Bước 1: Kiểm tra chứng từ
Thứ nhất, Ngay sau khi nhận được bộ chứng từ, thanh toán viên và kiểm soát viên ghi ngày nhận chứng từ, ký và đóng dấu đơn vị mình trên coverting letter vào sổ theo dõi giao nhận chứng từ đồng thời nhập các thông tin cần thiết vào bộ chứng từ trong chương trình máy tính. Sau khi hoàn tất, lãnh đạo phòng kiểm tra lại hồ sơ và những thông tin đã nhập vào hệ thống dữ liệu. Trong vòng 2 ngày làm việc kể từ ngày nhận được bộ chứng từ bưu điện và phải hoàn tất việc kiểm tra bộ chứng từ và gửi thông báo chứng từ đến kiêm phiếu kiểm tra chứng từ cho khách hàng. Nội dung kiểm tra bao gồm:
• Kiểm tra số lượng của từng loại chứng từ theo quy định của L/C • Kiểm tra sự nhất quán thể hiện trên bề trên của bộ chứng từ • Kiểm tra sự phù hợp của chứng từ với UCP 600
Thứ hai, ngân hàng giao bộ chứng từ cho khách hàng nếu kiểm tra thấy phù hợp với thư mở L/C. Ngân hàng chỉ giao khi khách khi có tiền thanh toán (nếu trả ngay) hoặc đã chấp nhận hạn trả (nếu trả chậm)
Thứ ba, trong trường hợp chứng từ có sai sót, thì trong khoảng thời gian 4 ngày làm việc kể từ sau ngày nhận được chứng từ nếu kiểm tra thấy có sai sót về nội dung hoặc nội dụng chứng từ, lập điện thông báo sai sót và từ chối thanh toán. Các sai sót của bộ chứng từ được thông báo một cách đầy đủ ngay lần thông báo đầu tiên, không được phép thông báo bổ sung các sai sót. Khoản phí sai sót chứng từ phải ghi lại để thông báo cho ngân hàng thương lượng biết khoản phí này sẽ trừ vào số tiền thanh toán.
Thứ tư, nếu nhà nhập khẩu yêu cầu SGD phát hành thư bảo lãnh nhận hàng hay ký hậu vận đơn để đi lấy hàng thì người mua phải yêu cầu bằng văn bản cùng với cam kết trả tiền và không được khiếu nại SGD khi chứng từ không phù hợp.
Thứ năm, Thanh toán viên NK liên hệ với phòng tín dụng để lấy khoản tiền vay hoặc ký quỹ.
Bước 2: Xử lý trên máy
• Làm điện chuyển tiền MT202, điện báo trả tiền MT756 (nếu có, nhớ trừ phí) • Hạch toán:
- Ghi nợ tài khoản khách hàng (tài khoản tiền gửi, tiền vay...) - Thu phí thanh toán
- Thu điện phí
- Thu phí chấp nhận thanh toán (đối với L/C trả chậm)
2.1.3.5. Một số lưu ý
Vì thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ có rất nhiều bên tham gia, diễn ra qua nhiều bước nghiệp vụ nên khi tham gia giao dịch các bên cần lưu một số điểm sau, tránh những sai sót, rủi ro cảnh báo trước được.
• Trước khi mở L/C, người mua cần thỏa thuận cụ thể với người bán về các điều khoản thanh toán, lịch giao hàng, phương tiện giao hàng, và các chứng từ cần xuất trình.
• Người mua phải nhận thức rằng L/C không phải là hình thức thanh toán an toàn tuyệt đối vì ngân hàng chỉ giao dịch trên chứng từ chứ không biết đến hàng hóa. Nếu chứng từ phù hợp với các điều kiện, điều hoản của L/C thì người mua phải trả tiền mặc dù hàng hóa đã giao không đúng với hợp đồng.
• Đảm bảo chắc chắn là L/C phù hợp với hợp đồng.
• Các điều kiện của L/C phải đảm bảo ngắn gọn, dễ hiểu, không nên đưa vào L/C các nội dung quá chi tiết và các quy cách kỹ thuật quá phức tạp.
• Trong quá trình giao dịch nếu có nghi ngờ, Quý khách hàng nên liên hệ ngay với ngân hàng để phối hợp xử lý.
2.2.1. Một số trường hợp
Thanh toán nhập khẩu theo phương thức tín dụng chứng từ có thể đảm bảo được những quyền lợi chính đáng cho các bên tham gia. Nhưng rủi ro vẫn có thể xảy ra nếu như các bên không cẩn thận khi tham gia giao dịch, hay do thiếu kiến thức về L/C và không có kinh nghiệm lường hết được những rủi ro. Giai đoạn 2007-2012 SGD đã gặp phải một số rủi ro như: rủi ro do người dùng mất khả năng thanh toán, rủi ro kỹ thuật, rủi ro đạo đức, rủi ro ngoại hối, rủi ro chính trị.
2.2.1.1. Rủi ro do khách hàng mất khả năng thanh toán
SGD sau khi kiểm tra hồ sơ khách hàng và chấp nhận phát hành L/C nếu không thực hiện kèm theo các biện pháp an toàn như ký quỹ hay yêu cầu tài sản đảm bảo thì rủi ro rất dễ xảy ra và ngân hàng phải chịu thiệt hại trong trường hợp khách hàng mất khả năng thanh toán.
Trường hợp: tháng 7/2007 một công ty nhập khẩu đến SGD VCB xin mở L/C để thanh toán hợp đồng nhập khẩu máy tính cho công ty nước ngoài. Sau khi xem xét đơn xin mở L/C, giấy cam kết của khách hàng và tình hình tài chính của doanh nghiệp và để đảm bảo an toàn cho mình, NH yêu cầu doanh nghiệp mức ký quỹ 50%. Sau khi kiểm tra bộ chứng từ do bên ngân hàng thông báo gửi đến thấy hoàn toàn phù hợp với nội dung L/C, thanh toán viên thực hiện điện chuyển tiền cho ngân hàng của người xuất thụ hưởng. Khi hàng cập cảng, SGD yêu cầu đơn vị nhập khẩu trả tiền để nhận chứng từ đi lấy hàng. Nhưng do kinh doanh bị thua lỗ nên họ không đủ năng lực tài chính để hoàn thanh tóan cho ngân hàng. Theo thông lệ quốc tế về vận tải với vận đơn đó, NH được quyền nhận hàng hoặc tiêu thụ ở thị trường trong nước nếu đơn vị mở L/C không có khả năng thanh toán hoặc có nguy cơ phá sản. Sau khi tranh chấp xảy ra, NH phải cầm chứng từ đi nhận hàng. Nhưng do đây là mặt hàng có quota nhập khẩu nên ngân hàng không đủ điều kiện nhận hàng hoặc đem bán cho bên thứ ba. Như vậy, ngân hàng mở L/C trong trường hợp này đã tìm cách tự bảo vệ mình nhưng rủi ro vẫn xảy ra.
Rủi ro kỹ thuật xảy ra liên quan đến trình độ và kinh nghiệm của nhân viên ngân hàng và doanh nghiệp nhập khẩu.
Thứ nhất, những rủi ro phát sinh do nhân viên ngân hàng:
• Khi nhận được bộ chứng từ, nếu NH phát hành trả tiền hay chấp nhận thanh toán do không có phát hiện được tính không phù hợp của bộ chứng từ so với L/C, nhưng nhà NK không chấp nhận, thì NH không thể đòi tiền nhà NK.
• Ngân hàng phát hành gặp phải những sai sót trong công tác thẩm định, kiểm tra hồ sơ khách hàng.
• NH phát hành có thể gặp rủi ro do không thực hiện đúng theo UCP 600, ví dụ như là đưa ra quyết định từ chối bộ chứng từ vượt quá 7 ngày làm việc của ngân hàng, theo qui định của UCP 600 là không quá 7 ngày.
Trường hợp 1: Vụ việc diễn ra như sau: tháng 2/2007 SGD VCB mở L/C nhập khẩu mặt hàng thiết bị bán hàng theo yêu cầu của công ty cổ phần Hoa Việt. Người hưởng lợi là công ty TNHH Sam, USA. NH thông báo là Citibank Hoa Kỳ. Trị giá L/C là 50.000 USD.
Sau khi giao hàng, Sam Company lập bộ chứng từ gửi SGD. NH Citibank kiểm tra thấy thiếu Giấy xác nhận xuất xứ của Phòng thương mại Mỹ cấp. Để kịp thời gửi bộ chứng từ cho người mua nhận hàng, Citibank đề nghị gửi giấy chứng nhận xuất xứ còn thiếu qua đường bưu điện tới ngân hàng VCB sau.
Nhận được bộ chứng từ với điều kiện trên, SGD thông báo ngay cho công ty Hoa Việt để chờ ý kiến chấp nhận hay từ chối bộ chứng từ. Ban đầu, công ty Hoa Việt đề nghị NH mở lưu giữ bộ chứng từ đòi tiền cho tới khi hàng về đến cảng Hải Phòng mới thanh toán. Tuy nhiên đến ngày làm việc thứ 8 sau khi nhận được bộ chứng từ, chuyến hàng mới cập bến Hải Phòng. Do bị xây xát trong chuyến hành trình trên biển nên hàng hoá bị tổn thất 1 phần. Thay vì phải chờ công ty bảo hiểm giải quyết, công ty Văn Hoá Việt muốn trừ ngay vào số tiền bồi thường thiệt hại vào tiền thanh toán L/C, công ty yêu cầu ngân hàng gửi điện từ chối trả tiền. Vào
họ ngân hàng đã vi phạm điều 14 UCP 600, đó là “việc từ chối thanh toán phải được thực hiện không quá 7 ngày làm việc”. SGD VCB không thực hiện đúng quy trình trên nên NH mất quyền từ chối thanh toán và vẫn phải thanh toán tiền cho NH Citibank mặc dù bộ chứng từ không hoàn hảo.
Trường hợp 2: Năm 2011, SGD VCB nhận được bộ chứng từ hoàn hảo do người xuất khẩu xuất trình nên ký chấp nhận hối phiếu kỳ hạn. Tuy nhiên khi nhà nhập khẩu nhận bộ chứng từ phát hiện ra có lỗi nên từ chối thanh toán. Đó là lỗi về ngày tháng ghi trên hối phiếu: ngày ký phát hối phiếu quá thời hạn hiệu lực của L/C. Theo UCP 600 khi ngân hàng chấp nhận hối phiếu thì phải thanh toán khi đến hạn vì vậy ngân hàng vẫn phải thanh toán cho người xuất khẩu mà không thể đòi tiền khách hàng. Rủi ro này phát sinh do nhân viên TTNK chủ quan không kiểm tra kỹ nội dung bộ chứng từ.
Trường hợp 3: Ngày 10/11/2008, một công ty nhập khẩu đến SGD nộp đơn xin mở thư tín dụng để thanh toán tiền hàng cho người hưởng lợi là công ty kinh doanh máy di động hãng Apple tại Nhật Bản. Mặt hàng công ty nhập khẩu là máy tính bảng. Sau khi công ty xuất khẩu gửi hàng về cảng Hải Phòng 10 ngày ngân hàng nhận được bộ chứng từ từ ngân hàng thông báo. Ngân hàng kiểm tra và chứng nhận sự phù hợp của bộ chứng từ, SGD chuyển đến cho khách hàng mình. Nhưng từ khi mở thư tín dụng đến thời điểm đấy là hơn 3 tháng. Là mặt hàng máy tính bảng nên rất dễ bị mất giá sự phát triển nhanh chóng của công nghệ hiện đại. Mặt khác khách hàng chỉ kỹ quỹ 50%, so sánh với mức độ trượt giá của hàng hoá, công ty nhập khẩu quyết định không đi nhận hàng và chịu mất mức tiền đã ký quỹ tại ngân hàng. Trong trường hợp này, ngân hàng phải cầm bộ chứng từ để đi nhận hàng. Tuy nhiên khi bán lại hàng hoá trên thị trường ngân hàng vẫn phải chịu rủi ro do số tiền thu về được không đủ bù những thiệt hại. Bởi máy tính bảng ở Việt Nam được xem là xa xỉ phẩm và có độ co dãn rất lớn theo thời gian.
Thứ hai, những rủi ro phát sinh do nguyên nhân từ khách hàng nhập khẩu, trong các trường hợp:
• DN nhập khẩu không tìm hiểu kỹ bạn hàng.
• DN chưa có kinh nghiệm thanh toán nhập khẩu và những hiểu biết về bản chất của L/C.
Trường hợp 1: Tại SGD, có trường hợp xảy ra vào tháng 7/2008. Công ty thức ăn chăn nuôi Việt Nam ký hợp đồng với một công ty Hồng Kông để nhập khẩu thức ăn cho cá, thống nhất sử dụng L/C làm phương tiện thanh toán. Sau khi hàng đến cảng, DN chấp nhận thanh toán để cầm bộ chứng từ đi nhận hàng. Kết quả kiểm dịch lô hàng tại chi cục quản lý chất lượng và bảo vệ nguồn hàng thuỷ sản Hà Nội cho thấy lô hàng bị nhiễm Melamine vượt mức cho phép và buộc phải tái xuất hay thiêu huỷ. Sau khi kiểm tra lại bộ chứng từ mới phát hiện ra rằng giấy chứng nhận kiểm dịch y tế do cơ quan kiểm dịch y tế Trung Quốc cấp là giả mạo nhưng lúc kiểm tra bộ chứng từ doanh nghiệp Việt Nam không phát hiện được. Điều đó chứng tỏ các DN chưa có kinh nghiệm trong thanh toán nhập khẩu khi việc thanh toán chỉ dựa trên hình thức của bộ chứng từ. Tuy việc cung cấp hàng giả của đối tác sẽ được cả 2 bên thương lượng lại để tìm ra mức xử phạt hợp lý nhưng suy cho cùng việc chấp nhận thanh toán của DN như vậy cũng gây ra những tổn thất do việc trì hoãn nhận hàng, chi phí cơ hội của việc nhận hàng không đúng như trong hợp đồng đã thống nhất, mất cơ hội kinh doanh.
Ví dụ 2: Tháng 10/2007, công ty Khánh Nam ký hợp đồng với công ty Đài Loan mua 10 lô hàng giày dép với trị giá trên 2 tỷ đồng. Hai bên thống nhất sử dụng L/C làm phương thức thanh toán, thanh toán trước 20% tiền hàng. Công ty Nam Khánh đến Sở giao dịch VCB để nộp đơn xin mở thư tín dụng, tiến hành thanh toán nhanh để kịp tiến độ bán hàng. Tuy nhiên, đối tác đã biến mất sau khi nhận được tiền ứng trước hợp đồng. Nguyên nhân chủ yếu ở đây là công ty của Việt Nam không tìm hiểu kỹ đối tác của mình nên gặp những rủi ro đáng tiếc, mất tiền nhưng hàng hoá lại không nhận được.
2.2.1.3 Rủi ro đạo đức
hàng những tổn thất không nhỏ. Trên thực có rất nhiều doanh nghiệp lợi dụng khe hở của luật pháp để lừa đảo chiếm đoạt tài sản của ngân hàng bằng cách 2 bên thông đồng với nhau tiến hành lập 1 bộ chứng từ giả để rút tiền từ ngân hàng.
Trường hợp: năm 2007, một nhà nhập khẩu Việt Nam thông đồng với nhà xuất khẩu Hồng Kông để nhập hàng cấm. Ngay khi hàng đến hải quan bị phát hiện và tịch thu toàn bộ lô hàng. Trong khi đó bên công ty Hồng Kông vẫn xuất trình bộ chứng từ hoàn hảo và rút được tiền của ngân hàng. Như vậy do ngân hàng chỉ làm việc trên bộ chứng từ mà hoàn toàn tách biệt với hàng hoá nên nhà xuất khẩu và nhập khẩu lợi dụng điều này để lừa đảo rút tiền của ngân hàng.
2.2.1.4. Rủi ro ngoại hối
Rủi ro ngoại hối là điều không thể tránh khỏi trong hoạt động kinh doanh ngoại hối nói chung và thanh toán quốc tế nói riêng. Do việc hầu hết các hoạt động thương mại của doanh nghiệp Việt Nam sử dụng USD là đồng tiền mạnh để thanh toán mà trong những năm gần đây sự biến động của ngoại tệ này là rất thất thường. Nên khi thực hiện giao dịch khó tránh khỏi những rủi ro.
Trường hợp: năm 2008, khi nhận đơn xin mở L/C của một doanh nghiệp nhập khẩu mỹ phẩm của Việt Nam, ngân hàng yêu cầu doanh nghiệp ký quỹ 50% để đảm bảo an toàn nhưng doanh nghiệp không có nguồn tiền USD lớn nên chuyển tiền ký quỹ cho ngân hàng bằng VND. Do một số lý do ngân hàng không thực hiện ngay nghiệp vụ chuyển tiền về ngoại tệ. Đến mấy ngày sau khi thực hiện nghiệp vụ này thì tỷ giá VND/USD có sự dao động giảm đi, gây bất lợi cho ngân hàng. Phần chênh lệch nội tệ này ngân hàng phải bù vào. Nghĩa là rủi ro tỷ giá đã gây ra thiệt hại cho ngân hàng.
2.2.1.5. Rủi ro chính trị
Là những rủi ro liên quan đến sự thay đổi về chính trị, kinh tế và chính sách quản lý ngoại hối của quốc gia. Nếu doanh nghiệp lẫn doanh nghiệp không nắm bắt được kịp thời những thay đổi này thì không thể tránh khỏi những rủi ro.
Trường hợp: công ty Long Á, tháng 7/2010 tiến hành nhập khẩu máy tính nguyên bộ về với mục đích cho thuê. Khi hàng đang trên đường cập bến, thì bên phía công ty Việt Nam lập tức nhận được sự điều chỉnh về Luật thuế xuất nhập khẩu.
Căn cứ Luật Thuế XK, Thuế NK 45/2005/QH11, Nghị định 87/2010/NĐ-CP, Thông tư 194/2010/TT-BTC, đối tượng miễn thuế tạo tài sản cố định của dự án ưu đãi đầu tư là: Hàng hoá của dự án do chủ đầu tư dự án trực tiếp NK, các trường hợp thuộc đối tượng miễn thuế NK để tạo tài sản cố định nhưng không NK hàng hoá từ nước ngoài mà được phép tiếp nhận hàng hoá được miễn thuế NK của DN khác