6. Bố cục của luận văn
3.2. GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC ĐÁNHGIÁ KẾT QUẢ LÀM VIỆC
3.2.4. Giải pháp về trao đổi thông tin
Để đánh giá kết quả làm việc của cán bộ, cơng chức một cách chính xác, cấp quản lý cần phải quan tâm đến thu thập thơng tin về q trình làm việc của họ gồm: kết quả làm việc của họ và hành vi, phương pháp kỹ năng họ thể hiện trong công việc, mối quan hệ làm việc, phẩm chất, đạo đức lối sống, tinh thần trách nhiệm..... Đánh
giá hành vi là đánh giá về phương pháp và kỹ năng làm việc của cán bộ, công chức cụ thể là xem mức độ tn thủ chính sách qui định, qui trình làm việc mà cơ quan đã xây dựng. Ngồi ra, thu thập thơng tin về hành vi còn xem xét mức độ chấp hành tốt nội qui của cơ quan, thái độ làm việc có tích cực, tác phong làm việc có nhanh nhẹn, cách xử lý và sắp xếp cơng việc có khoa học khơng? Vì vậy thu thập thơng tin về kết quả công việc cần phải dựa trên báo cáo công việc của cán bộ, công chức, nhưng thu thập thông tin về hành vi thực hiện cơng việc thì cần phải dựa trên quan sát, giám sát họ trong quá trình làm việc có tn thủ quy trình và ngun tắc hay khơng? hoặc q trình trao đổi thơng tin cơng việc với họ như thế nào? Cấp quản lý trực tiếp của cán bộ cần lập ra một hồ sơ theo dõi hành vi bao gồm phương pháp, kỹ năng thể hiện trong quá trình làm việc của cán bộ cấp dưới để việc đánh giá kết quả làm việc của họ được sâu sát và tồn diện hơn.
Để thu thập thơng tin về q trình làm việc của cán bộ, cấp quản lý cũng cần quan tâm tới việc thu thập thông tin từ quần chúng nhân dân nơi cư trú, quần chúng nhân dân, tổ chức khác đến liên hệ cơng tác và đồng nghiệp về q trình làm việc của họ. Việc thu thập thơng tin về cán bộ phải có biểu mẫu, trong biểu mẫu này cần phải có những thơng tin như:
- Ngày, tháng, năm, tại đâu? Cán bộ, cơng chức đó làm việc gì? Với ai? - Những điểm tích cực trong cơng việc là gì?
- Những điểm tiêu cực trong cơng việc là gì?
Cán bộ, cơng chức có sai sót gì so với ngun tắc, chính sách và quy trình làm việc. Việc thu thập thông tin về kết quả làm việc của cán bộ, công chức cần phải căn cứ vào mục tiêu, chỉ tiêu giao cho họ hàng tuần, hàng tháng hoặc quý, năm. Sau khi
thu thập thông tin về mức độ hồn thành cơng việc của họ cần phải đối chiếu với tiêu chuẩn để đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu, chỉ tiêu mà nghị quyết, kế hoạch đưa ra đầu năm và rút ra bài học kinh nghiệm.
Bảng 3.2 Đề xuất việc trao đổi thông tin cụ thể đối với chức danh cán bộ phụ trách
công tác văn thư, lưu trữ
STT Công việc Thông tin trao đổi, báo cáo
Nhận văn bản đến: văn bản - Số lượng văn bản đến: ngày, tuần, tháng, năm. 1 - Số lượng văn bản đã chuyển tiếp xử lý cho
giấy, phần mềm M-office
lãnh đạo: ngày, tuần, tháng, năm
- Tổng số văn bản đã phát hành: ngày, tuần, tháng, năm.
- Số lượng văn bản chia theo loại: quyết định, 2 Phát hành văn bản đi văn bản, tờ trình,....
- Số lượng văn bản gửi ngành tỉnh, ban ngành thành phố.
- Số lượng văn bản chuyển mạng qua phần mềm M-office, gửi văn bản giấy
Cập nhật hệ thống biểu - Số lượng văn bản có thay đổi. 3 - Thời gian cập nhật.
mẫu quy định tại cơ quan
- Thời gian áp dụng mẫu mới (nếu có)
- Số lượng văn bản chưa chỉnh lý từ năm.....đến .....năm
- Đã chỉnh lý văn bản đến ....
4 Công tác lưu trữ - Thống kê văn bản đã chỉnh lý, đánh mục lục văn bản.
- Số lượng văn bản/ 01 hộp tài liệu. - Số lượng hộp tài liệu đã vào.
3.2.5. Giải pháp về đào tạo kỹ năng cho người đánh giá
Để đảm bảo kết quả đánh giá chính xác thì các đơn vị quan tâm đào tạo cho cấp quản những kỹ năng quản lý nói chung và kỹ năng đánh giá nói riêng. Trước mắt
tổ chức đào tạo ngay cho cấp quản lý của các ban ngành thành phố một khóa đào tạo về xây dựng tiêu chuẩn đánh giá, sử dụng phương pháp đánh giá, trao đổi thông tin, các lỗi trong đánh giá, phản hồi kết quả đánh giá cho cấp quản lý để trang bị cho họ phương pháp và kỹ năng đánh giá. Khi các đơn vị có thay đổi quy chế, quy trình đánh giá hoặc triển khai những nhiệm vụ mới, kế hoạch mới cũng cần tổ chức đào tạo lại cho cấp quản lý để họ biết cách triển khai thiết lập lại tiêu chuẩn đánh giá, thu thập thông tin và tổ chức đánh giá cho phù hợp với quy trình, quy chế và những nhiệm vụ mới. Tóm lại kết quả đào tạo cho cấp quản lý về kỹ năng đánh giá phải đảm bảo cấp quản lý tránh những lỗi tiêu chuẩn đánh giá khơng chính xác, thiếu thơng tin đánh giá, lỗi thành kiến, thiên kiến, thiên vị, chủ nghĩa bình qn và phản hồi khơng có tính xây dựng.
3.2.6. Giải pháp về phương pháp đánh giá
Cấp quản lý cần tơn trọng hình thức tự đánh giá của cán bộ, công chức theo một mẫu hướng dẫn chung và cho họ tự phân loại mức độ hồn thành cơng việc. Chính trong q trình đánh giá đó, bản thân cán bộ, cơng chức sẽ nhìn nhận được sự cố gắng cũng như những điểm chưa hồn thiện của mình và chủ động có những giải pháp thay đổi.
Cấp quản lý trực tiếp đánh giá cần căn cứ vào mục tiêu đã được đề ra ngay từ đầu năm mà có liên quan đến nhiệm vụ của cán bộ, công chức. Nếu đánh giá năng lực cán bộ không dựa vào chỉ tiêu, nhiệm vụ đã giao cho họ thì sẽ khơng khuyến khích họ nỗ lực làm việc, tạo tâm lý ỷ lại, thụ động trong cơng việc. Ngồi ra, trong quá trình đánh giá cấp quản lý cần phải dựa vào thông tin đã thu thập được từ đồng nghiệp và quần chúng nhân dân để tham khảo thêm. Việc dựa vào ý kiến của đồng nghiệp và quần chúng nhân dân sẽ giúp cho công tác đánh giá chính xác hơn, khách quan hơn vì đây là hai kênh thơng tin quan trọng mang đến cho người đánh giá góc nhìn mới về người được đánh giá. Việc đánh giá phải được thực hiện một cách công tâm, không nên bị chi phối bởi mối quan hệ của người đánh giá với cán bộ, công chức được đánh giá. Mỗi khi đánh giá, cấp quản lý cần nhớ nguyên tắc: ghi nhận kết quả làm việc trước, đề xuất các giải pháp thay đổi sau.
Khi so sánh hai bản đánh giá của cấp quản lý và cấp dưới chắc chắn sẽ có những điểm khác nhau do có sự khác biệt về góc nhìn và những kỳ vọng. Khi đó, cấp quản lý cần tiến hành đàm phán, phân tích để đi đến thống nhất với cán bộ, công chức về những điểm khác biệt đó, trong giai đoạn này thường rất dễ xảy ra xung đột. Cấp quản lý cần khéo léo sử dụng kỹ năng đàm phán và giao tiếp của mình để đánh giá đúng về kết quả làm việc của cán bộ, cơng chức cũng như động viên, khích lệ họ trong q trình thực hiện nhiệm vụ tới.
Cũng cần sử dụng thang điểm để đánh giá cán bộ, công chức hàng năm; Từng nội dung cần cho một mức điểm nhất định và tùy theo mức độ quan trọng mà cho điểm từng phần chiếm tỷ trọng khác nhau, trong đó phần kết quả thực hiện nhiệm vụ phải có một tỷ trọng đủ lớn để đánh giá phản ánh kết quả thực hiện nhiệm vụ của cán bộ qua một năm làm việc. Một số nội dung tiêu chuẩn đánh giá được đề xuất như sau:
Bảng 3.3: Tiêu chuẩn đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ đối với vị trí chức
danh cán bộ nghiên cứu phụ trách khối kinh tế
Nhân viên Cấp trên Nhận
đánh giá đánh giá
STT Tiêu chuẩn đánh giá Thang Nhận Thang Nhận xét chung
điểm xét điểm xét
1 Thực hiện đủ khối lượng công việc cấp trên giao
2 Hồn thành cơng việc đúng thời gian 3 Chất lượng văn bản
4 Chuyển đúng ngành chuyên môn 5 Cập nhật đầy đủ số liệu theo biểu
mẫu
6 Sắp lịch công tác hàng tuần khơng xảy ra sai sót
7 Cơng tác theo dõi, đôn đốc thường xuyên, kịp thời
8 Thực hiện chế độ báo cáo 9 Công tác phối, kết hợp
10 Thực hiện các nhiệm vụ phát sinh
Mỗi tiêu chuẩn được đánh giá với số điểm tối đa là 10 điểm/ 01 tiêu chuẩn, và thấp nhất là 0 điểm. Tổng số điểm cho 10 tiêu chuẩn là 100 điểm. Kết quả đánh giá mức hoàn thành nhiệm vụ nhằm xác định mức độ hoàn thành nhiệm vụ cho từng cá nhân:
Bảng 3.4: Tiêu chuẩn xếp loại
Thang điểm Xếp loại
Từ 90 đến 100 điểm Xuất sắc Từ 80 đến 89 điểm Tốt Từ 70 đến 79 điểm Khá Từ 50 đến 69 điểm Trung bình Dưới 50 điểm Yếu
Hiện nay, các đơn vị vẫn chưa có quy trình hay tiêu chuẩn đánh giá cụ thể để đánh giá, nếu áp dụng tốt các tiêu chí, sử dụng thang điểm để xét chế độ khen thưởng cuối năm và làm cơ sở xem xét đưa vào quy hoạch, đề bạt, bố trí và bổ nhiệm.
Cấp quản lý nên có buổi thảo luận với tất cả cán bộ, cơng chức về kết quả đánh giá, tìm hiểu những điều nhất trí và chưa nhất trí trong cách đánh giá, chỉ ra những điểm mạnh và những tồn tại cần khắc phục, sửa chữa trong quá trình thực hiện công việc.
3.2.7. Giải pháp về phản hồi đánh giá
Sau khi đánh giá kết quả làm việc xong, cấp quản lý nên ban hành thông báo nhận xét phản hồi kết quả đánh giá cho từng cán bộ, cơng chức, giải thích cho họ về kết quả đánh giá và tạo điều kiện cho họ thắc mắc về kết quả đánh giá một cách riêng tư. Đồng thời, cấp quản lý khuyến khích cán bộ, cơng chức trình bày những khó khăn trong cơng việc và xem xét trang bị phương tiện, thiết bị làm việc cho họ để giúp họ thực hiện công việc tốt hơn. Cấp quản lý nên ghi nhận những mặt tích cực của cán bộ, công chức trong công việc, đề nghị họ phát huy và chỉ ra
hướng cải thiện những khuyết điểm cho họ tại buổi phản hồi kết quả đánh giá. Mặt khác, cấp quản lý cũng nên khuyến khích cán bộ, cơng chức trình bày những nguyện vọng nghề nghiệp và tư vấn các khóa đào tạo, bồi dưỡng để họ phát triển nghề nghiệp.
3.2.8. Giải pháp về sử dụng kết quả đánh giá
Cấp quản lý cần quan tâm đến việc sử dụng kết quả đánh giá làm việc của cán bộ, công chức một cách chính xác vì một hệ thống đánh giá tốt sẽ bổ trợ cho những hoạt động khác như trả lương, thưởng, đào tạo, thăng tiến trong tương lai. Cần phải chú ý sử dụng đánh giá kết quả làm việc của cán bộ để phát hiện ra chiều hướng phát triển để quy hoạch lên những vị trí cao hơn. Cấp quản lý cần cân nhắc sử dụng kết quả đánh giá để đưa ra những chương trình tư vấn định hướng nghề cho cán bộ, công chức giúp họ lựa chọn được hướng làm việc, phát huy được năng lực nghề nghiệp của mình, có được triển vọng nghề nghiệp tốt hơn. Kết quả đánh giá cũng có thể được sử dụng để thiết kế những khóa đào tạo giúp cho cán bộ, cơng chức chưa hồn thành tốt nhiệm vụ cải thiện được những điểm yếu để thực hiện công việc hiện tại tốt hơn. Đồng thời các đơn vị cũng nên sử dụng kết quả đánh giá làm cơ sở để đưa ra những chương trình cải thiện điều kiện làm việc, tạo điều kiện tốt nhất trong khả năng để cán bộ, cơng chức hồn thành tốt cơng việc.
3.3. GIẢI PHÁP VỀ ĐÀO TẠO NGUỒN NHÂN SỰ3.3.1. Giải pháp hồn thiện về quy trình đào tạo 3.3.1. Giải pháp hồn thiện về quy trình đào tạo
Các đơn vị cần quan tâm hơn nữa đến công tác đào tạo cán bộ, công chức về nâng cao kiến thức và kỹ năng làm việc. Trước hết, các đơn vị nên xây dựng quy trình hướng dẫn cơng tác đào tạo bằng văn bản với đầy đủ các bước theo chuẩn lý thuyết. Bên cạnh đó, các đơn vị cũng nên phổ biến rộng rãi quy trình đạo tạo cho cán bộ quản lý cũng như cán bộ, công chức trong các đơn vị về nội dung quy trình đào tạo. Đồng thời, cán bộ tổ chức phải giám sát, kiểm tra quy trình đào tạo, báo cáo kết quả đào tạo. Quy trình đào tạo gồm 05 bước: xác định nhu cầu đào tạo, lập kế hoạch đào tạo,
phê duyệt kế hoạch đào tạo, triển khai kế hoạch đào tạo và đánh giá kết quả đào tạo theo sơ đồ dưới đây:
Xác định nhu cầu đào tạo
Lập kế hoạch đào tạo
Phê duyệt kế hoạch đào tạo
Triển khai chương trình đào tạo
Đánh giá kết quả đào tạo
Hình 3.2: Quy trình đào tạo 3.3.2. Giải pháp về xác định nhu cầu đào tạo
Để đảm bảo các khóa đào tạo giúp cho cán bộ, cơng chức hồn thiện những điểm yếu để thực hiện công việc tốt hơn và tránh lãng phí về thời gian, chi phí đào tạo, cấp quản lý cần phải xác định nhu cầu đào tạo, đặc biệt là khi có phát sinh nhiệm vụ mới. Nhu cầu đào tạo cũng có thể phát sinh khi cán bộ còn thiếu những kiến thức kỹ năng so với bản mô tả công việc.
Việc xác định nhu cầu đào tạo còn căn cứ vào những yêu cầu kiến thức và kỹ năng cần phải có của từng chức danh thơng qua việc khảo sát thực tế xem họ còn thiếu kiến thức, kỹ năng gì so với bản mơ tả cơng việc để lập kế hoạch đề xuất đào tạo kiến thức, kỹ năng đó.
Bảng 3.5: Đề xuất nhu cầu về các khóa đào tạo
Chức danh Kiến thức cần Kỹ năng cần đào tạo đào tạo
I/. Nội dung gắn với công việc lãnh đạo, quản lý điều hành:
- Kỹ năng lãnh đạo, quản lý;
- Đại học ngành liên - Xử lý tình huống; khả năng phân tích; - Kỹ năng giao tiếp
quan đến lĩnh vực
- Kỹ năng phối hợp; phụ trách
- Sử dụng ngoại ngữ (tiếng Anh trình 1/. Chánh Văn phịng - Lý luận chính trị;
độ B và tương đương trở lên); Trưởng phòng ban - Quản lý Nhà nước;
- Kỹ năng soạn thảo văn bản; kỹ năng và tương đương tin học, máy tính (trình độ tin học văn
phòng trở lên).
- Kỹ năng lãnh đạo, quản lý; - Kỹ năng hòa giải cơ sở, quản lý văn Đại học ngành liên hóa-xã hội;
2/. Các Phó Trưởng quan đến lĩnh vực - Xử lý tình huống; khả năng phân tích; phụ trách - Kỹ năng giao tiếp; Kỹ năng phối phòng và tương đương
- Lý luận chính trị; hợp; Sử dụng ngoại ngữ (tiếng Anh - Quản lý Nhà nước; trình độ B và tương đương trở lên); Kỹ năng soạn thảo văn bản; kỹ năng tin học, máy tính (trình độ tin học văn phịng trở lên).
II/. Cơng chức chuyên môn
- Đại học về kinh tế - Kỹ năng vận động quần chúng; về 1/. Phụ trách công tác tổng hợp, hành tuyên truyền pháp luật; về hịa giải cơ tham mưu, tổng hợp chính, luật, kinh tế sở; giao tiếp với quần chúng nhân dân phục vụ hoạt động của phát triển,.. - Kỹ năng giao tiếp; Kỹ năng phối Hội đồng nhân dân - Quản lý Nhà nước; hợp; Sử dụng ngoại ngữ (tiếng Anh thành phố. - Lý luận chính trị; trình độ B và tương đương trở lên);
Chức danh Kiến thức cần Kỹ năng cần đào tạo đào tạo
Kỹ năng soạn thảo văn bản; Kỹ năng tin học, máy tính (trình độ tin học văn phịng trở lên).
- Kiến thức về pháp luật, kinh tế kế - Đại học về kinh tế hoạch, nông nghiệp;
tổng hợp, hành - Thống kê tổng hợp thơng tin; 2/. Phụ trách cơng tác chính, luật, kinh tế - Kỹ năng giao tiếp; Kỹ năng phối nghiên cứu tổng hợp phát triển,... hợp; Sử dụng ngoại ngữ (tiếng Anh