1.3. Kiểm soát nội bộ với chu trình bán hàng-thu tiền khách hàng
1.3.2.1. Những thủ tục kiểm soát chung
- Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng: điều này nhằm hạn chế khả năng xảy ra gian lận vì nếu một cá nhân/bộ phận cùng nắm giữ một số chức năng nào đó thì họ sẽ có thể lạm dụng. Chính vì thế, đơn vị nên phân cơng đội ngũ nhân viên tách biệt thành các bộ phận sau đây:
+ Bộ phận bán hàng: tiếp nhận đơn đặt hàng và lập lệnh bán hàng.
+ Bộ phận xét duyệt bán chịu: xét duyệt tất cả các trường hợp bán chịu theo đúng chính sách của đơn vị. Nếu bán hàng trả chậm có giá trị lớn, cần phải có sự phê chuẩn của cấp cao hơn.
+ Bộ phận giao hàng: kiểm tra độc lập hàng hóa trước khi giao hoặc gửi cho khách hàng.
+ Bộ phận lập hóa đơn: lập hóa đơn bán hàng.
+ Bộ phận kho: bảo quản hàng và xuất kho theo lệnh bán hàng đã được duyệt.
+ Bộ phận theo dõi nợ phải thu: liên lạc với khách hàng, đốc thúc việc trả tiền, phân tích tuổi nợ và đề xuất xóa sổ nợ khó địi
+ Kiểm sốt chung: bao gồm kiểm soát đối tương sử dụng thông qua việc phân quyền truy cập và giới hạn truy cập theo công việc đã được bộ nhiệm; đối với đối tượng bên ngồi thì được thiết lập mật khẩu nhằm ngăn chặn nguy cơ xâm nhập trái phép vào hệ thống. Luôn sao lưu dữ liệu để đề phịng trường hợp bất trắc
+ Kiểm sốt ứng dụng: bao gồm kiểm sốt dữ liệu để kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp chứng từ và kiểm tra phê duyệt trên chứng từ; kế đến là kiểm tra quá trình nhập liệu để đảm bảo các vùng dữ liệu cần lập đều có đầy đủ thơng tin và đảm bảo tính chính xác các thơng tin cần thiết về khách hàng và các số liệu có liên quan hay khơng.
+ Kiểm sốt chứng từ sổ sách: bao gồm việc kiểm tra việc đánh số liên tục trước khi sử dụng cho tất cả các ấn chỉ quan trong như: lệnh bán hàng, hóa đơn, phiếu gửi hàng, vận đơn, phiếu xuất kho… Các hóa đơn bán hàng thì phải được lập căn cứ trên đơn đặt hàng, hợp đồng, lệnh bán hàng. Trước khi lập hóa đơn phải đối chiếu với phiếu xuất kho, vận đơn. Ngoài ra, việc ghi nhận kịp thời các khoản nợ phải thu khách hàng, hay tiền bán hàng thu được cũng là việc rất quan trọng.
+ Ủy quyền và xét duyệt: các cam kết về ngày giao hàng, lượng hàng bán ra, các đề nghị mua chịu của khách hàng, cũng như lệnh bán hàng hay các đề nghị xóa sổ nợ khơng thể thu hồi… cần được người có thẩm quyền xét duyệt. Nhà quản lý có thể ủy quyền cho cấp dưới xét duyệt thông qua việc ban hành các chính sách.
- Kiểm tra độc lập việc thực hiện: đặc điểm của thủ tục này là người kiểm tra phải độc lập với người bị kiểm tra.Thí dụ, một nhân viên khác trong đơn vị tiến hành kiểm tra việc bán hàng, việc lập báo cáo hay lập hóa đơn của phịng kinh doanh… Thủ tục này nhằm nâng cao ý thức chấp hành kỷ luật, tuân thủ quy trình nghiệp cụ của các cá nhân/bộ phận trong đơn vị.