- Cơ quan đăng ký GDBĐ đối với động sản.
B. Các tài liệu tham khảo khác:
CÁC BƯỚC XÂY DỰNG MỘT CƠ QUAN ĐĂNG KÝ ĐỘNG SẢN HIỆN ĐẠI (Tài liệu về giao dịch bảo đảm và việc hỗ trợ cải cách khung chính sách và pháp
(Tài liệu về giao dịch bảo đảm và việc hỗ trợ cải cách khung chính sách và pháp
luật của ADB tại một số nước)
Chú ý: Bản liệt kê các bước dưới đây xác định hai trường hợp: (i) Quốc gia có điều kiện cho phép xây dựng cơ quan đăng ký hiện đại, sử dụng phương tiện điện tử; và (ii) Quốc gia phải khởi đầu với hệ thống đăng ký thủ công, trên giấy. Một quốc gia có thể khởi đầu với hệ thống đăng ký thủ công, trên giấy, nhưng sau một thời gian hoạt động, có khả năng chuyển sang hệ thống điện tử. Dưới đây là những giải pháp nên thực hiện trong quá trình phát triển hệ thống điện tử dưới giác độ một phần trong thiết kế ban đầu, hoặc dưới giác độ đặc điểm mới trong quá trình chuyển đổi từ hệ thống đăng ký thủ công sang hệ thống điện tử.
1. Chính phủ phê chuẩn nguyên tắc trong việc dự thảo và thực thi hệ thống pháp luật giao dịch bảo đảm hiện đại đối với động sản, bao gồm cả những quy tắc về xác định thứ tự ưu tiên được thiết kế phù hợp với hệ thống cơ quan đăng ký thông báo.
2. Trên cơ sở nghiên cứu những yếu tố thích hợp (ví dụ như quốc gia có cấu trúc nhà nước đơn nhất hay liên bang, hoặc quốc gia có rộng lớn và hệ thống truyền thông không phát triển hay không), ra quyết định sơ bộ về việc có cần ban hành luật để thành lập cơ quan đăng ký quốc gia tập trung hay thành lập một số cơ quan đăng ký khu vực.
3. Lập nhóm dự thảo pháp luật có kiến thức và kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực giao dịch bảo đảm. Rà soát dự thảo luật trên cơ sở hiện có thơng qua hội nghị chuyên đề định kỳ và hội thảo với các chuyên gia trong nước và quốc tế, cũng như với các chuyên gia pháp luật, tài chính, kinh doanh và người tiêu dùng. Tiếp tục chỉnh sửa dự thảo trên cơ sở ý kiến đóng góp.
4. Nếu cần có các cơ quan đăng ký khu vực do các đơn vị hành chính (các tỉnh) có thẩm quyền lập pháp trong lĩnh vực tài chính bảo đảm, cố gắng bảo đảm tính thống nhất của các văn bản luật do mỗi đơn vị hành chính ban hành. Có thể thành lập nhóm dự thảo đa vùng hoặc chuẩn bị luật mẫu (cùng với cơ cấu mẫu của cơ quan đăng ký ) làm cơ sở cho việc thống nhất pháp luật của các đơn vị hành chính khác nhau.
5. Sau khi hồn chỉnh dự thảo luật, thành lập nhóm thực thi, bao gồm các thành viên của nhóm dự thảovà chuyên gia trong những vấn đề liên quan đến dự thảo luật, cơ cấu hoạt động và quản lý cơ quan đăng ký, chuyên gia trong lĩnh vực thiết kế phương thức truy cập thông tin, cũng như phần cứng và phần mềm để truy xuất thông tin.
6. Xác định dung lượng cơ sở dữ liệu của cơ quan đăng ký trên cơ sở: (i) Số lượng đăng ký hiện tại và dự đoán khả năng phát triển trong phạm vi hoạt động tín dụng bảo đảm;
(ii) Kinh nghiệm đối với các cơ quan đăng ký hiện tại; (iii) Tác động của luật mới tới nghĩa vụ đối với tài sản tiêu dùng và hệ thống đăng ký, có lưu ý đến khả năng sử dụng hàng hố có giá trị cao làm tài sản bảo đảm trong thị trường tín dụng và sự tồn tại hệ thống chứng nhận quyền sở hữu phương tiện giao thông cơ giới hoặc hệ thống tương tự thay thế cho hệ thống đăng ký; (iv) Các giao dịch khác cũng do luật mới điều chỉnh và được đăng ký tại cơ quan đăng ký (ví dụ như hợp đồng thuê dài hạn, hợp đồng bán có bảo lưu quyền sở hữu và gửi bán).
7. Xác định cơ quan đăng ký do một cơ quan nhà nước thiết kế và điều hành, hay do công ty tư nhân đáp ứng được yêu cầu về khả năng thanh toán, thu nhập và trách nhiệm giải trình.
8. Xác định việc đăng ký: (i) hoàn toàn trên giấy; (ii) phối hợp đăng ký trên giấy; dữ liệu cuối cùng được scan hoặc nhập vào cơ sở dữ liệu điện tử để có thể tra cứu tại chỗ hoặc tra cứu từ xa; (iii) phối hợp đăng ký trên giấy và đăng ký điện tử cho phép tra cứu thông tin qua đường điện tử từ xa hoặc tại chỗ thông qua việc sử dụng web hoặc phương tiện vi tính chuyên dụng; (iv) hồn tồn điện tử hố, khách hàng đăng ký nhập và tra cứu thông tin trực tiếp hoặc thông qua luật sư hoặc các tổ chức tư nhân làm đại diện. Trong quá trình ra quyết định, cần lưu ý đến: (a) độ tin cậy của nguồn năng lượng (đây là một trong những điều kiện để quyết định mức độ vi tính hố hoạt động của cơ quan đăng ký); (b) nhu cầu của khách hàng đăng ký, bao gồm cả khách hàng thường xuyên và khách hàng vãng lai (số khách hàng vãng lai thay đổi phụ thuộc vào phạm vi các nghĩa vụ bảo đảm gắn với hàng tiêu dùng và phán quyết của toà án được đăng ký); phạm vi khách hàng có thể tra cứu thơng tin qua máy vi tính và kết nối Internet tới cơ quan đăng ký, hoặc số tiền thích hợp để thuê đại lý thực hiện dịch vụ đăng ký và tra cứu thông tin. 9. Căn cứ vào những vấn đề được xác định trong đoạn 8, xác định phương thức và phương tiện đăng ký và tra cứu thơng tin (ví dụ như thơng qua cơ quan nhà nước ở địa phương hoặc thông qua các nhà cung ứng dịch vụ tư hoặc cả hai); thực hiện đăng ký và tìm hiểu hiện tại cơ quan đăng ký, hoặc thực hiện trực tiếp qua mạng, hoặc cả hai phương thức; thực hiện đăng ký và tra cứu thông tin qua fax.
10. Chuẩn bị những đặc điểm thiết kế của cơ quan đăng ký trên cơ sở những yếu tố đã nêu trong đoạn 8 và 9 Phụ lục C. Tuỳ thuộc vào hệ thống đăng ký trên giấy hoặc hệ thống điện tử, những vấn đề cần lưu ý hơn cả là: (i) Nội dung của thông báo đăng ký; (ii) Đối với một số loại tài sản bảo đảm, có cần thiết phải sử dụng đặc điểm đặc định tài sản làm tiêu chí đăng ký-tra cứu thơng tin bổ sung, bên cạnh đặc điểm đặc định con nợ? (iii) Đặc điểm bảo đảm tối ưu của hệ thống, từ việc phân tích chi phí, có lưu ý tới việc bảo đảm tính tồn vẹn vật lý của hồ sơ đăng ký hoặc cơ sở dữ liệu cũng như tính tồn vẹn và xác thực của nội dung trong hồ sơ đăng ký; (iv) Có cần chuyển tất cả cơ sở dữ liệu hiện
có vào hệ thống mới khơng? và (v) phạm vi kết nối chéo cơ sở dữ liệu của cơ quan đăng ký với cơ sở dữ liệu khác, ví dụ như cơ sở dữ liệu của các cơ quan đăng ký khu vực hoặc cơ quan đăng ký đất đai.
11. Trong phạm vi vi tính hố, xác định (trên cơ sở những đặc điểm kỹ thuật) liệu phần mềm đăng ký (kể cả chương trình sử dụng cho cơ sở dữ liệu, truyền thơng, tài chính và thống kê) có phải là những chương trình cũ được nâng cấp cho thích hợp cho cơ quan đăng ký hay là những chương trình được thiết kế riêng phù hợp cơ quan đăng ký mới?. 12. Xác định phần cứng cần thiết cho hệ thống trên cơ sở số lượng đăng ký đã dự đoán. 13. Nếu cơ quan đăng ký không thuộc hệ thống cơ quan nhà nước, phải đấu thầu phần mềm, phần cứng và những cơ cấu liên quan, cũng như các dịch vụ đào tạo. Nếu hoạt động của cơ quan đăng ký do tổ chức tư nhân điều hành, phải thẩm tra liệu các công ty tham gia đấu thầu có khả năng đáp ứng các cơ cấu dịch vụ bưu điện này hay không. 14. Bố trí các trang thiết bị văn phịng của cơ quan đăng ký. Nếu đăng ký trực tiếp, diện tích văn phịng cơ quan đăng ký và việc thiết lập các chi nhánh sẽ là vấn đề quan trọng cần quan tâm. Để duy trì nguồn lực, cần chú ý phối hợp hoạt động của cơ quan đăng ký với các cơ quan nhà nước khác (ví dụ như cơ quan đăng ký bất động sản, cơ quan thống kê sinh tử).
15. Dự thảo những quy định chi tiết áp dụng cho việc nhập và truy xuất thông tin tại cơ quan đăng ký, cũng như áp dụng cho quản lý hành chính, dịch vụ và hoạt động của cơ quan đăng ký. Khi cơ quan đăng ký hoạt động, những quy định chi tiết trên, cùng với hướng dẫn sử dụng, sẽ được công bố công khai dưới dạng bản in và trên trang web của cơ quan đăng ký.
16. Thiết kế mẫu cần thiết (giấy và/hoặc trường điện tử trong trường hợp có thể) và giao diện vi tính sử dụng để hỗ trợ cho hoạt động của hệ thống và quy trình đăng ký. Dự thảo hợp đồng và chuẩn bị thông tin và phần mềm trong trường hợp khách hàng thường xun cần có những tiện ích cho việc nhập và tra cứu thơng tin trực tiếp. Bảo đảm phần mềm, kể cả các trường cần thiết, cho phép người sử dụng tự nhập dữ liệu để đăng ký. 17. Cải thiện quy trình hoạt động nội bộ và thiết kế thao tác thủ công cho cán bộ của cơ quan đăng ký.
18. Chuẩn bị hướng dẫn sử dụng. Xem trong bước 15.
19. Phát triển chiến lược quản lý hành chính, bao gồm cả cơ cấu tổ chức và yêu cầu công việc đối với đăng ký viên. Số lượng và năng lực chuyên môn của đăng ký viên có thể thay đổi, phụ thuộc vào quyết định lựa chọn địa điểm và phương tiện tra cứu thông tin.
20. Thiết lập hệ thống báo cáo và tính tốn tài chính phù hợp, bao gồm cả tiện ích cho phép khách hàng thường xuyên đặt cọc một lượng tiền tại cơ quan đăng ký để thanh toán dịch vụ đăng ký.
21. Bố trí hoạt động đào tạo cán bộ, nên thực hiện khảo sát tại chỗ tại một cơ quan đăng ký đã xây dựng có đặc điểm hoạt động tương tự.
22. Sau khi cài đặt phần cứng và phần mềm đăng ký (nếu có), thực hiện giai đoạn hoạt động thí điểm trước khi cơ quan đăng ký đi vào hoạt động. Tiếp nhận thông tin phản hồi từ người sử dụng, theo đó cải tiến thiết kế và khả năng của hệ thống.
23. Thiết kế và thực hiện chương trình phổ biến về pháp luật cũng như về cơ quan đăng ký cho những đối tượng có khả năng sử dụng hệ thống để đăng ký và tra cứu thông tin, cũng như cho những người làm công tác pháp luật, bao gồm cả luật sư và thẩm phán. Nếu thực hiện đăng ký giao dịch bảo đảm bằng hàng tiêu dùng, đầu tư tuyên truyền trên phương tiện thông tin đại chúng để người tiêu dùng biết được lợi ích của hệ thống và khả năng rủi ro nếu không thực hiện đăng ký.
24. Trong trường hợp hoạt động bảo quản và quản lý hành chính hệ thống khơng do cơ quan Nhà nước thực hiện; phải tổ chức đấu thầu và ký hợp đồng.
25. Phát triển chiến lược doanh thu để bảo đảm thu hồi chi phí hoạt động và đầu tư tài chính ban đầu, trong khi vẫn phải tránh việc sử dụng hệ thống như một nguồn thu thuế. 26. Hoàn chỉnh những nguyên tắc đăng ký và pháp luật để đảm bảo sự tương thích với thiết kế cơ bản và hoạt động của hệ thống. Sau một thời gian công bố cơng khai trước cho những người sử dụng có liên quan để thực hiện những chỉnh sửa cần thiết, ban hành luật và đưa nguyên tắc vào thực hiện.
27. Tiếp tục đánh giá hệ thống sau khi đã đi vào hoạt động, để đảm bảo hệ thống đáp ứng được những mục tiêu đăng ký, theo phương thức hợp lý và đáp ứng nhu cầu của người sử dụng.