STT Tên nhà vận chuyển Số lượng đầu xe (xe)
1 Nam Vân 20
2 Thăng Lộc 10
3 Xe cơng ty giao khốn 12
Tổng 42
Nguồn: Bộ phận điều vận – Khối KH&DV
Hiện tại công ty đang ký kết hợp đồng vận chuyển với hai công ty dịch vụ là: Nam Vân và Thăng Lộc. Số đầu xe hiện có vào khoảng 42 xe có trọng tải từ 500kg đến 10 tấn. Ngồi ra để vận chuyển sản phẩm ra phía bắc, cơng ty cịn ký thêm hợp đồng vận chuyển container đường biển. Ưu điểm của vận chuyển đường biển là vận chuyển được khối lượng lớn với chi phí rẻ hơn so với vận chuyển đường bộ. Nhược điểm là thời gian vận chuyển lâu hơn.
Cơng ty tính giá vận chuyển theo phương pháp vừa tính theo số lượng thùng (có 5 loại thùng) vừa tính cung đường theo ranh giới tỉnh.
2.2.9Hoạt động phân phối
2.2.9.1Quản lý mối quan hệ khách hàng
Khách hàng của Bibica chia làm 3 nhóm khách hàng chính: Kênh phân phối GT (bao gồm tất cả nhà phân phối), kênh MT (bao gồm tất cả siêu thị), và kênh special (bao gồm trường học, bệnh viện, kênh bán hàng tổ chức, xuất khẩu). Trong đó kênh nhà phân phối và kênh siêu thị thể hiện mối quan hệ ràng buộc bằng việc ký hợp đồng hằng năm, còn kênh special còn lại chỉ thể hiện qua tờ trình cam kết các chính sách mua hàng và ưu đãi là chủ yếu.
Đối với các kênh bán hàng bên cạnh các chiết khấu dành riêng, cơng ty cũng đưa ra các chính sách khuyến khích hỗ trợ bán hàng khác theo từng chu kỳ nhằm đẩy mạnh việc tiêu thụ hàng hóa như hỗ trợ sản phẩm khuyến mãi đi kèm, giảm giá bán trên sản phẩm nhân các ngày lễ đặc biệt trong năm,..và các hoạt động quảng cáo tiếp thị (Quảng cáo trên truyền hình, tham gia các buổi giới thiệu sản phẩm tại hội chợ, hội thảo khoa học về dinh dưỡng,…), tham gia các hoạt động cộng đồng, nhằm nâng cao giá trị thương hiệu và uy tín trong mắt người tiêu dùng.
Hiện tại Bibica đang tập trung xây dựng mối quan hệ với các nhà phân phối là chủ yếu bởi đây là kênh chiếm tỉ trọng doanh thu cao của công ty. Để quản lý và nâng cao mối quan hệ với các nhà phân phối, Công ty đã cho đội ngũ nhân viên Sales thường xuyên giám sát bán hàng tại các nhà phân phối cũng như hỗ trợ các cửa hàng bán lẻ của nhà phân phối nhằm cập nhật những thông tin tiêu thụ sản phẩm, phản hồi từ khách hàng cũng như thông tin thị trường. Tuy nhiên công ty chỉ mới dừng lại xây dựng mối quan hệ mua bán với nhà phân phối, chưa xây dựng được mối quan hệ đến các nhà bán lẻ, giao nhiệm vụ kiểm soát nhà bán lẻ cho nhà phân phối nhưng nhiều nhà phân phối làm phân phối cho nhiều nhà sản xuất khác nhau. Do đó, các nhà phân phối này chưa thực sự dồn lực vào để chăm sóc sản phẩm của cơng ty đến các nhà bán lẻ và người tiêu dùng cuối cùng.
Các chính sách hỗ trợ lương thưởng cho lực lượng PG đứng shop tại các cửa hàng bán lẻ nhà phân phối cũng như thưởng các chỉ tiêu bán hàng chưa được thanh
đoán đúng thời hạn làm cho lực lượng PG và nhà phân phối không hài lịng dẫn đến trì hỗn việc đẩy mạnh bán hàng nhằm đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng.
Hoạt động tìm kiếm các khách hàng mới nhằm mở rộng hệ thống bán hàng khắp các tỉnh thành vẫn chưa được chú trọng, hầu như việc tìm kiếm nhà phân phối mới chỉ phát sinh khi nhà phân phối cũ giải thể. Việc đánh giá năng lực (về tài chính, uy tín bán hàng,..) của các khách hàng mới vẫn chưa được quan tâm, dẫn tới việc mở mới nhanh chóng nhưng cũng nhanh thanh lý.
2.2.9.2Hoạt động dịch vụ khách hàng
Công ty quản lý đơn hàng theo hệ thống ERP (Enterprise Resource Planing) Oracle E-Business Suite Release nên việc trao đổi dữ liệu qua lại trong chuỗi cung ứng diễn ra nhanh chóng.
Sơ đồ 2.2: Quy trình xử lý đơn hàng
Nhân viên Khối KH&DV sẽ nhận đơn đặt hàng thông qua máy fax, email và điện thoại. Theo quy trình trên, thơng thường khi nhận được đơn hàng từ khách hàng, bộ phận dịch vụ khách hàng sẽ xử lý đơn hàng trên hệ thống ERP sau đó phản hồi lại đơn hàng đã xử lý cho khách hàng bằng fax hoặc email, vì đơn hàng làm trên hệ thống ERP nên các bộ phận kho, kế toán và các bộ phận liên quan sẽ kết nối được đơn hàng ngay tức thì để cung cấp các hóa đơn chứng từ cần thiết mà không mất nhiều thời gian. Nếu lượng hàng hóa đủ đáp ứng đơn hàng thì Khối KH&DV, phịng Logistics, bộ phận điều vận ở các nhà máy sẽ lên lịch giao hàng cho khách:
Đơn đặt hàng
Khối KH&DV
Xử lý ĐH và kiểm tra tồn kho
Đủ hàng
Thiếu hàng
Tiến hành giao hàng đúng tiến độ
Thông báo lại ngày giao hàng
Gửi YC chuyển hàng cho KH
Trong nội thành Hồ Chí Minh và khu vực lân cận nhà máy thời gian giao hàng là 1 ngày. Khách hàng tỉnh lân cận thì thời gian giao hàng từ 1-2 ngày, miền Trung trở ra thì thời gian giao hàng từ 3 – 5 ngày.