CHƯƠNG 2: KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH SARENS VIỆT NAM
2.2 Kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Sarens Việt Nam
2.2.4 Kế toán chi phí bán hàng
2.2.4.3 Trình tự hạch toán và ghi sổ
2.2.4.3.1 Sơ đồ luân chuyển chứng từ:
Phòng nhân sự Giám đốc Kế toán chi tiền Kế toán trưởng
Nguồn: phòng Nhân sự, phòng Kế toán.
2.2.4.3.2 Hạch toán chi tiết:
- Công ty trong một tháng hoạt động sẽ phát sinh các chi phí như sau: phí đi taxi, vé máy bay, tiền xăng xe, tiền cước đường bộ…
- Trường hợp các phí dịch vụ trả ngay như tiền vé máy bay, tiền cước đường bộ thì công ty sẽ cấp cho nhân viên dựa theo lịch công tác nước ngoài, nếu có bất kì khoản nào phát sinh thêm sẽ do nhân viên tự chi trả, sau đó sẽ viết báo cáo và đem hóa đơn về công ty thanh toán lại.
- Trường hợp các phí dịch vụ công ty Sarens đã có hợp đồng với bên cung cấp dịch vụ rằng mỗi cuối tháng sẽ tổng hợp lại chi một lần. Công ty sẽ dựa trên hóa đơn mà bên nhà cung cấp dịch vụ để tổng kết lại số tiền và chuyển tiền qua tài khoản ngân hàng.
Các hóa đơn GTGT từ hai trường hợp nêu trên sẽ được giao cho giám đốc nhân sự, đem copy ra một bản sao và lưu lại. Sau đó giám đốc nhân sự sẽ phân loại từng loại hóa đơn và lập ra các phiếu yêu cầu chi dịch vụ công ty sử dụng, đem cho giám đốc xem xét và ký nhận thì sẽ chuyển qua phòng kế toán, kế toán chi tiền sẽ tính toán và kiểm tra lại con số trên phiếu yêu cầu, sau đó sẽ đưa phiếu yêu cầu cho phòng kinh doanh (hoặc phòng ban có nhân viên đi công tác yêu cầu chi trả) để quản lý kiểm tra và ký xác nhận. Quản lý sẽ lập thêm một bản phiếu yêu cầu bằng tiếng anh có chữ ký của mình và chuyển về phòng kế toán. Dựa theo trình tự, kế toán sẽ lập payment voucher (hoặc ủy nhiệm chi) để chuyển khoản qua các công ty cung cấp dịch vụ và định khoản vào phần mềm.
Nợ 641:
Có 112:
Có 133:
- Đối với việc trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ: nhân viên các phòng ban sẽ lập một bảng chấm giờ làm việc và gửi cho phòng nhân sự, phòng nhân sự sẽ ghi nhận lại giờ tăng ca vào excel. Tiếp theo phòng nhân sự sẽ yêu cầu kế toán chi tiền lập bảng kê khai giờ làm (dành cho nhân viên làm việc ngoài cảng, bãi…) và đối chiếu số giờ tăng ca với số giờ trên bảng kê khai. Sau khi nhập xong, phòng nhân sự sẽ tiếp tục bước kiểm tra về lượng giờ tăng ca chênh lệch, khi xong sẽ tiến hành việc tính lương và gửi bảng lương cho giám đốc duyệt. Tiếp theo sẽ đưa bảng lương đã được duyệt cho phòng kế toán. Kế toán thu tiền tiến hành kiểm tra và nhập liệu vào phần mềm. Phần mềm sau đó tiến hành xử lý và ghi vào sổ chi tiết.
Cuối kì, kế toán kết xuất sổ chi tiết tài khoản, in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý về sổ kế toán. Mẫu sổ chi tiết tài khoản giống như mẫu sổ chi tiết tài khoản doanh thu.
2.2.4.3.3 Hạch toán tổng hợp:
Sau khi nhập liệu chi phí vào phần mềm, mỗi cuối tháng, căn cứ trên hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng kế toán tổng hợp sẽ đối chiếu, kiểm tra số liệu đã được nhập liệu trên phần mềm cũng như định khoản của kế toán viên tại các sổ Nhật kí chi tiền (đã thanh toán chi phí), sổ nhật kí chung và sổ cái. Nếu có sai sót, kế toán tổng hợp sẽ thông báo cho kế toán chi tiền điều chỉnh cho phù hợp.
Cuối kì, kế toán kết xuất ra các sổ nhật kí chung, nhật kí chi tiền và sổ cái. Các sổ sau khi kết xuất sẽ được in ra giấy, đóng thành quyển, đóng dấu và thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan đến sổ kế toán nhằm mục đích lưu trữ và quyết toán thuế.
Mẫu sổ nhật kí chung và sổ cái tài khoản có mẫu tương tự với sổ nhật kí chung và sổ cái của tài khoản doanh thu.
2.2.4.3.4 Ví dụ thực tế:
Ngày 10/06/2014, căn cứ theo Hóa đơn số 0000045 do Công ty TNHH Thương mại Tổng hợp Lâm Anh (xem phụ lục 2 – Kế toán chi phí bán hàng) do anh Trần Quang Minh ký nhận được chuyển đến phòng nhân sự của công ty Sarens. Nội dung trên Hóa đơn là dùng để thanh toán tiền phòng: 318.200 VND (thuế: 31.820 VND)
Ngày 18/06/2014, căn cứ theo Hóa đơn số 0000338 được Công ty TNHH Thương mại – Xuất nhập khẩu Vĩnh Duy (xem phụ lục 2 – Kế toán chi phí bán hàng) gửi đến công ty Sarens do anh Trần Quang Minh ký, nội dung trên hóa đơn ghi thanh toán tiền quần áo bảo hộ: 750.000 VND (thuế: 75.000 VND)
Ngày 27/05/2014, phòng nhân sự tiếp nhận hóa đơn GTGT của Công ty TNHH Thắng Liên xuất (xem phụ lục 2 – Kế toán chi phí bán hàng), người ký hóa đơn là anh Trần Quang Minh để chi trả tiền mua thiết bị: 1.650.000 VND (thuế: 165.000 VND)
Ngày 05/06/2014, công ty TNHH Khách sạn Nam Phú xuất Hóa đơn GTGT số 0000595 (xem phụ lục 2 – Kế toán chi phí bán hàng) do anh Trần Quang Minh ký chuyển đến Công ty Sarens Việt Nam: 790.909 VND (thuế: 79.091 VND)
Phòng nhân sự của Công ty Sarens tổng hợp thông tin trên Hóa đơn theo một dự án, sau đó thanh toán vào ngày 22/07/2014, Giám đốc Nhân sự lập phiếu chi sau đó chuyển sang cho Kế toán chi tiền.
Kế toán chi tiền lập định khoản như sau:
Nợ TK 64172 (tiền phòng nghỉ): 1.109.109 Nợ TK 64173 (quần áo bảo hộ): 2.400.000
Nợ TK 131: 350.911
Có TK 11211: 3.860.020
Cuối kỳ kế toán, ngày 31/12/14, kế toán trưởng kết chuyển số liệu toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến chi phí bán hàng trong năm vào tài khoản 911:
Nợ TK 911: 257.976.016
Có TK 641: 257.976.016 2.2.4.3.5 Sổ sách kế toán:
Bảng 2.7
SỔ CÁI TÀI KHOẢN 641 – CHI PHÍ BÁN HÀNG Chứng từ
Diễn giải
TK đối ứng
Phát sinh
Ngày Số Nợ Có
Dư đầu kì
10/06/14 Tiền phòng - HĐ 0000045 112 318.200 18/06/14 Quần áo bảo hộ - HĐ
0000338 112 750.000
27/05/14 Thiết bị - HĐ 0000115 112 1.650.000 05/06/14 Thuê phòng - HĐ 0000595 112 790.909
… … … …
31/07/14 Kết chuyển chi phí bán
hàng sang TK 911 9111 257.976.016
Tổng phát sinh 257.976.016 257.976.016
Dư cuối kì
Nhận xét: Ở các nghiệp vụ trên, kế toán đã hạch toán đúng với chế độ kế toán hiện hành. Việc ghi chép và phản ánh của kế toán là tương đối chặt chẽ và chính xỏc. Tài khoản sử dụng chia rừ đến cấp 3 khiến cho việc hạch toỏn dễ dàng và phự hợp với nội dung của chi phí, từ đó kế toán tổng hợp dễ dàng kiểm tra đối chiếu và quản lý hơn.