3.2 Một số giải pháp để hồn thiện quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO
3.2.2.Cải tiến cơng tác quản lý hồ sơ
3.2.2.1. Xây dựng hệ thống hồ sơ điện tử:
Hiện nay BBCC sử dụng hồ sơ sản xuất là hồ sơ giấy, được in ra sau đĩ hồ sơ được chuyển qua lần lượt các bộ phận liên quan: Chủ tịch Hội đồng Quản trị, phịng Kế hoạch Đầu tư Chất lượng, phịng Tổ chức Hành chánh Quản trị Lao động tiền lương, phịng Kỹ thuật, Xí nghiệp Khai thác Đá, Xí nghiệp Khai thác Đá Tân Cang và Xí nghiệp Khai thác Đá Soklu.
Lỗi thường gặp ở hồ sơ sản xuất là nhập sai các thơng tin, sửa sai khơng đúng nguyên tắc, chữ viết khơng rõ ràng, hồ sơ bị nhàu, bẩn, bị thất lạc, khĩ kiểm sốt được tiến độ đi của hồ sơ. Tác giả đề xuất giải pháp xây dựng hệ thống hồ sơ điện tử đối với hai quy trình sau:
Một là, quy trình xuất sản phẩm đá cho khách hàng:
- Bộ phận kế hoạch sau khi tiếp xúc với khách hàng sẽ tiến hành lấy mẫu đất, đá đi kiểm nghiệm (nếu khách hàng yêu cầu đột xuất) và chuyển tín hiệu qua cho bộ phận QLCL.
- Bộ phận QLCL nhận được tín hiệu hồ sơ chuyển qua sẽ kiểm tra kết quả kiểm mẫu và nhập lệnh đồng ý hoặc khơng đồng ý cho hồ sơ tiếp tục lưu hành.
- Sau khi hồ sơ được bộ phận QLCL thơng qua sẽ tự động chuyển qua cửa sổ làm việc phịng Kế hoạch và phịng Kế hoạch sẽ xem xét lập hợp đồng mua bán đất đá xây dựng đối với khách hàng, sau đĩ chuyển tín hiệu qua bộ phận Sản xuất. Bộ phận Sản xuất tiếp nhận hồ sơ và thực hiện các thao tác cân đá, đồng thời nhập các số liệu thực tế cho hồ sơ sản xuất điện tử ngay trên hệ thống. Sau đĩ, hồ sơ điện tử sẽ được chuyển qua cửa sổ làm việc của Bộ phận QLCL.
- Bộ phận QLCL sẽ kiểm sốt lại từng nội dung của hồ sơ điện tử. Nhập lệnh chấp nhận/khơng chấp nhận cho xe hàng đĩ được xuất xưởng. Sau đĩ hồ sơ điện tử được in ra bằng hồ sơ giấy để phục vụ lưu trữ và thanh tra.
Hai là, quy trình sửa đổi tài liệu:
- Bộ phận QLCL sẽ tạo hồ sơ sửa đổi tài liệu điện tử trên phần mềm với đầy đủ các loại tài liệu. Sau đĩ chuyển hồ sơ điện tử trên hệ thống qua cửa sổ làm việc của các bộ phận cĩ liên quan.
- Các bộ phận cĩ liên quan khi cần sửa đổi tài liệu chỉ cần sửa đổi trực tiếp trên file và khi bộ phận QLCL nhận được tín hiệu đến thì sẽ kiểm tra sự phù hợp và nhập lệnh đồng ý hoặc khơng đồng ý cho hồ sơ tiếp tục lưu hành. Sau đĩ hồ sơ điện tử được in ra bằng hồ sơ giấy để phục vụ lưu trữ và thanh tra.
Với hệ thống hồ sơ điện tử, BBCC sẽ tiết kiệm được thời gian cho việc in hồ sơ, sửa hồ sơ và lưu chuyển nĩ qua các phịng ban. Đồng thời hồ sơ giấy sau khi in từ hồ sơ điện tử sẽ chính xác, sạch đẹp, khơng cần phải chỉnh sửa.
3.2.2.2. Đổi mới một số quy trình thực hiện cơng việc từ thủ tục dạng văn bản thành các sơ đồ quản lý
Do BBCC là loại hình Cơng ty nhà nước, quy mơ lớn với tổng vốn kinh doanh là 350 tỷ đồng với cơ cấu bộ máy quản lý khá cồng kềnh, thủ tục văn bản rất nhiều và rườm rà khiến cho việc tiếp thu tất cả các tài liệu là một điều khơng hề dễ dàng.
Trên cơ sở đĩ, Ban Quản lý Chương trình ISO của Cơng ty cần tổ chức nghiên cứu để tìm được cách tốt nhất giúp cơng nhân viên, là những người trực tiếp áp dụng và thực hiện HTQLCL, cĩ thể dễ dàng tiếp thu các quy trình thực hiện cơng việc. Biện pháp tối ưu chính là cải cách các thủ tục, các qui trình dạng văn bản thành các sơ đồ quản lý đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu, gắn liền với hoạt động thực tế để tạo điều kiện thuận lợi cho đội ngũ cơng nhân dễ dàng tiếp nhận các hướng dẫn cơng việc và làm theo một cách khoa học, chính xác, nhanh chĩng và đạt hiệu quả cao. Do đĩ, cải cách các qui trình dạng thủ tục văn bản thành sơ đồ quản lý hoặc biểu đồ cụ thể là một trong những giải pháp tối ưu.