Lập tờ trình và hồ sơ trình lãnh đạo phê duyệt.
(6)Thanh toán/từ chối bồi thường, thu òi tái b o hi m/ đồng b o hi m; người đ ả ể ả ể thứ ba; xử lý tài sản
Tiến hành thực hiện bồi thường cho khách hàng theo phạm vi bảo hiểm. Thu đòi các nhà đồng bảo hiểm, các nhà nhận tái bảo hiểm nếu có Nhận thế quyền của khách hàng thực hiện thu địi người thứ ba. (7)Đóng h s gi i quyếồ ơ ả t khi u n i. ế ạ
Lưu toàn bộ hồ sơ giải quyết khi u n i c a khách hàng. ế ạ ủ Thực hiện th ng kê b i thường theo quy định. ố ồ
Nếu là từ chối bồi thường, hồ sơ ch óng khi ã thông báo v i khách hàng, ỉ đ đ ớ khách hàng chấp nhận và khơng có khiếu nại gì thêm.
Đối với vi c b i thường, giảệ ồ i quy t khi u n i thường g p r t nhi u khó kh n ế ế ạ ặ ấ ề ă trong việc lấy thông tin từ các bộ phận khác, đặc biệt với những vụ ệc phứ ạp, vi c t có liên quan tới nhiều đơn vị trong Tổng công ty.
Trong công tác quản lý hồ sơ khách hàng và l p báo cáo ph c v vi c ra quy t ậ ụ ụ ệ ế định kinh doanh: Việc tra c u các s liệứ ố u khơng có s n trong bi u m u th ng kê ẵ ể ẫ ố (VD: Tra cứu tỷ ệ ổ l t n thấ ủ ừt c a t ng khách hàng) m t nhi u th i gian. ấ ề ờ
Trong việc thống kê số liệu qua các năm: Hiện nay việc thống kê được thực hiện
thực hiện mất nhiều thời gian vì chưa có dữ liệu tập trung.
2.3.4.4.Các hoạt động nghiệp vụ kế toán
Diễn giải :
(1) Tiếp nhận thông tin
Thông tin về thu địi phí, thanh tốn được chuyển từ các phân hệ quản lý bảo hiểm gốc, phân tái bảo hiểm và phân hệ giải quyết khiếu nại bồi thường. (2) Kiểm tra thông tin
Kiểm tra lại các thơng tin, đảm bảo việc thanh tốn chính xác. (3) Xử lý nghiệp vụ
Nhập thông tin Ghi nhận doanh thu
Phát hành hoá đơn Theo dõi công nợ
Xử lý thông tin bổ sung nếu có, theo yêu cầu của đơn vị kinh doanh. Thực hiện các nghi p v k toán b o hi m theo quy định c a nhà nước ệ ụ ế ả ể ủ
Hình 2.8 Quy trình theo dõi doanh thu, cơng nợ phí bảo hiểm gốc (4) Theo dõi đến khi kết thúc
Thơng tin về doanh thu, cơng nợ, phí bảo hiểm được theo dõi trong suốt thời gian hiệu lực của hợp đồng. Hồ sơ được l u theo n m tài chính và quy ư ă định của pháp luật.
Mặc dù đã có phần mềm để xử lý các nghiệp vụ kế toán, tuy nhiên, do PVI ch a ư có được một hệ thống ph n m m tích h p tr n v n, th ng nhất nên việc trao đổi số ầ ề ợ ọ ẹ ố
liệu, lấy số liệu để thực hiện nghiệp vụ kế tốn t các phịng ban liên quan v n cịn ừ ẫ thủ cơng và gặp rất nhiều khó khăn. T ó d n t i gi m n ng su t, hi u qu công ừ đ ẫ ớ ả ă ấ ệ ả việc.
Việc xây dựng các báo cáo liên quan gặp nhiều khó khăn vì chưa có được những cơng cụ ế k t xuất, tạo báo cáo hiệu quả.
2.3.4.5.Các hoạt động quản lý hồ sơ cũng nh t ng h p, th ng kê s li u, t o ư ổ ợ ố ố ệ ạ báo cáo
Trong công tác quản lý hồ sơ, các sản ph m c a công ty ngày càng a d ng, s ẩ ủ đ ạ ố lượng khách hàng ngày càng tăng, do vậy việc quản lý hồ sơ đang trở thành một bài toán thự ực s nan gi i. Vi c tìm ki m, c p nh t, xác nh n thông tin v khách hàng vô ả ệ ế ậ ậ ậ ề cùng vất vả và mất nhiều thời gian do các thông tin nằm rải rác nhi u nơi. Các cán ề bộ, trong nhiều trường hợp không xác định được khách hàng đang tiếp cận đã là khách hàng của công ty chưa, là khách hàng của đơn vị cụ ể th nào. Th m chí, khi ậ biết được đó là khách hàng của cơng ty thì những thơng tin t p h p được v khách ậ ợ ề hàng cũng không thật đầy đủ. i u này khiến cho việc tiếp cận khách hàng trở nên Đ ề khó khăn, và quan trọng hơn, việc chăm sóc khách hàng khơng được chu đáo.
Trong việc nhập số liệu, việc nhập s li u c a m t v vi c/d ch vụ lặ đ ặ ạố ệ ủ ộ ụ ệ ị p i l p l i nhiều lần trong một thời gian ngắn (trong 1 tháng cùng 1 d ch v ph i nh p s li u ít ị ụ ả ậ ố ệ nhất 3 lần cho các báo cáo giao ban, báo cáo tháng, báo cáo thu chi). Nếu có phần mềm hỗ trợ thì việc thống kê hoặc tra cứu thông tin làm các loại báo cáo sẽ hiệu quả hơn (chỉ cần nhập 1 lần số liệu của 1 vụ việc để có thể s dử ụng nhi u l n). ề ầ
Các số liệu này nhập lại để làm các loại thống kê báo cáo phục vụ cho công tác tái bảo hiểm, treaty hàng năm hoặc các loại báo cáo đột xuất gây mất thời gian và công sức của chuyên viên làm trực tiếp.
Trong hoạt động lập kế hoạch và ra các quyết định kinh doanh, hiện nay, do
việc quản lý và thu thập thơng tin cịn thủ công cho nên trong nhiều trường hợp, việc nắm bắt thông tin không kịp thời, đầy đủ, s liệu l y tố ấ ừ nhiều nguồn khác nhau, nhiều khi không thống nhất có thể dẫn đến việc ra các quyết định kinh doanh không hiệu quả.
2.3.5. Cơ sở vật chất
• Tài chính
Có thể nói PVI là một trong những doanh nghiệp bảo hiểm có năng lực tài chính mạnh nhất thị trường Việt Nam hiện nay. Trong năm 2007 theo quy định của pháp luật các doanh nghiệp b o hiả ểm phải có vốn pháp định tối thiểu 300 tỷ VNĐ Đ. ó là đ ềi u khó kh n v i m t s DNBH trong ngành. Tuy nhiên v i vi c IPO thành công ă ớ ộ ố ớ ệ năm 2006, tới đầu năm 2007 PVI có vốn đ ềi u lệ 950 tỷ VNĐ vượt xa so với quy định của Nhà nước. Không ng ng nâng cao n ng lựừ ă c tài chính c a mình, song hành ủ với việc tăng vốn là kết quả hoạt động kinh doanh cũng tăng đáng kể cụ th nh ể ư sau:
Bảng 2.7. Thống kê vốn và doanh thu của PVI
Năm Vốn đ ều lệ (Tỷ VNĐ) Doanh thu (Tỷ VNĐ) i
2007 950 1997
2008 1035 2688
2009 1035 3585
2010 1600 4200 (KH)
(Nguồn PVI)
Trên thị trường ch ng khoán, PVI c ng kh ng ứ ũ ẳ định được v th củị ế a mình, cu i ố năm 2008 được Standard & Poor đánh giá là một trong 10 mã chứng khoán dẫn dắt thị trường.
Kết quả của q trình ó là ngày 09/02/2010 PVI chính th c được t ch c x p đ ứ ổ ứ ế hạng năng lực tài chính thế giới A.M Best đánh giá đạt mức B+(tốt), PVI cũng trở thành DNBH đầu tiên tại Việt Nam được xếp h ng, và xế ở ứạ p m c tốt.
Trong tháng 8/2010 tổng cơng ty cổ phần Bảo hiểm Dầu khí VN (PVI) vừa vinh dự nhận giải thưởng “DN Bảo hiểm của năm 2010” do t p chí World Finance trao ạ tặng tại London. Quy trình bình chọn của World Finance dựa trên danh sách đề cử của trên 120,000 độc giả thường xuyên trên tồn cầu vì v y h t s c khách quan. ậ ế ứ Trên cơ sở đ ó ba Cty được bình ch n nhi u nh t (t i m t qu c gia, trong cùng m t ọ ề ấ ạ ộ ố ộ lĩnh vực) s được gi i thiệu với Ban hội thẩm. Ban hội thẩm của World Finance bao ẽ ớ
gồm các chuyên gia kinh tế có uy tín sẽ xem xét kỹ lưỡng, cụ th từng công ty ể thông qua việc phỏng v n vấ ới các tiêu chí khắt khe để ch n ra m t Cty x ng áng ọ ộ ứ đ đạt giải. Các tiêu chí này bao gồm: Cty đang phát triển và th hi n cương v lãnh ể ệ ị đạo trong ngành; Sự cam k t phát triểế n m i quan h với khách hàng; Hình thái tài ố ệ chính mạnh; Sự tơn trọng khơng chỉ ở quốc nội mà còn ở thị trường quốc tế; Sự phát triển không ngừng của các cán bộ công nhân viên; Đội ngũ quản lý mạnh mẽ và quyế đt oán. Bên cạnh ó là nhiều tiêu chí mang tính định lượng chi tiết nh : vđ ư ốn đ ềi u l ; tài s n; t su t l i nhu n trên v n; doanh thu; tỷệ ả ỷ ấ ợ ậ ố suất khách hàng mới; tỷ suất sản phẩm mới; sự hài lòng của khách hàng...
Bảng 2.8 Cơ cấu đầu tư của PVI đến ngày 30/06/2009 DANH MỤC VỐN ĐẦU TƯ (triệu DANH MỤC VỐN ĐẦU TƯ (triệu
đồng) Tỷ trọng
TỔNG CỘNG 4,446,787 100.00%
Đầu tư lãi su t c định ấ ố 3,587,132 80.70% - Tiền g i ử 1,639,828 36.90% - TP, kỳ phiếu, GTCG 125,150 2.80%
- REPO 270,499 6.10%
- Ủy thác đầu tư 1,544,434 34.70%
- Khác 5,000 0.10% Đầu tư góp v n và ố KDCK 857,705 19.30% - Kinh doanh chứng khốn 146,672 3.30% - Góp vốn d án ự 711,033 16.00% (Nguồn: PVI)
Theo như bảng 2.2 đầu t củư a PVI ch yếủ u là b o toàn v n nh gửi ngân hàng, ả ố ư nên chư đa em lại lợi nhuận cao từ hoạt động đầu tư.
• Nguồ ựn l c tài chính c a DNBH ủ
Hiện nay, theo qui định của Luật kinh doanh bảo hiểm, mức vốn pháp định của các công ty kinh doanh bảo hiểm phi nhân thọ được qui định là 300 tỷ đồng Việt
Nam.
Với mức vốn pháp định được qui định mới này, các doanh nghiệp đã tăng nguồn vốn đ ều lệ của mình bằng nhii ều hình thức, và hình thức tỏ ra hữu hiệu nhấ đt ó là phát hành cổ phiếu. Ngồi ra, để tăng tiềm lực về tài chính cũng như nâng cao năng lực cạnh tranh, các doanh nghiệp cũng chú trọng tằng vốn chủ sở hữu.
Bảng 2.9 Mộ ốt s ch tiêu tài chính * ỉ
PVI VIỆT BẢO MINH BẢO PJICO
Vốn chủ sở h uữ 3,750 1,031 2,110 450 Vốn đ ề ệi u l 1,600 1,000 755 500 Tổng tài sản 6,300 4,636 3,000 1,235
Đơn vị: T VN (*Tính đến h t Quý 1 n m 2010, nguồn HHBH) ỷ Đ ế ă
Theo bảng số ệu trên thì PVI dẫ li n đầu th trường b o hi m phi nhân th Việt ị ả ể ọ nam về các chỉ tiêu: vố đ ền i u lệ, vốn chủ sở hữu c ng nh tổũ ư ng tài s n. Tuy nhiên ả khi mở ộ r ng ra thị trường quốc tế thì con số đ ó cịn rất nhỏ so với các nhà bảo hiểm nước ngoài.
Đầu tư vốn nhàn r i t doanh thu nghi p v b o hi m c a DNBH cũỗ ừ ệ ụ ả ể ủ ng là y u t ế ố rất quan trọng giúp doanh nghiệp gia tăng doanh thu và lợi nhuận, đồng thời cũng là tăng lên về tiềm lực tài chính. Đối với DNBH phi nhân thọ có thể đầu t mua trái ư phiếu Chính phủ, trái phiếu doanh nghiệp có bảo lãnh hoặc khơng có bảo lãnh, góp vốn vào các doanh nghiệp khác tối đa 35% vốn nhàn rỗi từ dự phòng nghi p v b o ệ ụ ả hiểm.
bảo hiểm Việt Nam, mỗi DNBH đều đứng trước nguy cơ bị chia s v th ph n, các ẻ ề ị ầ doanh nghiệp đế đưu a ra những chiến lược kinh doanh cho mình, Mỗi chiến lược kinh doanh của DNBH này đưa ra sẽ là thách thức đối với DNBH khác, do đó cạnh tranh trên thị trường bảo hi m Vi t Nam ang ngày mộể ệ đ t gay g t h n. ắ ơ
• Máy móc cơng nghệ
Với các DNBH thì hệ thống máy móc cơng nghệ tập trung chủ yếu vào hệ thống thông tin. Hệ thống thông tin là mộ ế ốt y u t rất quan tr ng góp ph n nâng cao n ng ọ ầ ă lực cạnh tranh của các công ty BHPNT. Trong tình hình hội nhập và c nh tranh ạ như hiện nay, hệ thống thông tin, chất lượng cán bộ quản lý thơng tin đóng vai trị nịng cốt trong q trình chăm sóc khách hàng, quản lý rủi ro, phát triển mạng lưới... Chi tiết về hiện trạng hệ thống thơng tin được trình bày chi tiết trong mục 3.2.
2.3.6. Tổng hợp phân tích các yếu tố bên trong
Từ những phân tích đánh giá ở trên ta có thể ổ t ng hợp các đ ểi m mạnh, i m yếu đ ể của PVI như sau:
Đ ểi m m nh. ạ
PVI là thành viên của Tậ đp oàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam, đó là một trong những lợi thế lớn nh t c a PVI. T nh ng l i th ban ấ ủ ừ ữ ợ ế đầu, PVI có đủ i u ki n để đ ề ệ xây dựng bộ máy, hồn thiện quy trình nghiệp vụ, nâng cao trình độ cán bộ nhân viên. Hiện nay PVI là doanh nghiệp chiếm lĩnh thị phần bảo hiểm năng lượng gần như tuyệt đối (~100%), th ph n b o hi m tài s n và xây d ng l p đắt là 37%, th ị ầ ả ể ả ự ắ ị phần bảo hiểm thân tàu và trách nhiệm dân sự chủ tàu là 32%.
Thương hiệu có uy tín trên thị trường trong nước và thế giới: PVI ra đời cũng chưa lâu, song đã dần khẳng định thương hiệu của mình với khách hàng và nhà đầu tư. Nhiều năm liền kinh doanh có lãi, tăng trưởng cao, chất lượng dịch vụ đảm bảo, đảm bảo quyền lợi c a khách hàng và c a nhà u tưủ ủ đầ . Thương hi u PVI hi n ệ ệ đã vượt ra khỏi biên giới quốc gia, là thương hiệu bảo hiểm số một Vi t Nam được thế ệ giới cơng nhận. Tạp chí World Finance, một tạp chí tài chính hàng đầu của Anh có trụ sở đặt tại Luân Đôn, ã công bốđ trao giải thưởng Doanh nghiệp b o hi m c a ả ể ủ năm 2010 cho Tổng Công ty cổ phần bảo hiểm dầu khí Việt Nam PVI. Tham khảo
tai địa chỉ:
http://www,worldfinance,com/winners_articles,php?article_id=1576
Mạng lưới phân phối rộng: mạng lưới hoạt động hiện nay của PVI là một trong những mạng lưới hoạt động rộng khắp nhất, PVI Có hệ th ng phân ph i v i 25 ố ố ớ công ty thành viên ở các tỉnh và thành phố lớn và kho ng 100 phòng kinh doanh ả khu vực và gần 600 tr i khác các t nh, th xã, qu n huy n c a c nước. Đ ề đ đả ỉ ị ậ ệ ủ ả i u ó em lại lợi ích cho khách hàng, dù mua bảo hiểm c a đơn v thành viên nào, nh ng khi ủ ị ư xảy ra bồi thường, khiếu nại tại địa bàn khác vẫn được phục vụ chu đáo. Ngoài ra với việc mở chi nhánh tại Lào và Liên bang Nga giúp cho việc tiếp cận thị trường quốc tế và có thể bảo hi m cho m t s cơng trình do Vi t Nam làm ch đầu t tại ể ộ ố ệ ủ ư nước ngồi.
- Đội ngũ nhân viên trình độ cao (bảng 2.7), có uy mối với các nhà tái bảo hiểm trên thế gi i. Các cán b nghi p v củớ ộ ệ ụ a PVI có kinh nghi m trong các hợp ệ đồng năng lượng giá trị rất lớn, nhi u nhân viên được ào t o đạt được các ch ng ch v i ề đ ạ ứ ỉ ớ yêu cầu rất khắt khe trên thế giới. Đội ngũ lãnh đạo trẻ, nhạy bén v i công nghệ, ớ quyết liệt trong triển khai công nghệ mới.
- Năng lực tài chính mạnh: Có th nói PVI có khể ả năng tài chính mạnh nhất thị trường BHPNT hiện nay (theo bảng số liệu …ở trên). Năng lực tài chính mạnh giúp PVI dễ dàng khẳng định vị thế của mình trên th trường, có c sởị ơ để phát tri n th ể ị trường, xây dựng sản phẩm mớ đào tại, o nhân viên, chu n hóa đội ng và tuy n m ẩ ũ ể ộ nhân tài. Vừa qua với sự kiện lựa chọn nhà đầ ư chiến lược là quỹu t đầu t Oman – ư một tổ chức tài chính mạnh và uy tín trên trường quốc tế cũng góp ph n nâng cao ầ năng lực tài chính của PVI. Đồng thời PVI có thể tận d ng được trình ụ độ qu n lý, ả trình độ công nghệ tiên tiến của tổ chức này. Đầu năm 2010 PVI được AMBest xếp hạng B+ (tốt) về năng lực tài chính.
- PVI xây dựng và đưa vào sử dụng h th ng ISO 9000:2000 t năm 2002, và ệ ố ừ tiến hành nâng cấp lên phiên bản 9000:2008 trong năm 2010.
- PVI quản lý và đánh giá r i ro b i thường t t nh t th trường Vi t Nam, tỷ lệ ủ ồ ố ấ ị ệ bồi thường luôn ở mức thấp hơn trung bình ngành.
- Liên tục đổi mớ ừ ải t , s n ph m, d ch v , các chương trình ch m sóc khách hàng, ẩ ị ụ ă đến bộ máy t ch c. Từ thế ạổ ứ m nh của mình là bảo hi m các cơng trình d u khí, PVI ể ầ đã phát triển h u h t các s n ph m b o hi m phi nhân th hi n nay. Doanh thu c a ầ ế ả ẩ ả ể ọ ệ ủ