1.3. Kiểm soát nội bộ với chu trình bán hàng-thu tiền khách hàng
1.3.1. Đặc điểm của chu trình bán hàng-thu tiền
Chu trình bán hàng- thu tiền là một chu trình quan trọng của các đơn vị kinh doanh. Hiệu quả hoạt động của các đơn vị này chịu nhiều ảnh hưởng bởi sự hữu hiệu và hiệu quả của chu trình này, chẳng hạn như đơn vị có bán được hàng hóa và dịch vụ hay khơng, có kiểm sốt được nợ phải thu khơng, có bị tổn thất tài sản hay khơng… đều là mối quan tâm của các nhà quản lý.
Trong thực tế, chu trình bán hàng- thu tiền thường gồm các bước cơng việc sau đây: xử lý đơn đặt hàng của khách hàng, xét duyệt bán chịu, công việc sau đây: xử lý đơn đặt hàng của khách hàng, xét duyệt bán chịu, giao hàng, lập hóa đơn, cuối cùng là theo dõi nợ phải thu và thu tiền. Chu trình có những đặc điểm cần quan tâm sau đây:
- Chu trình trải qua nhiều khâu, có liên quan đến những tài sản nhạy cảm như nợ phải thu, hàng hóa, tiền… nên thường là đối tượng bị tham ô, chiếm dụng.
- Nợ phải thu khách hàng là khoản mục có thể chiếm ty trọng lớn trong tài sản của đơn vị, bởi lẽ sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường là một nhân tố thúc đẩy nhiều đơn vị phải mở rộng bán chịu và điều này làm tăng rủi ro có sai phạm.
1.3.2. Các thủ tục kiểm sốt chủ yếu đối với chu trình đối với chu trình bán hàng- thu tiền. Việc đặt ra các thủ tục kiểm sốt trong chu trình bán hàng- thu tiền là nhằm hạn chế
thu tiền sẽ giúp cho đơn vị đạt được ba mục tiêu chung được đề cập đến trong nội dung Báo cáo của Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính (The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) (gọi tắt là COSO) năm 1992 và được sửa đổi, bổ sung vào năm 2013 đó là:
- Sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động - Báo cáo tài chính đáng tin cậy
- Tuân thủ pháp luật và các quy định
Chính vì sự cần thiết và tầm quan trọng kiểm sốt nội bộ trong doanh nghiệp nên đoạn 06 của chuẩn mực kiểm tốn VSA 240- Gian lận và sai sót (theo Qđ 143/2001/QĐ-
BTC ngày 21/12/ 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính)nêu rõ: “Giám đốc (hoặc người đứng đầu) đơn vị chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc ngăn ngừa và xử lý các gian lận và sai sót trong đơn vị thơng qua việc xây dưng và duy trì thực hiện thường xuyên hệ thống kế toán và hệ thống kiểm sốt nội bộ thích hợp cho đơn vị”