2.3.1 Khỏi niệm
Là quan hệ thanh toỏn giữa doanh nghiệp với người bỏn, người cung cấp dịch vụ phỏt sinh chủ yếu trong quỏ trỡnh mua sản phẩm, vật tư, hàng hoỏ, nhận cung cấp lao vụ dịch vụ, bàn
giao thanh toỏn khối lượng thi cụng mà doanh nghiệp đĩ nhận của người bỏn, người cung cấp dịch vụ nhưng chưa thanh toỏn tiền.
2.3.2 Chứng từ hạch toỏn
Hợp đồng (Contract) Húa đơn (Invoice)
Lệnh giao hàng (Delivery order)
Phiếu Nhập Kho
Tờ khai Xuất nhập khẩu
2.3.3 Tài khoản sử dụng
Kết cấu và nội dung phản ỏnh của tài khoản 331 –Phải trả người bỏn (Trade payables)
TK 331
- Số tiền đĩ trả cho người bỏn vật tư, hàng húa, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xõy lắp;
- Số tiền ứng trước cho người bỏn, người cung cấp, người nhận thầu xõy lắp nhưng chưa nhận được vật tư, hàng húa, dịch vụ, khối lượng sản phẩm xõy lắp hồn thành bàn giao;
- Số tiền người bỏn chấp thuận giảm giỏ hàng húa hoặc dịch vụ đĩ giao theo hợp đồng;
- Chiết khấu thanh toỏn và chiết khấu thương mại được người bỏn chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào khoản nợ phải trả cho người bỏn;
- Giỏ trị vật tư, hàng húa thiếu hụt, kộm phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bỏn.
Số dư đầu kỳ :
Số tiền cũn phải trả cho người bỏn, người cung cấp, người nhận thầu xõy lắp đầu thỏng
- Số tiền phải trả cho người bỏn vật tư, hàng hoỏ, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xõy lắp;
- Điều chỉnh số chờnh lệch giữa giỏ tạm tớnh nhỏ hơn giỏ thực tế của số vật tư, hàng hoỏ, dịch vụ đĩ nhận, khi cú hoỏ đơn hoặc thụng bỏo giỏ chớnh thức;
Số dư bờn Cú:
Số tiền cũn phải trả cho người bỏn, người cung cấp, người nhận thầu xõy lắp.
Tài khoản này cú thể cú số dư bờn Nợ. Số dư bờn Nợ (nếu cú) phản ỏnh số tiền đĩ ứng trước cho người bỏn hoặc số tiền đĩ trả nhiều hơn số phải trả cho người bỏn theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể.
2.3.4 Nguyờn tắc hạch toỏn
- Tài khoản này dựng để phản ỏnh tỡnh hỡnh thanh toỏn về cỏc khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bỏn vật tư, hàng húa, người cung cấp dịch vụ, người bỏn TSCĐ, BĐSĐT, cỏc khoản đầu tư tài chớnh theo hợp đồng kinh tế đĩ ký kết. Tài khoản này cũng được dựng để phản ỏnh tỡnh hỡnh thanh toỏn về cỏc khoản nợ phải trả cho người nhận thầu xõy lắp chớnh, phụ.
- Nợ phải trả cho người bỏn, người cung cấp, người nhận thầu xõy lắp cần được hạch toỏn chi tiết cho từng đối tượng phải trả. Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này phản ỏnh cả số tiền đĩ ứng trước cho người bỏn, người cung cấp, người nhận thầu xõy lắp nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hoỏ, dịch vụ, khối lượng xõy lắp hồn thành bàn giao.
- Doanh nghiệp phải theo dừi chi tiết cỏc khoản nợ phải trả cho người bỏn theo từng loại nguyờn tệ. Đối với cỏc khoản phải trả bằng ngoại tệ thỡ thực hiện theo nguyờn tắc:
- Khi phỏt sinh cỏc khoản nợ phải trả cho người bỏn (bờn cú tài khoản 331) bằng ngoại tệ,
kế toỏn phải quy đổi ra Đồng Việt nam theo tỷ giỏ giao dịch thực tế tại thời điểm phỏt sinh (là tỷ giỏ bỏn của ngõn hàng thương mại nơi thường xuyờn cú giao dịch).
- Những vật tư, hàng húa, dịch vụ đĩ nhận, nhập kho nhưng đến cuối thỏng vẫn chưa cú húa đơn thỡ sử dụng giỏ tạm tớnh để ghi sổ và phải điều chỉnh về giỏ thực tế khi nhận được húa đơn hoặc thụng bỏo giỏ chớnh thức của người bỏn.
- Khi hạch toỏn chi tiết cỏc khoản này, kế toỏn phải hạch toỏn rừ ràng, rành mạch cỏc khoản chiết khấu thanh toỏn, chiết khấu thương mại, giảm giỏ hàng bỏn của người bỏn, người cung cấp nếu chưa được phản ỏnh trong húa đơn mua hàng.
2.3.5 Phương phỏp kế toỏnmột số nghiệp vụ chủ yếu
2.3.5.1 Doanh nghiệp mua chịu chưa trả tiền:
Phản ỏnh vật tư hàng hoỏ, tài sản, dịch vụ mua chịu phải trả
Nợ TK 152, 153, 156 Giỏ trị vật tư hàng hoỏ Nợ TK 211, 213 Nguyờn Giỏ
Nợ TK 241 Giao thầu
Nợ TK 627, 641, 642 Cỏc dịch vụ phỏt sinh Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ
Cú TK 331 Chi tiết người bỏn
Trường hợp giảm giỏ; hàng trả lại được trừ vào số tiền trả lại
Nợ TK 331 Phải trả cho người bỏn Cú TK 133.1 Thuế GTGT được khấu trừ Cú TK 152, 153, 211, 213
Số chiết khấu thanh toỏn cụng ty được hưởng trừ vào số nợ phải trả
Cú TK 515 Số chiết khấu được hưởng
2.3.5.2 Trường hợp ứng trước tiền hàng cho người bỏn
Số ứng trước cho người bỏn
Nợ TK 331 Phải trả cho người bỏn
Cú TK 111, 112 Xuất tiền ứng cho khỏch hàng
Khi nhận hàng
Nợ TK 152, 153, 156, 211, 213
Nợ TK 133.1 Thuế GTGT được khấu trừ Cú TK 331 Tổng số tiền phải trả người bỏn
▪ Khi thanh lý hợp đồng Ứng trước < Số phải trả
Nợ TK 331 Phải trả cho người bỏn
Cú TK 111, 112 Tiền mặt ,Tiền gửi Ngõn hàng
Ứng trước > Số phải trả
Nợ TK 111, 112 Tiền mặt ,Tiền gửi Ngõn hàng Cú TK 331 Phải trả cho người bỏn
2.3.5.3 Phỏt sinh nợ phải trả nhưng khụng trả được xử lý xoỏ sổ:
Nợ TK 331 Phải trả cho người bỏn Cú TK 711 Thu nhập khỏc
Đơn vị:…………………… Địa chỉ:…………………..
Mẫu số S31-DN
(Ban hành theo Thụng tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chớnh)
SỔ CHI TIẾT THANH TỐN VỚI NGƯỜI MUA (NGƯỜI BÁN) (Dùng cho TK: 131, 331) Tài khoản:........................ Đối t-ợng:........................ Loại tiền: VNĐ Ngày, tháng Chứng từ Diễn giải Thời hạn đ-ợc Số phát sinh Số d-
ghi sổ Số hiệu Ngày, tháng TK đối ứng chiết khấu Nợ Cĩ Nợ Cĩ A B C D E 1 2 3 4 5 - Số d- đầu kỳ - Số phát sinh trong kỳ .......... .......... - Cộng số phát sinh x X x x - Số d- cuối kỳ x X x x
- Sổ này cú ... trang, đỏnh số từ trang 01 đến trang ... - Ngày mở sổ: ...
Ngày … thỏng…. năm
Người ghi sổ Kế toỏn trưởng Giỏm đốc