CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH PHỤC VỤ VÀ QUY TRÌNH CHUẨN BỊ VẬT DỤNG
1.3. Khái niệm về tiệc Personal Event
1.3.1. Định nghĩa sơ lược về tiệc Personal Event
Từ lâu tại Việt Nam, người ta hay gọi đám cưới, đám tang là việc hiếu hỷ, và từ này cũng phản ánh tính chất của các Event dạng này: Dành cho cá nhân một người nào đó. Personal Event bao gồm đám cưới, đám tang (Funeral), sinh nhật, kỷ niệm một dịp nào đó (Anniversary) hay ăn mừng điều gì đó (Ceremony).
Personal Event ở các nước phương Tây đã được nâng tầm lên khá chuyên nghiệp, có những công ty chuyên lo đám cưới, có những công ty nhận tổ chức những buổi tang lễ hoành tráng. Ở Việt Nam, lãnh vực này còn khá sơ khai, có rất ít Agency chuyên nghiệp đứng ra đảm nhận, có chăng là một vài đám cưới lớn do những người nhiều tiền thực hiện.
Yêu cầu :
- Tôn vinh được người “nhân vật chính”
- Hậu cần chu đáo
1.3.2. Vai trò của tiệc Personal Event
Với từng loại hình, các công ty có thể đóng vai trò là nhà tổ chức, hỗ trợ tổ chức hay nhà tài trợ tùy theo mục tiêu và vai trò của mỗi công ty trong từng Event cụ thể.
Đứng ở vai trò của nhà tổ chức, tùy mục đích của chiến lược Marketing và Event đó mà công ty có thể tự thân tổ chức hoặc thuê các công ty Event thực hiện.
Những điều này tạo nên một sự kết hợp độc đáo giữa công ty thuê và các Agency Event, đồng thời tạo nên môi trường làm việc chuyên nghiệp của cả hai bên.
Hiện nay, tiệc Personal Event đang chiếm tỷ lệ khá lớn tại các Trung tâm tổ chức sự kiện nói chung và các Nhà hàng tiệc cưới nói riêng, các nhà tổ chức sự kiện luôn đẩy mạnh công tác Marketing nhằm nâng cao giá trị của bản thân và luôn chỉnh chu hướng đến mục tiêu thỏa mãn nhu cầu của khách hàng từ khâu lên ý tưởng đến khâu phục vụ, đem đến cho khách hàng ấn tượng tốt đẹp nhất bằng nhiều cảm giác mới lạ, đậm phong cách riêng cho mỗi khách hàng.
1.3.3. Các bước cơ bản chuẩn bị tiệc Personal Event
Tính chất tiệc Personal Event khá quen thuộc với mỗi chúng ta, các bữa tiệc cá nhân luôn diễn ra xung quanh chúng ta, bắt đầu từ các mối quan hệ đến các lời chúc, lời động viên từ mọi người đến từng cá nhân đặc biệt trong buổi tiệc ấy. Vì thế, để mọi thứ sinh động vả gây ấn tượng với mọi người, chúng ta cần phải thực hiện đầy đủ và hoàn chỉnh các bước sau:
Bước 1: Xác định thời gian tổ chức tiệc
Rừ ràng mong muốn của bạn là buổi tiệc sẽ cú nhiều khỏch mời tới tham dự, vậy điều quan trọng trước tiên là xác định ngày giờ diễn ra sự kiện. Cố gắng lựa chọn những ngày không quá gần các ngày lễ hoặc có những sự kiện hấp dẫn khác
diễn ra cùng thời điểm. Ngày tổ chức cũng cần tránh xa các ngày dành cho gia đình như dịp Giáng sinh hay lễ Tết, bởi lẽ thời gian đó, lượng khách tham dự sẽ giảm xuống rất nhiều.
Bước 2: Xác định chủ đề tiệc
Sau khi định ngày tổ chức, bạn cần quyết định chủ đề của buổi tiệc là gì. Có một chủ đề cụ thể ngay từ đầu sẽ giúp các bước còn lại trở nên dễ dàng hơn. Sau tất cả, đưa ra chủ đề cho buổi tiệc sẽ giúp cắt giảm được rất nhiều chi tiết rườm rà, đơn giản vì chúng không phù hợp với chủ đề đó. Mọi người thường thích những chủ đề sáng tạo và sẽ ăn mặc để phù hợp với chủ đề. Hãy cố gắng để các khách mời đều thích chủ đề đó và nếu chủ đề yêu cầu phải có phục trang đặc biệt, hãy đảm bảo việc mọi người có đủ thời gian chuẩn bị chúng.
Bước 3: Ngân sách
Cách nhanh nhất để giết chết niềm hứng thú của mọi Event Planner chính là vấn đề vượt ngân sách. Bởi vậy, phần còn lại của các bước lên kế hoạch tổ chức sẽ phải xoay quanh những gì ngân sách có thể giải quyết được. Ví dụ nên cắt giảm chi phí cho phần ăn uống nếu như chú trọng vào trang trí. Tự làm các đồ trang trí đơn giản thay vì thuê dịch vụ, sử dụng nhạc ghi sẵn thay vì thuê band nhạc sống, v.v…
Nên có nhiều phương án để cắt giảm chi phí trong trường hợp cần thiết.
Bước 4: Địa điểm, địa điểm, địa điểm
Điều thứ hai quan trọng sau thời gian là địa điểm. Một điểm mấu chốt khi lựa chọn địa điểm là vấn đề thời tiết. Một địa điểm phù hợp có thể làm nên bữa tiệc đáng nhớ hoặc phá hỏng toàn bộ công sức của bạn. Cũng cần phải cân nhắc về số lượng khách mời sẽ tham dự, địa điểm có phù hợp với chủ đề của tiệc hay không, và địa điểm đó cho phép khách mời làm những hoạt động gì.
Bước 5: Danh sách khách mời
Dù là kiểu không gian tổ chức nào thì cũng có giới hạn một lượng khách mời nhất định mà bạn có thể mời tới. Bởi vậy, kiểm tra xem không gian có sức chứa bao nhiêu người là việc rất quan trọng. Ngoài ra, cũng sẽ có sự khác biệt về sức chứa nếu trong buổi tiệc, mọi người thường tụ tập thành những nhóm nhỏ hay tập trung thành một nhóm lớn đông đúc. Sẽ có thể mời được nhiều khách hơn nếu không gian cho phép tạo thành các nhóm nhỏ bên cạnh các nhóm lớn.
Bước 6: Mời khách
Khi đã quyết định danh sách khách mời, tiếp đến bạn cần mời họ. Lời lẽ mời có thể phụ thuộc loại hình của buổi tiệc. Ví dụ với tiệc cưới, lời mời sẽ trang trọng hơn là mời tới dự tiệc sinh nhật. Với những người không muốn lãng phí ngân sách cho việc in ấn thiệp mời bằng giấy, có thể sử dụng thư mời qua email hoặc thậm chí là thông qua sự kiện trên facebook.
Bước 7: Đồ ăn và âm nhạc
Cách dễ nhất để phá hỏng một bữa tiệc là sử dụng âm nhạc nhạt nhẽo và đồ ăn không ngon miệng. Khi lên thực đơn tiệc, bạn hãy chú ý đến cả những khách mời đang ăn kiêng hoặc ăn chay, chế độ ăn riêng cho trẻ em để chuẩn bị cho khách mời những lựa chọn đa dạng, làm vừa lòng cả những người khó tính nhất. Cũng sẽ dễ dàng hơn nếu bạn thuê riêng 1 đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ về ăn uống, các band nhạc và DJ chuyên nghiệp. Nếu muốn mọi người hài lòng, cách tốt nhất là khiến họ nhảy nhót, lắc lư theo những giai điệu hay, trò chuyện vui vẻ và ra về với một cái bụng no.
Bước 8: Đồ uống
Cần chú ý đến độ tuổi của các khách mời trước khi mời họ tới tham dự tiệc.
Nếu mọi người đều trên 21 tuổi, bạn có thể chuẩn bị các đồ uống có cồn. Nếu đó là buổi tiệc dành cho đại gia đình vào buổi tối, bạn nên thuê riêng một Bartender. Hãy đảm bảo có cả những đồ uống không cồn bởi sẽ có trẻ em và những khách hàng không uống được bia rượu vì các lý do đặc biệt.
Bước 9: Tạo không khí vui vẻ
Vấn đề đau đầu nhất với các Event Planner là làm sao để khách mời tận hưởng bữa tiệc vui vẻ nhất. Hãy thử lên danh sách những hoạt động yêu thích của từng đối tượng khách mời có mặt trong buổi tiệc và chuẩn bị. Có sẵn những khu vực vui chơi cho thiếu nhi, các hoạt động tương tác trong buổi tiệc như karaoke, game tương tác, và khuấy động khán giả để họ tham gia cùng với bạn. Nếu họ nhìn thấy không khí vui vẻ của buổi tiệc, họ sẽ không ngại ngần tham gia để chung vui.
Bước 10: Dọn dẹp sau khi tiệc kết thúc
Mặc dù trách nhiệm của một Event Planner là phải quản lý mọi thứ dù nhỏ nhất trong buổi tiệc nhưng tốt nhất bạn hãy tự thưởng cho mình sau cả quá trình mệt
mỏi bằng cách thuê dịch vụ dọn dẹp. Để tổ chức một buổi tiệc hoành tráng sẽ khiến bạn kiệt sức và sẽ không hề vui tí nào khi phải tự mình thu dọn bãi chiến trường.
Với các bước thực hiện để có một bữa tiệc Personal Event hoàn chỉnh sẽ là một điều khó khăn với nhiều người trong số chúng ta. Vì thế, các Trung tâm tổ chức sự kiện lẫn các Nhà hàng sẽ là điểm tựa và nơi để giúp mọi người có một bữa tiệc vui vẻ và đáng nhớ.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ QUY TRÌNH PHỤC VỤ TIỆC PERSONAL