4.3 .Ghi sổ tổng hợp
10. Thực hành kế toỏn cỏc khoản phải thu, ứng trước
10.1. Lập chứng từ
a. Lập húa đơn giỏ trị gia tăng
Mẫu số: 01GTKT3/001
HểA ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: 01AA/11P
Liờn 1: Lưu Số: Ngày………thỏng………năm 20.....
Đơn vị bỏn hàng:............................................................................................................. Mó số thuế:...................................................................................................................... Địa chỉ:....................................................................Số tài khoản.................................... Điện thoại:....................................................................................................................... Họ tờn người mua hàng................................................................................................... Tờn đơn vị........................................................................................................................ Mó số thuế:...................................................................................................................... Địa chỉ................................................................. ... Số tài khoản....................................
ST T
Tờn hàng húa, dịch vụ Đơn vị tớnh
Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
1 2 3 4 5 6=4x5
Cộng tiền hàng: .............................. Thuế suất GTGT: ........... % , Tiền thuế GTGT: …………………..
Tổng cộng tiền thanh toỏn …………………………………………….
Số tiền viết bằng chữ: .............................................................................................................
Người mua hàng Người bỏn hàng
(Ký, ghi rừ họ, tờn) (Ký, đúng dấu, ghi rừ họ, tờn)
- Nguyờn tắc lập húa đơn GTGT:
Doanh nghiệp phải lập húa đơn với nội dung trờn húa đơn đỳng với nội dung nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh; khụng được tẩy xúa, sửa chữa; phải dựng cựng màu mực, loại mực khụng phai, khụng sử dụng mực đỏ; chữ số và chữ viết phải liờn tục, khụng ngắt quóng, khụng viết hoặc in đố lờn chữ in sẵn.
Húa đơn được lập một lần thành nhiều liờn với nội dung thống nhất trờn cỏc liờn cú cựng một số và phải được lập theo thứ tự liờn tục từ số nhỏ đến số lớn. Doanh nghiệp khụng lập húa đơn liờn tục từ số nhỏ đến số lớn sẽ bị phạt tiền từ 4 triệu đồng đến 8 triệu đồng.
Tuy nhiờn, đối với hành vi lập húa đơn liờn tục từ số nhỏ đến số lớn nhưng khỏc quyển (quyển cú số thứ tự lớn hơn dựng trước) và sau khi phỏt hiện ra đó hủy (khụng dựng) quyển cú số thứ tự bộ hơn, doanh nghiệp chỉ bị phạt cảnh cỏo.
- Cỏch lập một số tiờu thức cụ thể trờn húa đơn:
1. Tiờu thức “Ngày, thỏng, năm”
Ngày lập húa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng húa cho người mua hoặc ngày hồn thành việc cung ứng dịch vụ, khụng phõn biệt đó thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thỡ ngày lập húa đơn là ngày thu tiền.
Trờn đõy là quy định chung về thời điểm lập húa đơn, tựy từng trường hợp cụ thể mà phỏp luật cú quy định về thời hạn lập húa đơn khỏc nhau.
Doanh nghiệp lập húa đơn khụng đỳng thời điểm cú thể bị phạt cảnh cỏo nếu hành vi này khụng dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và cú tỡnh tiết giảm nhẹ hoặc bị phạt tiền từ 4 triệu đồng đến 8 triệu đồng.
2. Tiờu thức “Tờn, địa chỉ, mó số thuế của người bỏn / người mua”
Doanh nghiệp ghi tờn đầy đủ theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Trường hợp tờn doanh nghiệp, địa chỉ quỏ dài, doanh nghiệp được viết tắt một số danh từ thụng dụng như: “Phường” thành “P”; “Cổ phần” thành “CP”, “khu cụng nghiệp” thành “KCN”,… nhưng phải đảm bảo xỏc định được chớnh xỏc tờn, địa chỉ doanh nghiệp và phự hợp với đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.
Trường hợp khi bỏn hàng húa, cung ứng dịch vụ từ 200 ngàn đồng trở lờn mỗi lần, người mua khụng lấy húa đơn hoặc khụng cung cấp tờn, địa chỉ, mó số thuế (nếu cú) thỡ vẫn phải lập húa đơn và ghi rừ “người mua khụng lấy húa đơn” hoặc “người mua khụng cung cấp tờn, địa chỉ, mó số thuế”.
Trường hợp đặt in húa đơn, doanh nghiệp phải in sẵn tờn, mó số thuế của mỡnh trờn tờ húa đơn và hoặc tờn doanh nghiệp ở phớa trờn bờn trỏi tờ húa đơn của cỏc đơn vị trực thuộc (chi nhỏnh, địa điểm kinh doanh) nếu cú. Khi sử dụng,
cỏc đơn vị trực thuộc sẽ tự ghi vào tiờu thức “tờn, mó số thuế, địa chỉ người bỏn hàng”.
3. Tiờu thức “Số thứ tự, tờn hàng húa, dịch vụ, đơn vị tớnh, số lượng, đơn giỏ, thành tiền”
Doanh nghiệp ghi theo thứ tự tờn hàng húa, dịch vụ bỏn ra; gạch chộo phần bỏ trống. Nếu húa đơn tự in hoặc húa đơn đặt in được lập bằng mỏy tớnh cú phần cũn trống thỡ khụng phải gạch chộo. Trường hợp doanh nghiệp quy định mó hàng húa, dịch vụ để quản lý thỡ khi ghi húa đơn phải ghi cả mó và tờn hàng húa.
Doanh nghiệp cần lưu ý một số trường hợp đặc biệt sau:
- Đối với hàng húa, dịch vụ khụng chịu hoặc được miễn thuế GTGT thỡ doanh nghiệp chỉ ghi dũng giỏ bỏn là giỏ thanh toỏn, dũng thuế suất, số thuế GTGT khụng ghi và gạch bỏ.
- Đối với hàng húa, dịch vụ dựng để khuyến mại thỡ trờn húa đơn ghi tờn và số lượng hàng húa, ghi rừ là hàng khuyến mại, quảng cỏo, hàng mẫu.
- Đối với hàng húa, dịch vụ cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiờu dựng nội bộ thỡ trờn húa đơn ghi đầy đủ cỏc chỉ tiờu và tớnh thuế GTGT như húa đơn xuất bỏn hàng húa, dịch vụ cho khỏch hàng.
- Đối với hàng húa, dịch vụ ỏp dụng hỡnh thức chiết khấu thương mại thỡ trờn húa đơn ghi giỏ bỏn đó chiết khấu, thuế GTGT, tổng giỏ thanh toỏn đó cú thuế GTGT
4. Tiờu thức “người bỏn hàng (ký, đúng dấu, ghi rừ họ tờn)”
Đại diện theo phỏp luật của doanh nghiệp phải ký tờn, đúng dấu vào tiờu thức này hoặc cú thể ủy quyền bằng văn bản cho người bỏn trực tiếp ký, ghi rừ họ tờn và đúng dấu vào phớa trờn bờn trỏi tờ húa đơn.
Trường hợp doanh nghiệp ủy nhiệm cho bờn thứ ba lập húa đơn thỡ phải ghi tờn và đúng dấu của doanh nghiệp phớa trờn bờn trỏi của tờ húa đơn.
5. Tiờu thức “người mua hàng (ký, ghi rừ họ tờn)”
Khi người mua khụng mua hàng trực tiếp thỡ khụng nhất thiết phải ký và ghi rừ họ tờn trờn húa đơn nhưng doanh nghiệp phải ghi rừ bỏn hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX vào tiờu thức này trờn húa đơn. Trường hợp lập húa đơn bỏn hàng húa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, trờn húa đơn khụng nhất thiết phải cú chữ ký của người mua nước ngoài.
6. Đơn vị tiền ghi trờn húa đơn là đồng Việt Nam
Trường hợp doanh nghiệp được thu ngoại tệ theo quy định phỏp luật thỡ ghi tổng số tiền thanh toỏn bằng nguyờn tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt. Vớ dụ: 10.000 USD (mười nghỡn đụ la Mỹ).
Doanh nghiệp đồng thời ghi trờn húa đơn tỷ giỏ ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giỏ giao dịch bỡnh quõn của thị trường ngoại tệ liờn ngõn hàng do Ngõn hàng Nhà nước Việt Nam cụng bố tại thời điểm lập húa đơn. Trường hợp ngoại tệ là loại khụng cú tỷ giỏ với đồng Việt Nam thỡ ghi tỷ giỏ chộo với một loại ngoại tệ được Ngõn hàng Nhà nước Việt Nam cụng bố tỷ giỏ.
Doanh nghiệp phải ghi đỳng và đầy đủ cỏc tiờu thức bắt buộc nờu trờn. Trường hợp khụng ghi đủ, doanh nghiệp cú thể bị phạt cảnh cỏo nếu cỏc nội dung này khụng ảnh hưởng đến việc xỏc định nghĩa vụ thuế và cú tỡnh tiết giảm nhẹ hoặc bị phạt tiền từ 200 ngàn đồng đến 1 triệu đồng.
b. Giấy đề nghị tạm ứng
a1. Mục đớch: Giấy đề nghị tạm ứng là căn cứ để xột duyệt tạm ứng, làm
thủ tục lập phiếu chi và xuất quỹ cho tạm ứng.
a2. Phương phỏp và trỏch nhiệm ghi
Gúc trờn bờn trỏi của Giấy đề nghị tạm ứng ghi rừ tờn đơn vị, tờn bộ phận. Giấy đề nghị tạm ứng do người xin tạm ứng viết 1 liờn và ghi rừ gửi giỏm
đốc doanh nghiệp (Người xột duyệt tạm ứng).
- Người xin tạm ứng phải ghi rừ họ tờn, đơn vị, bộ phận và số tiền xin tạm ứng (Viết bằng số và bằng chữ).
- Lý do tạm ứng ghi rừ mục đớch sử dụng tiền tạm ứng như: Tiền cụng tỏc phớ, mua văn phũng phẩm, tiếp khỏch ...
- Thời hạn thanh toỏn: Ghi rừ ngày, thỏng hồn lại số tiền đó tạm ứng. Giấy đề nghị tạm ứng được chuyển cho kế toỏn trưởng xem xột và ghi ý kiến đề nghị giỏm đốc duyệt chi. Căn cứ quyết định của giỏm đốc, kế toỏn lập phiếu chi kốm theo giấy đề nghị tạm ứng và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ.
Đơn vị:................... Mẫu số 03 - TT
Bộ phận:................ (Ban hành theo Thụng tư số 200/2014/TT-BTC
Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chớnh)
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG Ngày ..... thỏng ..... năm ...... Số : ..................... Kớnh gửi:.................................................................................................................. Tờn tụi là:................................................................................................................... Địa chỉ:..................................................................................................................... Đề nghị cho tạm ứng số tiền:..................................(Viết bằng chữ)......................... ................................................................................................................................. Lý do tạm ứng:......................................................................................................... Thời hạn thanh toỏn:.................................................................................................
Giỏm đốc Kế toỏn trưởng Phụ trỏch bộ phận Người đề nghị tạm ứng
(Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)
c. Lập giấy thanh toỏn tiền tạm ứng
a1. Mục đớch: Giấy thanh toỏn tiền tạm ứng là bảng liệt kờ cỏc khoản tiền
đó nhận tạm ứng và cỏc khoản đó chi của người nhận tạm ứng, làm căn cứ thanh toỏn số tiền tạm ứng và ghi sổ kế toỏn.
a2. Phương phỏp và trỏch nhiệm ghi
Gúc trờn bờn trỏi của Giấy đề nghị tạm ứng ghi rừ tờn đơn vị, tờn bộ phận. Phần đầu ghi rừ ngày, thỏng, năm, số hiệu của giấy thanh toỏn tiền tạm ứng; Họ tờn, đơn vị người thanh toỏn.
Căn cứ vào chỉ tiờu của cột A, kế toỏn ghi vào cột 1 như sau:
Mục I- Số tiền tạm ứng: Gồm số tiền tạm ứng cỏc kỳ trước chưa chi hết
và số tạm ứng kỳ này, gồm:
Mục 1: Số tạm ứng cỏc kỳ trước chưa chi hết: Căn cứ vào dũng số dư tạm ứng tớnh đến ngày lập phiếu thanh toỏn trờn sổ kế toỏn để ghi.
Mục 2 : Số tạm ứng kỳ này: Căn cứ vào cỏc phiếu chi tạm ứng để ghi, mỗi phiếu chi ghi 1 dũng.
Mục II- Số tiền đó chi: Căn cứ vào cỏc chứng từ chi tiờu của người nhận
tạm ứng để ghi vào mục này. Mỗi chứng từ chi tiờu ghi 1 dũng.
Mục III- Chờnh lệch: Là số chờnh lệch giữa Mục I và Mục II.
- Nếu số tạm ứng chi khụng hết ghi vào dũng 1 của Mục III. - Nếu chi quỏ số tạm ứng ghi vào dũng 2 của Mục III.
Sau khi lập xong giấy thanh toỏn tiền tạm ứng, kế toỏn thanh toỏn chuyển cho kế toỏn trưởng soỏt xột và giỏm đốc doanh nghiệp duyệt. Giấy thanh toỏn tiền tạm ứng kốm theo chứng từ gốc được dựng làm căn cứ ghi sổ kế toỏn.
Phần chờnh lệch tiền tạm ứng chi khụng hết phải làm thủ tục thu hồi nộp quỹ hoặc trừ vào lương. Phần chi quỏ số tạm ứng phải làm thủ tục xuất quỹ trả lại cho người tạm ứng. Chứng từ gốc, giấy thanh toỏn tạm ứng phải đớnh kốm phiếu thu hoặc phiếu chi cú liờn quan.
Đơn vị:................... Mẫu số 04 – TT
Bộ phận:................ (Ban hành theo Thụng tư số: .../2014/TT-BTC ngày .../.../2014 của BTC)
GIẤY THANH TOÁN TIỀN TẠM ỨNG
Ngày .....thỏng .....năm ....... Số:................ Nợ:............... Cú:............... - Họ và tờn người thanh toỏn:................................................................................. - Bộ phận (hoặc địa chỉ):........................................................................................ - Số tiền tạm ứng được thanh toỏn theo bảng dưới đõy:
Diễn giải Số tiền
A 1
I . Số tiền tạm ứng
1. Số tạm ứng cỏc kỳ trước chưa chi hết ...............................
2. Số tạm ứng kỳ này: ............................... - Phiếu chi số .............ngày ....... ............................... - Phiếu chi số .............ngày ......... ...............................
II . Số tiền đó chi ............................... 1. Chứng từ số ...........ngày........... ............................... 2. ... ............................... III . Chờnh lệch ............................... 1. Số tạm ứng chi khụng hết ( I - II ) ............................... 2. Chi quỏ số tạm ứng ( II - I ) ...............................
Giỏm đốc Kế toỏn trưởng Kế toỏn thanh toỏn Người đề nghị
thanh toỏn
(Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)
d. Giấy đề nghị thanh toỏn (Mẫu số 05 - TT)
a1. Mục đớch: Giấy đề nghị thanh toỏn dựng trong trường hợp đó chi
nhưng chưa được thanh toỏn hoặc chưa nhận tạm ứng để tổng hợp cỏc khoản đó 117
chi kốm theo chứng từ (nếu cú) để làm thủ tục thanh toỏn, làm căn cứ thanh toỏn và ghi sổ kế toỏn.
a2. Phương phỏp và trỏch nhiệm ghi
Gúc trờn bờn trỏi của Giấy đề nghị thanh toỏn ghi rừ tờn đơn vị, bộ phận. Giấy đề nghị thanh toỏn do người đề nghị thanh toỏn viết 1 liờn và ghi rừ gửi giỏm đốc doanh nghiệp (Hoặc người xột duyệt chi).
- Người đề nghị thanh toỏn phải ghi rừ họ tờn, địa chỉ (đơn vị, bộ phận) và số tiền đề nghị thanh toỏn (Viết bằng số và bằng chữ).
- Nội dung thanh toỏn: Ghi rừ nội dung đề nghị thanh toỏn.
- Giấy đề nghị thanh toỏn phải ghi rừ số lượng chứng từ gốc đớnh kốm. Sau khi mua hàng hoặc sau khi chi tiờu cho những nhiệm vụ được giao, người mua hàng hoặc chi tiờu lập giấy đề nghị thanh toỏn. Giấy đề nghị thanh toỏn được chuyển cho kế toỏn trưởng soỏt xột và ghi ý kiến đề nghị giỏm đốc doanh nghiệp (Hoặc người được uỷ quyền) duyệt chi. Căn cứ quyết định của giỏm đốc, kế toỏn lập phiếu chi kốm theo giấy đề nghị thanh toỏn và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ.
Đơn vị:................... Mẫu số 05 – TT
Địa chỉ:.................. (Ban hành theo Thụng tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chớnh) GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
Ngày.......thỏng........năm...
Kớnh gửi:......................................................................................................
Họ và tờn người đề nghị thanh toỏn:............................................................ Bộ phận (Hoặc địa chỉ):............................................................................... Nội dung thanh toỏn:.................................................................................... Số tiền:....................(Viết bằng chữ):...........................................................
(Kốm theo............chứng từ gốc).
Người đề nghị thanh toỏn Kế toỏn trưởng Người duyệt
(Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)