Ngân hàng thực hiện nghiệp vụ uỷ quyền, ký hậu, bảo lãnh cho khách hàng trong trường hợp hàng đến trước chứng từ. Ngân hàng thực hiện phát hành bảo lãnh nhận hàng khi chưa có vận đơn gốc hoặc phát hành thư uỷ quyền nhận hàng hoặc ký hậu vận đơn để khách hàng đi nhận hàng theo. Thanh toán viên là người đầu tiên tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ, nhập thông tin và in thư. Mỗi nghiệp vụ thanh toán viên thực hiện đều có sự giám sát, theo dõi của kiểm soát viên và lãnh đạo phòng. Kiểm soát viên và lãnh đạo phòng cùng kiểm tra lại hồ sơ và những thông tin đã nhập nếu thấy phù hợp thì tiến hành ký duyệt.
Bước 1: Kiểm tra hồ sơ:
Điều kiện để về hồ sơ của khách hàng để ngân hàng phát hành Thư bảo lãnh - Thư uỷ quyền nhận hàng, ký hậu vận đơn gốc:
• Thư yêu cầu ký hậu/phát hành uỷ quyền/ bảo lãnh nhận hàng của khách hàng. • Các chứng từ vận tải
- Bản gốc B/L (vận đơn) theo lệnh của VCB (nếu ký hậu) - Bản gốc AWB hoặc B/L đích danh VCB (nếu uỷ quyền)
- Bản sao B/L (vận đơn đường biển) do người xuất khẩu gửi trực tiếp hoặc AWB theo lệnh hoặc đích danh VCB (nếu bảo lãnh nhận hàng)
• Hoá đơn thương mại
Bước 2: Xử lý trên máy:
Nghiệp vụ này do thanh toán viên nhập thông tin vào máy, kiểm soát viên và lãnh đạo phòng là người kiểm tra và ký duyệt. Khi nhận lại hồ sơ đã ký duyệt từ lãnh đạo phòng, thanh toán viên sẽ gửi lại thư cho khách hàng, tách điện tra soát và lưu lại hồ sơ.
• Ký hậu B/L hoặc phát hành thư uỷ quyền/ bảo lãnh nhận hàng • Hạch toán: