2.9. Thực tế về quy trình kiểm tốn khoản mục doanh thu và nợ phải thu khách hàng tạ
2.9.2. Giai đoạn thực hiện kiểm toán doanh thu và nợ phải thu khách hàng
2.9.2.1. Nghiên cứu và đánh giá kiểm sốt nội bộ
2.9.2.1.1. Tìm hiểu về hệ thống kiểm sốt nội bộ trong chu trình bán hàng-thu tiền Quy trình 1: Phịng kinh doanh tiếp nhận đơn đặt hàng và xét duyệt. Quy trình 1: Phịng kinh doanh tiếp nhận đơn đặt hàng và xét duyệt.
Khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, trưởng phòng mua hàng sẽ kiểm tra việc chấp nhận đơn hàng thơng qua báo cáo tình hình nợ của khách hàng và khả năng đáp ứng đơn đặt hàng. Nếu đồng ý bán hàng nhân viên kinh doanh sẽ lập hợp đồng bán hàng và chuyển đơn đặt hàng đến bộ phận mua hàng. Thông thường, bộ phận mua hàng sẽ mua đúng số lượng mà khách hàng đã đặt. Sau đó, giám đốc kinh doanh sẽ phê duyệt (hoặc giám đốc tài chính sẽ phê duyệt). Cuối cùng, trưởng phịng kinh doanh sẽ thực hiện lập
Quy trình 2: Bộ phận kho xuất hàng.
Căn cứ vào lệnh xuất kho đã phê chuẩn do phòng kinh doanh gửi qua, bộ phận kho thực hiện việc xuất kho theo đúng chủng loại, số lượng, quy cách. Sau đó, thủ kho sẽ lưu lại lệnh xuất kho và lập phiếu xuất kho và gửi đến cho kế tốn.
Quy trình 3: Phịng kế tốn lập hóa đơn.
Dựa vào hợp đồng kinh doanh và phiếu xuất kho kế tốn lập ra ba bản hóa đơn bán hàng, trong đó gửi cho khách hàng một bản, một bản để lưu trữ và một bản gửi cho kế tốn cơng nợ để theo dõi việc thu hồi nợ.
Quy trình 4: Lập báo cáo.
Hàng ngày, các thông tin bán hàng và dựa vào các chứng từ liên quan kế toán dùng để nhập vào hệ thống máy tính về doanh thu, nợ phải thu, thuế đầu ra, giá vốn hàng bán, hàng tồn kho.
Đối với các khoản phải thu khách hàng, kế tốn cơng nợ sẽ mở sổ theo dõi công nợ phải thu khách hàng, mỗi khách hàng sẽ có mã cơng nợ riêng. Thơng tin về sự biến động các khoản phải thu sẽ được kế tốn cơng nợ cập nhật và phản ánh.
Hàng tháng, kế toán bàn hàng sẽ lập báo cáo gửi lên giám đốc kinh doanh.
Quy trình 5: Thu tiền
Khi nhận được tiền từ khách hàng hay giấy báo có của ngân hàng, thủ quỹ sẽ gửi biên lai thu tiền đối chiếu lên phịng kế tốn để nhập vào máy tính.
Thời hạn nợ sẽ được tự đông cập nhật bởi hệ thống máy vi tính và hàng tháng sẽ in ra để lưu nhưng khơng được phê chuẩn.
Quy trình 6: Báo cáo quý về sự phù hợp.
Hàng quý, biên bản đối chiếu công nợ sẽ được lập và gửi đi đối chiếu với khách hàng (tùy khách hàng mà có thể là quý hoặc năm).
2.9.2.1.2. Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát
Bảng 2.9: Bảng đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm sốt trong chu trình bán hàng của cơng ty CP XNK ABC
Loại sai sót Thấp Vừa
phải Cao
Các nghiệp vụ bán hàng không được ghi chép x
Sự ghi chép nghiệp vụ bán hàng có thể khơng có thực x
Sự ghi chép nghiệp vụ bán hàng có thể không đúng giá trị x Nghiệp vụ bán hàng không đúng với niên độ x
Sự ghi chép nghiệp vụ bán hàng có thể khơng được chuyển
tới sổ sách đúng x
Sự ghi chép nghiệp vụ bán hàng có thể khơng được tổng hợp
đúng x
Sự ghi chép nghiệp vụ bán hàng có thể không được phân loại
đúng x
2.9.2.1.3. Thiết kế và thực hiện các thử nghiệm kiểm soát
Những câu hỏi trắc nghiệm này có thể được các kiểm tốn viên cơng ty TNHH kiểm tốn Đại Tín lập thành bảng cho đối tượng được phỏng vấn có thể trả lời trực tiếp vào bảng này hoặc các câu hỏi này cũng có thể được các kiểm tốn viên soạn ra để hỏi rồi tự hoàn thành vào giấy làm việc của mình. Thơng thường, phỏng vấn trực tiếp đối tượng cần thu thập thông tin dưới dạng hỏi đáp được ưu tiên hơn cả vì nó có thể giúp cho kiểm tốn viên có thể có cái nhìn bao qt được vấn đề và có thể thu thập thêm các chi tiết mà các dạng câu hỏi dạng đóng khơng thể làm được.
Việc tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ trong giai đoạn lập kế hoạch và chương trình kiểm tốn là rất quan trọng. Bởi vì, việc tìm hiểu này có thể trợ giúp kiểm tốn viên
tìm hiểu này cịn thể hiện được sự chấp hành các nguyên tắc, chuẩn mực kiểm toán và đạo đức nghề nghiệp của kiểm toán viên.
Những câu hỏi này khơng những cung cấp cho kiểm tốn viên sự hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng mà cịn giúp cho kiểm tốn viên trong việc lập kế hoạch kiểm toán và xác định các thủ tục kiểm toán. Trước tiên kiểm toán viên cần thu thập các trả lời bằng cách phỏng vấn nhân sự chịu trách nhiệm quản lý hoặc ban hành các quy định của khách hàng
KTV cho rằng có thể có sai sót xảy ra với số dư cuối kì và tiến hành một số thử nghiệm kiểm soát.
Thử nghiệm 1: Dưới đây là ví dụ về bảng câu hỏi về kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng- thu tiền của cơng ty TNHH kiểm tốn Đại Tín thực hiện.
Bảng 2.10: Bảng câu hỏi tìm hiểu kiểm sốt nội bộ trong chu trình bán hàng ở cơng ty CP XNK ABC.
Khách hàng: công ty CP XNK ABC Thực hiện:Nghĩa Ngày:4/1/15
Ngày: 31/12/2014 Thực hiện: Ngày:
Bảng 2.10: BẢNG CÂU HỎI VỀ KIỂM SỐT NỘI BỘ Chu trình: Bán hàng- thu tiền
Tên và chức vụ của các nhân viên được phỏng vấn:
- Bà H ( Kế toán trưởng)
- Ơng K ( Trưởng phịng kinh doanh)
Câu hỏi tìm hiểu hệ thống
kiểm sốt nội bộ
Kết quả tìm hiểu
Có Khơng Không
áp dụng Ghi chú
1. Các khoản bán chịu có được xét duyệt trước khi gửi hàng đi hay khơng?
x
Phải có phê duyệt của giám đốc đối với các đơn hàng bán chịu có giá trị lớn
2. Các chứng từ gửi hàng có được đánh số liên tục trước khi sử dụng hay không?
x 3. Các hóa đơn bán hàng có
được đánh số liên tục trước khi sử dụng hay khơng?
x 4. Có quy định bắt buộc kiểm
tra để đảm bảo rằng mọi hàng
ửi đi đều đã được lập hóa x
Quy trình bán hàng và thu tiền được ết kế tương đối
Câu hỏi tìm hiểu hệ thống
kiểm sốt nội bộ
Kết quả tìm hiểu
Có Khơng Khơng
áp dụng Ghi chú
5. Có bảng giá được duyệt làm cơ sở tính tiền trên hóa đơn hay khơng?
x
Từng loại thành phẩm loại 1 hay loại 3 đều được giám đốc duyệt và ký tên làm cơ sở 6. Hóa đơn có được kiểm tra
độc lập trước khi gửi hàng đi hay không?
x
7. Phiếu xuất kho có được đánh số liên tục trước khi sử dụng hay không?
x
8. Doanh thu bán hàng có được theo dõi chi tiết theo từng mặt hàng, nhóm hàng hay khơng?
x
Được quản lý theo số chi tiết riêng cho từng loại thành phẩm
9. Các Hợp đồng bán hàng đã ký có được lưu trữ khoa học và thuận lợi khi cần đến hay không? x Được sắp xếp theo thứ tự ngày tháng và được đóng thành cuốn.
10. Có thực hiện phân quyền trong việc phê duyệt Hạn mức bán chịu của từng khách hàng hay khơng? Có quy định cụ thể về việc bán chịu hay không?
x
Quy định cụ thể do Ban giám đốc thực hiện.
11. Người viết hóa đơn bán hàng có độc lập với người giao hàng hay khơng?
Câu hỏi tìm hiểu hệ thống
kiểm sốt nội bộ
Kết quả tìm hiểu
Có Khơng Khơng
áp dụng Ghi chú
12. Có quy định bắt buộc phải có chữ ký của người mua trên các Hóa đơn bán hàng hay khơng?
x
Chấp hành theo quy định của thuế về hóa đơn, chứng từ
13. Đơn vị có hồ sơ theo dõi các lơ hàng gửi đi bán cho tới khi nhận được thông báo chấp nhận của người mua hay không?
x
Bộ phận kinh doanh sẽ thông báo đến khách hàng khi bắt đầu chuyển hàng.
14. Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán có được báo cáo thành văn bản và kiểm tra lại với các quy định đơn vị kịp thời hoặc hàng tháng hay khơng?
x
Hiếm có trường hợp này xảy ra nên khi xảy ra trưởng phòng bán hàng hay giám đốc sẽ xử lý cụ thể.
15. Có quy định phải lập biên bản khi có hàng bán bị trả lại hay khơng?
x 16. Đơn vị có hồ sơ theo dõi các
lô hàng gửi đi bán cho tới khi nhận được thông báo chấp nhận của người mua hay khơng?
x
17. Có theo dõi riêng biệt từng khoản phải thu đối với từng người mua hay khơng?
x
Có sổ chi tiết riêng cho từng khách hàng.
18. Các khoản công nợ tiền hàng có được đối chiếu định kỳ hàng tháng/quý?
x
Thường gửi xác nhận công nợ vào cuối tháng để báo cáo cho giám đốc.
Thử nghiệm 2: Dưới đây là bảng mô tả lại tổng quát hệ thống kiểm soát nội bộ
chu trình bán hàng- thu tiền tại cơng ty CP XNK ABC bao gồm mô tả lại sự phân chia trách nhiệm trong hoạt động bán hàng, xử lý các khoản giảm trừ doanh thu và xử lý các khoản nợ khó địi; Bên cạnh đó là các thủ tục kiểm sốt trong việc lập hóa đơn, chứng từ liên quan trong việc hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu và các thủ tục kiểm soát khác liên quan đến hàng hóa, khoản phải thu và xử lý trên sổ sách kế toán:
Bảng 2.11: Tổng hợp hệ thống kiểm sốt nội bộ trong chu trình bán hàng của cơng ty CP XNK ABC.
Bán chịu Hàng bán bị trả lại và
giảm giá hàng bán Xóa nợ khó địi Phân chia trách nhiệm
- Phịng kinh doanh lập lệnh bán hàng và xuất kho trưởng phòng kinh doanh xét duyệt.
- Thủ Kho thực hiện xuất kho theo lệnh xuất kho của phòng kinh doanh và lập phiếu xuất
- Bộ phận giao hàng thực hiện giao hàng dựa trên phiếu giao hàng và gửi phiếu xuất cho kế toán.
- Kế tốn bán hàng lập hóa đơn theo phiếu xuất.
- Kế toán phải thu và thủ quỹ theo dõi việc thu tiền.
- Trưởng phòng kinh doanh xét duyệt và giám đốc phê chuẩn.
- Kho và bộ phận nhận hàng theo thỏa thuận.
- Kế toán chi tiết và tổng hợp ghi chép.
- Giám đốc phê chuẩn. - Thủ quỹ và kế toán được thơng báo.
- Kế tốn chi tiết và tổng hợp thực hiện bút tốn xóa nợ. Thủ tục kiểm sốt 1- Hóa đơn bán hàng: - Có đánh số trước. - Có đơn đặt hàng, hoặc hợp đồng mua bán hàng, lệnh bán 1- Chứng từ: - Phải có biên bản trả hàng và khách hàng phải xuất lại cho cơng ty hóa
1- Chứng từ:
- Có hồ sơ, biên bản giải trình về việc xóa khoản nợ của khách
- Giá ghi theo bảng giá hiện hành đã được phê duyệt.
- Kiểm soát trước khi gửi hàng.
- Hóa đơn bán hàng được kế tốn lập trên cơ sở phiếu xuất kho
- Thủ kho dựa vào biên bản trả hàng và hóa đơn để kiểm tra quy cách, số lượng, phẩm chất của hàng trước khi nhận lại hàng.
- Được xét duyệt của giám đốc.
- Giá ghi theo giá thỏa thuận.
- Kiểm soát trước khi nhận lại từ khách hàng.
- Phải có sự phê duyệt riêng của giám đốc cho từng trường hợp cụ thể. 2- Hàng hóa: - Xuất khi có lệnh bán hàng đã duyệt. - Được cập nhật khi hàng xuất kho.
- Thủ kho xuất cho bộ phận giao hàng kèm phiếu xuất.
2- Hàng hóa:
- Báo cáo nhận hàng lập ngay khi nhận trả về kho.
3- Chi tiết tài khoản phải thu: - Theo dõi chi tiết cho từng khách hàng.
- Đối chiếu công nợ với khách hàng hàng quý.
3- Chi tiết tài khoản phải thu:
- Ghi nhận giảm nợ phải thu.
- Tính tốn lại tổng số tiền phải thu mới gửi đến cho khách hàng xác nhận.
3- Chi tiết tài khoản phải thu:
- Thực hiện việc xóa sổ khoản phải thu.
- Kết chuyển khoản thất thu vào chi phí quản lý.
Thử nghiệm 3: Tổ chức thực hiện lại các thủ tục kiểm sốt (hay cịn gọi là thử
nghiệm Walk-through):
- Mục tiêu: đảm bảo chu trình bán hàng- thu tiền được tiến hành đúng như mô tả. - Cách thực hiện nghiệp vụ này như sau:
Bước 1: Từ sổ nhật kí bán hàng chọn 3 nghiệp vụ bán hàng bất kì.
Bước 2: Từ nghiệp vụ đã được ghi chép từ sổ nhật ký kiểm tra đến việc quá trình xử lý dữ liệu và lưu chuyển chứng từ qua các bộ phận như thu thập đơn đặt hàng, hợp đồng, lệnh xuất kho từ phòng kinh doanh. Tiếp theo, đến bộ phận kho kiểm tra quá trình xử lý lệnh xuất kho từ phòng kinh doanh, xem cách thủ kho lập phiếu xuất kho, và chuyển hàng cho bộ phận giao hàng. Cuối cùng, xem kế tốn bán hàng, thủ quỹ, kế tốn cơng nợ xử lý các thông tin đầu vào và đầu ra như thế nào có phù hợp với thủ tục kiểm sốt đã được quy định hay khơng?
Bước 3: Ghi nhận các kết quả thử nghiệm và đưa ra đánh giá về tính hữu hiệu của hệ thống kiểm sốt nội bộ.
(Vì kết quả chọn mẫu thử nghiệm này cũng được sử dụng trong phần kiểm toán doanh thu và nợ phải thu do đó chi tiết thử nghiệm này sẽ được mô tả chi tiết hơn qua việc thực hiện các thử nghiệm cơ bản ở phần sau của báo cáo.)
Kết luận: Sau khi thực hiện ba thử nghiệm kiểm soát, các kiểm toán viên nhận thấy cơng ty CP ABC có hệ thống kiểm sốt khá, có sự phân chia trách nhiệm đầy đủ, tổ chức cơng tác kế tốn- ln chuyển chứng từ đầy đủ. Dù vậy, kiểm tốn viên cịn đặt ra sự hồi nghi nghề nghiệp về những khả năng cịn có sai sót trong q trình xử lý và thơng đồng với nhau gian lận gây ra nhầm lẫn, biển thủ hay lừa dối kiểm toán viên,.. nên việc thực hiện thử nghiệm cơ bản vẫn phải chi tiết và giới hạn cỡ mẫu ở mức tạm chấp nhận được.
2.9.2.1.4. Đánh giá lại rủi ro kiểm soát và thiết kế lại các thử nghiệm cơ bản
Qua tìm hiểu trên, KTV đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp là tương đối tốt nhưng kiểm toán viên vẫn thực hiện đầy đủ các thử nghiệm cơ bản dự kiến và chỉ giới hạn cỡ mẫu ở mức độ vừa phải.
Qua trao đổi với ban kiểm soát và kế toán trưởng, tất cả các khoản phải thu khách hàng đều có khả năng thu hồi, khách hàng thanh tốn đúng kỳ hạn nên trong năm khơng có lập dự phịng nợ phải thu khó địi. Đơn vị thường xun đối chiếu công nợ với khách hàng.
Cơng ty có lượng khách hàng nhiều với số dư rất lớn nên cần kiểm tra đối chiếu giữa bảng kê chi tiết số dư với biên bản xác nhận công nợ của khách hàng, đối với những số dư chưa đối chiếu sẽ tiến hành chọn mẫu để gửi thư xác nhận cơng nợ để có thể đưa ra đánh giá cụ thể.
2.9.2.2. Thử nghiệm cơ bản
Như đã giới thiệu sơ lược trong chương 2 về quy trình kiểm tốn doanh thu và khoản phải thu được thực hiện bởi cơng ty TNHH kiểm tốn Đại Tín. Trong giai đoạn này, kiểm tốn viên thực hiện 2 loại thử nghiệm chính đó là thủ tục phân tích và thử nghiệm chi tiết. Bởi vì 2 khoản mục doanh thu- nợ phải thu tại công ty CP xuất nhập khẩu ABC có giá trị lớn, phát sinh nhiều nên khi thực hiện kiểm tra 2 khoản mục này, các kiểm toán sẽ thực hiện phương pháp kiểm tra chọn mẫu dưới 2 hình thức đó là:
Lựa chọn một số mẫu đặc biệt (giá trị lớn, bản chất nghiệp vụ) để thực hiện kiểm toán.
Áp dụng phương pháp lấy mẫu trong chương trình kiểm tốn để xác định cỡ mẫu sẽ thực hiện kiểm toán.
Sau đây, tôi xin giới thiệu các bước thực hiện các thử nghiệm kiểm tra trong chương