3. Tinh thần trách nhiệm với công việc và ý thức chấp hành kỷ luật
2.3.2. Quy trình chuẩn bị vật dụng tại Gem Center
Với sự chuyên nghiệp và đẳng cấp theo tiêu chuẩn 5 sao, Gem Center được khách hàng yêu mến và trân trọng không đơn giản chỉ là mọi thứ đều đẹp và hoàn hảo mà sau đó còn cả một quy trình chuẩn mà từ các nhân viên cho đến các cấp quản lý đều phải biết được và thực hiện để đưa ra được cho khách hàng những sản phẩm đẹp nhất.
Sơ đồ 2.6 Quy trình chuẩn bị vật dụng
Nguồn: Gem Center
Giai đoạn 1: Nắm bắt thông tin tiệc.
- Quản lý sẽ nhận được danh sách đặt tiệc (Banquet Forecast)
Bảng 2.2 Banquet Forecast trong ngày
Nguồn: Gem Center
- Quản lý sẽ nhận được bảng mô tả các công việc, chi tiết liên quan đến tiệc sẽ diễn ra (BEO)
- Quản lý sẽ nắm bắt thông tin về thực đơn và kế hoạch xác định số lượng về các vật dụng sẽ sử dụng trong tiệc.
- Team Leader và Supervisor sẽ là người chịu trách nhiệm dựa vào số lượng nhân sự đã được chia sẵn ở Bảng Banquet Forecast hằng ngày để phân bổ nhân sự chạy tiệc.
Giai đoạn 2: Lập Form Order cho từng kho
Team Leader hoặc Supervisor là những người chuyên order các loại Form cho từng kho. Bởi khi lấy các vật dụng từ kho phải có chữ kí của họ:
Tại Gem Center, có 3 loại Form Order vật dụng:
- Form Order sàn 3 (thường gọi là kho anh Nhân) dùng để order các vật dụng như: Nước tương, tăm , khăn giấy, ống hút, bao rác, bao tay, túi Gem, hộp mang về, trà, đường, coffee, kẹo, rượu, nước ngọt, nước suối, bia,...
Hình 2.4 Form order vật dụng sàn 3
Nguồn: Gem Center
- Form Order sàn 6B để order các vật dụng phục vụ các món như: Các loại mâm, các loại đế (đế tráng miệng, đế lẩu, đế nước suối), các loại rổ (rổ bánh mì, rổ bánh phồng), các loại khay (khay trà đường, khay đựng cutlery), các
loại jug (jug trà, jug coffee, jug sữa,..), các loại ụ (ụ kính, ụ gỗ), hủ muối tiêu gỗ, sơ đồ bàn và các loại vật dụng chuyên dụng khác.
Hình 2.5 Form order vật dụng sàn 6B
- Form Order Stewarding để order các loại cutlery, các loại đồ sứ (chén, dĩa, tách và đồ lót), các loại ly,...
Giai đoạn 3: Nhận vật dụng tại kho và đem về sảnh
Các nhân viên nam sẽ là người phụ trách nhận vật dụng tại kho và đem về sảnh. Vật dụng dễ vỡ và số lượng nhiều nhân viên nam sẽ sử dụng đến xe đẩy chuyên dụng của Gem Center.
Chiếc xe đẩy này có thể đẩy được nhiều loại vật dụng các nhau với trọng lượng lớn. Miếng lót trên xe được thiết kế chống trơn trượt và giữ được các vật dụng tránh bể vỡ và hư hại đến các vật dụng.
Giai đoạn 4: Vệ sinh vật dụng tiệc
Các nhân viên nữ sẽ là người phụ trách kiểm tra lại vật dụng đã kéo về và vệ sinh các vật dụng đó theo Quy trình của Gem Center.
Ngoài các vật dụng như đồ sứ, đồ thủy tinh hay đồ inox ra thì trong tiệc còn xuất hiện các loại khăn. Khăn khi bị nhăn sẽ được nhân viên nam ủi bằng máy ủi hơi của Gem Center.
Gem Center luôn đảm bảo rằng tất cả đều xuất hiện đẹp đẽ và hoàn hảo nhất với khách hàng.
Giai đoạn 5: Set up
Các vật dụng sau khi được vệ sinh và bảo quản sạch sẽ được set up tùy theo các hình thức của tiệc mà BEO đã ghi nhận. Gem Center sẽ set up theo yêu cầu của khách hàng với sự thống nhất từ Bộ phận Sales như màu khăn, các loại cutlery sử dụng trong tiệc cần thêm hoặc thay đổi hay các lay out bàn tiệc được sắp xếp như thế nào,..