4.3 .Ghi sổ tổng hợp
2. Kế toỏn phải thu của khỏch hàng
2.1. Nguyờn tắc kế toỏn
a. Tài khoản này dựng để phản ỏnh cỏc khoản nợ phải thu và tỡnh hỡnh thanh toỏn cỏc khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khỏch hàng về tiền bỏn
sản phẩm, hàng húa, BĐS đầu tư, TSCĐ, cỏc khoản đầu tư tài chớnh, cung cấp dịch vụ. Tài khoản này cũn dựng để phản ỏnh cỏc khoản phải thu của người nhận thầu XDCB với người giao thầu về khối lượng cụng tỏc XDCB đó hồn thành. Khụng phản ỏnh vào tài khoản này cỏc nghiệp vụ thu tiền ngay.
b. Khoản phải thu của khỏch hàng cần được hạch toỏn chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dừi chi tiết kỳ hạn thu hồi (trờn 12 thỏng hay khụng quỏ 12 thỏng kể từ thời điểm bỏo cỏo) và ghi chộp theo từng lần thanh toỏn. Đối tượng phải thu là cỏc khỏch hàng cú quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hoỏ, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, bất động sản đầu tư, cỏc khoản đầu tư tài chớnh.
c. Bờn giao ủy thỏc xuất khẩu ghi nhận trong tài khoản này đối với cỏc khoản phải thu từ bờn nhận ủy thỏc xuất khẩu về tiền bỏn hàng xuất khẩu như cỏc giao dịch bỏn hàng, cung cấp dịch vụ thụng thường.
d. Trong hạch toỏn chi tiết tài khoản này, kế toỏn phải tiến hành phõn loại cỏc khoản nợ, loại nợ cú thể trả đỳng hạn, khoản nợ khú đũi hoặc cú khả năng khụng thu hồi được, để cú căn cứ xỏc định số trớch lập dự phũng phải thu khú đũi hoặc cú biện phỏp xử lý đối với khoản nợ phải thu khụng đũi được.
đ. Trong quan hệ bỏn sản phẩm, hàng hoỏ, cung cấp dịch vụ theo thoả thuận giữa doanh nghiệp với khỏch hàng, nếu sản phẩm, hàng hoỏ, BĐS đầu tư đó giao, dịch vụ đó cung cấp khụng đỳng theo thoả thuận trong hợp đồng kinh tế thỡ người mua cú thể yờu cầu doanh nghiệp giảm giỏ hàng bỏn hoặc trả lại số hàng đó giao.
e. Doanh nghiệp phải theo dừi chi tiết cỏc khoản nợ phải thu của khỏch hàng theo từng loại nguyờn tệ. Đối với cỏc khoản phải thu bằng ngoại tệ thỡ thực hiện theo nguyờn tắc:
- Khi phỏt sinh cỏc khoản nợ phải thu của khỏch hàng (bờn Nợ tài khoản 131), kế toỏn phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giỏ giao dịch thực tế tại thời điểm phỏt sinh (là tỷ giỏ mua của ngõn hàng thương mại nơi chỉ định khỏch hàng thanh toỏn). Riờng trường hợp nhận trước của người mua, khi đủ điều kiện ghi nhận doanh thu thỡ bờn Nợ tài khoản 131 ỏp dụng tỷ giỏ ghi sổ thực tế đớch danh đối với số tiền đó nhận trước;
- Khi thu hồi nợ phải thu của khỏch hàng (bờn Cú tài khoản 131) kế toỏn phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giỏ ghi sổ thực tế đớch danh cho từng đối tượng khỏch nợ (Trường hợp khỏch nợ cú nhiều giao dịch thỡ tỷ giỏ thực tế đớch danh được xỏc định là tỷ giỏ bỡnh quõn gia quyền di động cỏc giao dịch của khỏch nợ đú). Riờng trường hợp phỏt sinh giao dịch nhận trước tiền của người
mua thỡ bờn Cú tài khoản 131 ỏp dụng tỷ giỏ giao dịch thực tế (là tỷ giỏ ghi vào bờn Nợ tài khoản tiền) tại thời điểm nhận trước;
- Doanh nghiệp phải đỏnh giỏ lại cỏc khoản phải thu của khỏch hàng cú gốc ngoại tệ tại tất cả cỏc thời điểm lập Bỏo cỏo tài chớnh theo quy định của phỏp luật. Tỷ giỏ giao dịch thực tế khi đỏnh giỏ lại khoản phải thu của khỏch hàng là tỷ giỏ mua ngoại tệ của ngõn hàng thương mại nơi doanh nghiệp chỉ định khỏch hàng thanh toỏn tại thời điểm lập Bỏo cỏo tài chớnh. Trường hợp doanh nghiệp cú nhiều khoản phải thu và giao dịch tại nhiều ngõn hàng thỡ được chủ động lựa chọn tỷ giỏ mua của một trong những ngõn hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyờn cú giao dịch. Cỏc đơn vị trong tập đoàn được ỏp dụng chung một tỷ giỏ do Cụng ty mẹ quy định (phải đảm bảo sỏt với tỷ giỏ giao dịch thực tế) để đỏnh giỏ lại cỏc khoản phải thu của khỏch hàng cú gốc ngoại tệ phỏt sinh từ cỏc giao dịch trong nội bộ tập đoàn.
2.2. Tài khoản sử dụng, nội dung và kết cấu
Tài khoản 131 - Phải thu của khỏch hàng Bờn Nợ:
- Số tiền phải thu của khỏch hàng phỏt sinh trong kỳ khi bỏn sản phẩm, hàng húa, BĐS đầu tư, TSCĐ, dịch vụ, cỏc khoản đầu tư tài chớnh ;
- Số tiền thừa trả lại cho khỏch hàng.
- Đỏnh giỏ lại cỏc khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giỏ ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam).
Bờn Cú:
- Số tiền khỏch hàng đó trả nợ;
- Số tiền đó nhận ứng trước, trả trước của khỏch hàng;
- Khoản giảm giỏ hàng bỏn cho khỏch hàng sau khi đó giao hàng và khỏch hàng cú khiếu nại;
- Doanh thu của số hàng đó bỏn bị người mua trả lại (cú thuế GTGT hoặc khụng cú thuế GTGT);
- Số tiền chiết khấu thanh toỏn và chiết khấu thương mại cho người mua. - Đỏnh giỏ lại cỏc khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giỏ ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam).
Số dư bờn Nợ:
Số tiền cũn phải thu của khỏch hàng.
Tài khoản này cú thể cú số dư bờn Cú. Số dư bờn Cú phản ỏnh số tiền nhận trước, hoặc số đó thu nhiều hơn số phải thu của khỏch hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể. Khi lập Bảng Cõn đối kế toỏn, phải lấy số dư chi tiết theo
từng đối tượng phải thu của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiờu bờn "Tài sản" và bờn "Nguồn vốn".
2.3. Phương phỏp kế toỏn một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu
1. Khi bỏn sản phẩm, hàng hoỏ, cung cấp dịch vụ chưa thu được ngay bằng tiền (kể cỏc khoản phải thu về tiền bỏn hàng xuất khẩu của bờn giao ủy thỏc), kế toỏn ghi nhận doanh thu, ghi:
- Đối với sản phẩm, hàng hoỏ, dịch vụ, bất động sản đầu tư thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, thuế tiờu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế bảo vệ mụi trường, kế toỏn phản ỏnh doanh thu bỏn hàng và cung cấp dịch vụ theo giỏ bỏn chưa cú thuế, cỏc khoản thuế giỏn thu phải nộp được tỏch riờng ngay khi ghi nhận doanh thu (kể cả thuế GTGT phải nộp theo phương phỏp trực tiếp), ghi:
Nợ TK 131 - Phải thu của khỏch hàng (tổng giỏ thanh toỏn)
Cú TK 511 - Doanh thu bỏn hàng và cung cấp dịch vụ (giỏ chưa cú thuế)
Cú TK 333 - Thuế và cỏc khoản phải nộp Nhà nước.
- Trường hợp khụng tỏch ngay được cỏc khoản thuế phải nộp, kế toỏn ghi nhận doanh thu bao gồm cả thuế phải nộp. Định kỳ kế toỏn xỏc định nghĩa vụ thuế phải nộp và ghi giảm doanh thu, ghi:
Nợ TK 511 - Doanh thu bỏn hàng và cung cấp dịch vụ Cú TK 333 - Thuế và cỏc khoản phải nộp Nhà nước. 2. Kế toỏn hàng bỏn bị khỏch hàng trả lại:
Nợ TK 5213 - Hàng bỏn bị trả lại (giỏ bỏn chưa cú thuế)
Nợ TK 333 - Thuế và cỏc khoản phải nộp Nhà nước (số thuế GTGT của hàng bỏn bị trả lại, chi tiết cho từng loại thuế)
Cú TK 131 - Phải thu của khỏch hàng. 3. Kế toỏn chiết khấu thương mại và giảm giỏ hàng bỏn
- Trường hợp số tiền chiết khấu thương mại, giảm giỏ hàng bỏn đó ghi ngay trờn húa đơn bỏn hàng, kế toỏn phản ỏnh doanh thu theo giỏ đó trừ chiết khấu, giảm giỏ (ghi nhận theo doanh thu thuần) và khụng phản ỏnh riờng số chiết khấu, giảm giỏ;
- Trường hợp trờn húa đơn bỏn hàng chưa thể hiện số tiền chiết khấu thương mại, giảm giỏ hàng bỏn do khỏch hàng chưa đủ điều kiện để được hưởng hoặc chưa xỏc định được số phải chiết khấu, giảm giỏ thỡ doanh thu ghi nhận theo giỏ chưa trừ chiết khấu (doanh thu gộp). Sau thời điểm ghi nhận doanh thu, nếu khỏch hàng đủ điều kiện được hưởng chiết khấu, giảm giỏ thỡ kế toỏn phải ghi nhận riờng khoản chiết khấu giảm giỏ để định kỳ điều chỉnh giảm doanh thu gộp, ghi:
Nợ TK 521 - Cỏc khoản giảm trừ doanh thu (5211, 5212)(giỏ chưa cú thuế)
Nợ TK 333 - Thuế và cỏc khoản phải nộp Nhà nước (số thuế của hàng giảm giỏ, chiết khấu thương mại)
Cú TK 131 - Phải thu của khỏch hàng (tổng số tiền giảm giỏ).
4. Số chiết khấu thanh toỏn phải trả cho người mua do người mua thanh toỏn tiền mua hàng trước thời hạn quy định, trừ vào khoản nợ phải thu của khỏch hàng, ghi:
Nợ TK 111 - Tiền mặt
Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngõn hàng
Nợ TK 635 - Chi phớ tài chớnh (Số tiền chiết khấu thanh toỏn) Cú TK 131 - Phải thu của khỏch hàng.
5. Nhận được tiền do khỏch hàng trả (kể cả tiền lói của số nợ - nếu cú), nhận tiền ứng trước của khỏch hàng theo hợp đồng bỏn hàng hoặc cung cấp dịch vụ, ghi:
Nợ cỏc TK 111, 112,....
Cú TK 131 - Phải thu của khỏch hàng
Cú TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chớnh (phần tiền lói).
Trường hợp nhận ứng trước bằng ngoại tệ thỡ bờn Cú TK 131 ghi theo tỷ giỏ giao dịch thực tế tại thời điểm nhận tiền ứng trước (tỷ giỏ mua của ngõn hàng nơi thực hiện giao dịch)
6. Phương phỏp kế toỏn cỏc khoản phải thu của nhà thầu đối với khỏch hàng liờn quan đến hợp đồng xõy dựng:
+ Trường hợp hợp đồng xõy dựng quy định nhà thầu được thanh toỏn theo tiến độ kế hoạch:
- Khi kết quả thực hiện hợp đồng xõy dựng được ước tớnh một cỏch đỏng tin cậy, kế toỏn căn cứ vào chứng từ phản ỏnh doanh thu tương ứng với phần cụng việc đó hồn thành (khụng phải húa đơn) do nhà thầu tự xỏc định, ghi:
Nợ TK 337 - Thanh toỏn theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xõy dựng Cú TK 511 - Doanh thu bỏn hàng và cung cấp dịch vụ.
- Căn cứ vào húa đơn được lập theo tiến độ kế hoạch để phản ỏnh số tiền khỏch hàng phải trả theo tiến độ kế hoạch đó ghi trong hợp đồng, ghi:
Nợ TK 131 - Phải thu của khỏch hàng
Cú TK 337 - Thanh toỏn theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xõy dựng Cú TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311).
+ Trường hợp hợp đồng xõy dựng quy định nhà thầu được thanh toỏn theo giỏ trị khối lượng thực hiện, khi kết quả thực hiện hợp đồng xõy dựng được xỏc
định một cỏch đỏng tin cậy và được khỏch hàng xỏc nhận, kế toỏn phải lập húa đơn trờn cơ sở phần cụng việc đó hồn thành được khỏch hàng xỏc nhận, căn cứ vào húa đơn, ghi:
Nợ TK 131 - Phải thu của khỏch hàng
Cú TK 511 - Doanh thu bỏn hàng và cung cấp dịch vụ Cú TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311).
+ Khoản tiền thưởng thu được từ khỏch hàng trả phụ thờm cho nhà thầu khi thực hiện hợp đồng đạt hoặc vượt một số chỉ tiờu cụ thể đó được ghi trong hợp đồng, ghi:
Nợ TK 131- Phải thu của khỏch hàng
Cú TK 511 - Doanh thu bỏn hàng và cung cấp dịch vụ Cú TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311).
+ Khoản bồi thường thu được từ khỏch hàng hay cỏc bờn khỏc để bự đắp cho cỏc chi phớ khụng bao gồm trong giỏ trị hợp đồng (như sự chậm trễ, sai sút của khỏch hàng và cỏc tranh chấp về cỏc thay đổi trong việc thực hiện hợp đồng), ghi:
Nợ TK 131 - Phải thu của khỏch hàng
Cú TK 511 - Doanh thu bỏn hàng và cung cấp dịch vụ Cú TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311).
+ Khi nhận được tiền thanh toỏn khối lượng cụng trỡnh hoàn thành hoặc khoản ứng trước từ khỏch hàng, ghi:
Nợ cỏc TK 111, 112,...
Cú TK 131 - Phải thu của khỏch hàng.
7. Trường hợp khỏch hàng khụng thanh toỏn bằng tiền mà thanh toỏn bằng hàng (theo phương thức hàng đổi hàng), căn cứ vào giỏ trị vật tư, hàng hoỏ nhận trao đổi (tớnh theo giỏ trị hợp lý ghi trong Hoỏ đơn GTGT hoặc Hoỏ đơn bỏn hàng của khỏch hàng) trừ vào số nợ phải thu của khỏch hàng, ghi:
Nợ TK 152 - Nguyờn liệu, vật liệu Nợ TK 153 - Cụng cụ, dụng cụ Nợ TK 156 - Hàng húa
Nợ TK 611- Mua hàng (hàng tồn kho kế toỏn theo phương phỏp KKĐK) Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu cú)
Cú TK 131 - Phải thu của khỏch hàng.
8. Trường hợp phỏt sinh khoản nợ phải thu khú đũi thực sự khụng thể thu nợ được phải xử lý xoỏ sổ, căn cứ vào biờn bản xử lý xúa nợ, ghi:
Nợ TK 229 - Dự phũng tổn thất tài sản (2293) (số đó lập dự phũng) Nợ TK 642 - Chi phớ quản lý doanh nghiệp (số chưa lập dự phũng)
Cú TK 131 - Phải thu của khỏch hàng.
9. Kế toỏn khoản phải thu về phớ ủy thỏc tại bờn nhận ủy thỏc xuất nhập khẩu: Nợ TK 131 - Phải thu của khỏch hàng
Cú TK 511 - Doanh thu bỏn hàng và cung cấp dịch vụ (5113) Cú TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311)
10. Khi lập Bỏo cỏo tài chớnh, số dư nợ phải thu của khỏch hàng bằng ngoại tệ được đỏnh giỏ theo tỷ giỏ giao dịch thực tế tại thời điểm lập Bỏo cỏo tài chớnh:
- Nếu tỷ giỏ ngoại tệ tăng so với tỷ giỏ Đồng Việt Nam, ghi: Nợ TK 131 - Phải thu của khỏch hàng
Cú TK 413 - Chờnh lệch tỷ giỏ hối đoỏi (4131).
- Nếu tỷ giỏ ngoại tệ giảm so với tỷ giỏ Đồng Việt Nam, ghi: Nợ TK 413 - Chờnh lệch tỷ giỏ hối đoỏi (4131)
Cú TK 131 - Phải thu của khỏch hàng.