CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ QUY TRÌNH PHỤC VỤ TIỆC PERSONAL EVENT VÀ QUY TRÌNH CHUẨN BỊ VẬT DỤNG TẠI GEM CENTER
2.1. Giới thiệu tổng quan về Gem Center
2.1.1. Sơ lược về sự hình thành và phát triển của Gem Center
Nguồn: PQC Hospitality Hồ Sơ Năng Lực Gem Center được thành lập vào năm 2014 tại TPHCM, nằm ngay trung tâm thành phố, là nơi thuận tiện để phát triển loại hình kinh doanh hội nghị, sự kiện.
Tiêu biểu về cơ sở vật chất, trang thiết bị âm thanh, ánh sáng hiện đại bậc nhất trong các cơ sở tổ chức tiệc.
Với ý tưởng thành lập một Trung tâm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, sang trọng tại Thành phố Hồ Chí Minh, hai ông Nguyễn Hữu Phú và Nguyễn Hữu Quý đã tạo dựng nên thương hiệu Gem Center với mong muốn mang đến cho khách hàng những không gian riêng biệt và độc đáo.
Vị trí: số 8 Nguyễn Bỉnh Khiêm, phường Đa Kao, quận 1, thành phố Hồ Chí Minh.
Hình 2.1 Vị trí Gem Center trên bản đồ
Nguồn: Google Map Với tinh thần không ngừng sáng tạo và đổi mới, Gem Center mang đến cho khách hàng của mình không gian đa chức năng cho mọi loại hình sự kiện. Gem Center được xem là đại điểm có không gian sảnh dành cho sự kiện lớn nhất nằm ngay tại khu vực trung tâm của quận 1, thành phố Hồ Chí Minh. Được đầu tư hệ thống ghế nhà hát di động duy nhất hiện nay, thang máy vận chuyển đưa được ô tô vào tất cả các sảnh, thiết bị âm thanh, ánh sáng hiện đại cùng dàn móc treo bên trên toàn bộ hệ trần với tải trọng cao để treo, móc cùng lúc nhiều vất nặng.
Gem Center đã trở thành một địa điểm có khả năng biến hóa vô cùng linh hoạt cho mọi ý tưởng dàn dựng sự kiện.
Gem Center có thể là phòng hội thảo cho cả tập đoàn, là phòng triển lãm, là không gian choáng ngộp cho dạ tiệc cả ngàn khách, là sân khấu âm nhạc sôi động hay sàn diễn thời trang hoành tráng.
Sau hơn 3 năm hoạt động sản xuất kinh doanh từ năm 2014 đến nay, Gem Center đã khẳng định được vai trò và vị trí của mình qua kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2014 đến cuối năm 2016 như sau sau:
Bảng 2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh tại Gem Center từ năm 2014 đến cuối năm 2016.
Đơn vị: Triệu đồng
STT Chỉ tiêu Năm Chênh lệch
2014 2015 2016 2015/2014 2016/2015 Giá
trị
Tỉ lệ
%
Giá trị
Tỉ lệ
% 1 Doanh thu
thuần
85.712 88.000 102.574 2.288 2.67 14.574 16.56
2 Chi phí 65.312 66.616 73.285 1.304 1.99 6.669 10.01 3 Lợi nhuận 20.400 21.384 29.289 0.984 4.82 7.91 36.97
4 LN/DT 23,79% 24,3% 28,55% - 0,51 - 4,25
Nguồn: Phòng kinh doanh Từ số liệu kết quả hoạt động kinh doanh ở bảng trên, ta có sơ đồ kết quả hoạt động kinh doanh tại Gem Center như sau:
0 20 40 60 80 100 120
Doanh thu thuần Chi phí Lợi nhuận
Triệu đồng
Chỉ tiêu
Sơ đồ2.1 Sơ đồ kết quả hoạt động kinh doanh trong 3 năm (2014-2017) tại GEM Center
Qua báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh tại Gem Center, nhận thấy:
Về doanh thu thuần: Doanh thu năm 2015 tăng 2.288 (triệu đồng) so với năm 2014 tương đương 2,67%. Doanh thu năm 2016 tăng 14,574 so với năm 2015 tương đương 16,56%. Có thể dễ dàng thấy, thời gian đầu Gem thành lập, doanh thu tăng không đáng kể. Tuy nhiên sau khi đã gia nhập thành công vào thị trường, Gem Center đã hoạt động rất có hiệu quả., doanh thu thuần tăng đáng kể từ năm hoạt động thứ 3 (2016)
Về chi phí: Chi phí năm 2015 tăng 1.304 (triệu đồng) tương ứng 1,99% so với năm 2014, chi phí năm 2016 tăng 6,669 (triệu đồng) tương ứng 10,01% so với năm 2015. Tuy chi phí có tăng liên tục sau 2 năm, nhưng nhìn chung mức tăng doanh thu nhiều hơn đáng kể so với mức tăng chi phí, chứng tỏ rằng Gem Center sử dụng nguồn vốn có hiệu quả.
Sau khi phân tích, có thể thấy, tuy chỉ mới thành lập không lâu, nhưng Gem Center đã có quá trình khởi đầu khá tốt. Chỉ sau 1 năm hoạt động, doanh thu tăng đáng kể, hiệu quả sử dụng nguồn vốn kinh doanh tốt. Có thể đoán được, trong tương lai, Gem Center sẽ có những bước tiến mới cũng như sự tăng trưởng về hiệu quả kinh doanh.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức và các bộ phận tại Gem Center
Sơ đồ 2.2 Cơ cấu tổ chức của tập đoàn PQC
Nguồn: PQC Hospitality Hồ sơ năng lực Trong mảng PQC Convention bao gồm Gem Center, White Palace và W Gourmet.
Sau đây là cơ cấu tổ chức của PQC Convention với các khối, phòng thiết yếu và hiện đại.
Sơ đồ 2.3 Cơ cấu tổ chức PQC Convention
Nguồn: Phòng Nhân sự Khối vận hành (Operation):
- Bộ phận F&B: Tổ chức phục vụ tiệc, hội nghị, ăn uống cho khách hàng, phục vụ các dịch vụ ăn uống, tổ chức sắp xếp bàn ghế theo yêu cầu của khách, phối hợp với bộ phận bếp, kỹ thuật chuẩn bị cho tiệc, hội nghị theo hợp đồng
- Bộ phận Trang trí: Trang trí sân khấu, sảnh tiệc, chuẩn bị hoa trang trí theo chủ đề tiệc, phụ trách sáng tạo thêm nhiều kiểu mẫu sinh động, tạo không gian tươi mát cho toàn khu vực. Bên cạnh đó, xây dựng kế hoạch tiết kiệm, tận dụng nguồn hoa để phục vụ cho công tác tổ chức tiệc.
- Bộ phận Chương trình: Là bộ phận hoạt động riêng lẻ, với chức năng chính là phục vụ các chương trình phụ họa cho chương trình tiệc thêm sinh động và chuyên nghiệp, bộ phận này bao gồm các thành viên trực tiếp tham gia dàn dựng, xây dựng và sáng tạo cho các chương trình. Có nhiêm vụ phối hợp chặt chẽ với bộ phận kỹ thuật thực hiện chương trình trực tiếp trong mỗi tiệc.
- Bộ phận Kỹ thuật: Có trách nhiệm sửa chữa, bảo quản các trang thiết bị bên trong nhà hàng cũng như thực hiện định kỳ chương trình bảo quản. Tổ chức
lắp đặt sân khấu, âm thanh, ánh sáng phục vụ cho các tiệc, hội nghị theo yêu cầu.
- Bộ phận Lễ tân: Là trung tâm cầu nối giữa khách hàng và nhà hàng, tham mưu, trợ giúp cho nhà hàng, thể hiện bộ mặt tích cực của nàh hàng. Có nhiệm vụ tiếp đón khách, tư vấn, hỗ trợ, hướng dẫn khách hàng. Đem lại những ấn tượng tốt đẹp từ ban đầu đối với khách hàng.
- Bộ phận Bếp: là bộ phận quan trọng có nhiệm vụ nấu các món ăn phục vụ cho khách, thiết kế menu, đặt hàng nguyên liệu thực phẩm, xác định chi phí các món ăn, sáng tạo các món ăn làm đa dạng thực đơn.
- Bộ phận Housekeeping: Chức năng và nhiệm vụ chuyên trách các vấn đề vệ sinh, đảm bảo vệ sinh khu vực nhà hàng, các sảnh tiệc, phòng ban, cũng như phụ trách vấn đề vệ sinh sạch sẽ khu vực toilet của khách và nội bộ, giữ gìn vộ sinh các các vật dụng trang trí...
- Bộ phận Stewarding: vệ sinh các trang thiết bị, công cụ, dụng cụ phục vụ ăn uống cho khách.
Khối kinh doanh: Thực hiện phụ trách các mảng công tác của phòng kinh doanh, tiếp thị, nghiên cứu thị trườngvà các đối thủ cạnh tranh, làm công tác thống kê, phân tích, đánh giá hiệu quả kinh doanh.
Khối hành chính nhân sự: Thực hiện nhiệm vụ về công tác tổ chức cán bộ, ban hành các thể chế quản lý, điều hành quy chế làm việc, kỷ luật. Chịu trách nhiệm quản lý lực lượng lao động trong công ty, tuyển dụng lao động khi các bộ phận trong công ty có nhu cầu bổ sung thêm nguồn nhân lực.
Khối tài chính kế toán: kiểm soát doanh thu, lợi nhuận, quyết định các chiến lược về tài chính, tổng hợp các loại chi phí phục vụ kinh doanh và tính toán riêng cho từng loại dịch vụ nhằm xác định kết quả kinh doanh của từng bộ phận và toàn công ty. Lập báo cáo tài chính, cân đối tài sản theo từng tháng, quý, năm. Phân tích sự biến động của tài sản để báo cáo lên Ban giám đốc.
Sơ đồ 2.4 Vị trí chức vụ của Bộ phận F&B
Nguồn: Phòng Nhân Sự Chức năng của từng vị trí chức vụ:
- F&B Manager: Điều hành toàn bộ công việc của bộ phận F&B, hoạch định ra hướng phát triển sắp tới của cả bộ phận, đôn đốc nhân viên của mình để có thể định ra phương hướng phát triển trong tương lai.
- Deputy F&B Manager: Thừa hành mẹn lệnh của F&B General Manager, thay mặt F&B General Manager giải quyết các vấn đề của bộ phận F&B khi F&B General Manager vắng mặt
- F&B Area Manager: Điều hành toàn bộ công việc trong khu vực quản lý (tầng), nhận nhiệm vụ trực tiếp từ các quản lý cấp cao hơn, tiến hành công việc trên cơ sở sắp xếp, bố trí nhân viên hoàn thành công việc được giao. Là nhiệm vụ truyền tải mọi thông tin từ Ban giám đốc cũng như lấy ý kiến đóng
lên cấp trên cũng như truyền tải những kế hoạch một cách chi tiết các cấp cao hơn. Trực tiếp làm việc và giải quyết mọi vấn đề của khách hang trong khu vực quản lý và phạm vi quyền hạn của mình.
- F&B Supervisor: Chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ F&B Area Manager, sau đó điều hành, phổ biến trực tiếp xuống nhân viên. Kết hợp với các bộ phận khác để hoàn thành công việc. Luôn giám sát chặt chẽ quá trình làm việc của nhân viờn, theo dừi kết quả và khả năng làm việc của nhõn viờn để kịp thời đụn đốc, sửa chữa. Báo cáo kịp thời và thường xuyên tiến độ công việc cho cấp trên để kịp thời có hướng xử lý khi xảy ra sự cố.
- Team Leader: Là nhóm trưởng nhóm nhân viên phục vụ, có kinh nghiệm và kỹ năng cao, hướng dẫn các nhân viên phục vụ khác trong các hoạt động công việc, hỗ trợ và giúp đỡ các nhân viên khác trong nhóm để công việc luôn diễn ra với hiệu quả tốt nhất
- Waiter/waitress: Hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, đi làm đúng theo giờ giấc và ca quy định. Báo cáo mọi tình huống phát sinh trong quá trình triển khai công việc. Tham gia phục vụ trong suốt quá trình tiệc, làm đúng theo nhiệm vụ được phân công.
2.1.3. Mối quan hệ giữa bộ phận phục vụ và các bộ phận khác tại Gem Center