3.2. Giải pháp xây dựng mơ hình quản trị chuỗi cung ứng nội bộ tại Scavi
3.2.2.4. Hoàn thiện hệ thống ERP
Không thể liền một lúc đưa tất cả các hoạt động của các bộ phận của công ty
vào trong hệ thống ERP. Cần phải đi từng bước từng bước một, nếu không hệ thống sẽ hoạt động không tốt do thơng tin chưa hồn chỉnh sẽ gây trở ngại cho người sử dụng, phải dừng lại chờ thông tin hoặc tìm hướng xử lý ngồi hệ thống như vậy sẽ gây ảnh
hưởng tới hoạt động của chuỗi cung ứng nội bộ. Để giảm thiểu được các trở ngại về
dữ liệu này, cần phải từng bước hoàn thiện hệ thống ERP như sau:
- Bước đầu tiên, song song đưa hoạt động của bộ phận MPS và Kỹ Thuật vào
hệ thống do đây là khâu đầu tiên của của chuỗi cung ứng. Tất cả các công việc như dự báo nhu cầu nguyên vật liệu, đăng ký năng lực của nhà cung cấp, tính giá thành sản
phẩm để chào giá, tạo mã nguyên vật liệu khi đã đúc kết giá cả, chất lượng, điều kiện thanh toán, thời gian sản xuất…với khách hàng và nhà cung cấp. Một yếu tố quan trọng là Sourcing file của nguyên vật liệu cũng phải được cập nhật vào hệ thống trong giai đoạn này, nếu khơng việc tính giá nguyên vật liệu sẽ gặp khó khăn.
Bộ phận Kỹ Thuật có sử dụng một số phần mềm kỹ thuật đặc trưng của ngành thời trang như thiết kế mẫu, lập sơ đồ cắt để tính định mức từng nguyên vật liệu cho
từng loại sản phẩm. Kết qủa của các phần mềm này cần phải được thừa hưởng và tích hợp vào trong hệ thống ERP. Riêng đối với việc quản lý kế hoạch sản xuất mẫu, theo dõi năng suất của các chuyền may mẫu thì được thực hiện trong hệ thống ERP.
- Bước tiếp theo là đưa hoạt động của Kho và Kế Toán vào hệ thống. Mục tiêu
là toàn bộ dữ liệu tồn kho của nguyên vật liệu có trong kho phải được cập nhật vào hệ thống ERP. Dữ liệu này sẽ trở thành số tồn đầu kỳ của nguyên vật liệu. Sở dĩ phải thực hiện chuyển dữ liệu về nguyên vật liệu vào hệ thống trước là do khi nhận được hợp
đồng, bắt đầu chính thức hoạt động của chuỗi cung ứng nội bộ, việc đầu tiên quan
trọng là phải cân đối nguyên vật liệu để đi mua. Nhân viên cân đối nguyên vật liệu cần biết nguyên vật liệu trong kho còn tồn bao nhiêu, số lượng hư hỏng bao nhiêu thì mới tính ra nhu cầu cần mua chính xác được. Dữ liệu trong quản lý kế toán cũng được đưa vào hệ thống song song với dữ liệu của nguyên vật liệu do thủ tục xuất kho nguyên vật liệu có liên quan tới thủ tục kế tốn.
- Thiết lập MRP, hoạch định, tính tốn nhu cầu nguyên vật liệu và các lập các
kế hoạch về sản xuất, giao hàng, may mẫu… để chuyển cho các bộ phận liên quan
trong ERP. Khi lập MRP, tất cả các dữ liệu về sản phẩm như định mức, các loại
nguyên vật liệu, số tồn kho đã có trong hệ thống thì lập MRP rất nhanh.
- Lập đơn hàng mua nguyên vật liệu và các bước để thao dõi đơn hàng nguyên
vật liệu cũng được quản lý trên ERP. Với dữ liệu có sẵn của MRP và sourcing file, nhân viên mua hàng dễ dàng lựa chọn nhà cung cấp và tổng hợp nguyên vật liệu từ nhiều MRP trong 1 đơn hàng cho nhà cung cấp. Điều này góp phần giảm thời gian làm
đơn hàng.
- Cuối cùng là đưa hoạt động của quản trị Logistics và quản trị sản xuất vào hệ