2.9. Thực tế về quy trình kiểm tốn khoản mục doanh thu và nợ phải thu khách hàng tạ
2.9.1.4.1. Bảng cân đối kế toán
Bảng 2.6: Bảng cân đối kế tốn của cơng ty CP XNK ABC tại ngày 31/12/2014 – khoản mục phải thu khách hàng.
Tên tài khoản Mã số TM Số cuối kì Số đầu kì
Phải thu của
khách hàng 131 V.02 278.602.719.877 62.650.524.803
(Nguồn: Trích từ BCTC năm 2014 của cơng ty CP XNK ABC) 2.9.1.4.2. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Bảng 2.7: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2014 của công ty CP XNK ABC.
(Nguồn: Trích từ BCTC năm 2014 của cơng ty CP XNK ABC)
Nội dung Mã số Kỳ trước Kỳ này
1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 01 1.124.921.001.801 893.137.168.573
2. Các khoản giảm trừ doanh thu 02 - -
3. Doanh thu thuẩn vế bán hàng và cung cấp dịch vụ 10 1.124.921.001.801 893.137.168.573
4. Giá vốn hàng bán 11 1.122.053.393.113 890.158.516.462
5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 20 2.867.608.688 2.978.652.111 6. Doanh thu hoạt động tài chính 21 6.711.955.403 7.726.358.726
7. Chi phí tài chính 22 3.827.334.411 6.214.759.009
8. Chi phí bán hàng 24 - -
9. Chi phí quản lí doanh nghiệp 25 3.007.617.900 2.834.326.121
10. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 30 2.744.611.780 1.655.925.707
11. Thu nhập khác 31 1.204.117.862 1.205.192.511
12. Chi phí khác 32 - -
13. Lợi nhuận khác 40 1.204.117.862 1.205.192.511
14. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 50 3.948.729.642 2.861.118.218 15. Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp 51 948.560.676 629.446.008
16. Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hỗn lại 52 - -
2.9.1.5. Xác định mức trọng yếu
Xác định mức trọng yếu của báo cáo tài chính: thơng thường mức trọng yếu tổng thể được xác định bằng một tỷ lệ % trên tổng doanh thu hoặc tổng tài sản hay lợi nhuận trước thuế. Trong trường hợp cơng ty CP XNK ABC kiểm tốn viên sử dụng khoản mục doanh thu làm tiêu chí được sử dụng để ước tính mức trọng yếu.
Tỷ lệ sử dụng để ước tính mức trọng yếu tổng thể là 3%/ doanh thu bán hàng của đơn vị, do kiểm toán viên đánh giá hệ thống kiểm sốt nội bộ của chu trình bán hàng- thu tiền là tương đối tốt. Bởi vì, khi mức rủi ro kiểm soát ở mức thấp và rủi ro tiềm tàng nằm ở mức cao nên kiểm tốn viên có thể chấp nhận rủi ro phát hiện ở mức cao, nhưng vẫn giới hạn được rủi ro kiểm toán ở mức thấp mong muốn.
Tại công ty CP XNK ABC:
Mức trọng yếu tổng thể = 893.137.168.573 x 3% = 26,794,115,057 (đồng)
Xác định mức trọng yếu của khoản mục: Kiểm toán viên căn cứ vào mức trọng yếu tổng thể để xác định mức trọng yếu trên khoản mục doanh thu. Mức trọng yếu khoản mục được xác định bằng 50%/ mức trọng yếu tổng thể nhưng không được vượt quá 10% giá trị thực tế của khoản mục doanh thu. Như vậy mức trọng yếu của khoản mục doanh thu được xác định như sau:
Mức trọng yếu khoản mục doanh thu = 50% x 26,794,115,057= 13,397,057,529 (đồng)
Ngưỡng sai sót có thể bỏ qua: dựa vào mức trọng yếu của khoản mục. Kiểm toán viên xác định ngưỡng sai sót có thể bỏ qua bằng cách lấy mức trọng yếu của khoản mục nhân với 4%. Cụ thể như sau:
Bảng 2.8: xác định mức trọng yếu kế hoạch- thực hiện
Tên khách hàng: CƠNG TY CP XNK ABC
Ngày khóa sổ: 31/12/2014
Nội dung: XÁC ĐỊNH MỨC TRỌNG YẾU (KẾ
HOẠCH – THỰC HIỆN) A710 Tên Ngày Người thực hiện N 5/2/2015 Người soát xét 1 Người soát xét 2
Căn cứ vào bảng trên, KTV chọn ra mức trọng yếu để áp dụng khi thực hiện kiểm toán.
Chỉ tiêu lựa chọn Năm nay Năm trước
Mức trọng yếu tổng thể 26,800,000,000 33,747,630,144
Chỉ tiêu Kế hoạch Thực tế
Tiêu chí được sử dụng để ước
tính mức trọng yếu Doanh thu Doanh thu
Lý do lựa chọn tiêu chí này để
xác định mức trọng yếu Cơng ty đang hoạt động bình thường, doanh thu khơng thay đổi đáng kể so với năm trước.
Giá trị tiêu chí được lựa chọn (a) 750.000.000.000 893.137.168.573
Tỷ lệ sử dụng để ước tính mức trọng yếu
Lợi nhuận trước thuế: 5% -
10% Doanh thu: 0,5% - 3% Tổng tài sản và vốn:1% - 2% (b) 3% 3% Mức trọng yếu tổng thể (c)=(a)*(b) 22,500,000,000 26,794,115,057 Mức trọng yếu thực hiện (d)=(c)*50% 11,250,000,000 13,397,057,528
Ngưỡng sai sót khơng đáng kể/
Giải thích ngun nhân có chênh lệch lớn về mức trọng yếu của năm nay so với năm trước
Khơng có sự chênh lệch lớn về mức trọng yếu giữa năm nay với năm trước do Cơng ty khơng có nhiều biến động lớn về hoạt động kinh doanh trong năm.
Như vậy, mức trọng yếu thực hiện của Kiểm toán viên áp dụng kiểm toán cho khoản mục doanh thu bán hàng tại Công ty CP ABC là 13,400,000,000 đồng (Đã làm tròn số)
2.9.1.6. Xác định cỡ mẫu kiểm toán doanh thu và nợ phải thu khách hàng
Theo chuẩn mực kiểm toán “Lấy mẫu kiểm toán và các thủ tục lựa chọn khác” (VSA 530) yêu cầu khi thiết kế thủ tục kiểm toán, KTV phải xác định rõ ngay từ giai đoạn lập kế hoạch cách để lựa chọn cỡ mẫu thử nghiệm để thu thập bằng chứng kiểm toán khi tiến hành thử nghiệm cơ bản đối với từng khoản mục lớn trên BCTC nhằm thỏa mãn mục tiêu thử nghiệm kiểm toán.
Cỡ mẫu đối với khoản mục tài sản và thu nhập được các kiểm toán viên xác định như sau:
(Nguồn: cơng ty TNHH kiểm tốn Đại Tín áp dụng theo phương pháp xác định cỡ mẫu từ chương trình kiểm tốn VACPA: mẫu A810: Xác định phương pháp chọn mẫu, cỡ mẫu (kế hoạch/thực hiện))
Cỡ mẫu = Tổng giá trị của Tổng thểMức trọng yếu chi tiết x Nhân tố R
R (Hệ số rủi ro) được xác định dựa trên mức độ đảm bảo cần thiết từ mẫu, bao gồm 3 mức độ. Tại công ty CP XNK ABC kiểm toán viên thực hiện các thủ tục kiểm toán với mức độ đảm bảo cần thiết từ mẫu ở mức độ trung bình.
Mức độ đảm bảo Khoản mục trên Bảng CĐKT Khoản mục trên BC KQKD
Thấp 0,5 0,35
Trung bình 1,5 0,5
Số mẫu chọn kiểm tra = Tổng gía trị nợ phải thu x 1.5 Mức trọng yếu thực hiện
Tổng số mẫu được các kiểm toán viên chọn để kiểm tra khoản mục phải thu
khách hàng tại công ty CP ABC.
Tổng giá trị nợ phải thu 278.602.719.877
Mức trọng yếu thực hiện 13,397,057,528
Số mẫu chọn kiểm tra 31
Số mẫu chọn kiểm tra = Tổng gía trị doanh thu x 0.5 Mức trọng yếu thực hiện
Tổng số mẫu được các kiểm toán viên chọn để kiểm tra khoản mục doanh thu tại công ty CP ABC.
Tổng giá trị doanh thu 893.137.168.573
Mức trọng yếu thực hiện 13,397,057,528
Số mẫu chọn kiểm tra 33
2.9.2. Giai đoạn thực hiện kiểm toán doanh thu và nợ phải thu khách hàng
2.9.2.1. Nghiên cứu và đánh giá kiểm sốt nội bộ
2.9.2.1.1. Tìm hiểu về hệ thống kiểm sốt nội bộ trong chu trình bán hàng-thu tiền Quy trình 1: Phịng kinh doanh tiếp nhận đơn đặt hàng và xét duyệt. Quy trình 1: Phịng kinh doanh tiếp nhận đơn đặt hàng và xét duyệt.
Khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, trưởng phòng mua hàng sẽ kiểm tra việc chấp nhận đơn hàng thơng qua báo cáo tình hình nợ của khách hàng và khả năng đáp ứng đơn đặt hàng. Nếu đồng ý bán hàng nhân viên kinh doanh sẽ lập hợp đồng bán hàng và chuyển đơn đặt hàng đến bộ phận mua hàng. Thông thường, bộ phận mua hàng sẽ mua đúng số lượng mà khách hàng đã đặt. Sau đó, giám đốc kinh doanh sẽ phê duyệt (hoặc giám đốc tài chính sẽ phê duyệt). Cuối cùng, trưởng phịng kinh doanh sẽ thực hiện lập
Quy trình 2: Bộ phận kho xuất hàng.
Căn cứ vào lệnh xuất kho đã phê chuẩn do phòng kinh doanh gửi qua, bộ phận kho thực hiện việc xuất kho theo đúng chủng loại, số lượng, quy cách. Sau đó, thủ kho sẽ lưu lại lệnh xuất kho và lập phiếu xuất kho và gửi đến cho kế toán.
Quy trình 3: Phịng kế tốn lập hóa đơn.
Dựa vào hợp đồng kinh doanh và phiếu xuất kho kế tốn lập ra ba bản hóa đơn bán hàng, trong đó gửi cho khách hàng một bản, một bản để lưu trữ và một bản gửi cho kế tốn cơng nợ để theo dõi việc thu hồi nợ.
Quy trình 4: Lập báo cáo.
Hàng ngày, các thơng tin bán hàng và dựa vào các chứng từ liên quan kế tốn dùng để nhập vào hệ thống máy tính về doanh thu, nợ phải thu, thuế đầu ra, giá vốn hàng bán, hàng tồn kho.
Đối với các khoản phải thu khách hàng, kế tốn cơng nợ sẽ mở sổ theo dõi công nợ phải thu khách hàng, mỗi khách hàng sẽ có mã cơng nợ riêng. Thơng tin về sự biến động các khoản phải thu sẽ được kế tốn cơng nợ cập nhật và phản ánh.
Hàng tháng, kế toán bàn hàng sẽ lập báo cáo gửi lên giám đốc kinh doanh.
Quy trình 5: Thu tiền
Khi nhận được tiền từ khách hàng hay giấy báo có của ngân hàng, thủ quỹ sẽ gửi biên lai thu tiền đối chiếu lên phịng kế tốn để nhập vào máy tính.
Thời hạn nợ sẽ được tự đơng cập nhật bởi hệ thống máy vi tính và hàng tháng sẽ in ra để lưu nhưng không được phê chuẩn.
Quy trình 6: Báo cáo quý về sự phù hợp.
Hàng quý, biên bản đối chiếu công nợ sẽ được lập và gửi đi đối chiếu với khách hàng (tùy khách hàng mà có thể là quý hoặc năm).
2.9.2.1.2. Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát
Bảng 2.9: Bảng đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm sốt trong chu trình bán hàng của cơng ty CP XNK ABC
Loại sai sót Thấp Vừa
phải Cao
Các nghiệp vụ bán hàng không được ghi chép x
Sự ghi chép nghiệp vụ bán hàng có thể khơng có thực x
Sự ghi chép nghiệp vụ bán hàng có thể khơng đúng giá trị x Nghiệp vụ bán hàng không đúng với niên độ x
Sự ghi chép nghiệp vụ bán hàng có thể khơng được chuyển
tới sổ sách đúng x
Sự ghi chép nghiệp vụ bán hàng có thể khơng được tổng hợp
đúng x
Sự ghi chép nghiệp vụ bán hàng có thể khơng được phân loại
đúng x
2.9.2.1.3. Thiết kế và thực hiện các thử nghiệm kiểm soát
Những câu hỏi trắc nghiệm này có thể được các kiểm tốn viên cơng ty TNHH kiểm tốn Đại Tín lập thành bảng cho đối tượng được phỏng vấn có thể trả lời trực tiếp vào bảng này hoặc các câu hỏi này cũng có thể được các kiểm tốn viên soạn ra để hỏi rồi tự hoàn thành vào giấy làm việc của mình. Thơng thường, phỏng vấn trực tiếp đối tượng cần thu thập thông tin dưới dạng hỏi đáp được ưu tiên hơn cả vì nó có thể giúp cho kiểm tốn viên có thể có cái nhìn bao qt được vấn đề và có thể thu thập thêm các chi tiết mà các dạng câu hỏi dạng đóng khơng thể làm được.
Việc tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ trong giai đoạn lập kế hoạch và chương trình kiểm tốn là rất quan trọng. Bởi vì, việc tìm hiểu này có thể trợ giúp kiểm tốn viên
tìm hiểu này cịn thể hiện được sự chấp hành các nguyên tắc, chuẩn mực kiểm toán và đạo đức nghề nghiệp của kiểm toán viên.
Những câu hỏi này khơng những cung cấp cho kiểm tốn viên sự hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng mà cịn giúp cho kiểm tốn viên trong việc lập kế hoạch kiểm toán và xác định các thủ tục kiểm toán. Trước tiên kiểm toán viên cần thu thập các trả lời bằng cách phỏng vấn nhân sự chịu trách nhiệm quản lý hoặc ban hành các quy định của khách hàng
KTV cho rằng có thể có sai sót xảy ra với số dư cuối kì và tiến hành một số thử nghiệm kiểm sốt.
Thử nghiệm 1: Dưới đây là ví dụ về bảng câu hỏi về kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng- thu tiền của công ty TNHH kiểm tốn Đại Tín thực hiện.
Bảng 2.10: Bảng câu hỏi tìm hiểu kiểm sốt nội bộ trong chu trình bán hàng ở công ty CP XNK ABC.
Khách hàng: công ty CP XNK ABC Thực hiện:Nghĩa Ngày:4/1/15
Ngày: 31/12/2014 Thực hiện: Ngày:
Bảng 2.10: BẢNG CÂU HỎI VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ Chu trình: Bán hàng- thu tiền
Tên và chức vụ của các nhân viên được phỏng vấn:
- Bà H ( Kế toán trưởng)
- Ơng K ( Trưởng phịng kinh doanh)
Câu hỏi tìm hiểu hệ thống
kiểm sốt nội bộ
Kết quả tìm hiểu
Có Khơng Khơng
áp dụng Ghi chú
1. Các khoản bán chịu có được xét duyệt trước khi gửi hàng đi hay khơng?
x
Phải có phê duyệt của giám đốc đối với các đơn hàng bán chịu có giá trị lớn
2. Các chứng từ gửi hàng có được đánh số liên tục trước khi sử dụng hay không?
x 3. Các hóa đơn bán hàng có
được đánh số liên tục trước khi sử dụng hay không?
x 4. Có quy định bắt buộc kiểm
tra để đảm bảo rằng mọi hàng
ửi đi đều đã được lập hóa x
Quy trình bán hàng và thu tiền được ết kế tương đối
Câu hỏi tìm hiểu hệ thống
kiểm sốt nội bộ
Kết quả tìm hiểu
Có Khơng Khơng
áp dụng Ghi chú
5. Có bảng giá được duyệt làm cơ sở tính tiền trên hóa đơn hay không?
x
Từng loại thành phẩm loại 1 hay loại 3 đều được giám đốc duyệt và ký tên làm cơ sở 6. Hóa đơn có được kiểm tra
độc lập trước khi gửi hàng đi hay khơng?
x
7. Phiếu xuất kho có được đánh số liên tục trước khi sử dụng hay khơng?
x
8. Doanh thu bán hàng có được theo dõi chi tiết theo từng mặt hàng, nhóm hàng hay khơng?
x
Được quản lý theo số chi tiết riêng cho từng loại thành phẩm
9. Các Hợp đồng bán hàng đã ký có được lưu trữ khoa học và thuận lợi khi cần đến hay không? x Được sắp xếp theo thứ tự ngày tháng và được đóng thành cuốn.
10. Có thực hiện phân quyền trong việc phê duyệt Hạn mức bán chịu của từng khách hàng hay khơng? Có quy định cụ thể về việc bán chịu hay không?
x
Quy định cụ thể do Ban giám đốc thực hiện.
11. Người viết hóa đơn bán hàng có độc lập với người giao hàng hay khơng?
Câu hỏi tìm hiểu hệ thống
kiểm sốt nội bộ
Kết quả tìm hiểu
Có Khơng Khơng
áp dụng Ghi chú
12. Có quy định bắt buộc phải có chữ ký của người mua trên các Hóa đơn bán hàng hay không?
x
Chấp hành theo quy định của thuế về hóa đơn, chứng từ
13. Đơn vị có hồ sơ theo dõi các lô hàng gửi đi bán cho tới khi nhận được thông báo chấp nhận của người mua hay không?
x
Bộ phận kinh doanh sẽ thông báo đến khách hàng khi bắt đầu chuyển hàng.
14. Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán có được báo cáo thành văn bản và kiểm tra lại với các quy định đơn vị kịp thời hoặc hàng tháng hay không?
x
Hiếm có trường hợp này xảy ra nên khi xảy ra trưởng phòng bán hàng hay giám đốc sẽ xử lý cụ thể.
15. Có quy định phải lập biên bản khi có hàng bán bị trả lại hay không?
x 16. Đơn vị có hồ sơ theo dõi các
lơ hàng gửi đi bán cho tới khi nhận được thông báo chấp nhận của người mua hay khơng?
x
17. Có theo dõi riêng biệt từng khoản phải thu đối với từng người mua hay khơng?
x
Có sổ chi tiết riêng cho từng khách hàng.
18. Các khoản cơng nợ tiền hàng có được đối chiếu định kỳ hàng tháng/quý?
x
Thường gửi xác nhận công nợ vào cuối tháng để báo cáo cho giám đốc.
Thử nghiệm 2: Dưới đây là bảng mô tả lại tổng quát hệ thống kiểm sốt nội bộ
chu trình bán hàng- thu tiền tại công ty CP XNK ABC bao gồm mô tả lại sự phân chia trách nhiệm trong hoạt động bán hàng, xử lý các khoản giảm trừ doanh thu và xử lý các khoản nợ khó địi; Bên cạnh đó là các thủ tục kiểm sốt trong việc lập hóa đơn, chứng từ liên quan trong việc hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu và các thủ tục kiểm sốt khác liên quan đến hàng hóa, khoản phải thu và xử lý trên sổ sách kế toán: