3.2.2 Mô tả chi tiết các công việc
Phần này sẽ miêu tả chi tiết các công việc được nêu ra ở biểu đồ WBS ở phần 3.2.1, được thể hiện dưới dạng bảng cơng việc. Trong đó, bảng thứ nhất miêu tả các công việc để xây dựng quán, bảng thứ hai là chi tiết các cơng việc trong q trình pha chế thức uống.
Bảng 3.3 Mô tả chi tiết các công việc xây dựng quánCông việc Công việc 1. Xây dựng quán 1.1 Lập kế hoạch 1.1.1 Tìm th đất 1.1.1.1 Xác định tiêu chí
1.1.1.2. Xác định các địa điểm khả thi
1.1.1.3. Khảo sát thực tế, đánh giá AHP
1.1.1.4. Xác định địa điểm xây dựng quán
Cơng việc
1.1.2.1. Ước tính chi phí xây dựng cơ bản
1.1.2.2. Ước tính chi phí nội thất
1.1.2.3. Ước tính chi phí phát sinh
1.1.2.4. Xác định phương án tài chính
1.1.3. Thủ tục pháp lý
1.1.3.1. Xem xét các cơ sở pháp lý
1.1.3.2. Lập hợp đồng nhà đất
6 9
Công việc
1.2.1. Lựa chọn công ty thiết kế xây dựng
1.2.1.1 Xác định các tiêu chí lựa chọn
1.2.1.2 Đánh giá lựa chọn bằng AHP
1.2.2. Xác định các đặc điểm, yêu cầu của quán
Công việc
1.2.2.1 Về kết cấu
1.2.2.2 Về kiến trúc
1.2.2.3 Các hệ thống bên trong quán
Công việc
1.2.4. Duyệt bản vẽ
1.3. Xây dựng phần thô
1.3.1. Dọn dẹp mặt bằng xây dựng
1.3.1.1 Quây hàng rào chuẩn bị thi công
1.3.1.2 Dọn dẹp cây cối, rác xung quanh
1.4. Xây dựng hoàn thiện
1.4.1. Lắp đường ống nước, cống rãnh
Công việc
1.4.3. Hệ thống thông hơi, đường ống máy lạnh
1.5. Trang bị thiết bị, nội thất
1.5.1. Lắp thiết bị chiếu sáng
1.5.2. Lắp máy lạnh
1.5.3. Lắp các thiết bị nhà vệ sinh
7 3
Công việc
1.5.5. Đặt bàn, ghế
1.5.6. Đặt vật dụng trang trí
1.6. Mua thiết bị
1.6.1. Đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp
7 4
Công việc
1.7. Lắp dựng
1.7.1. Lập kế hoạch lắp đặt, giám sát, kiểm tra
1.7.2. Thực hiện lắp đặt
1.8. Kiểm tra nghiệm thu
1.8.1. Kiểm tra từng hạng mục, chạy thử thiết bị
Công việc
Công việc này được thực hiện bởi chủ đầu tư hay nhà thầu thi cơng nhằm hồn tất hồ sơ hồn cơng theo quy định của pháp luật và nộp tại cơ quan có thẩm quyền. Hồ sơ xin xác nhận hồn cơng được thực hiện đúng pháp luật bao gồm:
- 1 bản chính giấy báo kiểm tra cơng trình hồn thành theo mẫu.
- 1 bản sao y có chứng thực sao y giấy 1.8.3. Hồn cơng
phép xây dựng kèm theo 1 bản sao không cần chứng thực sao y bản vẽ thiết kế xây dựng.
- 2 bản chính bản vẽ hiện trạng hồn cơng. - 1 bản sao hợp đồng thi cơng với đơn vị có giấy phép hành nghề kèm 1 bản sao giấy phép hành nghề của đơn vị thi cơng có thị thực sao y hoặc biên lai thu xây dựng.
3.2.3 Triển khai nhiệm vụ
Bảng 3.4 Ma trận nhiệm vụ RAM
STT WBS
A Ý tưởng
STT WBS A 1 A1 2 A2 3 A3 4 A4 B 3 B1 4 B2 5 B3 6 B4 C 7 C1 8 C2 9 C3 10 C4
STT WBS 13 C7 D 14 D1 15 D2 E 15 E1 16 E2 17 E3 18 E4 F 19 F1 20 F2 21 F3 22 F4 23 F5 G 24 G1
STT WBS 26 G3 27 G4 28 G5 30 G6 31 G7 32 G8 33 G9 34 G10 35 G11 36 G12 37 G13 H 38 H1 39 H2 40 H3 41 H3 42 H4
STT WBS I 45 I1 46 I2 47 I3 48 I4 49 I5 50 I6 3.2.4 Mạng AOA của dự án
Biểu đồ AOA sẽ thể hiện trực quan thứ tự trước sau các cơng việc, các cơng việc nào có thể hiện song song, các cơng việc nào có thể thực hiện độc lập với những công việc khác cũng như những công việc nào cần được hoàn thành trước để thực hiện các bước tiếp theo. Hình 3.5. dưới đây là biểu đồ AOA của phần cơng việc nêu ở phần 1 đó là cơng việc xây dựng quán cà phê.
Hình 3.10 Biểu đồ AOA các công việc xây dựng
Các công việc chi tiết trong phần việc này được đánh số khi biểu diễn trên AOA và được chú thích ở bảng 3.4. ngay bên dưới, ngồi ra bảng cịn ghi cụ thể thời gian cần để thực hiện các công việc và việc cần thực trước của từng công việc. Lưu ý công việc cần thực hiện trước ở đây bao gồm những việc cần được bắt đầu trước và cơng việc theo sau có thể bắt đầu thực hiện ngay cả khi công việc trước.
Bảng 3.5 Các gói cơng việc xây dựng qn
STT Ký tự 1 A 2 B 3 C 4 D 5 E
6 F
7 G
8 H
9 I
CHƯƠNG 4: ĐIỀU ĐỘ DỰ ÁN4.1 Thời gian hồn thành các cơng việc của dự án 4.1 Thời gian hồn thành các cơng việc của dự án
Các cơng việc của dự án ban đầu có thời gian hồn thành 226 ngày, bắt đầu thực hiện từ ngày 21/03/2022 và hoàn thành vào ngày 30/01/2023. Thời gian cụ thể của từng công việc được thể hiện qua bảng bên dưới:
Bảng 4.3 Tổng thời gian hoàn thành dự án
WBS Gói cơng việc
0 Dự án Qn
Café "Khơng xong khơng về"
1 Phân tích -
Khảo sát
1.1 Khảo sát nhu cầu
thị trường và phân tích khả thi 1.2 Phân tích nhu cầu khách hàng 1.3 Khảo sát thực nghiệm, lựa chọn mặt bằng
1.3.1 Lựa chọn địa điểm
1.3.2 Xây dựng bộ tiêu
chí
1.3.3 Đánh giá AHP
cho các địa điểm
1.3.4 Lập báo cáo về
địa điểm đặt cửa hàng 1.4 Phân tích lựa chọn cơng nghệ, thiết bị, trang trí qn 2 Lên kế hoạch 2.1 Kế hoạch thu mua (máy móc, ngun vật liệu) 2.2 Kế hoạch tài chính 2.2.1 Ước tính chi phí xây dựng 85
2.2.2 Ước tính chi phí nội thất 2.2.3 Ước tính chi phí phát sinh 2.2.4 Xác định phương án tài chính 2.3 Kế hoạch thi cơng và vận hành dự án 2.4 Hiệu chỉnh và phê duyệt dự án 3 Xây dựng chiến
lược kinh doanh
3.1 Phân tích SWOT 3.2 Đánh giá rủi ro 3.3 Dự báo chi phí vận hành 3.4 Xây dựng chiến lược giá cả
3.5 Dự báo doanh thu 3.6 Phân tích hịa vốn 3.7 Tổng kết báo cáo dự kiến 4 Huy động vốn 4.1 Vốn cá nhân 4.2 Vốn vay ngân hàng
4.2.1 Tạo tài khoản
doanh nghiệp 4.2.2 Thiết lập hạn mức tín dụng 4.2.3 Chọn đại diện hợp pháp 4.2.4 Chọn hạng mục
thuế kinh doanh
5 Thiết kế
5.1 Thiết kế menu
5.1.1 Lựa chọn hình
ảnh
5.1.2 Soạn nội dung
(thơng tin, giá cả) 5.1.3 Lựa chọn vị trí thiết kế 5.2 Thiết kế khơng gian qn 5.2.1 Thiết kế phịng học cá nhân 5.2.2 Thiết kế phịng học nhóm 5.2.3 Thiết kế hệ thống kho 5.3 Thiết kế bộ nhận
diện thương hiệu
5.3.2 Thiết kế logo 5.3.3 Thiết kế đồng phục 5.4 Thiết kế chương trình khuyến mãi 6 Thủ tục pháp lý 6.1 Nghiên cứu các
bộ luật liên quan
6.2 Xin giấy phép kinh doanh 6.3 Xin giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm 6.4 Hợp đồng thuê mặt bằng 6.5 Đăng ký mã số thuế 7 Trang trí - lắp đặt 89
7.1 Mua máy móc, ngun vật liệu 7.2 Lắp đèn chiếu sáng 7.3 Lắp đặt hệ thống PCCC 7.4 Lắp đặt hệ thống thơng gió 7.5 Lắp đặt thiết bị nhà kho 7.6 Lắp máy lạnh 7.7 Lắp các thiết bị nhà vệ sinh 7.8 Lắp cửa 7.9 Lắp đặt hệ thống mạng 7.10 Sơn tường, vẽ trang trí 7.11 Lát gạch
7.12 Đặt bàn, ghế 7.13 Đặt vật dụng trang trí 8 Tuyển dụng nhân sự 8.1 Xác định nguồn lực 8.2 Lập kế hoạch tuyển dụng
8.3 Thông báo tuyển
dụng
8.4 Lọc hồ sơ tuyển
dụng
8.5 Phỏng vấn
8.6 Đào tạo nhân sự
8.7 Ký hợp đồng
9 Vận hành
9.1 Tổng kết tài
chính
9.2 Vận hành thử
9.3 Chạy chương trình khuyến mãi
9.4 Sửa chữa hoàn chỉnh
9.5 Nghiệm thu
9.6 Kết thúc
4.2 Thời gian làm việc của nguồn lực dự án
Microsoft Project cho thấy thời gian làm việc của các nguồn lực thuộc dự án. Từ bảng bên dưới, có thể thấy các nguồn lực đang bị quá tải cũng như số giờ làm việc của nó. Bảng 4.4 Thời gian làm việc của các nguồn lực thuộc dự án
Nguồn lực Ban Quản Lý Dự án 1
Khảo sát nhu cầu thị trường và phân tích khả thi
Lựa chọn địa điểm Xây dựng bộ tiêu chí
Đánh giá AHP cho các địa điểm Kế hoạch thu mua (máy móc, nguyên vật liệu)
Ước tính chi phí xây dựng Ước tính chi phí nội thất
Ước tính chi phí phát sinh Xác định phương án tài chính Hiệu chỉnh và phê duyệt dự án Phân tích SWOT
Đánh giá rủi ro
Xây dựng chiến lược giá cả Tổng kết báo cáo dự kiến Đào tạo nhân sự
Tổng kết tài chính Vận hành thử
Sửa chữa hoàn chỉnh Nghiệm thu
Kết thúc
Ban Quản lý Dự án 2
Phân tích nhu cầu khách hàng Lựa chọn địa điểm
Xây dựng bộ tiêu chí
Đánh giá AHP cho các địa điểm Lập báo cáo về địa điểm đặt cửa hàng Ước tính chi phí xây dựng
Kế hoạch thi công và vận hành dự án
Kỹ sư cơng nghệ 1
Phân tích lựa chọn cơng nghệ, thiết bị, trang trí qn
Lựa chọn hình ảnh
Thiết kế logo Thiết kế đồng phục
Chạy chương trình khuyến mãi Sửa chữa hồn chỉnh
Kỹ sư cơng nghệ 2
Thiết kế tên quán Lắp đặt hệ thống PCCC
Chạy chương trình khuyến mãi Sửa chữa hoàn chỉnh
Kỹ sư thiết kế 1 Lựa chọn vị trí thiết kế Thiết kế phịng học cá nhân Thiết kế phịng học nhóm Thiết kế hệ thống kho Đặt bàn, ghế Kỹ sư thiết kế 2
Soạn nội dung (thông tin, giá cả) Thiết kế chương trình khuyến mãi Mua máy móc, ngun vật liệu Đặt vật dụng trang trí
Kỹ sư thiết bị
Mua máy móc, ngun vật liệu Lắp đèn chiếu sáng
Lắp đặt hệ thống thơng gió Lắp đặt thiết bị nhà kho
Lắp máy lạnh
Lắp các thiết bị nhà vệ sinh Lắp đặt hệ thống mạng Đặt vật dụng trang trí
Nhân viên tài chính 1
Dự báo chi phí vận hành Dự báo doanh thu
Phân tích hịa vốn Vốn cá nhân
Chọn đại diện hợp pháp
Nhân viên tài chính 2
Tạo tài khoản doanh nghiệp Thiết lập hạn mức tín dụng Chọn đại diện hợp pháp
Chọn hạng mục thuế kinh doanh
Bộ phận nhân sự
Xác định nguồn lực Lập kế hoạch tuyển dụng Thông báo tuyển dụng Lọc hồ sơ tuyển dụng Phỏng vấn
Ký hợp đồng
Nhân viên hành chính 1
Xin giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm
Hợp đồng thuê mặt bằng Đăng ký mã số thuế Kết thúc
Nhân viên hành chính 2
Nghiên cứu các bộ luật liên quan Xin giấy phép kinh doanh
Kỹ sư xây dựng
Lắp cửa
Sơn tường, vẽ trang trí Lát gạch
Sửa chữa hồn chỉnh
4.3 Biểu đồ nhân lực bị quá tải
Qua dữ liệu thống kê, nguồn lực bị quá tải là Ban quản lý dự án. Cụ thể các thông số quá tải được thể hiện ở bảng sau:
Bảng 4.3 Nguồn lực quá tải của dự án
Nguồn lực Ban quản lý dự án 1 Ban quản lý dự án 2 Kỹ sư công nghệ 1 Kỹ sư công nghệ 2 Kỹ sư thiết kế 1 Kỹ sư thiết kế 2 Kỹ sư thiết bị
Nhân viên tài chính 1 Nhân viên tài chính 2 Bộ phận nhân sự
Nhân viên hành chính 1 Nhân viên hành chính 2 Kỹ sư xây dựng
Thời gian hoàn thành dự án là 226 ngày với tổng chi phí là 484,080,000 VNĐ.
Hình 4.4 Tổng thời gian và chi phí
4.4 Biểu đồ tải ban đầu
Hình 4.5 Biểu đồ tải ban đầu
4.5 Phân bố tải hiệu chỉnh
Triển khai hiệu chỉnh bằng cách kéo các gói Cơng việc. Tiến hành hiệu chỉnh cho các gói cơng việc, ta được bảng sau:
Bảng 4.4 Các gói cơng việc được hiệu chỉnh
Gói cơng việc
Khảo sát nhu cầu thị trường và phân tích khả thi
Phân tích nhu cầu khách hàng Lựa chọn địa điểm
Xây dựng bộ tiêu chí
Đánh giá AHP cho các địa điểm Lập báo cáo về địa điểm đặt cửa hàng
Phân tích lựa chọn cơng nghệ, thiết bị, trang trí quán
Ước tính chi phí xây dựng Xác định phương án tài chính Hiệu chỉnh và phê duyệt dự án Chọn đại diện hợp pháp
Soạn nội dung (Thông tin, giá cả) Lựa chọn vị trí thiết kế
Bảng 4.5 So sánh nhân lực, thời gian thực hiện mỗi gói cơng việc trước và sau hiệu chỉnh
Phân tích – Khảo sát Lên kế hoạch
Xây dựng chiến lược kinh doanh Huy động vốn Thiết kế Thủ tục pháp lý Trang trí – Lắp đặt Tuyển dụng nhân sự Vận hành Tổng
Do các gói cơng việc có sự mất cân đối về cả thời gian thực hiện và cả nguồn lực nên người điều hành dự án tiến hành điều chỉnh cả về thời gian và cơng việc con trong mỗi gói cơng việc. Sau khi tiến hành điều độ nhân lực thì số nhân lực đã giảm và thời gian hoàn thành dự án đã giảm được 40 ngày.
CHƯƠNG 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN5.1 Mục tiêu và cách thức kiểm soát 5.1 Mục tiêu và cách thức kiểm soát
5.1.1 Mục tiêu kiểm soát
Trong dự án Quán café “Khơng xong khơng về” cần kiểm sốt ba đối tượng: chi phí, thời gian và chất lượng. Để kiểm soát tiến độ thời gian và mức độ giải ngân của dự án, ta sử dụng phương pháp Earned Value với các chỉ số cảnh báo về tình trạng thực hiện dự án.
- Mục tiêu thời gian: các công việc phải được hoàn thành đúng tiến độ dự án đã đặt ra ban đầu, đảm bảo các chỉ số về tiến độ cơng việc (Hồn thành đúng ngày theo kế hoạch là 226 ngày)
- Mục tiêu chi phí: Chi phí dự án khơng vượt quá 500 triệu và đảm bảo các chỉ số liên quan về chi phí. Giải ngân danh sách đúng với kế hoạch, thời gian, số lượng. - Mục tiêu chất lượng: Đảm bảo chất lượng khi bàn giao của dự án theo từng
hạng mục dựa vào mơ hình PMD (Project Design Matrix)
5.1.2 Cách thức kiểm soát
- Người chịu trách nhiệm kiểm soát là Giám đốc dự án, hỗ trợ ra quyết định là Kỹ sư công nghệ.
- Việc kiểm soát được tiến hành định kỳ (mỗi 2 tuần). Những bộ phận chịu trách nhiệm về các công việc tại thời điểm kiểm sốt sẽ báo cáo tiến độ, chi phí cho Giám đốc dự án. Những vấn đề phát sinh ngoài dự án được Giám đốc dự án xem xét và quyết định nhằm điều chỉnh kịp thời.
Hình 5.1 Quy trình kiểm sốt dự án
5.2 Kiểm soát tiến độ
5.2.1 Kỹ thuật Earned Value
Để đo lường, kiểm soát tiến độ và chi phí của dự án, kỹ thuật Earned Value Analysis (Phân tích chỉ số giá trị) được sử dụng. Giá trị chỉ số sẽ cảnh báo sớm về tình trạng thực thi của dự án; truyền đạt về tiến trình và chỉ tiêu tới Giám đốc và các bên liên quan nhằm đạt được tiến bộ. Các chỉ số cần phải quan tâm:
- BCWS (budgeted cost of the work scheduled)
- BCWP: (budgeted cost of the work performed)
Thực tế giải ngân = ngân sách dự tính cho cơng việc x % cơng việc hồn thành cho đến thời điểm đang xét.
- ACWP: (actual cost of the work performed)
Chi phí thực = chi phí thực sự đã bỏ ra cho cơng việc đến thời điểm đang xét. - SV (schedule variance): Sai lệch về kế hoạch = BCWP – BCWS.
● SV > 0: công việc vượt tiến độ ● SV < 0: công việc chậm tiến độ ● SV = 0: công việc đúng tiến độ
- CV (cost variance): sai lệch chi phí = BCWP – ACWP. ● CV > 0: Cơng việc tiết kiệm chi phí
● CV = 0: cơng việc đúng chi phí ● CV < 0: cơng việc vượt chi phí
- SPI (Schedule performance index): chỉ số tiến độ = BCWP/BCWS. ● SPI > 1: công việc vượt tiến độ
● SPI = 1: công việc đúng tiến độ ● SPI <1: công việc chậm tiến độ
- CPI (Cost performance index): chỉ số chi phí = BCWP/ACWP. ● CPI > 1: cơng việc tiết kiệm chi phí
● CPI = 1: cơng việc đúng chi phí