Trong thanh toán nhập khẩu, Sở giao dịch Vietcombank giữ vai trò là ngân hàng mở thư tín dụng. Do thanh toán nhập khẩu theo phương thức tín dụng có sự tham gia của nhiều ngân hàng nên quy trình thanh toán phải thực hiện qua nhiều khâu và mất nhiều thời gian. Mặt khác, các nghiệp vụ đều sử dụng các quy tắc thực hành thống nhất UCP 600 và tập quán tiêu chuẩn quốc tế để kiểm tra bộ chứng từ ISBP 681 nên quy trình thanh toán L/C nhập khẩu tại SGD Vietcombank đảm bảo tính thống nhất, chặt chẽ và phù hợp với các thông lệ quốc tế.
Hình 2.2: Quy trình nghiệp vụ thanh toán L/C nhập khẩu
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Sở giao dịch Vietcombank tiến hành thanh toán L/C nhập khẩu tuân theo 1 quy trình thống nhất.
Bước 1: Khi nhận được hồ sơ từ phía khách hàng, SGD kiểm tra nếu thấy phù hợp đầy đủ các điều kiện thì tiến hành phát hành L/C dựa trên những yêu cầu trong đơn mở thư tín dụng của khách hàng.
Bước 2: SGD trả điện L/C cho khách hàng, tiến hành sửa đổi L/C nếu khách hàng yêu cầu và phải đảm bảo vẫn trong thời hạn hiệu lực của L/C.
Bước 3: Sau khi gửi toàn bộ nội dung thư tín dụng cho người xuất khẩu thông qua ngân hàng đại lý của mình ở nước người xuất khẩu. Sở giao dịch nhận được bộ chứng từ từ người xuất khẩu. Nếu bộ chứng từ đến sau hàng hoá và có sự yêu cầu từ khách hàng thì SGD sẽ ủy quyền nhận hàng/ký hậu nhận đơn/bảo lãnh nhận hàng để người nhập khẩu đi nhận hàng khi hàng cập bến.
Bước 4: Nếu chứng từ đến sau hàng hoá sau khi kiểm tra bộ chứng từ, nếu không phù hợp với nội dung L/C gửi điện từ chối trả tiền và gửi lại người xuất khẩu bộ chứng từ, yêu cầu sửa đổi theo đúng nội dung L/C. Đến khi nào Sở giao dịch kiểm tra thấy phù hợp với L/C thì thanh toán tiền hàng hoặc ký chấp nhận thanh toán. Sau đấy, đòi tiền nhà nhập khẩu, trao bộ chứng từ để họ đi nhận hàng.
Uỷ quyền nhận hàng/Ký hậu nhận đơn/bảo lãnh nhận hàng (3) Nhận kiểm tra bộ chứng từ, thanh toán, chấp nhận thanh toán (4) Sửa đổi L/C (2) Phát hành L/C (1)
Bước 1: Kiểm tra hồ sơ
Vietcombank thực hiện phát hành L/C theo yêu cầu của doanh nghiệp (người nhập khẩu) để cam kết thanh toán ngay hoặc thanh toán vào một thời hạn nhất định trị giá của L/C cho người hưởng lợi khi người hưởng lợi xuất trình bộ chứng từ phù hợp với các điều kiện nêu trong L/C. Khi đơn xin mở thư tín dụng của khách hàng được gửi đến phòng thanh toán quốc tế, thanh toán viên là người đầu tiên kiểm tra hồ sơ, sau đấy chuyển cho kiểm soát viên và lãnh đạo phòng. Hồ sơ trong đơn xin mở L/C phải đảm bảo:
Thứ nhất, thư yêu cầu phát hành đầy đủ chữ ký, dấu theo mẫu đã đăng ký với VCB, nội dung chính xác, đầy đủ, khớp với hồ sơ kèm theo (có cam kết về giấy nhập khẩu hoặc hạn ngạch nếu hàng thuộc diện hạn chế xuất khẩu). Các thông tin trên đơn yêu cầu mở thư tín dụng phải được điền chính xác, khách hàng thường hiểu sai khi dịch các nội dung ghi trên mẫu đơn vì các mẫu đều được viết bằng tiếng anh.
Thứ hai, Điều kiện đảm bảo tài chính:
Khi yêu cầu ngân hàng mở L/C khách hàng phải cân nhắc đến nguồn vốn của mình. L/C có thể được phát hành miễn kí quĩ hoặc kí quĩ theo một tỉ lệ nhất định trên tổng trị giá cam kết của Vietcombank, với tỉ lệ kí quĩ hoặc miễn kí quĩ tùy thuộc vào mức độ tín nhiệm doanh nghiệp.
• L/C phát hành bằng vốn tự có, khách hàng ký quỹ 100%.
• Sử dụng hạn mức vay/mức kỹ quỹ (trình tại phòng nếu mức ký quỹ <= 2 tỷ đồng, còn lại phải đợi chỉ thị tài trợ thương mại của phòng tín dụng).
• L/C phát hành bằng vốn vay của ngân hàng, Quý khách liên hệ với bộ phận Tín dụng để xem xét.
• Sử dụng bảo lãnh của bên thứ 3 (phải chờ chỉ thị tài trợ của phòng quản lý hạn mức tín dụng bên thứ 3).
Thứ tư, văn bản xác nhận của ngân hàng nhà nước về việc đăng ký vay và trả nợ nước ngoài nếu L/C trả chậm trên 1 năm.
Bước 2: Xử lý trên máy
Thứ nhất, đăng ký phát hành L/C: thanh toán viên chọn sản phẩm letter of credit, vào chức năng letter registration để đăng ký phát hành L/C. Hệ thống tạo ra một số tham chiếu, cho mỗi L/C được đăng ký mới bao gồm 12 ký tự. Các bước phát hành L/C trên máy tính phải tuân theo đúng tài liệu hướng dẫn. Chương trình máy tính tự động kiểm tra các yếu tố cần thiết theo chế độ tín dụng và các quy định hiện hành về việc phát hành L/C nhập khẩu của VCB. Nếu mức ký qũy chưa đủ mức độ tối thiểu theo quy định hay mức phí áp dụng khác mức phí đã cài đặt thì hệ thống sẽ yêu cầu nhập mật khẩu của kiểm soát viên.
Thứ hai, sau khi in phiếu, thanh toán viên gửi lên lãnh đạo phòng để lãnh đạo phòng kiểm tra lại và ký phiếu.
Thứ ba, thanh toán viên nhận lại phiếu từ lãnh đạo phòng, tạo điện L/C: sau khi hoàn tất các bước nhập dữ liệu mở L/C trên mạng máy tính để tạo điện MT700, tại màn hình document, thanh toán viên tạo các chứng từ liên quan đến việc phát hành L/C như MT700, giấy báo có tiền ký quỹ, giấy nợ các khoản phí và hoá đơn VAT trong chương trình Charge Bill. Thanh toán viên trả điện cho khách hàng, tiến hành chấm điện, tra soát và tách phiếu lưu lại hồ sơ.
Thứ tư, hạch toán : • Thu phí phát hành
• Thu điện phí phát hành USD 22-25 tuỳ độ dài điện • Khoanh tài khoản để ký quỹ (nếu có)
Vì ngân hàng mở L/C theo yêu cầu của khách hàng, do vậy khách hàng nên xem xét kỹ nội dung của hợp đồng để đảm bảo khi đưa vào L/C không bị mâu thuẫn tránh vi phạm hợp đồng.
Sau khi ngân hàng phát hành L/C, khách hàng nhận một bản sao L/C. Khách hàng nên xem xét đối chiếu giữa nội dung L/C với đơn yêu cầu để đảm bảo rằng L/C hoàn toàn phù hợp với hợp đồng, và thông báo cho ngân hàng ngay những sai lệch nếu có.
2.1.3.2 Sửa đổi L/C
Bước 1: Kiểm tra hồ sơ
Sau khi thanh toán viên gửi lại L/C cho khách hàng, nếu khách hàng có nhu cầu sửa đổi, phải nộp lên ngân hàng thư yêu cầu sửa đổi L/C (theo mẫu) kèm văn bản thoả thuận giữa người mua và người bán (nếu có). Các sửa đổi này trở thành một phần nội dung của L/C và các nội dung tu chỉnh thoả mãn những yêu cầu sau:
• Những tu chỉnh phải trước ngày tiến hành giao hàng và trong thời gian hiệu lực của L/C.
• Hai bên xuất khẩu và nhập khẩu trực tiếp thực hiện các giao dịch có liên quan đến tu chỉnh nội dung L/C, tuy nhiên thì cần có sự xác nhận của SGD với tư cách là ngân hàng phát hành L/C. Mọi nội dung liên quan đến tu chỉnh L/C phải tiến hàng bằng văn bản như: Thư từ, telex, điện tín...
• Lưu ý điều kiện đảm bảo tài chính bổ sung nếu tăng tiền hoặc gia hạn L/C.
Bước 2: Xử lý trên máy
• Khi nhận được yêu cầu xin sửa đổi L/C của khách hàng thì thanh toán viên sẽ thực hiện lệnh sửa đổi MT700 trên máy tính
• Hạch toán:
- Thu phí sửa đổi: phí sửa đổi này do bên nhập khẩu chịu, hoạch toán và trả tiền cho ngân hàng khi các giao dịch thanh toán hoàn tất
- Thu điện phí sửa đổi USD11
- Ký quỹ thêm hoặc giải toả ký quỹ (nếu có)
Ngân hàng thực hiện nghiệp vụ uỷ quyền, ký hậu, bảo lãnh cho khách hàng trong trường hợp hàng đến trước chứng từ. Ngân hàng thực hiện phát hành bảo lãnh nhận hàng khi chưa có vận đơn gốc hoặc phát hành thư uỷ quyền nhận hàng hoặc ký hậu vận đơn để khách hàng đi nhận hàng theo. Thanh toán viên là người đầu tiên tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ, nhập thông tin và in thư. Mỗi nghiệp vụ thanh toán viên thực hiện đều có sự giám sát, theo dõi của kiểm soát viên và lãnh đạo phòng. Kiểm soát viên và lãnh đạo phòng cùng kiểm tra lại hồ sơ và những thông tin đã nhập nếu thấy phù hợp thì tiến hành ký duyệt.
Bước 1: Kiểm tra hồ sơ:
Điều kiện để về hồ sơ của khách hàng để ngân hàng phát hành Thư bảo lãnh - Thư uỷ quyền nhận hàng, ký hậu vận đơn gốc:
• Thư yêu cầu ký hậu/phát hành uỷ quyền/ bảo lãnh nhận hàng của khách hàng. • Các chứng từ vận tải
- Bản gốc B/L (vận đơn) theo lệnh của VCB (nếu ký hậu) - Bản gốc AWB hoặc B/L đích danh VCB (nếu uỷ quyền)
- Bản sao B/L (vận đơn đường biển) do người xuất khẩu gửi trực tiếp hoặc AWB theo lệnh hoặc đích danh VCB (nếu bảo lãnh nhận hàng)
• Hoá đơn thương mại
Bước 2: Xử lý trên máy:
Nghiệp vụ này do thanh toán viên nhập thông tin vào máy, kiểm soát viên và lãnh đạo phòng là người kiểm tra và ký duyệt. Khi nhận lại hồ sơ đã ký duyệt từ lãnh đạo phòng, thanh toán viên sẽ gửi lại thư cho khách hàng, tách điện tra soát và lưu lại hồ sơ.
• Ký hậu B/L hoặc phát hành thư uỷ quyền/ bảo lãnh nhận hàng • Hạch toán:
Bước 1: Kiểm tra chứng từ
Thứ nhất, Ngay sau khi nhận được bộ chứng từ, thanh toán viên và kiểm soát viên ghi ngày nhận chứng từ, ký và đóng dấu đơn vị mình trên coverting letter vào sổ theo dõi giao nhận chứng từ đồng thời nhập các thông tin cần thiết vào bộ chứng từ trong chương trình máy tính. Sau khi hoàn tất, lãnh đạo phòng kiểm tra lại hồ sơ và những thông tin đã nhập vào hệ thống dữ liệu. Trong vòng 2 ngày làm việc kể từ ngày nhận được bộ chứng từ bưu điện và phải hoàn tất việc kiểm tra bộ chứng từ và gửi thông báo chứng từ đến kiêm phiếu kiểm tra chứng từ cho khách hàng. Nội dung kiểm tra bao gồm:
• Kiểm tra số lượng của từng loại chứng từ theo quy định của L/C • Kiểm tra sự nhất quán thể hiện trên bề trên của bộ chứng từ • Kiểm tra sự phù hợp của chứng từ với UCP 600
Thứ hai, ngân hàng giao bộ chứng từ cho khách hàng nếu kiểm tra thấy phù hợp với thư mở L/C. Ngân hàng chỉ giao khi khách khi có tiền thanh toán (nếu trả ngay) hoặc đã chấp nhận hạn trả (nếu trả chậm)
Thứ ba, trong trường hợp chứng từ có sai sót, thì trong khoảng thời gian 4 ngày làm việc kể từ sau ngày nhận được chứng từ nếu kiểm tra thấy có sai sót về nội dung hoặc nội dụng chứng từ, lập điện thông báo sai sót và từ chối thanh toán. Các sai sót của bộ chứng từ được thông báo một cách đầy đủ ngay lần thông báo đầu tiên, không được phép thông báo bổ sung các sai sót. Khoản phí sai sót chứng từ phải ghi lại để thông báo cho ngân hàng thương lượng biết khoản phí này sẽ trừ vào số tiền thanh toán.
Thứ tư, nếu nhà nhập khẩu yêu cầu SGD phát hành thư bảo lãnh nhận hàng hay ký hậu vận đơn để đi lấy hàng thì người mua phải yêu cầu bằng văn bản cùng với cam kết trả tiền và không được khiếu nại SGD khi chứng từ không phù hợp.
Thứ năm, Thanh toán viên NK liên hệ với phòng tín dụng để lấy khoản tiền vay hoặc ký quỹ.
Bước 2: Xử lý trên máy
• Làm điện chuyển tiền MT202, điện báo trả tiền MT756 (nếu có, nhớ trừ phí) • Hạch toán:
- Ghi nợ tài khoản khách hàng (tài khoản tiền gửi, tiền vay...) - Thu phí thanh toán
- Thu điện phí
- Thu phí chấp nhận thanh toán (đối với L/C trả chậm)
2.1.3.5. Một số lưu ý
Vì thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ có rất nhiều bên tham gia, diễn ra qua nhiều bước nghiệp vụ nên khi tham gia giao dịch các bên cần lưu một số điểm sau, tránh những sai sót, rủi ro cảnh báo trước được.
• Trước khi mở L/C, người mua cần thỏa thuận cụ thể với người bán về các điều khoản thanh toán, lịch giao hàng, phương tiện giao hàng, và các chứng từ cần xuất trình.
• Người mua phải nhận thức rằng L/C không phải là hình thức thanh toán an toàn tuyệt đối vì ngân hàng chỉ giao dịch trên chứng từ chứ không biết đến hàng hóa. Nếu chứng từ phù hợp với các điều kiện, điều hoản của L/C thì người mua phải trả tiền mặc dù hàng hóa đã giao không đúng với hợp đồng.
• Đảm bảo chắc chắn là L/C phù hợp với hợp đồng.
• Các điều kiện của L/C phải đảm bảo ngắn gọn, dễ hiểu, không nên đưa vào L/C các nội dung quá chi tiết và các quy cách kỹ thuật quá phức tạp.
• Trong quá trình giao dịch nếu có nghi ngờ, Quý khách hàng nên liên hệ ngay với ngân hàng để phối hợp xử lý.
2.2.1. Một số trường hợp
Thanh toán nhập khẩu theo phương thức tín dụng chứng từ có thể đảm bảo được những quyền lợi chính đáng cho các bên tham gia. Nhưng rủi ro vẫn có thể xảy ra nếu như các bên không cẩn thận khi tham gia giao dịch, hay do thiếu kiến thức về L/C và không có kinh nghiệm lường hết được những rủi ro. Giai đoạn 2007-2012 SGD đã gặp phải một số rủi ro như: rủi ro do người dùng mất khả năng thanh toán, rủi ro kỹ thuật, rủi ro đạo đức, rủi ro ngoại hối, rủi ro chính trị.
2.2.1.1. Rủi ro do khách hàng mất khả năng thanh toán
SGD sau khi kiểm tra hồ sơ khách hàng và chấp nhận phát hành L/C nếu không thực hiện kèm theo các biện pháp an toàn như ký quỹ hay yêu cầu tài sản đảm bảo thì rủi ro rất dễ xảy ra và ngân hàng phải chịu thiệt hại trong trường hợp khách hàng mất khả năng thanh toán.
Trường hợp: tháng 7/2007 một công ty nhập khẩu đến SGD VCB xin mở L/C để thanh toán hợp đồng nhập khẩu máy tính cho công ty nước ngoài. Sau khi xem xét đơn xin mở L/C, giấy cam kết của khách hàng và tình hình tài chính của doanh nghiệp và để đảm bảo an toàn cho mình, NH yêu cầu doanh nghiệp mức ký quỹ 50%. Sau khi kiểm tra bộ chứng từ do bên ngân hàng thông báo gửi đến thấy hoàn toàn phù hợp với nội dung L/C, thanh toán viên thực hiện điện chuyển tiền cho ngân hàng của người xuất thụ hưởng. Khi hàng cập cảng, SGD yêu cầu đơn vị nhập khẩu trả tiền để nhận chứng từ đi lấy hàng. Nhưng do kinh doanh bị thua lỗ nên họ không đủ năng lực tài chính để hoàn thanh tóan cho ngân hàng. Theo thông lệ quốc tế về vận tải với vận đơn đó, NH được quyền nhận hàng hoặc tiêu thụ ở thị trường trong nước nếu đơn vị mở L/C không có khả năng thanh toán hoặc có nguy cơ phá sản. Sau khi tranh chấp xảy ra, NH phải cầm chứng từ đi nhận hàng. Nhưng do đây là mặt hàng có quota nhập khẩu nên ngân hàng không đủ điều kiện nhận hàng hoặc đem bán cho bên thứ ba. Như vậy, ngân hàng mở L/C trong trường hợp này đã tìm cách tự bảo vệ mình nhưng rủi ro vẫn xảy ra.
Rủi ro kỹ thuật xảy ra liên quan đến trình độ và kinh nghiệm của nhân viên