(7) Đàm phán, hồn thiện chương trình bảo hi m ể
Từ kết qu phê duy t c a lãnh đạo k t h p v i ban bảo hiểm gốc tiến hành ả ệ ủ ế ợ ớ đàm phán với khách hàng, trong trường hợp có thay đổi thì thơng báo lại thì trường để lấy bản chào tốt nhất.
(8) Xác nhận bản chào với nhà đứng đầu tái bảo hiểm
Xác nhận và ràng buộc trách nhiệm v i nhà đứng đầu tái b o hi m. ớ ả ể (9) Phương án tái bảo hiểm
Sử dụng các công cụ, thu xếp tái bảo hiểm đảm bảo an toàn cho PVI. (10) Tái bảo hiểm tạm thời
Thực hiện tái t m th i d a trên các đánh giá rủi ro, tình hình thị trường quan ạ ờ ự hệ của PVI với các nhà nhận tái bảo hiểm.
(11) Phê duyệt chương trình tái bảo hiểm
Phê duyệt của lãnh đạo là căn c thựứđể c hi n th tục nhượng tái bảệ ủ o hi m. ể (12) Thực hiện thủ ụ t c tái bảo hiểm
Thực hiện các th t c và thanh toán với nhà nhận tái bảo hiểm ủ ụ (13) Lưu hồ ơ s .
Thông tin được lưu trên hệ thống phần mềm, các hồ sơ cứng được l u theo ư quy định của pháp luật.
Trong công tác quản lý hồ ơ s khách hàng: Hiện tại việc quản lý dữ liệu tại công
ty chủ yếu sử dụng ph n m m Office nên vi c c p nh t, theo dõi thông tin chung ầ ề ệ ậ ậ của khách hàng thường khơng đồng nhất gây khó khăn cho việc tìm kiếm, tra cứu cho chính xác, việc lọc dữ ệ li u theo khu v c để có phương án c i ti n, ánh giá r i ự ả ế đ ủ ro cũng gặp khó khăn.
Trong việc lập báo cáo phục vụ việc ra quyết định kinh doanh: Các báo cáo hiện
nay chồng chéo và có nhiều nguồn số liệu, đầu vào dữ liệu, ph ng pháp và quá ươ nhiều chỉ tiêu đánh giá khác nhau rất khó cho cán bộ ử x lý.
Trong việc thống kê số liệu kinh doanh qua các năm: Do chưa đồng nh t được ấ một đầu vào dữ liệu nên việc thống kê số liệu giữa các bộ phận liên quan nhiều khi còn bị lệch do các thờ đ ểi i m phân chia doanh thu gốc và thờ đ ểi i m thanh toán TBH
nhiều khi không giống nhau.
Đặc biệt trong công tác ph i h p gi a các ố ợ ữ đơn vị: Phòng kế tốn ã có ph n đ ầ mềm song quan hệ cơng việc và số liệu giữa hai phòng vẫn dựa trên bảng kê Excel nên việc đối chiếu số liệu còn mất rất nhiều thời gian.
Hệ thống báo cáo của các phòng quản lý yêu cầu phòng Tái bảo hiểm phải thực hiện quá nhiều và các nội dung lặp đi lặp lại từ chi tiết đến tổng h p nên ph i m t ợ ả ấ nhiều thời gian để tập hợp.
Các đơn vị kinh doanh đặc biệt là các chi nhánh cung cấp số liệu của các dịch v ụ gốc không đầy đủ để khi làm thanh toán Tái bảo hi m c ng nh theo dõi tình hình ể ũ ư bồi thường các dịch v có Tái bảụ o hi m c a các cơng ty thành viên rất khó khăn. ể ủ
2.3.4.3.Các hoạt động nghiệp vụ giải quyết khiếu nại, giám định bồi thường.
(1)Tiếp nhận thông tin về tổn thất
Tiếp nhận thông tin tổn thất/sự cố từ khách hàng.
Ban.QLRR/ phòng GĐBT cập nhật thống kê, vào sổ Theo dõi giải quyết khiếu nại.
Việc nhân thơng tin có thể bằng v n b n ho c các hình th c khác, người tiếp ă ả ặ ứ nhận thơng tin có trách nhiệm kiểm tra và yêu cầu khách hàng bổ sung nh ng thủ ữ tục cần thiết
(2)Kiểm tra thông tin, báo cáo Lãnh đạo Tổng công ty/ Công ty thành viên, thơng báo tái bảo hiểm/đồng bảo hiểm (nếu có)
Ban/ Phòng kinh doanh cấp đơn l p “Báo cáo tổn thất” gửi B.QLRR/ ậ P.GĐBT kèm theo đơn, hợp ng, giấy yêu cầu bảo hiểm, các sửa đổi bổ sung, đồ Hợp đồng đồng bảo hiểm (nếu có).
CB đề nghị Ban TCKT / phịng Kế tốn xác nhận tình hình n p phí theo Biểu ộ mẫu BM.01.03.QLRR.
Trên cơ sở “Báo cáo t n th t”, đơn b o hi m, sửa đổi bổ sung, thông báo tổn ổ ấ ả ể thất và các tài liệu liên quan, CB kiểm tra các thông tin về thờ ại h n b o hi m, ả ể phạm vi bảo hiểm, mức miễn thường, tình hình thanh tốn phí bảo hiểm, đánh giá sơ ộ ề ổ b v t n thất.
Thông báo B.TBH, nhà đồng bảo hiểm (nếu có).
B.TBH thông báo về tỷ lệ tái BH/xác nh n c a tái b o hi m (n u có) cho ậ ủ ả ể ế B.QLRR/P.GĐBT.
Nếu tổn thất ước tính trên mức phân cấp giải quyết b i thồ ường của đơn v , ị đơn vị lập “Báo cáo t n th t” g i T ng Công ty kèm theo đơn, h p đồng b o ổ ấ ử ổ ợ ả hiểm, giấy yêu cầu bảo hiểm, các SĐBS và tồn bộ các thơng tin, tài liệu liên quan đến vụ tổn th t và ti p t c x lý theo quy định v gi i quyết các vụ tổn ấ ế ụ ử ề ả thất trên phân cấp tại “quy định về công tác giám định và giải quyết khi u n i ế ạ của Tổng Công ty cổ phần Bảo hiểm Dầu khí Việt Nam”.
(3)Giám định và kiểm tra, nghiệm thu báo cáo / chứng thư giám định
Nếu tổn thất có khả năng phát sinh trách nhi m c a Người b o hiểm, tham ệ ủ ả chiếu Quy định về công tác Giám định và giải quyết khi u n i và Quy trình ế ạ Lựa chọn các công ty giám định của PVI để tổ chức giám định, T ng công ổ ty/Công ty thành viên gửi công văn cho khách hàng ghi nhận thông tin tổn thất, thông báo khách hàng về việc giám định, yêu cầu thông tin bổ sung (nếu cần) và đề nghị khách hàng phối hợp và tạo đ ều kiện cho giám định viên thực i hiện nhiệm vụ.
Sau khi nhận báo cáo giám định / chứng thư giám định, CB có trách nhiệm kiểm tra lại, nế đạt yêu cầu thì tham chiếu u để gi i quyết, nếu có ả đ ểi m nào chưa rõ hoặc ch a h p lý thì yêu cầư ợ u G V làm rõ, s a đổi / b sung. Báo cáo Đ ử ổ giám định cuối cùng phải nêu rõ nguyên nhân tổn thất, các hạng mục bị tổn thất, mức độ tổn th t củ ừấ a t ng h ng m c và chi phí h p lý ạ ụ ợ để sửa ch a, kh c ữ ắ phục sự ố c .
(4)Lập hồ sơ giải quyết khiếu nại.
Tập hợp hồ sơ và tiến hành các thủ tục trình lãnh đạo phê duyệt.
Nếu tổn thất không thuộc phạm vi bảo hiểm thì tiến hành các thủ ụ t c từ chối bồi thường.