ĐVT: Tấn Chỉ tiêu Năm 2012 Tỉ trọng KH 2013 Tỉ trọng Sản lượng tiêu thụ (tấn) Bánh các loại Kẹo các loại Sản phẩm dinh dưỡng Bánh tươi, mạch nha, socola Sản phẩm mới Sản phẩm nhập khẩu 14.150 5.972 4.916 564 2.600 79 19 42,2% 34,7% 4,0% 18,4% 0,6% 0,1% 19.411 8.032 6.238 904 3.080 1.142 15 41,4% 32,1% 4,7% 15,9% 5,9% 0,1%
Nguồn: Báo cáo thường niên năm 2013
Qua bảng số liệu trên ta nhận thấy tổng sản lượng tiêu trong năm 2012 là 14.150 tấn, trong đó sản lượng tiêu thụ của nhóm bánh các loại, kẹo các loại và bánh tươi, mạch nha và sô cô la chiếm tỉ trọng lần lượt là: 42,2%, 34,7% và 18,4% đây cũng là 3 nhóm sản phẩm mang về lợi nhuận cho công ty nhiều nhất chiếm tới 95,3%. Các nhóm cịn lại là sản phẩm dinh dưỡng và sản phẩm mới chỉ chiếm 4,7%.
Kế hoạch năm 2013 đặt chỉ tiêu tổng sản lượng tiêu thụ lên 19.411 tấn tăng 37,23% so với năm 2012. Ba nhóm sản phẩm chủ lực khơng thay đổi nhiều, nhóm sản phẩm dinh dưỡng và sản phẩm mới đặt chỉ tiêu tăng lần lượt là: 4,7% và 5,9%. Điều này cho thấy công ty rất chú trọng vào việc tiêu thụ sản phẩm dinh dưỡng và sản phẩm mới để nắm bắt kịp thời nhu cầu thay đổi của khách hàng.
Hiện tại Bibica dự báo chủ yếu dự báo nhu cầu theo ngắn hạn theo các số liệu kinh doanh năm cũ và chủ yếu theo phương pháp định tính dựa kinh nghiệm của các cấp lãnh đạo bên cạnh đó việc dự báo nhu cầu cũng dựa theo chính sách Marketing và mơi trường cạnh tranh theo từng thời điểm.
Các chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh đầu chu kỳ cũng được đưa ra chậm trễ làm cho hoạt động bán hàng của nhân viên sales gặp nhiều khó khăn
Như chúng ta đã biết hoạt động dự báo là hoạt động đi đầu trong chuỗi cung ứng nội bộ của công ty. Hoạt động này kéo theo hàng loạt các hoạt động khác như
hoạt động kinh doanh, hoạt động mua nguyên liệu, hoạt động sản xuất, hoạt động phân phối … nên đây là một mắt xích khởi đầu rất quan trọng trong chuỗi cung ứng nội bộ. Nếu công ty làm tốt công tác dự báo thì các cơng tác khác có thể tốt và ngược lại. Nhưng công ty chưa thực hiện công tác dự báo một cách bài bản nên các hoạt động khác ít nhiều cũng bị ảnh hưởng.
2.2.4Lập kế hoạch tổng hợp
Việc dự báo còn chưa được chú trọng một cách đúng mức nên việc lập kế hoạch trong cơng ty hiện tại mang tính chất rời rạc, các Khối tự làm kế hoạch cho mình sau đó Khối KH&DV mới tổng hợp lại mà các Khối chưa chú ý để lên kế hoạch liên chung với nhau. Kế hoạch chỉ được xây dựng trong ngắn hạn, chưa xây dựng kế hoạch trung hạn, dài hạn và tổng hợp. Kế hoạch kinh doanh chu kỳ mới sẽ được đưa ra vào ngày cuối cùng chu kỳ kinh doanh (một chu kỳ kinh doanh tính theo 4 tuần), sau đó Khối KH&DV chuyển kế hoạch kinh doanh chu kỳ mới cho các phịng ban có liên quan để lập kế hoạch sản xuất và lập kế hoạch nguyên vật liệu cho chu kỳ sau. Vì kế hoạch của các bộ phận khác phụ thuộc vào kế hoạch kinh doanh nên kế hoạch kinh doanh khơng chính xác và chỉ lập trong ngắn hạn (lập kế hoạch hàng tháng) nên công ty phải sử dụng chiến lược tăng ca cho hầu hết các tháng cao điểm trong năm. Điều này kéo theo hàng loạt các hoạt động khác cũng xảy ra tình hình bất ổn:
- Sản phẩm thường được sản xuất ra quá thừa hoặc quá thiếu so với nhu cầu thị trường.
- Nguyên liệu cũng xảy ra tình hình tương tự là tồn kho quá mức hoặc thiếu nguyên liệu sản xuất.
- Dịch vụ khách hàng thường xuyên gặp phàn nàn do thiếu hàng. 2.2.5Quản lý hoạt động lưu kho
- Hoạt động lưu kho: Công ty Cổ phần Bibica thực hiện hoạt động lưu kho tại kho chính ở Nhà máy Biên Hịa, Bình Dương và Hà Nội, các kho trung gian, và kiểm
sốt số lượng hàng hóa tại các nhà phân phối theo chu kỳ và theo nhu cầu của khách hàng. Do hoạt động lưu kho phối hợp với hoạt động dự báo chưa thật tốt nên khi có những biến động thất thường của nhu cầu thị trường và các giai đoạn cao điểm đặt hàng chưa hiệu quả, vẫn xảy ra tình trạng thiếu hàng tạm thời những giai đoạn này.
- Kiểm soát số liệu tồn kho: Tồn hệ thống cơng ty thực hiện việc nhập xuất kho trên phần mềm quản lý ERP, phần mềm này quản lý được số lượng hàng nhập vào và xuất ra nhưng chưa kiểm soát được hạn sử dụng của hàng tồn kho, công việc này vẫn thực hiện thủ công theo phương pháp nhập trước xuất trước. - Sắp xếp kho: Hiện tại Cơng ty Cổ phần Bibica sắp xếp hàng hóa theo nhóm sản
phẩm chính, ví dụ: kho vật tư bánh, kho vật tư kẹo….kho thành phẩm bánh, kho thành phẩm kẹo…Quản lý hàng hóa bằng phương pháp thủ cơng ghi chép bằng giấy sau đó mới nhập vào hệ thống máy tính và sắp xếp hàng hóa theo sự thuận tiện vị trí nghĩa là kho cịn chỗ nào trống thì hàng được xếp vào mà chưa chú ý đến việc sắp xếp khoa học. Sơ đồ kho chưa được lập sẽ làm cho công tác soạn hàng tốn nhiều thời gian do tìm kiếm và dễ xảy ra nhầm hàng.
2.2.6Tìm kiếm nguồn hàng
2.2.6.1Hoạt động thu mua
Đây có thể coi là một hoạt động quan trọng và thường xuyên của hầu hết các doanh nghiệp, Công ty cổ phần Bibica thường xuyên tìm kiếm các nhà cung cấp tiềm năng, so sánh giá và đàm phán mua sản phẩm có chi phí thấp, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm. Đối với các nhà cung ứng đã có thì hàng năm cơng ty tổ chức các đợt đi đánh giá trực tiếp nhà cung ứng tại nhà máy, kho, xưởng của đối tác, để đảm bảo nhà cung cấp đủ năng lực, đủ điều kiện chất lượng vệ sinh an toàn thực phẩm. Thành phần đánh giá nhà cung ứng gồm nhiều Khối tham gia để mang tính khách quan như: đại điện nhà máy, khối nghiên cứu phát triển, khối mua hàng… Tùy theo nhóm mặt hàng mà sẽ có các khối khác tham gia đánh giá. Việc lựa chọn nguồn nguyên liệu đảm bảo vệ sinh an tồn thực phẩm ln được cơng ty chú trọng
hàng đầu để đảm bảo vệ sinh, an toàn cho người tiêu dùng, các nhà cung cấp phải có đầy đủ giấy chứng nhận, cơng bố chất lượng của Cục vệ sinh an tồn thực phẩm. Bảng dưới đây liệt kê một số nhà cung cấp chính của cơng ty hiện nay.