhận nhập liệu vào phần mềm, kế toán tổng hợp kiểm tra và đối chiếu nên sai sót hầu hết không xảy ra.
2.2.3 Kế toán thu nhập khác:
Vì công ty Sarens Việt Nam bắt đầu từ thời gian thành lập đến nay là 6 năm, chuyên cho thuê các loại thiết bị nặng dùng trong xây dựng nên đến cuối năm 2014, công ty vẫn chưa hề ghi nhận một nghiệp vụ nào được kết toán vào thu nhập khác.
2.2.4 Kế toán chi phí bán hàng: 2.2.4.1 Chứng từ sử dụng:
Sổ kế toán: Sổ chi tiết tài khoản, Sổ nhật kí chi tiền, Sổ nhật kí chung, Sổ cái tài khoản.
2.2.4.2 Tài khoản sử dụng:
Công ty sử dụng tài khoản 641 – Chi phí bán hàng để ghi nhận các chi phí liên quan đến dịch vụ công ty cung cấp.
Kết cấu của tài khoản này như sau: TK 641 – Chi phí bán hàng (TK cấp 1)
6411 - Chi phí nhân viên 6412 - Chi phí vật liệu, bao bì 6413 - Chi phí dụng cụ, đồ dùng 6414 - Chi phí khấu hao TSCĐ 6415 - Chi phí bảo hành
6416 - Chi phí sửa chữa, bảo quản 6417 - Chi phí dịch vụ mua ngoài
64171 – Thực phẩm
64172 – Xăng, phí cầu đường, vé máy bay… 64173 – Chi phí quần áo bảo hộ
6418 - Chi phí bằng tiền khác.
2.2.4.3 Trình tự hạch toán và ghi sổ: 2.2.4.3.1 Sơ đồ luân chuyển chứng từ:
Phòng nhân sự Giám đốc Kế toán chi tiền Kế toán trưởng
Nguồn: phòng Nhân sự, phòng Kế toán.
2.2.4.3.2 Hạch toán chi tiết:
- Công ty trong một tháng hoạt động sẽ phát sinh các chi phí như sau: phí đi taxi, vé máy bay, tiền xăng xe, tiền cước đường bộ…
- Trường hợp các phí dịch vụ trả ngay như tiền vé máy bay, tiền cước đường bộ thì công ty sẽ cấp cho nhân viên dựa theo lịch công tác nước ngoài, nếu có bất kì khoản nào phát sinh thêm sẽ do nhân viên tự chi trả, sau đó sẽ viết báo cáo và đem hóa đơn về công ty thanh toán lại.
- Trường hợp các phí dịch vụ công ty Sarens đã có hợp đồng với bên cung cấp dịch vụ rằng mỗi cuối tháng sẽ tổng hợp lại chi một lần. Công ty sẽ dựa trên hóa đơn mà bên nhà cung cấp dịch vụ để tổng kết lại số tiền và chuyển tiền qua tài khoản ngân hàng.
Các hóa đơn GTGT từ hai trường hợp nêu trên sẽ được giao cho giám đốc nhân sự, đem copy ra một bản sao và lưu lại. Sau đó giám đốc nhân sự sẽ phân loại từng loại hóa đơn và lập ra các phiếu yêu cầu chi dịch vụ công ty sử dụng, đem cho giám đốc xem xét và ký nhận thì sẽ chuyển qua phòng kế toán, kế toán chi tiền sẽ tính toán và kiểm tra lại con số trên phiếu yêu cầu, sau đó sẽ đưa phiếu yêu cầu cho phòng kinh doanh (hoặc phòng ban có nhân viên đi công tác yêu cầu chi trả) để quản lý kiểm tra và ký xác nhận. Quản lý sẽ lập thêm một bản phiếu yêu cầu bằng tiếng anh có chữ ký của mình và chuyển về phòng kế toán. Dựa theo trình tự, kế toán sẽ lập payment voucher (hoặc ủy nhiệm chi) để chuyển khoản qua các công ty cung cấp dịch vụ và định khoản vào phần mềm.
Nợ 641:
Có 112: Có 133:
- Đối với việc trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ: nhân viên các phòng ban sẽ lập một bảng chấm giờ làm việc và gửi cho phòng nhân sự, phòng nhân sự sẽ ghi nhận lại giờ tăng ca vào excel. Tiếp theo phòng nhân sự sẽ yêu cầu kế toán chi tiền lập bảng kê khai giờ làm (dành cho nhân viên làm việc ngoài cảng, bãi…) và đối chiếu số giờ tăng ca với số giờ trên bảng kê khai. Sau khi nhập xong, phòng nhân sự sẽ tiếp tục bước kiểm tra về lượng giờ tăng ca chênh lệch, khi xong sẽ tiến hành việc tính lương và gửi bảng lương cho giám đốc duyệt. Tiếp theo sẽ đưa bảng lương đã được duyệt cho phòng kế toán. Kế toán thu tiền tiến hành kiểm tra và nhập liệu vào phần mềm. Phần mềm sau đó tiến hành xử lý và ghi vào sổ chi tiết. Cuối kì, kế toán kết xuất sổ chi tiết tài khoản, in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý về sổ kế toán. Mẫu sổ chi tiết tài khoản giống như mẫu sổ chi tiết tài khoản doanh thu.
2.2.4.3.3 Hạch toán tổng hợp:
Sau khi nhập liệu chi phí vào phần mềm, mỗi cuối tháng, căn cứ trên hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng kế toán tổng hợp sẽ đối chiếu, kiểm tra số liệu đã được nhập liệu trên phần mềm cũng như định khoản của kế toán viên tại các sổ Nhật kí chi tiền (đã thanh toán chi phí), sổ nhật kí chung và sổ cái. Nếu có sai sót, kế toán tổng hợp sẽ thông báo cho kế toán chi tiền điều chỉnh cho phù hợp.
Cuối kì, kế toán kết xuất ra các sổ nhật kí chung, nhật kí chi tiền và sổ cái. Các sổ sau khi kết xuất sẽ được in ra giấy, đóng thành quyển, đóng dấu và thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan đến sổ kế toán nhằm mục đích lưu trữ và quyết toán thuế.
Mẫu sổ nhật kí chung và sổ cái tài khoản có mẫu tương tự với sổ nhật kí chung và sổ cái của tài khoản doanh thu.
2.2.4.3.4 Ví dụ thực tế:
Ngày 10/06/2014, căn cứ theo Hóa đơn số 0000045 do Công ty TNHH Thương mại Tổng hợp Lâm Anh (xem phụ lục 2 – Kế toán chi phí bán hàng) do anh Trần Quang Minh ký nhận được chuyển đến phòng nhân sự của công ty Sarens. Nội dung trên Hóa đơn là dùng để thanh toán tiền phòng: 318.200 VND (thuế: 31.820 VND)
Ngày 18/06/2014, căn cứ theo Hóa đơn số 0000338 được Công ty TNHH Thương mại – Xuất nhập khẩu Vĩnh Duy (xem phụ lục 2 – Kế toán chi phí bán hàng) gửi đến công ty Sarens do anh Trần Quang Minh ký, nội dung trên hóa đơn ghi thanh toán tiền quần áo bảo hộ: 750.000 VND (thuế: 75.000 VND)
Ngày 27/05/2014, phòng nhân sự tiếp nhận hóa đơn GTGT của Công ty TNHH Thắng Liên xuất (xem phụ lục 2 – Kế toán chi phí bán hàng), người ký hóa đơn là anh Trần Quang Minh để chi trả tiền mua thiết bị: 1.650.000 VND (thuế: 165.000 VND)
Ngày 05/06/2014, công ty TNHH Khách sạn Nam Phú xuất Hóa đơn GTGT số 0000595 (xem phụ lục 2 – Kế toán chi phí bán hàng) do anh Trần Quang Minh ký chuyển đến Công ty Sarens Việt Nam: 790.909 VND (thuế: 79.091 VND)
Phòng nhân sự của Công ty Sarens tổng hợp thông tin trên Hóa đơn theo một dự án, sau đó thanh toán vào ngày 22/07/2014, Giám đốc Nhân sự lập phiếu chi sau đó chuyển sang cho Kế toán chi tiền.
Kế toán chi tiền lập định khoản như sau:
Nợ TK 64172 (tiền phòng nghỉ): 1.109.109 Nợ TK 64173 (quần áo bảo hộ): 2.400.000 Nợ TK 131: 350.911 Có TK 11211: 3.860.020
Cuối kỳ kế toán, ngày 31/12/14, kế toán trưởng kết chuyển số liệu toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến chi phí bán hàng trong năm vào tài khoản 911:
Nợ TK 911: 257.976.016
Có TK 641: 257.976.016
Bảng 2.7
SỔ CÁI TÀI KHOẢN 641 – CHI PHÍ BÁN HÀNG
Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Ngày Số Nợ Có Dư đầu kì 10/06/14 Tiền phòng - HĐ 0000045 112 318.200
18/06/14 Quần áo bảo hộ - HĐ
0000338 112 750.000 27/05/14 Thiết bị - HĐ 0000115 112 1.650.000 05/06/14 Thuê phòng - HĐ 0000595 112 790.909 … … … … 31/07/14 Kết chuyển chi phí bán hàng sang TK 911 9111 257.976.016 Tổng phát sinh 257.976.016 257.976.016 Dư cuối kì
Nhận xét: Ở các nghiệp vụ trên, kế toán đã hạch toán đúng với chế độ kế toán hiện hành. Việc ghi chép và phản ánh của kế toán là tương đối chặt chẽ và chính xác. Tài khoản sử dụng chia rõ đến cấp 3 khiến cho việc hạch toán dễ dàng và phù hợp với nội dung của chi phí, từ đó kế toán tổng hợp dễ dàng kiểm tra đối chiếu và quản lý hơn.
2.2.5 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp: 2.2.5.1 Chứng từ sử dụng: 2.2.5.1 Chứng từ sử dụng:
Chứng từ: Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, phiếu đề xuất, bảng lương, ủy nhiệm chi…
2.2.5.2 Tài khoản sử dụng:
Công ty sử dụng TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp để phản ánh các chi phí vận hành doanh nghiệp như chi phí văn phòng phẩm, chi phí nhân viên, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí sự kiện, các chi phí dịch vụ mua ngoài như điện thoại, điện, nước…. Kết cấu của tài khoản như sau:
TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp 6421 – Chi phí nhân viên quản lý 6422 – Chi phí vật liệu quản lý 6423 – Chi phí đồ dùng văn phòng 6424 – Chi phí khấu hao TSCĐ 6425 – Thuế, phí và lệ phí 6426 – Chi phí dự phòng
6427 – Chi phí dịch vụ mua ngoài 64271 – Chi phí điện
64272 – Chi phí nước sinh hoạt 64273 – Chi phí điện thoại, internet 6428 – Chi phí bằng tiền khác
64281 – Chi phí quảng cáo
64282 – Chi nhiên liệu máy phát điện 64287 – Chi phí khác
64288 – Chi phí không hóa đơn