2.2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại cơng ty TNHH kiểm tốn Đại Tín Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại cơng ty TNHH kiểm tốn Đại Tín.
2.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
2.2.2.1 Hội đồng thành viên:
Hội đồng thành viên là cơ quan cao nhất của công ty, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng thành viên căn cứ vào điều lệ của công ty. Hiện tại, hội đồng thành viên gồm có 5 thành viên.
2.2.2.2 Tổng giám đốc:
Do Hội đồng thành viên đề cử, một thành viên của công ty là Tổng Giám đốc điều hành tồn bộ cơng việc kinh doanh của công ty. Hiện nay, Chủ tịch Hội đồng thành viên kiêm Tổng Giám đốc là người đại diện pháp luật của cơng ty và được tồn quyền quyết định mọi vấn đề đối nội, đối ngoại của công ty, với trách nhiệm cụ thể là:
HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN
CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN KIÊM TỔNG GIÁM ĐỐC
PHĨ TỔNG GIÁM ĐỐC GIÁM ĐỐC PHỊNG KIỂM TỐN 1 PHỊNG KIỂM TỐN 2 PHỊNG KẾ TỐN PHỊNG TƯ VẤN-ĐÀO TẠO CHI NHÁNH CẦN THƠ
- Trực tiếp điều hành, phân cơng phân nhiệm các kiểm tốn viên, nhân viên trực thuộc và kiểm tra tồn bộ các cơng đoạn kiểm toán, dịch vụ kế toán phù hợp với các quy định và quy chế về kiểm toán do nhà nước ban hành.
- Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho các thành viên trong phịng kiểm tốn và dịch vụ kế toán của công ty.
- Lập kế hoạch thực hiện công tác kiểm toán, dịch vụ kế toán và kế hoạch tài chính hàng năm, chỉ đạo chun mơn cơng tác kiểm tốn, dịch vụ kế tốn, soạn thảo quy trình kiểm tốn chuẩn của cơng ty.
- Trực tiếp hoặc liên đới chịu trách nhiệm trước pháp luật đối với các hành vi thực hiện ngoài chức năng thẩm quyền quy định bởi điều lệ và quy chế hoạt động của cơng ty.
- Điều chỉnh cơ chế tài chính nội bộ của cơng ty cho phù hợp với từng giai đoạn và kiểm soát hoạt động tồn cơng ty.
- Thiết lập chiến lược phát triển, linh hoạt giải quyết các vấn đề cấp bách có liên quan.
Hiện ơng Lê Đình Hùng đang đảm nhận chức vụ Tổng giám đốc cơng ty Kiểm Tốn Đại Tín.
2.2.2.3 Phó tổng giám đốc:
Bà Lê Thị Thu Hương đảm nhận chức vụ Phó Tổng giám đốc, được chủ tịch Hội đồng thành viên kiêm Tổng giám đốc bổ nhiệm với trách nhiệm:
- Đặc trách công tác tư vấn – đào tạo, bồi dưỡng huấn luyện chuyên ngành.
- Trực tiếp điều hành, phân công phân nhiệm cho các chuyên viên, cộng tác viên và các thành viên trong phòng tư vấn – đào tạo công ty về công tác tư vấn tài chính, thuế, tư vấn về tổ chức kế toán, quản trị kế toán, tư vấn đào tạo huấn luyện bồi dưỡng nghiệp vụ kế toán, kiểm toán, thuế dưới hình thức hợp đồng dịch vụ hay thực hiện các cơng đoạn có liên quan trong các hợp đồng kiểm toán hoặc các lớp tập trung.
- Chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc và Hội đồng thành viên, liên đới chịu trách nhiệm với công ty về nội dung, kết quả tư vấn đối với khách hàng.
- Trực tiếp chịu trách nhiệm trước pháp luật đối với các hành vi sai phạm do Phó giám đốc cơng ty tự ý thực hiện ngồi chức năng thẩm quyền quy định bởi điều lệ và quy chế hoạt động của công ty.
2.2.2.4 Phịng kiểm tốn:
Phịng kiểm tốn do Tổng Giám đốc trực tiếp điều hành bao gồm 2 tổ kiểm tốn chức năng.
Nhóm trưởng là người đứng đầu tổ kiểm tốn, dưới nhóm trưởng cịn có kiểm tốn viên và các trợ lý kiểm tốn thực hiện cơng việc theo sự chỉ đạo của nhóm trưởng. Nhiệm vụ của nhóm trưởng là:
- Kiểm tra hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ. - Tổ chức chỉ đạo cuộc kiểm toán trực tiếp tại khách hàng.
- Chủ động giao dịch với khách hàng, đề nghị khách hàng cung cấp và giải trình số liệu kiểm tốn khi cần thiết.
- Phân cơng cơng việc cụ thể cho các trợ lý trong nhóm kiểm tốn, hỗ trợ cho các trợ lý về mặt nghiệp vụ.
- Kiểm soát chất lượng các phần hành công việc do các trợ lý thực hiện, đánh giá đề xuất trước khi trình lên cấp trên.
- Tổng hợp hồn thiện hồ sơ kiểm tốn, lập dự thảo các báo cáo kiểm tốn trình duyệt điều chỉnh dự thảo và gửi khách hàng.
- Điều chỉnh lại dự thảo sau khi nhận được phúc đáp từ khách hàng để phát hành báo cáo chính thức.
- Căn cứ hồ sơ kiểm toán, lập thư quản lý nếu cần.
Ngồi ra, ngồi việc thực hiện chức năng chính là kiểm tốn, 2 phịng kiểm tốn cịn thực hiện các chức năng khác như cung cấp dịch vụ kế tốn, tư vấn- đào tạo,…
2.2.2.5 Phịng kế tốn.
Phịng kế tốn chịu trách nhiệm thực hiện cơng tác kế tốn thuế cho các bộ phận trong công ty bao gồm việc kê khai các loại thuế tháng, quý, năm, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và nộp thuế chung cho tồn cơng ty. Ngồi ra, do đặc điểm kinh doanh của công ty mà phịng kế tốn cịn có thể thực hiện các dịch vụ kế tốn cho các khách hàng theo sự chỉ đạo của giám đốc.
2.2.2.6 Phòng tư vấn- đào tạo:
Phòng tư vấn khách hàng sẽ do Phó Tổng giám đốc trực tiếp điều hành tổ tư vấn và tổ đào tạo.
Nhân sự của tổ tư vấn và tổ đào tạo do Phó Tổng giám đốc quyết định theo yêu cầu thực tế công tác tư vấn đào tạo chuyên ngành nhưng chủ yếu là sử dụng mạng lưới chuyên viên, cộng tác viên theo từng hợp đồng tư vấn đào tạo.
Tổ đào tạo sẽ do trợ lý đào tạo phụ trách.
Phòng tư vấn tự tổ chức việc đánh máy, lưu hồ sơ về nghiệp vụ chuyên ngành của phịng và có nhiệm vụ chuyển các số liệu chứng từ thu chi đến phịng kế tốn tổng hợp của cơng ty để lập báo cáo tài chính thường kỳ kịp thời.
2.2.2.7 Văn phòng chi nhánh ở Cần Thơ:
Chi nhánh Cần Thơ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng giám đốc.
Nhân sự của chi nhánh do Tổng giám đốc quyết định theo yêu cầu thực tế công tác chuyên ngành nhưng chủ yếu là sử dụng mạng lưới chuyên viên, cộng tác viên theo từng hợp đồng tư vấn đào tạo.
Chi nhánh Cần Thơ tự tổ chức việc đánh máy, lưu hồ sơ về nghiệp vụ chuyên ngành của phịng và có nhiệm vụ chuyển các số liệu chứng từ thu chi đến phòng kế tốn của cơng ty để lập báo cáo tài chính thường kỳ kịp thời.
2.2.3. Nhận xét về cách tổ chức bộ máy quản lý tại cơng ty TNHH kiểm tốn Đại Tín Nhìn chung, về cách tổ chức bộ máy quản lý cơng ty dưới loại hình cơng ty TNHH tương đối tốt. Với hoạt động chính là cung cấp dịch vụ kế tốn- kiểm tốn nhìn chung thì việc thiết kế các phịng ban dù rất đơn giản nhưng rất phù hợp với loại hình kinh doanh đặc biệt này. Ngồi ra, thành phần hội đồng thành viên bao gồm các kiểm toán viên hành nghề của công ty tham gia hùn vốn thành lập và cũng vừa tham gia vào hoạt động công ty nên các cách tổ chức bộ máy quản lý này có thể giúp các thành viên có thể an tâm hơn trong hoạt động.
Bên cạnh đó, nó cịn mang một số ưu và nhược điểm của loại hình cơng ty TNHH như là:
Ưu điểm: Công ty TNHH hai thành viên trở lên mang cả đặc điểm của công ty đối nhân và cả đặc điểm của cơng ty đối vốn. Do đó nó mang những ưu điểm sau:
- Một là, do có tư cách pháp nhân nên các thành viên công ty chỉ chịu trách nhiệm về các hoạt động của công ty trong phạm vi số vốn góp vào cơng ty nên ít gây rủi ro cho
- Hai là, số lượng thành viên công ty TNHH không nhiều và các thành viên thường là người quen biết, tin cậy nhau, nên việc quản lý, điều hành công ty không phức tạp; chế độ chuyển nhượng vốn được điều chỉnh chặt chẽ nên nhà đầu tư dễ dàng kiểm soát được việc thay đổi các thành viên, hạn chế sự thâm nhập của người lạ vào công ty.
- Ba là, cơng ty có tư cách pháp nhân nên tạo được sự tin cậy của các đối tác trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Nhược điểm: Việc huy động vốn của công ty TNHH bị hạn chế do khơng có quyền phát hành cổ phần, điều này đã gây khó khăn cho cơng ty khi chủ đầu tư muốn huy động thêm vốn bên ngoài để mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh.
2.3. Tình hình nhân sự tại cơng ty TNHH kiểm tốn Đại Tín.
Hiện nay, tại trụ sở chính của Cơng ty Kiểm Tốn Đại Tín hiện có 15 nhân viên, trong đó:
- Hội đồng thành viên gồm 5 thành viên góp vốn.
- Giám đốc: 1 người kiêm chủ tịch Hội đồng thành viên. - Phó giám đốc: 1 người.
- Phịng kế tốn: gồm 1 kế tốn trưởng, 1 kế toán viên và 2 kế toán thực tập.
- Phịng kiểm tốn 1: gồm 1 kiểm toán trưởng, 1 kiểm toán viên và 1 trợ lý kiểm tốn.
- Phịng kiểm tốn 2: gồm 1 Phó tổng giám đốc kiêm kiểm toán trưởng, 1 kiểm toán viên và 3 trợ lý kiểm tốn.
- Phịng tư vấn và đào tạo : gồm 1 trưởng phòng tư vấn và 1 trưởng phịng kinh doanh.
Đại Tín cịn có chương trình hổ trợ đối với những nhân viên có nhu cầu nâng cao chun mơn, hỗ trợ chi phí và tạo điều kiện thuận lợi để nhân viên hồn thành khóa học bổ sung kiến thức. Nhờ chính sách nhân sự hiệu quả, Đại Tín ln duy trì được đội ngũ nhân viên bền vững.
Nhận xét:
- Ưu điểm: Là công ty mới thành lập và mới đi vào chuyên sâu về lĩnh vực kế toán, kiểm tốn, cơng ty TNHH Kiểm Tốn Đại Tín tuy chưa có lực lượng đội ngũ nhân viên đơng đảo nhưng đã xây dựng được cho mình một đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán, tư vấn tài chính, kiểm tốn. Cách bố trí nhân lực ở từng phòng ban
- Nhược điểm: Với đội ngũ nhân viên cịn hạn chế thì việc muốn mở rộng phạm vi thị trường và hoạch định các chính sách phát triển cũng là một thách thức lớn vì nó có thể dễ gây ra tình trạng q tải trong công việc, và dồn ép công việc quá nhiều khiến cho chất lượng cơng việc có thể bị giảm sút và gây ảnh hưởng xấu đến công ty cũng như mất uy tín trên thị trường.
2.4. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH kiểm tốn Đại Tín trong 3 năm gần đây.
Bảng 2.1: Doanh thu của cơng ty TNHH kiểm tốn Đại Tín qua 3 năm gần đây.
(ĐVT: Đồng).
Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Doanh thu 484.557.427 1.351.591.970 2.953.938.851
Chi phí 679.168.792 1.298.270.283 2.683.723.270
Lợi nhuận -194.611.365 53.321.687 270.215.581
(Nguồn: BCTC của Cty TNHH Kiểm Tốn Đại Tín các năm 2011, 2012, 2013)
Nhận xét: Lợi nhuận của công ty không ngừng tăng trưởng qua các năm.
Năm 2011, lợi nhuận của công ty âm 194.611.365 đồng do đây năm đầu mới thành lập chưa có nhiều khách hàng biết đến và cũng là năm chi phí phát sinh trội hơn do các chi phí thành lập doanh nghiệp . Từ năm 2012, công ty mới bắt đầu sinh lời. Lợi nhuận của công ty năm 2013 tăng đột biến so với năm 2012 là 216.893.894 đồng. Nhưng nhìn chung, do mới bắt đầu đi vào hoạt động nên lợi nhuận của cơng ty vẫn cịn khá thấp, chi phí cao.
2.5. Giới thiệu về phòng kiểm tốn của cơng ty TNHH kiểm tốn Đại Tín
2.5.1. Sơ đồ tổ chức phịng kiểm tốn của cơng ty TNHH kiểm tốn Đại Tín
Sơ đồ 2.2: sơ đồ tổ chức phịng kiểm tốn của cơng ty TNHH kiểm tốn Đại Tín.
2.5.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng thành viên phịng kiểm tốn
-KTV chính (trưởng nhóm): nắm quyền phân cơng cơng việc cho các KTV và trợ lí kiểm tốn. Chịu trách nhiệm chính trong cơng việc kiểm tốn khách hàng. Thực hiện xây dựng kế hoạch và chương trình kiểm tốn cụ thể. Trưởng nhóm kiểm tốn cịn phải trực tiếp họp thảo luận với khách hàng các vấn đề mang tính trọng yếu, phân cơng, theo dõi, kiểm tra cơng việc của các kiểm tốn viên và trợ lý kiểm tốn. Cuối cùng, trưởng nhóm kiểm tốn sẽ tổng hợp các kết quả và lập báo cáo kiểm toán.
(Hiện nay, bà Lê Thị Thu Hương đang đảm nhận chức vụ trưởng nhóm kiểm tốn kiêm Phó tổng giám đốc tại cơng ty TNHH kiểm tốn Đại Tín)
-Kiểm toán viên: nhận cơng việc được giao của trưởng nhóm, tiến hành kiểm tốn khách hàng và phân chia cơng việc, đồng thời hướng dẫn các trợ lí trong cơng tác kiểm toán; tổng hợp các kết quả làm việc của trợ lý kiểm tốn. Ngồi ra, kiểm tốn viên cịn tham gia các cuộc họp thảo luận với trưởng nhóm để có thể hỗ trợ trưởng nhóm phát hiện các vấn đề cần phải lưu ý và đưa ra các nhận xét, ý kiến hỗ trợ.
KTV chính (trưởng
nhóm)
KTV chính
Trợ lí
kiểm tốn kiểm tốnTrợ lí
KTV chính
Trợ lí
(Hiện nay, bà Vương Thị Hồng Yến đang đảm nhận chức vụ kiểm tốn viên tại phòng kiểm tốn 2 của cơng ty TNHH kiểm tốn Đại Tín)
-Trợ lí kiểm tốn: hỗ trợ các KTV chính trong việc kiểm tốn BCTC. (Hiện nay, tại phịng kiểm tốn 2 có 3 trợ lý kiểm tốn)
2.6. Giới thiệu chương trình kiểm tốn tại cơng ty TNHH kiểm tốn Đại Tín
Cơng ty TNHH kiểm tốn Đại Tín là một cơng ty kiểm tốn cịn đang từng bước hoàn thiện và phát triển. Do phần lớn khách hàng của cơng ty TNHH kiểm tốn Đại Tín thường là các doanh nghiệp vừa và nhỏ hay mới hoạt động nên để cơng tác kiểm tốn được hữu hiệu và hiệu quả nhất cơng ty TNHH kiểm tốn Đại Tín đã xây dựng và thiết kế một chương trình kiểm tốn cho phù hợp với chương trình kiểm tốn mẫu VACPA, đảm bảo việc chấp hành tuân thủ các chuẩn mực kiểm toán và các nguyên tắc về đạo đức nghề nghiệp khi thực hiện kiểm tốn. Sau đây là hai chương trình kiểm tốn mà cơng ty TNHH kiểm tốn Đại Tín thường áp dụng để thực hiện kiểm tốn:
-Chương trình kiểm tốn thu gọn (Compact audit planner)
-Chương trình kiểm tốn doanh nghiệp vừa và nhỏ (Guide for Smaller business) Đôi khi, trong giai đoạn lập kế hoạch và chuẩn bị kiểm toán, kiểm toán viên thực hiện việc tìm hiểu sơ bộ và khảo sát thấy mức độ cơng việc phức tạp, rủi ro cao thì trưởng nhóm kiểm tốn sẽ quyết định phạm vi áp dụng chương trình kiểm tốn mẫu của VACPA.
2.6.1. Chương trình kiểm tốn thu gọn
Khái niệm: Là chương trình cung cấp các nguyên tắc, thủ tục kiểm toán áp dụng cho một cuộc kiểm toán nhỏ (thường là trong thời gian dưới 80 giờ) nhưng vẫn đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc, chuẩn mực kiểm toán, phù hợp với đạo đức nghề nghiệp cũng như quy định pháp luật trong việc đưa ra ý kiến kiểm toán phải đảm bảo hợp lý rằng báo cáo tài chính sau khi được kiểm tốn khơng có sai lệch trọng yếu.
Được áp dụng trong những điều kiện sau:
- Thực thể kiểm tốn là một cơng ty nhỏ, cơng ty mới thành lập, kiểm tốn theo u cầu đặc biệt của khách hàng…
- Chương trình kiểm tốn khơng có thay đổi nhiều qua các năm - Khơng có nhiều hơn một hay hai lĩnh vực phức tạp
- Doanh nghiệp không có những nghiệp vụ về hàng tồn kho phức tạp hay hệ thống tính giá phức tạp
-Hoạt động của tài sản cố định không nhiều và không có nhiều nợ phải thu, nợ phải trả.
2.6.2. Chương trình kiểm tốn vừa và nhỏ
Khái niệm: là chương trình kiểm tốn được thiết kế dành cho cơng ty có quy mơ vừa và nhỏ, cơng ty mới đi vào hoạt động chưa có nhiều nghiệp vụ phức tạp, sản xuất, kinh doanh ít phức tạp, có hệ thống kiểm sốt nội bộ được thiết kế đơn giản, quản lý và