3.2. Giải pháp xây dựng mơ hình quản trị chuỗi cung ứng nội bộ tại Scavi
3.2.1.2.2. Thiết lập lại hệ thống kho
Với diện tích kho hiện tại, khơng cần phải mở rộng thêm, chỉ cần sắp xếp và lưu trữ nguyên vật liệu một cách khoa học. Làm tốt việc này sẽ tiết kiệm được chi phí duy trì hoạt động của kho vì việc phân loại nguyên vật liệu để chuyển đi các nơi sản xuất chiếm 70% thời gian của nhân viên kho và chiếm tới 50% chi phí lao động của kho21. Lưu trữ nguyên vật liệu khoa học giúp nhân viên kho dễ dàng tìm kiếm nguyên vật liệu, đồng thời hệ thống hoạt động của kho sẽ thuận tiện và quản lý số lượng tồn kho chính xác hơn…. Để thiết lập lại hệ thống kho một cách hiện đại và kho học, cần phải thực hiện các cải tiến sau:
- Tạo mã nguyên vật liệu. Hiện nay trên thế giới các công ty đã tiến tới bước
tiến vượt bậc trong công nghệ quản lý kho, áp dụng công nghệ RFID trong quản lý kho. Nhưng chưa thể áp dụng công nghệ này trong giai đoạn này được do cơ sở hạ tầng của hệ thống kho chưa đủ mạnh, phương pháp quản lý chưa khoa học. Cần phải từng bước cải thiện công nghệ quản lý, việc cần làm đầu tiên trong giai đoạn này là tạo mã cho nguyên vật liệu nhập kho. Việc tạo mã nguyên vật liệu cần phải làm ngay từ khi xác định nguyên vật liệu đó sẽ được mua để sử dụng trong sản xuất chứ không
phải khi nhập kho mới tạo mã. Mã nguyên vật liệu được tạo phải hội đủ tối thiểu các yếu tố và số ký tự hay chữ cố tương ứng như sau: loại nguyên vật liệu 3 ký tự, màu nguyên vật liệu 4 ký tự và tên nguyên vật liệu 6 ký tự. Khi đã có hệ thống mã thì phiếu xuất vật tư cũng phải cập nhật mã tương ứng với từng nguyên vật liệu, nhân viên kho chỉ cần xuất đúng mã và trừ đúng thẻ kho của mã nguyên vật liệu đó. Như vậy tránh được trường hợp cấp nhầm nguyên vật liệu dẫn tới số lượng nguyên vật liệu của kho
và của các bộ phận khác khác nhau.
- Yêu cầu Packing List của nguyên vật liệu khi nhập kho. Yêu cầu nhà
cung cấp, khơng kể trong nước hay nước ngồi phải lập P/L cho nguyên vật liệu. P/L tối thiểu phải hội đủ các thông tin sau: mã nguyên vật liệu, số đơn hàng mua nguyên
vật liệu, trọng lượng từng thùng, kích thước thùng, ngun vật liệu đó phục vụ cho
khách hàng nào. Với những thông tin này, nguyên vật liệu khi nhập kho sẽ được phân loại theo đúng loại nguyên vật liệu, theo đúng khách hàng một cách nhanh chóng, khơng cần chờ kiểm tra và lấy thông tin từ đội ngũ thu mua để phân loại.
- Yêu cầu nhà cung cấp đóng gói nguyên vật liệu theo tiêu chuẩn quy định. Để lưu kho khoa học, nhất thiết phải yêu cầu các loại nguyên vật liệu phải được
đóng gói đồng nhất. Bộ phận Kho cần phải nghiên cứu cơ sở hạ tầng hiện tại của kho
như số lượng kệ, kiểu dáng của các loại kệ hiện tại để yêu cầu nhà cung cấp đóng gói nguyên vật liệu theo quy định của công ty. Quy định này bao gồm: 1 cây vải tối đa được bao nhiêu m, 1 thùng nguyên vật liệu trọng lượng tối đa bao nhiêu và đồng thời
cũng phải quy định kích thước các loại thùng. Kích thước này đã được nghiên cứu phù hợp với từng loại nguyên vật liệu và phù hợp với điều kiện lưu trữ của kho. Kiểu dáng của thùng làm sao cho phù hợp với trường hợp để trên cao, phải sử dụng xe nâng để lấy hàng. Bên ngoài thùng phải ghi các thông tin để tra cứu như trọng lượng thùng, số
đơn hàng mua nguyên vật liệu, màu, tên mã và nguyên vật liệu. Quy cách đóng gói
cũng phải lưu ý tới vấn đề vận chuyển, đối với hàng dễ vỡ thì phải có hướng dẫn để lưu ý khi vận chuyển và lưu trữ.
- Cấp phát nguyên vật liệu. Mỗi đội ngũ nhân viên kho khi xuất nguyên vật
liệu cần có 1 bảng các loại nguyên vật liệu cho từng mã hàng. Trên bảng tác nghiệp này sẽ có thơng tin về mã nguyên vật liệu, tên và màu nguyên vật liệu, nguyên vật liệu, khách hàng phục vụ và một miếng mẫu của nguyên vật liệu đúng chất lượng, màu sắc. Hiện tại, bảng tác nghiệp này mới chỉ luân chuyển trong bộ phận sản xuất cho nên có một số trường hợp kho cấp sai nguyên vật liệu khi bắt đầu sản xuất đem nguyên vật liệu ra kiểm tra chi tiết số lượng và màu sắc từng loại thì mới phát hiện ra. Với các quản lý này, nhân viên kho và nhân viên sản xuất sẽ đối chiếu ngay khi nhận nguyên vật liệu để tránh trường hợp cấp sai, đem vận chuyển tới nơi sản xuất mới phát hiện ra, mất thời gian và chi phí vận chuyển để cấp lại nguyên vật liệu đúng.
- Loại bỏ hoặc thanh lý các loại nguyên vật liệu không sử dụng. Một số loại nguyên vật liệu lưu kho đã lâu nhưng không sử dụng tới, cần được tổng kết, phân loại để thanh lý hoặc tận dụng để đào tạo cơng nhân mới. Do đặc tính đặc biệt của
ngành thời trang là có hướng quay lại cho nên nguyên vật liệu tồn kho có thể sử dụng
để thiết thiết kế các loại mẫu mã mới. Đối với những loại nguyên vật liệu tồn kho ngay
khi mới nhập kho do mua sai, do chất lượng không đạt hoặc do khách hàng thay đổi ý
có diện tích kho phục vụ cho các loại nguyên vật liệu mới nhập kho. Nếu khơng sử dụng thì thanh lý để tránh lỗi thời.