4.3 .Ghi sổ tổng hợp
5. Kế toỏn cỏc khoản phải thu khỏc
5.1. Nguyờn tắc kế toỏn
Tài khoản này dựng để phản ỏnh cỏc khoản nợ phải thu ngồi phạm vi đó phản ỏnh ở cỏc tài khoản phải thu (TK 131, 136) và tỡnh hỡnh thanh toỏn cỏc khoản nợ phải thu này, gồm những nội dung chủ yếu sau:
- Giỏ trị tài sản thiếu đó được phỏt hiện nhưng chưa xỏc định được nguyờn nhõn, phải chờ xử lý;
- Cỏc khoản phải thu về bồi thường vật chất do cỏ nhõn, tập thể (trong và ngoài doanh nghiệp) gõy ra như mất mỏt, hư hỏng vật tư, hàng húa, tiền vốn,... đó được xử lý bắt bồi thường;
- Cỏc khoản cho bờn khỏc mượn bằng tài sản phi tiền tệ (nếu cho mượn bằng tiền thỡ phải kế toỏn là cho vay trờn TK 1283);
- Cỏc khoản đó chi cho hoạt động sự nghiệp, chi dự ỏn, chi đầu tư XDCB, chi phớ sản xuất, kinh doanh nhưng khụng được cấp cú thẩm quyền phờ duyệt phải thu hồi;
- Cỏc khoản chi hộ phải thu hồi, như cỏc khoản bờn nhận uỷ thỏc xuất nhập khẩu chi hộ, cho bờn giao uỷ thỏc xuất khẩu về phớ ngõn hàng, phớ giỏm định hải quan, phớ vận chuyển, bốc vỏc, cỏc khoản thuế, ...
- Cỏc khoản phải thu phỏt sinh khi cổ phần húa doanh nghiệp nhà nước, như: Chi phớ cổ phần hoỏ, trợ cấp cho lao động thụi việc, mất việc, hỗ trợ đào tạo lại lao động trong doanh nghiệp cổ phần hoỏ,...
- Tiền lói cho vay, cổ tức, lợi nhuận phải thu từ cỏc hoạt động đầu tư tài chớnh;
- Cỏc khoản phải thu khỏc ngoài cỏc khoản trờn.
5.2. Tài khoản sử dụng, nội dung và kết cấu
Tài khoản 138 - Phải thu khỏc Bờn Nợ:
- Giỏ trị tài sản thiếu chờ giải quyết;
- Phải thu của cỏ nhõn, tập thể (trong và ngồi doanh nghiệp) đối với tài sản thiếu đó xỏc định rừ nguyờn nhõn và cú biờn bản xử lý ngay;
- Số tiền phải thu về cỏc khoản phỏt sinh khi cổ phần húa doanh nghiệp nhà nước;
- Phải thu về tiền lói cho vay, lói tiền gửi, cổ tức, lợi nhuận được chia từ cỏc hoạt động đầu tư tài chớnh;
- Cỏc khoản chi hộ bờn thứ ba phải thu hồi, cỏc khoản nợ phải thu khỏc; - Đỏnh giỏ lại cỏc khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giỏ ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam)
Bờn Cú:
- Kết chuyển giỏ trị tài sản thiếu vào cỏc tài khoản liờn quan theo quyết định ghi trong biờn bản xử lý;
- Kết chuyển cỏc khoản phải thu về cổ phần húa doanh nghiệp nhà nước; - Số tiền đó thu được về cỏc khoản nợ phải thu khỏc.
- Đỏnh giỏ lại cỏc khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giỏ ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam)
Số dư bờn Nợ:
Cỏc khoản nợ phải thu khỏc chưa thu được.
Tài khoản này cú thể cú số dư bờn Cú. Số dư bờn Cú phản ỏnh số đó thu nhiều hơn số phải thu (trường hợp cỏ biệt và trong chi tiết của từng đối tượng cụ thể).
Tài khoản 138 - Phải thu khỏc, cú 3 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 1381 - Tài sản thiếu chờ xử lý: Phản ỏnh giỏ trị tài sản thiếu chưa xỏc định rừ nguyờn nhõn, cũn chờ quyết định xử lý.
Về nguyờn tắc trong mọi trường hợp phỏt hiện thiếu tài sản, phải truy tỡm nguyờn nhõn và người phạm lỗi để cú biện phỏp xử lý cụ thể. Chỉ hạch toỏn vào tài khoản 1381 trường hợp chưa xỏc định được nguyờn nhõn về thiếu, mất mỏt, hư hỏng tài sản của doanh nghiệp phải chờ xử lý. Trường hợp tài sản thiếu đó xỏc định được nguyờn nhõn và đó cú biờn bản xử lý ngay trong kỳ thỡ ghi vào cỏc tài khoản liờn quan, khụng hạch toỏn qua tài khoản 1381.
- Tài khoản 1385 - Phải thu về cổ phần húa: Phản ỏnh số phải thu về cổ phần húa mà doanh nghiệp đó chi ra, như: Chi phớ cổ phần hoỏ, trợ cấp cho lao động thụi việc, mất việc, hỗ trợ đào tạo lại lao động trong doanh nghiệp cổ phần hoỏ,...
- Tài khoản 1388 - Phải thu khỏc: Phản ỏnh cỏc khoản phải thu của doanh nghiệp ngoài phạm vi cỏc khoản phải thu phản ỏnh ở cỏc TK 131, 133, 136 và TK 1381, 1385, như: Phải thu cỏc khoản cổ tức, lợi nhuận, tiền lói; Phải thu cỏc khoản phải bồi thường do làm mất tiền, tài sản;...
5.3. Phương phỏp kế toỏn một số nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh
1. Tài sản cố định hữu hỡnh dựng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh phỏt hiện thiếu, chưa xỏc định rừ nguyờn nhõn, chờ xử lý, ghi:
Nợ TK 138 - Phải thu khỏc (1381) (giỏ trị cũn lại của TSCĐ) Nợ TK 214 - Hao mũn TSCĐ (giỏ trị hao mũn)
Cú TK 211 - Tài sản cố định hữu hỡnh (nguyờn giỏ).
2. TSCĐ hữu hỡnh dựng cho hoạt động sự nghiệp, dự ỏn hoặc hoạt động phỳc lợi phỏt hiện thiếu, chưa xỏc định rừ nguyờn nhõn, chờ xử lý, ghi giảm TSCĐ:
Nợ TK 214 - Hao mũn TSCĐ (giỏ trị hao mũn)
Nợ TK 466 - Nguồn kinh phớ đó hỡnh thành TSCĐ (giỏ trị cũn lại) (TSCĐ dựng cho hoạt động sự nghiệp, dự ỏn)
Nợ TK 3533 - Quỹ phỳc lợi đó hỡnh thành TSCĐ (giỏ trị cũn lại) (TSCĐ dựng cho hoạt động phỳc lợi)
Cú TK 211 - TSCĐ hữu hỡnh (nguyờn giỏ).
Đồng thời phản ỏnh phần giỏ trị cũn lại của tài sản thiếu chờ xử lý, ghi: Nợ TK 138 - Phải thu khỏc (1381)
Cú TK 353 - Quỹ khen thưởng, phỳc lợi (3532)
Cú TK 338- Phải trả, phải nộp khỏc (TSCĐ dựng cho sự nghiệp, DA). 3. Trường hợp tiền mặt tồn quỹ, vật tư, hàng húa ,... phỏt hiện thiếu khi kiểm kờ:
- Khi chưa xỏc định rừ nguyờn nhõn, chờ xử lý, ghi: Nợ TK 138 - Phải thu khỏc (1381)
Cú cỏc TK 111, 152, 153, 155, 156. 97
- Khi cú biờn bản xử lý của cấp cú thẩm quyền đối với tài sản thiếu, căn cứ vào quyết định xử lý, ghi:
Nợ TK 111 - Tiền mặt (cỏ nhõn, tổ chức nộp tiền bồi thường)
Nợ TK 1388 - Phải thu khỏc (cỏ nhõn, tổ chức phải nộp tiền bồi thường) Nợ TK 334 - Phải trả người lao động (số bồi thường trừ vào lương)
Nợ TK 632 - Giỏ vốn hàng bỏn (giỏ trị hao hụt mất mỏt của hàng tồn kho sau khi trừ số thu bồi thường theo quyết định xử lý)
Nợ TK 811 - Chi phớ khỏc (phần giỏ trị cũn lại của TSCĐ thiếu qua kiểm kờ phải tớnh vào tổn thất của doanh nghiệp)
Cú TK 1381 - Tài sản thiếu chờ xử lý.
- Trường hợp tài sản phỏt hiện thiếu đó xỏc định được ngay nguyờn nhõn và người chịu trỏch nhiệm thỡ căn cứ nguyờn nhõn hoặc người chịu trỏch nhiệm bồi thường, ghi:
Nợ TK 138 - Phải thu khỏc (1388 - Phải thu khỏc) (số phải bồi thường) Nợ TK 334 - Phải trả người lao động (số bồi thường trừ vào lương)
Nợ TK 632 - Giỏ vốn hàng bỏn (giỏ trị hao hụt, mất mỏt của hàng tồn kho sau khi trừ số thu bồi thường theo quyết định xử lý)
Cú TK 621 - Chi phớ nguyờn liệu, vật liệu trực tiếp Cú TK 627 - Chi phớ sản xuất chung
Cú cỏc TK 152, 153, 155, 156 Cú cỏc TK 111, 112.
4. Cỏc khoản cho mượn tài sản tạm thời, ghi: Nợ TK 138 - Phải thu khỏc (1388)
Cú cỏc TK 152, 153, 155, 156,...
5. Cỏc khoản chi hộ bờn thứ ba phải thu hồi, cỏc khoản phải thu khỏc, ghi Nợ TK 138 - Phải thu khỏc (1388)
Cú cỏc TK liờn quan.
6. Kế toỏn giao dịch ủy thỏc xuất - nhập khẩu tại bờn nhận ủy thỏc: - Khi bờn nhận uỷ thỏc chi hộ cho bờn giao uỷ thỏc, ghi:
Nợ TK 138 - Phải thu khỏc (1388) (nếu bờn giao ủy thỏc chưa ứng tiền) Nợ TK 3388- Phải trả phải nộp khỏc(trừ vào tiền nhận của bờn giao ủy thỏc)
Cú cỏc TK 111, 112,…
- Khi được doanh nghiệp uỷ thỏc xuất khẩu thanh toỏn bự trừ với cỏc khoản đó chi hộ, kế toỏn doanh nghiệp nhận uỷ thỏc xuất khẩu ghi:
Nợ TK 338 - Phải trả khỏc (3388)
- Kế toỏn chi tiết cỏc giao dịch thanh toỏn xuất - nhập khẩu ủy thỏc được thực hiện theo hướng dẫn của tài khoản 338 - Phải trả khỏc; Kế toỏn cỏc khoản thuế GTGT hàng nhập khẩu, thuế TTĐB, thuế nhập khẩu tại bờn giao và nhận ủy thỏc thực hiện theo hướng dẫn của tài khoản 333 - Thuế và cỏc khoản phải nộp Nhà nước.
7. Định kỳ khi xỏc định tiền lói cho vay, lói tiền gửi, cổ tức, lợi nhuận được chia phải thu, ghi:
Nợ cỏc TK 111, 112,.... (số đó thu được tiền) Nợ TK 138 - Phải thu khỏc (1388)
Cú TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chớnh. 8. Khi thu được tiền của cỏc khoản nợ phải thu khỏc, ghi:
Nợ TK 111 - Tiền mặt
Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngõn hàng
Cú TK 138 - Phải thu khỏc (1388).
9. Khi cú quyết định xử lý nợ phải thu khỏc khụng cú khả năng thu hồi:
Nợ TK 111 - Tiền mặt (số bồi thường của cỏ nhõn, tập thể cú liờn quan) Nợ TK 334 - Phải trả người lao động (số bồi thường trừ vào lương) Nợ TK 229 - Dự phũng tổn thất tài sản (2293) (nếu được bự đắp bằng khoản dự phũng phải thu khú đũi)
Nợ TK 642 - Chi phớ quản lý doanh nghiệp (số hạch toỏn vào chi phớ) Cú TK 138 - Phải thu khỏc (1388 - Phải thu khỏc).
10. Khi cỏc doanh nghiệp hoàn thành thủ tục bỏn cỏc khoản phải thu khỏc (đang được phản ỏnh trờn Bảng Cõn đối kế toỏn) cho cụng ty mua bỏn nợ, ghi:
Nợ cỏc TK 111, 112,.... (số tiền thu được từ việc bỏn khoản nợ phải thu) Nợ TK 229 - Dự phũng tổn thất tài sản (2293) (số chờnh lệch được bự đắp bằng khoản dự phũng phải thu khú đũi)
Nợ cỏc TK liờn quan (số chờnh lệch giữa giỏ gốc khoản nợ phải thu khú đũi với số tiền thu được từ bỏn khoản nợ và số đó được bự đắp bằng khoản dự phũng nợ phải thu khú đũi)
Cú TK 138 - Phải thu khỏc (1388).
11. Khi phỏt sinh chi phớ cổ phần húa doanh nghiệp nhà nước, ghi:
Nợ TK 1385 - Phải thu về cổ phần húa (chi tiết chi phớ cổ phần húa) Cú cỏc TK 111, 112, 152, 331,…
12. Khi kết thỳc quỏ trỡnh cổ phần húa, doanh nghiệp phải bỏo cỏo và thực hiện quyết toỏn cỏc khoản chi về cổ phần húa với cơ quan quyết định cổ phần húa. Tổng số chi phớ cổ phần húa, chi trợ cấp cho lao động thụi việc, mất việc, chi hỗ
trợ đào tạo lại lao động,... được trừ (-) vào số tiền thu bỏn cổ phần thuộc vốn Nhà nước thu được từ cổ phần hoỏ doanh nghiệp nhà nước, ghi:
Nợ TK 3385 - Phải trả về cổ phần húa (tiền thu bỏn cổ phần thuộc vốn NN) Cú TK 1385 - Phải thu về cổ phần húa.
13. Cỏc khoản chi cho hoạt động sự nghiệp, dự ỏn, chi đầu tư XDCB, chi phớ SXKD nhưng khụng được cấp cú thẩm quyền phờ duyệt phải thu hồi, ghi:
Nợ TK 138 - Phải thu khỏc
Cú cỏc TK 161, 241, 641, 642,...
14. Khi lập Bỏo cỏo tài chớnh, số dư nợ phải thu khỏc cú gốc ngoại tệ được đỏnh giỏ theo tỷ giỏ giao dịch thực tế tại thời điểm lập Bỏo cỏo tài chớnh:
- Nếu tỷ giỏ ngoại tệ tăng so với tỷ giỏ Đồng Việt Nam, ghi: Nợ TK 138 - Phải thu khỏc
Cú TK 413 - Chờnh lệch tỷ giỏ hối đoỏi (4131).
- Nếu tỷ giỏ ngoại tệ giảm so với tỷ giỏ Đồng Việt Nam, ghi: Nợ TK 413 - Chờnh lệch tỷ giỏ hối đoỏi (4131)
Cú TK 138 - Phải thu khỏc