6.1 Rủi ro tiến độ dự án
6.1.1 Thời gian trung bình và phương sai hồn thành các gói cơng
Để tiến hành đánh giá rủi ro về tiến độ dự án, ta cần dữ liệu về thời gian hồn thành từng gói cơng việc và thời gian hồn thành dự án, cụ thể là: Thời gian lạc quan, bình thường, bị quan và từ đó tính tốn các giá trị trung bình, phương sai, độ lệch chuẩn.
Bảng 6.1 Bảng dữ liệu về thời gian hồn thành các gói cơng việc dự án
STT Gói cơng việc
1 Phân tích - Khảo sát
Khảo sát nhu cầu thị
1.1 trường và phân tích khả
thi
1.2 Phân tích nhu cầu khách
hàng
1.3 Khảo sát thực nghiệm, lựa
chọn mặt bằng
1.3.1 Lựa chọn địa điểm
1.3.2 Xây dựng bộ tiêu chí
1.3.3 Đánh giá AHP cho các
địa điểm
Phân tích lựa chọn cơng 1.4 nghệ, thiết bị, trang trí
quán
2 Lên kế hoạch
2.1 Kế hoạch thu mua (máy
móc, ngun vật liệu)
2.2 Kế hoạch tài chính
2.2.1 Ước tính chi phí xây dựng
2.2.2 Ước tính chi phí nội thất
2.2.3 Ước tính chi phí phát sinh
2.2.4 Xác định phương án tài
chính
2.3 Kế hoạch thi cơng và vận
hành dự án
Hiệu chỉnh và phê duyệt 2.4
dự án
3 Xây dựng chiến lược
kinh doanh
3.1 Phân tích SWOT
3.2 Đánh giá rủi ro
3.3 Dự báo chi phí vận hành
3.4 Xây dựng chiến lược giá
cả
4 Huy động vốn
4.1 Vốn cá nhân
4.2 Vốn vay ngân hàng
4.2.1 Tạo tài khoản doanh
nghiệp 4.2.2 Thiết lập hạn mức tín dụng 4.2.3 Chọn đại diện hợp pháp 4.2.4 Chọn hạng mục thuế kinh doanh 5 Thiết kế 5.1 Thiết kế menu 5.1.1 Lựa chọn hình ảnh
5.1.2 Soạn nội dung (thơng tin,
giá cả)
5.1.3 Lựa chọn vị trí thiết kế
5.2 Thiết kế khơng gian qn
Thiết kế phịng học cá 5.2.1 nhân 5.2.2 Thiết kế phịng học nhóm 5.2.3 Thiết kế hệ thống kho Thiết kế bộ nhận diện
5.3.3 Thiết kế đồng phục
5.4 Thiết kế chương trình
khuyến mãi
6 Thủ tục pháp lý
6.1 Nghiên cứu các bộ luật
liên quan
6.2 Xin giấy phép kinh doanh
6.3 Xin giấy phép vệ sinh an
toàn thực phẩm
6.4 Hợp đồng thuê mặt bằng
6.5 Đăng ký mã số thuế
7 Trang trí - lắp đặt
7.1 Mua máy móc, nguyên
vật liệu 7.2 Lắp đèn chiếu sáng 7.3 Lắp đặt hệ thống PCCC 7.4 Lắp đặt hệ thống thơng gió 7.5 Lắp đặt thiết bị nhà kho 7.6 Lắp máy lạnh 7.7 Lắp các thiết bị nhà vệ sinh 7.8 Lắp cửa 7.9 Lắp đặt hệ thống mạng
7.13 Đặt vật dụng trang trí 8 Tuyển dụng nhân sự
8.1 Xác định nguồn lực
8.2 Lập kế hoạch tuyển dụng
8.3 Thông báo tuyển dụng
8.4 Lọc hồ sơ tuyển dụng
8.5 Phỏng vấn
8.6 Đào tạo nhân sự
8.7 Ký hợp đồng 9 Vận hành 9.1 Tổng kết tài chính 9.2 Vận hành thử 9.3 Chạy chương trình khuyến mãi
9.4 Sửa chữa hoàn chỉnh
9.5 Nghiệm thu
9.6 Kết thúc
Số liệu bảng trên dựa trên quy ước rằng trong điều kiện tốt nhất (Lạc quan), cơng việc sẽ được hồn thành sớm 50% so với Thời gian bình thường. Ngược lại, trong điều kiện tệ nhất (Bi quan) thì cơng việc sẽ hồn thành trễ 50% so với Thời gian bình thường.
6.1.2 Đường găng và mức độ biến động thời gian hoàn thành dự án
Dựa trên công cụ phần mềm hỗ trợ MS Project, ta xác định được đường găng dự án gồm có những gói cơng việc sau: 1.1 – 1.2 – 1.3 – 2.2 – 2.3 – 2.5 – 3.1 – 3.2 – 3.3 – 3.4
Thời gian hồn thành dự án được tính là tổng thời gian hồn thành các cơng việc trên đường găng, mức độ biến động thời gian hoàn thành dự án là tổng phương sai của các gói cơng việc thuộc đường găng. Như vậy ta có:
Bảng 6.2 Thời gian hồn thành và phương sai của các cơng việc thuộc đường găng
Mã công việc 1.1 1.2 1.3 2.2 2.4 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6, 3.7 4.1
5.2 5.3 5.4 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 7.8 7.9 7.10
7.13 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 8.7 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6
Như vậy, thời gian hồn thành của dự án trung bình sẽ là 186 ngày với mức độ biến động thời gian là 48.44 ngày.
6.1.3 Xác suất hoàn thành dự án
Từ các dữ liệu, nhập vào POM – QM ta có thể xác định được xác suất hồn thành dự án với các khoảng thời gian 180 ngày, 200 ngày, như sau:
Hình 6.1 Xác suất hồn thành dự án trong vịng 180 ngày
Hình 6.2 Xác suất hồn thành dự án trong vịng 200 ngày
Bảng 6.3 Tổng hợp xác suất hồn thành dự án
STT
1 2
Dữ liệu trên có thể được dùng để làm căn cứ thúc đẩy tiến độ công việc cho nhà quản lý.
6.2 Rủi ro tài chính
Để tính tốn rủi ro về mặt tài chính, ta sử dụng phần mềm Crystal Ball. Ta khai báo các tham số đầu vào là các biến ban đầu của Dòng tiền dự án.
Bảng 6.4 Các biến đầu vào mô phỏng
1. Thời gian dự án
Năm bắt đầu vận hành Bắt đầu vận hành Thời gian dự án Năm kết thúc dự án
2. Đầu tư (Triệu VNĐ)
Chi phí sửa chữa mặt bằng Thiết kế và trang trí nội thất Máy móc, thiết bị
Dụng cụ ban đầu Nguyên liệu ban đầu
Tiền đặt cọc mặt bằng Chi phí đăng kí kinh doanh
Giả ta tiến hành mô phỏng cho biến “Nguyên liệu ban đầu”, ta tiến hành chọn ô chứa giá trị 25 Triệu VNĐ của biến này và thực hiện theo thao tác như sau: Crystal Ball > Define Assumption > Normal. Điều này ngầm quy tắc các giá trị đầu vào của
mô phỏng là tuân theo phân phối chuẩn, lưu ý các biến này phải là một giá trị chứ khơng được là 1 hàm tính tốn. Sau thao tác trên, ta nhận được cửa sổ sau:
Hình 6.3 Phân bố Chuẩn (Normal) của biến Nguyên liệu đầu vào
Từ đây, ta nhận xét được biến Nguyên liệu đầu vào nếu phân bố chuẩn sẽ có giá trị kì vọng là 25 Triệu VNĐ với giá trị độ lệch chuẩn là 2.5 Triệu VNĐ. Ngoài ra bằng cách bấm vào View, phần mềm cịn hỗ trợ để ta có thể quan sát: Phân bố tích lũy xác suất, các giá trị thống kê, …
Hình 6.4 Phân bố thống kê xác suất của biến Nguyên liệu đầu vào
Hình 6.5 Các giá trị thống kê cho biến Nguyên liệu đầu vào
Với các bước làm tương tự như trên, dự án tiến hành mô phỏng tất cả các biến trong dòng tiền vào và dòng tiền ra, kết quả được thể hiện trong bảng dưới đây:
Bảng 6.5 Phân bố các biến đầu vào của mơ phỏng
Dịng tiền ra
Tiếp theo, dự án mơ phỏng phân bố cho giá trị NPV dự án bằng cách chọn ô chứa giá trị NPV và thao tác: Crystal Ball > Define Forecast. Định nghĩa tên biến: NPV, đơn vị: triệu đồng, ta nhận được kết quả:
Hình 6.6 Kết quả phân bố của NPV dự án với 1,000 lần thử
Hình 6.7 Các giá trị thống kế của biến NPV dự án
Hình 6.8 Khớp phân bố NPV với các kiểu Phân phối để tính độ phù hợp – Goodness of Fit
Từ những kết quả trên, ta kết luận được giá trị NPV của dự án phân bố phù hợp nhất với Phân phối Beta, giá trị kì vọng là 2,714 triệu đồng và độ lệch chuẩn 332.64 triệu đồng.
6.3 Rủi ro định tính
6.3.1 Danh mục rủi ro ban đầu
Sau q trình thảo luận trên nhiều khía cạnh và tham khảo ý kiến của các bên liên quan, dự án xây dựng Danh mục rủi ro ban đầu (RBS) trong sơ đồ sau:
Hình 6.10 Danh mục rủi ro ban đầu (RBS) dự án
Các rủi ro trong danh mục được giải thích cụ thể trong bảng dưới đây:
Bảng 6.6 Bảng chú thích Danh mục rủi ro ban đầu (RBS) dự án
STT
1 Khách hàng: Khơng có khách hàng, khách hàng không sẵn sàng chi trả cho dịch vụ quán.
2 Thỏa thuận: Các thỏa thuận với BQL KTX Khu A khơng thể đạt được.
STT
3 Thời gian hồn vốn: Thời gian hoàn vốn của dự án quá dài.
4 Thủ tục vay: Thủ tục vay khó khăn, phức tạp khiến vốn khơng thể về kịp trước thời gian thi công.
5 Chất lượng nhân sự: Nhân sự để thực hiện và kiểm sốt dự án có chất lượng
khơng cao, dễ gây nên sự kéo dài hoặc lãng phí.
6 Nguồn cung: Thiếu nguồn cung cơ sở vật chất.
7 Chất lượng đầu vào: Nguyên vật liệu đầu vào không đảm bảo được chất lượng
theo yêu cầu.
6.3.2 Phân tích SWOT
Tuy nhiên, trong các rủi ro nêu trên có thể tồn tại những rủi ro có thể tránh được bởi những thế mạnh của mơi trường bên ngồi hoặc chính bên trong dự án. Vì thế, các Điểm mạnh – Điểm yếu – Cơ hội – Thách thức cần được liệt kê:
Bảng 6.7 Điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách thức của dự án
Điểm mạnh
Cơ hội
Thách thức
Tiến hành phân tích SWOT để phân loại các rủi ro từ Danh mục RBS. Từ đó, dự án có thể loại bỏ rủi ro khó xảy ra và bắt đầu đánh giá các rủi ro tất yếu:
Bảng 6.8 Phân tích SWOT của dự án
Điểm mạnh (S)
S1 - Vốn có sẵn chiếm 60% S2 - Giảm thuế do thời điểm
“bình thường mới”
S3 - Hiểu biết về chính sách
Điểm yếu (W)
W1 - Thời gian thi cơng ngắn W2 - Mơ hình q mới
W3 - u cầu về chất lượng
nguyên liệu
Cơ hội (O)
O1 - Vị trí tại KTX Khu A O2 - Vay vốn kinh doanh
được hỗ trợ từ các ngân hàng
O3 - Sự đa dạng về thị
trường nguồn cung
Thách thức (T)
T1 - Yêu cầu về Vệ sinh An toàn Thực phẩm T2 - Yêu cầu của BQL KTX Khu A
T3 - Kiểm tra độ tin cậy nguồn cung
T4 - Khan hiếm nhân lực
chất lượng cao
Sau khi phân tích SWOT, các rủi ro sẽ được phân vào 4 nhóm: S-O, S-T, W-O, W- T. Dự án sẽ chọn ra những rủi ro tại phân loại W-T và cân nhắc các rủi ro tại mục W-O để đưa vào bảng danh mục rủi ro cập nhật để có thể tiếp tục đánh giá.
Bảng 6.9 Danh mục rủi ro dự án đã cập nhật
Khách hàng: Khơng có khách hàng, khách hàng không sẵn sàng chi trả cho dịch 1
vụ quán.
Chất lượng nhân sự: Nhân sự để thực hiện và kiểm sốt dự án có chất lượng 5
khơng cao, dễ gây nên sự kéo dài hoặc lãng phí.
Chất lượng đầu vào: Nguyên vật liệu đầu vào không đảm bảo được chất lượng 7
theo yêu cầu.
6.3.4 Ma trận rủi ro – tác động
Để xây dựng được Ma trận rủi ro – tác động, ta cần phân cấp xác suất xảy ra rủi ro và mức độ tác động mà rủi ro mang lại.
Đầu tiên, ta tham khảo dữ liệu từ khác dự án trong quá khứ và tham khảo các đối thủ cạnh tranh để đưa ra phân cấp cho xác suất xảy ra rủi ro:
Bảng 6.10 Phân cấp bằng ước lượng khả năng xảy ra rủi ro
Khả năng xảy ra rủi ro Xác suất xảy ra trong 1 năm
Rất thấp < 0.01%
Thấp 0.01 – 0.1%
Trung bình 0.1 - 1%
Cao 1-10%
Rất cao > 10%
Bảng 6.11 Phân loại mức độ tác động theo hậu quả khi rủi ro xảy raMức độ tác động Mức độ tác động Rất cao Cao Vừa phải Thấp Không đáng kẻ
Từ các mức độ nêu trên, ta đánh giá từ loại rủi ro và hình thành ma trận rủi ro – tác động: Bảng 6.12 Ma trận Rủi ro – Tác động của dự án Rủi ro (1) Khách hàng (5) Chất lượng nhân sự
(7) Chất lượng
đầu vào Cao Cao
Có thể khiến mơ hình qn mất niềm tin
ở khách hàng, dự án phải dừng hoạt động để tái thẩm định và chọn Nhà chung cấp mới Hình 6.11 Ma trận Rủi ro – Tác động của dự án Nhìn vào ma trận rủi ro – tác động, ta nhận thấy cần phải giám sát 2 nhóm rủi ro sau:
(1) Khách hàng; (7) Chất lượng đầu vào. Dự án cũng đưa ra một số giải pháp định tính nhằm hạn chế và phịng ngừa từng nhóm rủi ro trên như sau:
(1) Khách hàng
− Khi xây dựng menu, cần cân nhắc mức giá vừa túi tiền với mức chi tiêu của sinh viên (~25-30k).
nội dung cần trọng tâm vào mức giá và sự độc đáo mà dịch vụ quán mang lại. − Thiết kế và quảng bá các chương trình ưu đãi để liên tục thu hút nhóm khách hàng mới. (7) Chất lượng đầu vào − Trước khi nhận hàng, yêu cầu nhân viên kiểm tra kĩ chất lượng. 139
− Dự án dù có 1 nhà cung cấp chiến lược nhưng phải luôn giữ mối quan hệ tốt với những nhà cung cấp vệ tinh.
− Chọn nguồn cung uy tín và thường xuyên tái kiểm tra chất lượng sản phẩm. − Lên kế hoạch thời gian nhận hàng hợp lý, đặc biệt với các sản phẩm có tính thời
CHƯƠNG 7: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ7.1 Kết luận 7.1 Kết luận
Kết quả mà nhóm đã phân tích cho thấy đây là một dự án hồn tồn khả thi và đáng để đầu tư. Thời gian thực hiện dự án ở mức chấp nhận được và có kiểm sốt các rủi ro có thể xảy ra.
Sau q trình nghiên cứu và hồn thành báo cáo đồ án về chủ đề Quản lý dự án: Xây dựng Quán cà phê “Không xong không về”, nhóm đã rút ra được một số điểm như sau:
- Hiểu thêm về thị trường kinh doanh hiện nay tại nước ta và nhu cầu cũng như tiềm năng vượt trội trong tương lai của mơ hình kinh doanh này.
- Khi tìm hiểu thơng tin về mơ hình kinh doanh qn cà phê trên các diễn đàn, trang web hay các bài báo. Nhóm đã hiểu thêm về cách xây dựng một mơ hình kinh doanh.
- Đã nắm bắt được cách phân tích khả thi một dự án.
- Bên cạnh đó, nhóm cũng đã ơn tập, thực hành và hiểu rõ hơn những bài học đã được học từ môn Quản lý dự án. Tự vận dụng, xây dựng các bài tốn và tìm ra lời giải thơng qua các phần mềm như Expert Choice, Crystal Ball.
7.2 Kiến nghị
Quá trình thực hiện với thời gian còn ngắn, kinh nghiệm thực tế còn rất hạn hẹp, nhiều vấn đề còn chưa rõ ràng nên bài báo cáo cịn có các hạn chế như sau:
- Đối với giai đoạn phân tích khả thi, ln phải quan tâm, tìm hiểu kỹ và cụ thể về nhu cầu của sản phẩm trên thị trường. Từ đó đánh giá lựa chọn vùng nào có nhu cầu vượt trội, thích hợp cho dự án của bản thân. Tiếp tục đánh giá về các yếu tố kinh tế, pháp lý, mơi trường… tại đó. Nếu khả thi, sẽ lựa chọn một vị trí cụ thể trong khu vực.
- Cẩn phải thu thập thêm số liệu, dẫn chứng để củng cố các khẳng định được nêu, hạn chế đưa ra ước lượng, phỏng đoán.
Mặc dù đã có tham khảo từ nhiều nguồn trên mạng và ý kiến từ chuyên gia để thực hiện nhưng việc hoàn thành bài báo cáo một cách hoàn hảo vẫn là một thách thức rất lớn đối với nhóm. Vì vậy, nhóm rất mong nhận được những lời góp ý, phê bình từ thầy và các bạn để nhóm có thể rút kinh nghiệm quý giá, góp vào hành trang chinh phục con đường sau này.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1] TS. Đinh Bá Hùng Anh (2019), “Quản lý dự án”, NXB Tài Chính
[2] TS. Đinh Bá Hùng Anh (2019), “Bài giảng môn Vận trù học”, bộ mơn Kỹ thuật hệ thống cơng nghiệp, khoa Cơ khí, Đại học Bách Khoa TPHCM.
[3] ThS. Nguyễn Hữu Phúc (2018), “Bài giảng môn kinh tế kỹ thuật”, bộ môn Kỹ thuật hệ thống cơng nghiệp, khoa Cơ khí, Đại học Bách Khoa TPHCM.
[4] TS. Phan Thị Mai Hà (2018), “Bài giảng môn Kỹ thuật hệ thống”, bộ môn Kỹ thuật