Khi nhận được đơn yêu cầu mở thư tín dụng của khách hàng, nhân viên TTNK cần kiểm tra và xem xét kỹ các điều kiện trước khi quyết định phát hành thư tín dụng.
Thứ nhất, đánh giá tình hình tài chính, uy tín và cấp hạn mức mở thư tín dụng cho khách hàng.
Để giảm thiểu rủi ro thanh toán phát sinh từ khách hàng, việc đánh giá khách hàng là hết sức quan trọng và phải thực hiện theo đúng quy định của Sở giao dịch. Khi kiểm tra hồ sơ khách hàng nhân viên phải cân nhắc cẩn trọng việc phát triển khách hàng phải nằm trong tầm kiểm soát rủi ro, không vì việc phát triển khách hàng, gia tăng doanh số mà không quan tâm đến những rủi ro có thể xảy ra.. Chính vì vậy, để xét cấp hạn mức mở thư tín dụng và mức ký quỹ mở thư tín dụng phù hợp, nhân viên TTNK phải có đủ kiến thức và ý thức tuân thủ quy định của Sở giao dịch VCB.
Các trường hợp ký quỹ dưới mức 100% nhân viên phải đánh giá tài chính, uy tín và tài sản đảm bảo. Còn những trường hợp khách hàng ký quỹ 100% hoặc có số dư tài khoản tiền gửi, sổ tiết kiệm nhân viên không tiến hành thẩm định. Tại SGD VCB thường chỉ có những DN lớn, có uy tín cao mới được phép ký quỹ dưới 100%. Việc đánh giá khách hàng, nhân viên phải đảm bảo được:
• Chỉ cấp hạn mức mở thư tín dụng khi khách hàng có đủ khả năng tài chính. Việc doanh nghiệp nhập khẩu mất khả năng thanh toán trong khi ngân hàng đã ký chấp nhận thanh toán hay thanh toán tiền cho nhà xuất khẩu, thiệt hại cho ngân hàng rất lớn vì không đòi được tiền từ nhà nhập khẩu.
• Nhân viên phải đánh giá được uy tín của khách hàng. Vì có những doanh nghiệp mặc dù có khả năng tài chính nhưng vẫn cố tình trì hoãn việc thanh toán tiền cho ngân hàng dù bộ chứng từ hoàn toàn hoàn hảo.
• Mặc dù bộ chứng từ và hàng hoá nhập khẩu là tài sản đảm bảo khi phát hành thư tín dụng nhưng SGD nên giảm thiểu những rủi ro từ phía khách hàng tránh
không bán được hàng để thu hồi các khoản thiệt hại do hàng không đúng chất lượng, khó tiêu thụ trên thị trường
Thứ hai, xác định mức ký quỹ phù hợp.
Trước khi mở thư tín dụng, khách hàng phải ký quỹ mở thư tín dụng bằng khoản tiền tự có để tại tài khoản ngân hàng. Mục đích của việc ký quỹ là chứng minh khách hàng có khả năng thanh toán bằng phần vốn của mình, đảm bảo bù đắp chi phí SGD bỏ ra xử lý lô hàng nhập khẩu trong trường hợp phải cầm bộ chứng từ đi lấy hàng thay khách hàng. Khi giá cả hàng hóa biến động, khoản lỗ do biến động giá không vượt quá phần ký quỹ khách hàng phải cân nhắc nhận bộ chứng từ hay mất đi khoản tiền đã ký quỹ.
Mức ký quỹ còn là yếu tố cạnh tranh giữa các ngân hàng khi cung cấp dịch vụ thanh toán nhập khẩu. Mức ký quỹ cao, ngân hàng có lợi trong việc tăng lợi nhuận. Nhưng lại là bất lợi cho khách hàng vì mất đi một phần nguồn vốn kinh doanh. Vì vậy, mức ký quỹ phải được cân nhắc khi mở L/C cho khách hàng. Nhân viên cần cân nhắc mức ký qũy phù hợp sao cho vừa giảm thiểu được rủi ro trong thanh toán vừa mở rộng được quy mô khách hàng. Những yếu tố sau quyết định mức ký quỹ mở L/C:
• Tài sản đảm bảo, uy tín và khả năng tài chính của khách hàng nhập khẩu. Khi yêu cầu mở L/C, khách hàng có thể đảm bảo bằng bất động sản, hàng hoá, sổ tiết kiệm hay số dư tài khoản... Đối với tài sản đảm bảo là bất động sản, sổ tiết kiệm, số dư tài khoản, có giá trị hơn hoặc bằng giá trị L/C... mức ký quỹ thấp và có thể là không ký quỹ. Đối với tài sản đảm bảo là hàng hoá nên có sự cân nhắc giá trị đảm bảo và khả năng tiêu thụ những tài sản đảm bảo đó để đưa ra mức ký quỹ phù hợp. Nếu tài sản có thể định giá, giá trị ít thay đổi trong tương lai, dễ tiêu thụ trên thị trường thì mức ký quỹ có thể thấp; nếu tài sản đảm bảo hay biến động về mặt giá trị, khó tiêu thụ thì mức ký quỹ cao. Để giảm thiểu rủi ro ngân hàng nên yêu cầu khách hàng ký qũy 100%.
Uy tín và khả năng tài chính là yếu tố quan trọng liên quan đến việc nhận bộ chứng từ của khách hàng, là căn cứ để nhân viên ngân hàng xét duyệt mức ký quỹ
phù hợp khi phát hành thư tín dụng. Nếu khách hàng có uy tín cao và tình hình tài chính tốt trong quá trình giao dịch với SGD VCB thì có thể xét mức ký quỹ thấp. Để đánh giá uy tín và khả năng tài chính của khách hàng, phòng TTQT cần đưa ra những tiêu chí và chuẩn mực thống nhất. Tiêu chí đó có thể dựa trên tình hình quan hệ với SGD và các báo cáo tài chính của khách hàng.
• Hàng hoá nhập khẩu.
Đối với hàng hoá dễ tiêu thụ, thị trường rộng, chất lượng tốt, không mang tính thời vụ và giá cả ít biến động và ổn định... mức ký quỹ thấp hơn đối với hàng hoá tiêu thụ trên thị trường đặc thù, giá cả biến động nhiều... Hiệu quả kinh tế của hàng nhập khẩu quy định mức ký quỹ. Nhân viên cần xem xét hàng hoá có thuộc danh mục hàng cấm không, nhập khẩu có điều kiện hay không.
Thứ ba, tỷ giá hối đoái và tình hình kinh tế.
Trong điều kiện kinh tế khó khăn và tỷ giá hối đoái biến động liên tục không có lợi cho ngân hàng phải yêu cầu khách hàng mức ký quỹ cao để đảm bảo an toàn, giảm thiểu rủi ro khi thực hiện giao dịch. SGD VCB nên xem xét cân nhắc mức ký quỹ và cung cấp các công cụ bảo hiểm cho khách hàng như hợp đồng quyền chọn, tương lai...
Thứ tư, xem xét thị trường tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu.
Nhân viên TTNK cần xem xét thị trường hàng hoá nhập khẩu trước khi xét duyệt mở L/C. Vì những biến động của thị trường có thể gây ra rủi ro cho ngân hàng. Với những hàng hoá có giá cả, nhu cầu dễ biến động, nhân viên ngân hàng cần xem xét xu hướng biến động của thị trường tiêu thụ hàng hoá, điều kiện về ký quỹ, tài sản đảm bảo... trước khi phát hành L/C. Ngoài ra, cần phải xem xét đơn giá nhập khẩu có phù hợp so với mức giá thị trường không để tư vấn khách hàng và có những bước phòng ngừa khi rủi ro có thể xảy ra.
SGD chỉ có thể dự báo giá cả và xu hướng của một số mặt hàng cụ thể, còn những mặt hàng khác là dựa trên kinh nghiệm của nhân viên. SGD cần tập hợp
L/C và phổ biến các dự báo này cho nhân viên dưới hình thức chính thức và không chính thức.
Nhân viên cần xem xét hàng hoá có nằm trong danh mục cấm nhập khẩu hay nhập khẩu có điều kiện không để yêu cầu đối tác chứng từ phù hợp, không thực hiện mở thư tín dụng cho các mặt hàng nằm trong danh mục cấm nhập khẩu hoặc điều kiện nhập khẩu của người mua không đủ so với điều kiện quy định.
Thứ năm, xem xét đến uy tín của người thụ hưởng.
Cần tìm hiểu uy tín của người thụ hưởng thông qua khách hàng hoặc ngân hàng đại lý. Kênh thông tin về người thụ hưởng đều thông qua khách hàng, SGD có thể thông qua ngân hàng đại lý của mình để có thông tin của người xuất khẩu. Đối với nhà xuất khẩu có uy tín không tốt SGD cần có cảnh báo cho toàn hệ thống để có giải pháp giảm thiểu rủi ro.
Thứ sáu, xem xét đến nội dung thư tín dụng.
Trước khi phát hành thư tín dụng, nhân viên TTNK cần phải xem kỹ các điều kiện trong đơn yêu cầu phát hành thư tín dụng của khách hàng. Nếu các điều kiện này mâu thuẫn với hợp đồng thương mại phải xác nhận lại với khách hàng và thông báo để khách hàng sửa đổi. Nếu các điều kiện không rõ ràng và không hợp lý thì nhân viên phải làm rõ với khách hàng các vấn đề đó trước khi mở thư tín dụng.