5. KẾT CẤU CỦA KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
3.4. NHÓM GIẢI PHÁP XÁC ĐỊNH CÁC THƯỚC ĐO CÓ HIỆU QUẢ VỚ
CHIẾN LƯỢC CƠNG TY
3.4.1. Mục tiêu của nhóm giải pháp
Một hệ thống đo lường thành công là phải chuyển tải được mục tiêu chiến lược vào hệ thống đo lường, và mọi cấp quản lý và nhân viên nhận thức được tầm quan trọng của các thước đo và hoàn thành tốt các mục tiêu của chiến lược. Như vậy, một BSC - KPI thành cơng khi nó truyền đạt được chiến lược thông qua các thước đo cả tài chính và phi tài chính. Khi xem xét bốn khía cạnh: tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ, và học hỏi và phát triển trong BSC – KPI cần phải liên kết các mục tiêu và thước đo của chúng trong tổng thể hoạt động của tổ chức theo mục tiêu của chiến lược chung. Nếu không thực hiện được điều này, bốn khía cạnh này có thể xung đột lẫn nhau và hoạt động độc lập dẫn đến hiệu quả hoạt động thấp không đạt chỉ tiêu đề ra.
Cơ sở lý thuyết: cơ sở để xây dựng nhóm giải pháp dựa trên Lý thuyết về BSC
và KPI đã nêu ở Chương 1, Quy trình 8 bước mà tác giả xây dựng ở Chương 3.
Cơ sở thực tiễn: việc đánh giá thực hiên cơng việc vẫn chưa hồn tồn gắn với
mục tiêu, chiến lược của tổ chức. Các thước đo cịn mơ hồ và khơng định lượng được.
3.4.3. Nội dung của nhóm giải pháp
3.4.3.1. Xác định thước đo mục tiêu nhóm
Đây là một bước vơ cùng quan trọng trong việc cải thiện hiệu suất. Các thước đo mục tiêu nhóm hợp lý sẽ giúp các nhóm kết nối hành vi của họ với lợi ích của tồn tổ chức. Điều này sẽ đạt được vì các nhóm tập trung vào các thước đo mục tiêu được kết nối với các CSF của tổ chức. Các thước đo mục tiêu nhóm sẽ được cấu thành chủ yếu từ các RI, PI, và một số KPI của tổ chức có liên quan (ví dụ, thước đo của một chuyến bay trễ sẽ được giám sát bởi đội ngũ nhân viên lễ tân, kỹ sư, tiếp thực, vệ sinh... chứ không phải là nhóm kế tốn).
Tuy các nhà quản lý thường có xu hướng tập trung cho việc áp dụng thành cơng KPI ở cấp độ tồn tổ chức và tồn cầu, trên thực tế việc áp dụng được các KPI này vào các nhóm cần thực hiện những hành động khắc phục 24/7 mới là vấn đề quan trọng. Điển hình là các hoạt động như: Tổ chức các workshop về KPI nhóm; Xây dựng một tập hợp hợp lý các thước đo quá khứ, hiện tại, tương lai; Cho phép điều chỉnh các thước đo mục tiêu nhóm; Đánh dấu mức độ thấu hiểu của người tham dự các CSF của tổ chức; Tập trung vào nhiệm vụ chính của nhóm; Giới hạn tối đa 25 thước đo mục tiêu cho một nhóm.
3.4.3.2. Thu thập và xử lý thông tin
Các thước đo mục tiêu đã nhận diện cần được so sánh đối chiếu trong một cơ sở dữ liệu. Cơ sở dữ liệu này cần được cập nhật thường xun, hồn chỉnh, và ln mở cửa cho toàn thể nhân viên để hỗ trợ họ trong việc thấu hiểu các thước đo mục tiêu và lựa chọn được các thước đo cho nhóm mình.
Để thu thập và xử lý thơng tin nhanh và chính xác việc áp dụng cơng nghệ thơng tin vào quản lý BSC là một yêu cầu cần thiết. Các phần mềm về quản lý BSC được cung cấp có độ tin cậy cao. Khi áp dụng phần mềm quản lý BSC sẽ đem lại nhiều lợi ích như thời gian thu thập và xử lý thơng tin nhanh, kết quả phân tích được trình bày
bằng nhiều dạng như bảng, biểu đồ làm cho việc phân tích đánh giá chính xác và dễ hiểu hơn. Các hoạt động điển hình của việc ứng dụng cơng nghệ quản lý BSC được thực hiện như sau: Lựa chọn một cơ sở dữ liệu mà ai trong tổ chức cũng có thể truy cập được và thân thiện với người dùng; Xây dựng cơ sở dữ liệu; Cung cấp dữ liệu cho cơ sở dữ liệu; Huấn luyện tất cả các nhóm sử dụng cơ sở dữ liệu và liên tục sàng lọc các thước đo mục tiêu; Đảm bảo với mỗi thước đo, tất cả lĩnh vực trong cơ sở dữ liệu đều được điền đầy đủ.
3.4.3.3. Xác định các KRI
Để xác định được các KRI, cần xem xét các vấn đề bên ngoài (những thứ thu hút sự quan tâm của hội đồng quản trị), và các mục tiêu chiến lược, và các KRI sẽ xuất hiện từ các mục tiêu này. Trong nhiều trường hợp các KRI đã được mô tả trong các biểu đồ được trình lên hội đồng quản trị và bị gọi tên một cách khơng chính xác là các KPI. Khơng nên đánh giá thấp tầm quan trọng của việc tách biệt các KRI khỏi các KPI. Các KRI sẽ vẽ nên bức tranh về cách mà tổ chức đang hoạt động và giúp duy trì sự tập trung của hội đồng quản trị cho các vấn đề chiến lược. Vì vậy, cần thực hiện các hoạt động nhằm giúp xác định chính xác các KRI như: Rà sốt các mục tiêu chiến lược và xem các thước đo nào mô tả đúng nhất về sự tiến triển của chúng; Rà soát các CSF; Giới hạn tối đa 10 KRI; Đảm bảo các KRI tác động đến các khía cạnh BSC; Thảo luận các KRI với một thành viên của hội đồng quản trị trước khi trình bày chúng với hội đồng quản trị.
3.4.3.4. Xác định các KPI hiệu quả
Việc xác định được các KPI hiệu quả sẽ tác động sâu sắc đến tổ chức, khuyến khích hành động đúng lúc và kết nối các hoạt động hằng ngày với các mục tiêu chiến lược. Các chỉ số hiệu suất cần đảm bảo: SMART. Ngoài ra, các chỉ số hiệu suất cần: Có liên quan đến chức năng và nhiệm vụ của nhân viên, phù hợp với mục tiêu của bộ phận và có giải thích thật rõ ràng về mỗi chỉ số thông qua hồ sơ chỉ số hiệu suất. Các công việc nhằm xác định các KPI hiệu quả như sau: Đảm bảo tất cả các KPI đều có đầy đủ 7 đặc điểm của KPI; Giới hạn tối đa 10 KPI trên toàn tổ chức; Kiểm chứng KPI theo 3 đợt thí điểm.
Bảng 3.6: Lộ trình thực hiện nhóm giải pháp xác định các thước đo có hiệu quả với chiến lược cơng ty Các tuần của dự án Cơng việc cần làm trước đó 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Cơng việc cần làm sau đó
Xây dựng hợp lý các thước đo quá khứ, hiện tại, tương lai. Đánh dấu mức độ thấu hiểu của người tham dự về các CSF Lựa chọn một cơ sở dữ liệu thân thiện với người dùng.
Xây dựng cơ sở dữ liệu, cung cấp dữ liệu cho cơ sở dữ liệu. Huấn luyện tất cả các nhóm sử dụng cơ sở dữ liệu.
Xem các thước đo nào mô tả đúng nhất về sự tiến triển Rà sốt các nhân tố thành cơng quan trọng(CSF).
Đảm bảo tất cả các KPI đều có đầy đủ 7 đặc điểm của KPI. Giới hạn tối đa 10 KPI trên toàn tổ chức.
Kiểm chứng KPI theo 3 đợt thí điểm.
3.4.5. Dự kiến lợi ích đạt được khi thực hiện nhóm giải pháp
Nhóm giải pháp sẽ cải thiện sự hài lịng của nhân viên (ví dụ, các thước đo làm tăng cấp độ cơng nhận thành tích nhân viên), tăng sự an tồn trong cơng việc về dài hạn khi các nhóm cống hiến nhiều hơn cho mục tiêu trọng yếu của tổ chức, và cung cấp một nền tảng cho việc công nhận.