6. Bố cục của luận văn
3.2. GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC ĐÁNHGIÁ KẾT QUẢ LÀM VIỆC
3.2.1. Giải pháp về tăng tần suất đánhgiá và kiểm soát chất lượng đánhgiá kết
VIỆC CÁN BỘ, CÔNG CHỨC TRỰC THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ TRÀ VINH
3.2.1. Giải pháp về tăng tần suất đánh giá và kiểm soát chất lượng đánh giá kết quả làm việc kết quả làm việc
Việc đánh giá kết quả làm việc đối với cán bộ, công chức nên thực hiện mỗi năm 02 lần nhằm vừa kiểm tra nhiệm vụ được giao trong 06 tháng đầu năm và đề ra những nhiệm vụ cho cán bộ, công chức thực hiện trong 06 tháng tiếp theo khi có phát sinh nhiệm vụ mới; hoặc có thể thực hiện mỗi quý. Kết quả đánh giá cần phải được xét thưởng, xét tăng thu nhập cho cán bộ, cơng chức. Trong kết quả phân loại thì nên khống chế tỷ lệ người hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ chiếm tối đa khoảng 20% trong tổng số cán bộ, công chức được đánh giá, nên cân nhắc việc chia tỷ lệ theo nhóm chức cấp quản lý và cán bộ, cơng chức. Các đơn vị cần lưu ý việc so sánh chất lượng đánh giá cán bộ, công chức qua các năm gắn với chất lượng đào tạo và việc hoàn thành nhiệm vụ đề ra hàng năm của các đơn vị. Khi chất lượng kết quả làm việc của cán bộ, cơng chức đi và thực chất thì các đơn vị có thể sử dụng kết quả đánh giá này như là một chỉ tiêu để đánh giá hiệu quả hoạt động của các đơn vị. Kết quả đánh giá kết quả làm việc có thể sử dụng cho cơng tác đào tạo những cán bộ, cơng chức chưa hồn thành nhiệm vụ và quy hoạch những cán bộ, cơng chức có thành tích tốt về kết quả làm việc hàng năm.
3.2.2. Giải pháp hồn thiện quy trình đánh giá
Để đảm bảo cho các cấp quản lý thực hiện đánh giá theo một chuẩn thống nhất, các đơn vị cần triển khai các quy định đánh giá kết quả làm việc và quy trình hướng dẫn cụ thể hơn. Trước hết các đơn vị phải ban hành một quy trình đánh giá có đầy đủ các bước bằng văn bản để hướng dẫn cho cấp quản lý trong việc đánh giá. Các đơn vị nên điều chỉnh lại quy trình đánh giá kết quả làm việc hiện tại bằng cách bổ sung vào quy trình thêm bước thiết lập tiêu chuẩn đánh giá, trao đổi thông tin với cán bộ, công chức, phản hồi kết quả đánh giá và sử dụng kết quả đánh giá. Bên cạnh đó, bước cán bộ, cơng chức tự đánh giá, bước đồng nghiệp đánh giá và bước cấp quản lý trực
tiếp đánh giá gộp chung lại thành bước tổ chức đánh giá kết quả làm việc gồm 4 đối tượng tham gia đánh giá: cán bộ, công chức tự đánh giá, nhân dân và tổ chức khác đánh giá, đồng nghiệp đánh giá, cấp trên trực tiếp đánh giá. Như vậy, quy trình đánh giá kết quả làm việc mới 07 bước như sau:
Xác định tiêu chuẩn đánh giá Chọn phương pháp đánh giá Sử dụng kết quả đánh giá Thu thập thông tin Phản hồi về kết quả đánhgiá Tổ chức đánh giá kết quả làm việc Cấp quản lý phê duyệt
Hình 3.1: Sơ đồ quy trình đánh giá kết quả làm việc
Bước thiết lập tiêu chuẩn bổ sung vào quy trình để hướng dẫn cho cấp quản lý quan tâm đến bước thiết lập tiêu chuẩn đánh giá dựa theo bản mô tả công việc và mục tiêu đề ra. Bước trao đổi thơng tin bổ sung vào quy trình để hướng dẫn cấp quản lý phải phổ biến cho cán bộ, công chức về tiêu chuẩn đánh giá, thường xuyên kiểm tra công việc của cán bộ, công chức, nhận diện những khó khăn của họ trong cơng việc để hỗ trợ kịp thời, nhận biết những khuyết điểm và phản hồi cho cán bộ, cơng chức để có hướng khắc phục kịp thời. Đồng thời bước trao đổi thơng tin cịn hướng dẫn cấp quản lý thu thập thông tin về phương pháp và kết quả làm việc để đánh giá chính xác hơn. Việc bổ sung bước phản hồi kết quả đánh giá cũng nhắc nhở cấp quản lý phải đặc biệt coi trọng việc phản hồi kết quả đánh giá cho cán bộ, công chức để thống nhất với họ về kết quả đánh giá, ghi nhận những mặt tích cực và chỉ ra những mặt cần phải hồn thiện trong cơng việc của họ. Việc bổ sung bước sử dụng kết quả đánh giá cũng rất quan trọng vì hiện nay các đơn vị chỉ mới sử dụng kết quả đánh giá này chủ yếu để xét khen thưởng nhưng kết quả đánh giá cịn có thể sử dụng vào nhiều mục đích khác như: xây dựng các khóa đào tạo, định hướng nghề nghiệp cho cán bộ, cơng chức và chương trình cải thiện điều kiện làm việc.
3.2.3. Giải pháp xây dựng tiêu chuẩn đánh giá
Các đơn vị cần xây dựng bản mô tả công việc cho 2 nhóm chức danh cơng việc đó là nhóm chức danh cán bộ chun trách và cơng chức chuyên môn. Khi xây dựng tiêu chuẩn đánh giá trước phải dựa trên bản mô tả công việc của các chức danh, đảm bảo các tiêu chuẩn đánh giá đo lường được kết quả thực hiện các nhiệm vụ của cán bộ, công chức và đúng với những tiêu chuẩn kết quả công việc đã được xác định trong bản mô tả công việc.
Bảng 3.1: Đề xuất tiêu chuẩn đánh giá cụ thể đối với vị trí chức danh cán bộ nghiên
cứu phụ trách khối kinh tế
STT Công việc Chuẩn đánh giá
Theo dõi: Thu - chi ngân sách, kinh tế - Tổng hợp báo cáo, chính xác. 1 tập thể, công thương nghiệp.....liên - Báo cáo vướng mắc kịp thời (nếu
quan đến lĩnh vực kinh tế. có).
- Đúng thời gian. 2 Xây dựng các kế hoạch. - Tính khả thi cao.
- Tổ chức thực hiện đúng ngành chuyên môn.
- Đúng thời gian. 3 Soạn thảo các văn bản liên quan đến - Đúng trình tự thủ tục
kinh phí cho các ban ngành thành phố. - Đúng theo quy định. - Khơng sai sót số liệu. - Đúng thời hạn.
4 Soạn thảo cơng văn chỉ đạo - Chuyển đúng bộ phận chuyên môn. - Số lượng văn bản phát hành. Sắp lịch công tác hàng tuần cho lãnh - Cập nhật đầy đủ thư mời. 5 - Đúng thời gian, địa điểm.
đạo
- Không trùng lắp. Cập nhật hàng ngày hệ thống số liệu - Cập nhật đầy đủ
6 - Đúng quy định.
theo biểu mẩu quy định tại cơ quan
- Đủ số lượng
Làm trợ lý cho Phó Chủ tịch khối - Nhanh nhẹn, linh hoạt. 7 - Xử lý nhanh, khơng sai sót.
Kinh tế
Việc xây dựng tiêu chuẩn đánh giá ngoài việc dựa vào bản mơ tả cơng việc cịn phải dựa vào những mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể, kế hoạch của các đơn vị đã đề ra và những nhiệm vụ phát sinh thêm trong kỳ đánh giá. Khả năng nhận thức nắm bắt các chủ trương của Đảng và Nhà nước về lĩnh vực được phân công phụ trách, những lĩnh vực khác có liên quan; Về tinh thần trách nhiệm, khả năng quy tụ cán bộ....nhằm
làm cơ sở thông qua đánh giá mà dự báo được chiều hướng và khả năng phát triển trong tương lai của cán bộ, công chức. Đồng thời các đơn vị phải xây dựng những tiêu chuẩn đánh giá về mặt hành vi để đánh về phương pháp và kỹ năng làm việc, có như vậy cán bộ, công chức mới tập trung nâng cao phương pháp làm việc từ đó mới đạt được kết quả cao hơn. Những tiêu chuẩn đánh giá về phương pháp cân nhắc đưa vào gồm mức độ tuân thủ quy định ngày giờ làm việc, mức độ ứng dụng khoa học công nghệ vào quá trình làm việc.
Một điều cần quan tâm nữa là khi xây dựng tiêu chuẩn đánh giá kết quả làm việc của cán bộ, công chức phải đảm bảo các tiêu chuẩn thỏa mãn nguyên tắc SMART nghĩa là phải cụ thể, đo lường được, chấp thuận bởi cấp quản lý và cán bộ, cơng chức, có tính khả thi và phải có thời gian xác định.
Ví dụ: Đối với thành phố Trà Vinh hiện nay thì cơng tác xây dựng Kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội hàng năm luôn là nhiệm vụ được quan tâm hàng đầu; đặc biệt trong tình hình mới, việc lập kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội phải có tính đến thích ứng biến đổi khí hậu và giảm nhẹ rủi ro thiên tai, đây là nhiệm vụ tương đối mới lạ nên các đơn vị vẫn chưa xây dựng được tiêu chuẩn đánh giá cụ thể đối với người trực tiếp lập kế hoạch. Để đảm bảo xây dựng kế hoạch có chất lượng, chuẩn đánh giá có thể được cụ thể như: (1) Thu thập thơng tin chính xác, ít sai số. (2) Tổng hợp, phân tích số liệu cụ thể, rõ ràng. (3) Dự thảo Kế hoạch theo đúng hướng dẫn. (4) Lấy ý kiến của người dân và các tổ chức có liên quan một cách trung thực. (5) Đề xuất tổ chức thực hiện đúng tình hình thực tiễn. (6) Triển khai, giám sát và định kỳ đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch. (7) Tất cả các bước thực hiện phải có chuẩn thời gian cụ thể, không chậm trễ so với tiến độ đã đề ra.
3.2.4. Giải pháp về trao đổi thông tin
Để đánh giá kết quả làm việc của cán bộ, công chức một cách chính xác, cấp quản lý cần phải quan tâm đến thu thập thơng tin về q trình làm việc của họ gồm: kết quả làm việc của họ và hành vi, phương pháp kỹ năng họ thể hiện trong công việc, mối quan hệ làm việc, phẩm chất, đạo đức lối sống, tinh thần trách nhiệm..... Đánh
giá hành vi là đánh giá về phương pháp và kỹ năng làm việc của cán bộ, công chức cụ thể là xem mức độ tuân thủ chính sách qui định, qui trình làm việc mà cơ quan đã xây dựng. Ngồi ra, thu thập thơng tin về hành vi còn xem xét mức độ chấp hành tốt nội qui của cơ quan, thái độ làm việc có tích cực, tác phong làm việc có nhanh nhẹn, cách xử lý và sắp xếp cơng việc có khoa học khơng? Vì vậy thu thập thơng tin về kết quả công việc cần phải dựa trên báo cáo công việc của cán bộ, công chức, nhưng thu thập thông tin về hành vi thực hiện cơng việc thì cần phải dựa trên quan sát, giám sát họ trong q trình làm việc có tn thủ quy trình và ngun tắc hay khơng? hoặc q trình trao đổi thông tin công việc với họ như thế nào? Cấp quản lý trực tiếp của cán bộ cần lập ra một hồ sơ theo dõi hành vi bao gồm phương pháp, kỹ năng thể hiện trong quá trình làm việc của cán bộ cấp dưới để việc đánh giá kết quả làm việc của họ được sâu sát và toàn diện hơn.
Để thu thập thơng tin về q trình làm việc của cán bộ, cấp quản lý cũng cần quan tâm tới việc thu thập thông tin từ quần chúng nhân dân nơi cư trú, quần chúng nhân dân, tổ chức khác đến liên hệ cơng tác và đồng nghiệp về q trình làm việc của họ. Việc thu thập thơng tin về cán bộ phải có biểu mẫu, trong biểu mẫu này cần phải có những thơng tin như:
- Ngày, tháng, năm, tại đâu? Cán bộ, cơng chức đó làm việc gì? Với ai? - Những điểm tích cực trong cơng việc là gì?
- Những điểm tiêu cực trong cơng việc là gì?
Cán bộ, cơng chức có sai sót gì so với ngun tắc, chính sách và quy trình làm việc. Việc thu thập thơng tin về kết quả làm việc của cán bộ, công chức cần phải căn cứ vào mục tiêu, chỉ tiêu giao cho họ hàng tuần, hàng tháng hoặc quý, năm. Sau khi
thu thập thông tin về mức độ hồn thành cơng việc của họ cần phải đối chiếu với tiêu chuẩn để đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu, chỉ tiêu mà nghị quyết, kế hoạch đưa ra đầu năm và rút ra bài học kinh nghiệm.
Bảng 3.2 Đề xuất việc trao đổi thông tin cụ thể đối với chức danh cán bộ phụ trách
công tác văn thư, lưu trữ
STT Công việc Thông tin trao đổi, báo cáo
Nhận văn bản đến: văn bản - Số lượng văn bản đến: ngày, tuần, tháng, năm. 1 - Số lượng văn bản đã chuyển tiếp xử lý cho
giấy, phần mềm M-office
lãnh đạo: ngày, tuần, tháng, năm
- Tổng số văn bản đã phát hành: ngày, tuần, tháng, năm.
- Số lượng văn bản chia theo loại: quyết định, 2 Phát hành văn bản đi văn bản, tờ trình,....
- Số lượng văn bản gửi ngành tỉnh, ban ngành thành phố.
- Số lượng văn bản chuyển mạng qua phần mềm M-office, gửi văn bản giấy
Cập nhật hệ thống biểu - Số lượng văn bản có thay đổi. 3 - Thời gian cập nhật.
mẫu quy định tại cơ quan
- Thời gian áp dụng mẫu mới (nếu có)
- Số lượng văn bản chưa chỉnh lý từ năm.....đến .....năm
- Đã chỉnh lý văn bản đến ....
4 Công tác lưu trữ - Thống kê văn bản đã chỉnh lý, đánh mục lục văn bản.
- Số lượng văn bản/ 01 hộp tài liệu. - Số lượng hộp tài liệu đã vào.
3.2.5. Giải pháp về đào tạo kỹ năng cho người đánh giá
Để đảm bảo kết quả đánh giá chính xác thì các đơn vị quan tâm đào tạo cho cấp quản những kỹ năng quản lý nói chung và kỹ năng đánh giá nói riêng. Trước mắt
tổ chức đào tạo ngay cho cấp quản lý của các ban ngành thành phố một khóa đào tạo về xây dựng tiêu chuẩn đánh giá, sử dụng phương pháp đánh giá, trao đổi thông tin, các lỗi trong đánh giá, phản hồi kết quả đánh giá cho cấp quản lý để trang bị cho họ phương pháp và kỹ năng đánh giá. Khi các đơn vị có thay đổi quy chế, quy trình đánh giá hoặc triển khai những nhiệm vụ mới, kế hoạch mới cũng cần tổ chức đào tạo lại cho cấp quản lý để họ biết cách triển khai thiết lập lại tiêu chuẩn đánh giá, thu thập thông tin và tổ chức đánh giá cho phù hợp với quy trình, quy chế và những nhiệm vụ mới. Tóm lại kết quả đào tạo cho cấp quản lý về kỹ năng đánh giá phải đảm bảo cấp quản lý tránh những lỗi tiêu chuẩn đánh giá khơng chính xác, thiếu thơng tin đánh giá, lỗi thành kiến, thiên kiến, thiên vị, chủ nghĩa bình qn và phản hồi khơng có tính xây dựng.
3.2.6. Giải pháp về phương pháp đánh giá
Cấp quản lý cần tơn trọng hình thức tự đánh giá của cán bộ, cơng chức theo một mẫu hướng dẫn chung và cho họ tự phân loại mức độ hồn thành cơng việc. Chính trong q trình đánh giá đó, bản thân cán bộ, cơng chức sẽ nhìn nhận được sự cố gắng cũng như những điểm chưa hồn thiện của mình và chủ động có những giải pháp thay đổi.
Cấp quản lý trực tiếp đánh giá cần căn cứ vào mục tiêu đã được đề ra ngay từ đầu năm mà có liên quan đến nhiệm vụ của cán bộ, công chức. Nếu đánh giá năng lực cán bộ không dựa vào chỉ tiêu, nhiệm vụ đã giao cho họ thì sẽ khơng khuyến khích họ nỗ lực làm việc, tạo tâm lý ỷ lại, thụ động trong cơng việc. Ngồi ra, trong quá trình đánh giá cấp quản lý cần phải dựa vào thông tin đã thu thập được từ đồng nghiệp và quần chúng nhân dân để tham khảo thêm. Việc dựa vào ý kiến của đồng nghiệp và quần chúng nhân dân sẽ giúp cho cơng tác đánh giá chính xác hơn, khách quan hơn vì đây là hai kênh thơng tin quan trọng mang đến cho người đánh giá góc nhìn mới về người được đánh giá. Việc đánh giá phải được thực hiện một cách công tâm, không nên bị chi phối bởi mối quan hệ của người đánh giá với cán bộ, công chức được đánh giá. Mỗi khi đánh giá, cấp quản lý cần nhớ nguyên tắc: ghi nhận kết quả làm việc trước, đề xuất các giải pháp thay đổi sau.
Khi so sánh hai bản đánh giá của cấp quản lý và cấp dưới chắc chắn sẽ có những điểm khác nhau do có sự khác biệt về góc nhìn và những kỳ vọng. Khi đó, cấp quản lý cần tiến hành đàm phán, phân tích để đi đến thống nhất với cán bộ, cơng chức về những điểm khác biệt đó, trong giai đoạn này thường rất dễ xảy ra xung đột. Cấp quản lý cần khéo léo sử dụng kỹ năng đàm phán và giao tiếp của mình để đánh giá đúng về kết quả làm việc của cán bộ, cơng chức cũng như động viên, khích lệ họ trong q trình thực hiện nhiệm vụ tới.