Dưới đây là chức năng chính mà hệ thống phần mềm nghiệp vụ bảo hi m c n ể ầ phải có để khắc phục được những khó khăn, hạn chế mà các cán bộ PVI đang gặp phải, đồng thời sẽ nâng cao hiệu quả sản xu t, hiệấ u qu kinh doanh, đẩy m nh phát ả ạ triển và sức cạnh tranh của PVI trên thị trường bảo hi m phi nhân th . ể ọ
3.3.2.3.Phân hệ quản lý nghiệp vụ bảo hiểm gốc
• Chức n ng c a phân h ă ủ ệ
Có thể nói, đây là dữ liệu đầu vào cho t t cảấ các phân hệ thuộ ĩc l nh v c kinh ự doanh bảo hiểm. Phân hệ này cung cấp các thông tin :
Cung cấp thông tin về nghiệp vụ ả b o hiểm phát sinh, cho phép tạo một hợp đồng mới, sửa đổi b sung, tái tục, các điều khoản hợp đồng, cho phép quản lý việc thanh ổ toán ở các cấp độ khác nhau như cấp Ban, c p Cơng ty thành viên, c p v n phịng ấ ấ ă đại diện và c p đại lý. ấ
cập nhật vào hệ thống theo thời gian thực.
Phần mềm hỗ trợ khả năng thiết lập, cập nhật và quản lý các biểu phí đối với các lớp sản phẩm dịch vụ bảo hiểm mà PVI cung cấp.
Khi phát sinh một nghiệp vụ bảo hi m, h th ng phầể ệ ố n m m s tự ề ẽ động sinh ra một số đơn bảo hiểm, đơn này là duy nhất trong hệ thống. C cấơ u s đơn cho phép ố khách hàng có thể hiểu rõ và dễ nhận biết.
Ví dụ: 10/00/BHKT/BHTS/P0000001 : Chi tiết thơng tin về đơn như sau : 10 : Đơn phát sinh năm 2010
00 : Đơn của Tổng công ty. Mỗi một đơn vị được ánh một mã đ BHKT : Đơn do phòng bảo hi m tài s n k thu t c a T ng công ty ể ả ỹ ậ ủ ổ BHTS : Đơn bảo hi m tài s n. ể ả
P0000001 : Đơn số 1. S này t ng theo đơn v 1 và t ng theo t ng đơn vị. ố ă ị ă ừ Cung cấp thông tin về khách hàng, là người được bảo hiểm. Các thông tin được lưu trữ về khách hàng nh : mã khách hàng, tên khách hàng, ư địa ch khách hàng, ỉ lĩnh vực kinh doanh, phân loại khách hàng là trong ngành, ngoài ngành, tài khoản ngân hàng... Mỗi khách hàng được định danh duy nhất một mã khách hàng trong phần mềm. Việc mã hóa này cho phép thống kê hiệu quả kinh doanh như doanh thu, chi phí, mức độ rủi ro gặp ph i... để có thểả đưa ra nh ng quy t sách và ho ch định ữ ế ạ kinh doanh cho khách hàng này và rộng hơn nữa là nhóm khách hàng này. Do đặc trưng về thế mạnh khai thác trong ngành c a PVI cho các nghiệủ p v Bảụ o hi m hàng ể hải và phi hàng hải, việc phân loại cho các thông tin đầu vào về khách hàng có ý nghĩa rất quan trọng.
Cung cấp thông tin về đặc i m đối tượng đ ể được bảo hiểm. Từ đ ó phân loại để đánh giá hi u qu kinh doanh tương ng v i các ch tiêu và tiêu chí đề ra. ệ ả ứ ớ ỉ
Một trong ví dụ đ ển hình là tình hình kinh doanh nghiệp vụ cháy nổ và mọ ủ i i r i ro tài sản. Đối với nghiệp vụ kinh doanh bảo hiểm này, hi n nay PVI chiếm khoảng ệ 45,37% thị phần bảo hiểm tại Việt Nam, chiếm 15% doanh thu tại PVI. (theo HHBH)
được giá trị doanh thu và th c thu tại từng thờ đ ểự i i m báo cáo. Từ đ ó, định ra m c ứ chi phí kinh doanh cũng như hiệu quả kinh doanh cho từng tiêu chí như các tài sản dễ cháy cây xăng, kho lương thực, các toà nhà văn phịng khơng ở trong khu công nghiệp... Từ đ ó đề xuất phương hướng tăng c ng hay hạườ n ch khai thác vào khu ế vực nào.
Xây dựng thư viện đ ềi u kiệ đ ền i u khoản, cũng như các đ ềi u ki n b sung và lo i ệ ổ ạ trừ cho các nghiệp vụ bảo hi m phát sinh. Th vi n này được xây d ng d a trên các ể ư ệ ự ự quy định về luật Bảo hiểm trong nước và quốc tế, đồng thời được cải biến một cách hợp lý cho phù hợp với đ ều kiện kinh doanh của PVI. Việc tích hợp hệ thống này i diễn ra liên tục và ln được cập nhật từ phía ban quản lý nghiệp vụ của PVI và t ừ chính những cán bộ khai thác.
Phần mềm cung cấp đầ đủy các tính năng hỗ trợ các hoạt động nghiệp vụ tái tục. Cho phép tính tốn và quản lý rủi ro đối với các nghiệp vụ ả b o hiểm của PVI.
• Người sử ụ d ng
Đối tượng sử dụng phân h này là các ban kinh doanh c a t ng công ty nh : ệ ủ ổ ư Ban bảo hiểm năng lượng, bảo hiểm hàng hải, bảo hiểm dự án … các phịng kinh doanh của các cơng ty thành viên, các phịng kinh doanh khu vực.
• Quy trình xử lý
Quy trình xử lý dữ liệu tuân theo quy trình kinh doanh đã được i u chỉnh tại đ ề mục 2.3.4.1. Phần mềm lưu trữ một cách chi ti t thông tin v cơ cấế ề u phí c a ủ đơn bảo hiểm đó. Bao gồm thơng tin về cơ cấu phí b o hi m g c, cơ cấả ể ố u phí đồng b o ả hiểm, cơ cấu các k thu phí. Vi c phân lo i chi tiết về phí đầu vào để tính tốn cho ỳ ệ ạ nghiệp vụ tái bảo hiểm, theo dõi cơng nợ thu phí k tốn.... ế
Sau khi hoàn thiện một nghiệp vụ ả b o hiểm phát sinh, cán bộ thực hiện thao tác làm thơng báo thu phí hoặc thơng báo trả phí cho khách hàng, đây là cơ sở để chuyển sang bộ phần kế tốn theo dõi cơng nợ thu phí hay hồn phí.
Kết thúc nhập thông tin đầu vào cho phân hệ bảo hi m g c. Các thông tin này là ể ố cơ sở đầu vào cho các phân hệ khác như Tái bảo hiểm, Bồi thường, kế toán…
Đầu vào là các thông tin yêu cầu b o hi m c a khách hàng, thông tin cá v ả ể ủ ề khách hàng, các đ ềi u kiện đ ềi u khoản. Hợ đồng bảo hiểm phải có cấu trúc phân p mức, cho phép lưu trữ và thể hiện các thông tin một cách đầy đủ và rõ ràng.
• Thơng tin đầu ra, báo cáo :
Trạng thái các đơn bảo hiểm, tình hình hoạ động kinh doanh của các nghiệp vụ t bảo hiểm. Cho phép xem in rất nhiều báo cáo của các nghiệp vụ bảo hiểm gốc.
Một số báo của nghiệp vụ ả B o hiểm năng lượng : - Báo cáo doanh thu
- Báo cáo thực thu
- Báo cáo chia doanh thu / đồng bảo hiểm - Báo cáo quỹ giám định đ ềi u kiện.