- Hướng dẫn hỗ trợ các nhóm phát triển kinh doanh triển khai và thực hiện các chương trình đào tạo một cách
5 Đại lý, trưởng nhóm, cán bộ kinh doanh tham gia giám sát
2.2.3 Thực trạng đào tạo đại lý bảo hiểm tại Công ty Bảo Việt Lạng Sơn
Mỗi cơng ty ln quan tâm và có trách nhiệm thực hiện cơng tác đào tạo trình độ, kiến thức hiểu biết, kỹ năng nghề nghiệp cho các đại lý. Tất cả các đại lý để được đào tạo ban đầu trước khi ký kết hợp đồng đại lý và thường xuyên được thực hiện qua các cấp sau: Đào tạo nâng cao nghiệp vụ bảo hiểm (đào tạo cấp 1, cấp 2, cấp 3), đào tạo nâng cao trình độ quản lý (từ cơ bản đến nâng cao), ngoài ra các đại lý cịn được tham gia các khóa học đào tạo chuyên đề, các cuộc tập huấn nghiệp vụ và các cuộc hội thảo, …
Các đại lý mới sau khi được tuyển dụng sẽ được phân chia về các nhóm kinh doanh của cơng ty. Tiêu chí để phân loại đại lý về từng nhóm là địa bàn sinh sống của đại lý.
53
SV: Lương Thu Hương Lớp:CQ55/03.01
Căn cứ vào thời gian hoạt động của đại lý, Công ty chia thành 2 loại đại lý:
- Đại lý chuyên nghiệp (bao gồm đại lý khai thác và đại lý chuyên thu) là đại lý cam kết hoạt động tồn thời gian cho cơng ty.
- Đại lý bán chuyên nghiệp: là đại lý làm việc bán thời gian cho Công ty, các cộng tác viên của Công ty.
Cũng như các công ty khác, Bảo Việt Lạng Sơn đã sớm nhận thức được tầm quan trọng và vai trò quyết định của mạng lưới phân phối đại lý bảo hiểm do vậy ngay từ ngày đầu thành lập, Công ty đã đặc biệt quan tâm chú ý đến việc xây dựng một hệ thống đại lý sao cho có hiệu quả nhất. Vì vậy những năm qua, cơng ty đã khơng ngừng đổi mới, hồn thiện hệ thống đại lý trong công ty.
Dưới đây là sơ đồ quản lý hệ thống đại lý đang được Bảo Việt Lạng Sơn áp dụng:
Sơ đồ 1.5: Sơ đồ tổ chức hệ thống đại lý tại Công ty Bảo Việt Lạng Sơn
(Nguồn: Công ty Bảo Việt Lạng Sơn)
Từ mơ hình trên ta thấy được hệ thống đại lý bảo hiểm của công ty được tổ chức theo 2 cấp: - Cấp 1: Đại lý BAN GIÁM ĐỐC PHỊNG PHÁT TRIỂN KINH DOANH NHĨM KINH DOANH NHÓM KINH DOANH NHÓM KINH DOANH
ĐẠI LÝ ĐẠI LÝ ĐẠI LÝ ĐẠI LÝ
54
SV: Lương Thu Hương Lớp:CQ55/03.01
- Cấp 2: Nhóm kinh doanh (nhóm đại lý)
Phịng phát triển kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm phát triển và quản lý toàn diện hoạt động của hệ thống đại lý.
Cơng tác đào tạo nâng cao trình độ, kỹ năng của đại lý đa được công ty chú trọng. Hàng năm, ngoài các lớp đào tạo đại lý cấp trang bị cho đại lý mới vào nghề những kiến thức cơ bản thì cơng ty cịn tổ chức những khóa đào tạo nâng cao (đại lý cấp 2) dành cho những đại lý có thâm niên từ 6 tháng đến dưới 1 năm (đại lý cấp 3) dành cho những đại lý có thâm niên từ 1 năm đến dưới 3 năm, hay những chương trình đào tạo kỹ năng phục vụ cho công việc của người đại lý. Dưới đây là bảng số liệu tình hình đào tạo đại lý của cơng ty:
Bảng 1.4: Tình hình đào tạo đại lý giai đoạn 2017-2020
Chỉ tiêu
Năm
Đại lý cấp 1 Đại lý cấp 2 Đại lý cấp 3
Số khoá đào tạo (khoá) Số lượt (đại lý) Số khoá đào tạo (khoá) Số lượt (đại lý) Số khoá đào tạo (khoá) Số lượt (đại lý) 2017 16 193 7 174 5 112 2018 18 201 7 183 5 102 2019 19 222 8 196 6 116 2020 21 243 8 203 7 125
(Nguồn: Công ty Bảo Việt Lạng Sơn) 2.2.4 Chính sách chế độ dành cho đại lý tại Bảo Việt Lạng Sơn
Xuất phát từ đặc thù của đại lý bảo hiểm nên công tác điều hành và quản lý hệ thống đại lý thực sự là một nghệ thuật mang nhiều tính nhạy cảm. Để đạt được kết quả đề ra, ban giám đốc đã phối hợp với phòng Phát triển kinh doanh đề ra những mục tiêu, chương trình hoạt động cụ thể, linh động hàng ngày, hàng tháng, hàng quý. Các biện pháp quản lý, điều hành như biện pháp kinh tế, hành chính và giáo dục luôn được Công ty chú trọng và kết hợp đồng bộ. Mặt khác
55
SV: Lương Thu Hương Lớp:CQ55/03.01
cơng ty cịn tạo điều kiện để xây dựng một bầu khơng khí làm việc tốt, tạo sự gắn bó giữa các thành viên. Đặc biệt, cơng tác thi đua khen thưởng, kỷ luật, cũng như các chế độ chính sách đại lý đã được công ty chú trọng thực hiện:
❖ Chế độ hoa hồng đại lý bảo hiểm:
Chế độ hoa đồng đại lý là vấn đề quan tâm đầu tiên. Tỷ lệ hoa hồng đại lý tại Công ty Bảo Việt Lạng Sơn được thực hiện theo quy định của Bộ tài chính theo từng loại hình sản phẩm, từng thời hạn hợp đồng, từng thời gian đóng phí. Tỷ lệ này cao ở năm đầu tiên của hợp đồng bảo hiểm và thấp dần ở các năm tiếp theo.
Công ty thực hiện việc chi trả hoa hồng hàng tháng cho đại lý bảo hiểm mỗi tháng một lần vào khoảng ngày 15 hàng tháng theo nguyên tắc tháng sau trả kết quả hoạt động cho tháng trước.
❖ Chế độ khen thưởng đại lý:
Cơng ty Bảo Việt Lạng Sơn đã hồn thiện và ban hành quy chế, chính sách thù lao đại lý quy định về các khoản thưởng cho đại lý như:
- Hỗ trợ nghề nghiệp cho đại lý mới, thưởng quý cho đại lý mới. - Thưởng quý cho đại lý
- Thưởng tuyển dụng: thường cho những đại lý tuyển dụng đại lý mới cho công ty trên cơ sở thu nhập của đại lý mới.
- Thù lao quản lý nhóm hàng tháng dành cho trưởng nhóm kinh doanh. - Thưởng quý dành cho trưởng nhóm kinh doanh
- Thù lao vinh danh tân nghiệp: khoản tiền thưởng cho những đại lý thăng tiến lên chức vụ trưởng nhóm kinh doanh
- Thù lao phát triển nhóm mới: khoản tiền thưởng cho những trưởng nhóm kinh doanh đã hỗ trợ được đại lý trong nhóm mình thăng tiến lên chức vụ trưởng nhóm kinh doanh.
56
SV: Lương Thu Hương Lớp:CQ55/03.01
Các khoản thưởng này dựa trên kết quả kinh doanh của bản thân đại lý trong kỳ xét thưởng và có sự điều chỉnh theo các chỉ tiêu chất lượng như tỷ lệ thu phí, tỷ lệ duy trì hợp đồng…
Ngồi ra, cơng ty thường xun có những chương trình thi đua dành cho đại lý và nhóm kinh doanh những phần thưởng hấp dẫn theo từng thời kỳ, từng mục tiêu của công ty như thưởng bằng tiền mặt, thưởng trang bị máy tính xách tay, điện thoại di động, những chương trình tham quan du lịch, hoặc những ghi nhận thành tích trên địa bàn tỉnh cũng như trong nước.
❖ Chế độ phúc lợi đại lý:
Đại lý bảo hiểm trong công ty được hưởng các chế độ phúc lợi như:
- Được tham gia bảo hiểm kết hợp con người
- Chế độ hiếu, hỉ, ốm đau, bệnh tật…
- Các chế độ phúc lợi nhân các ngày lễ lớn trong những năm như ngày Tết,
ngày quốc tế lao động, ngày quốc khánh 2/9, … ❖ Chính sách thăng tiến đại lý:
Theo quy chế thăng tiến của Công ty Bảo Việt Lạng Sơn, đại lý hồn tồn có cơ hội phát triển bản thân theo một trong hai hình thức:
- Phát triển theo hướng chuyên môn theo các thang bậc:
● Tư vấn viên bảo hiểm (đại lý bảo hiểm)
● Tư vấn viên chính
● Tư vấn viên cao cấp
● Tư vấn viên ngoại hạng
- Phát triển theo con đường quản lý các bậc:
● Đại lý
● Trưởng nhóm kinh doanh
57
SV: Lương Thu Hương Lớp:CQ55/03.01
Căn cứ vào kết quả kinh doanh của đại lý và nguyện vọng của bản thân, đại lý có thể lựa chọn các hình thức thăng tiến phù hợp với nhu cầu và năng lực của mình. Ở mỗi vị trí trong bậc thang thăng tiến, đại lý có thể được hưởng những khoản thù lao tương ứng.
Cơ chế thăng tiến đại lý trong Công ty Bảo Việt Lạng Sơn là cơ chế mở. Tất cả các đại lý đều có cơ hội phấn đấu thăng tiến theo khả năng của mình. Đây cũng là một lợi thế rất lớn để thu hút nguồn nhân lực tham gia vào hệ thống đại lý bảo hiểm của công ty.
2.2.5 Kiểm tra giám sát hoạt động đại lý
Công tác kiểm tra đánh giá đã được thực hiện thông qua hệ thống các công cụ giám sát với các chỉ tiêu cụ thể. Trình tự giám sát được thực hiện như sau:
- Giám đốc Công ty giám sát trưởng phòng và cán bộ phát triển kinh doanh.
- Trưởng phòng phát triển kinh doanh giám sát cán bộ phát triển kinh doanh và trưởng nhóm.
- Cán bộ kinh doanh giám sát cán bộ phát triển kinh doanh và đại lý.
Các chỉ tiêu giám sát hoạt động của đại lý gồm: thời gian dành cho công việc, số lượng khách hàng tiềm năng, số cuộc hẹn gặp khách hàng, số hợp đồng khai thác được, số buổi làm việc với đại lý, trưởng nhóm, số buổi hỗ trợ ...
Ngồi ra với mục đích khơng ngừng hồn thiện công tác tổ chức, quản lý đại lý, nâng cao hiệu quả kinh doanh, tính kỷ luật lao động, Cơng ty đã ban hành “Sổ tay xử lý vi phạm đại lý” để cụ thể quy định các trường hợp vi phạm và cách thức xử lý vi phạm đối với hệ thống đại lý.
Như vậy, thông qua hệ thống công cụ giám sát và các quy định này, Cơng ty có thể biết đến một cách nhanh chóng các hoạt động kinh doanh của đại lý và trưởng nhóm kinh doanh, các vấn đề cịn tồn tại và đưa ra được các
58
SV: Lương Thu Hương Lớp:CQ55/03.01
biện pháp xử lý nhanh chóng, góp phần ổn định và phát triển hoạt động kinh doanh của Công ty.
2.2.6 Chương trình đào tạo cơ bản và chương trình đào tạo nâng cao
- Điều kiện của cơ sở đào tạo:
Căn cứ vào Điểm 2.2, Khoản 2, Điều 48, Thông tư 124/2012/TT-BTC, điều kiện của cơ sở đào tạo đại lý bảo hiểm như sau:
Để được đào tạo đại lý bảo hiểm, Hiệp hội bảo hiểm Việt Nam, các doanh nghiệp kinh doanh bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài và các tổ chức đào tạo phải đáp ứng các điều kiện sau:
a) Có chương trình đào tạo đáp ứng các quy định tại tiết a điểm 1.1,
tiết a điểm 1.2 khoản 1 Điều này (tương ứng với nội dung dự kiến đào tạo)
b) Có đội ngũ giảng viên đáp ứng tiêu chuẩn sau:
- Có bằng tốt nghiệp từ cao đẳng trở lên;
- Có tối thiểu 2 năm kinh nghiệm làm việc hoặc giảng dạy trong lĩnh vực bảo hiểm.
c) Có cơ sở vật chất kỹ thuật đáp ứng công tác đào tạo
d) Được Bộ tài chính chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện
đào tạo.
Nếu đáp ứng được các điều kiện trên, các doanh nghiệp kinh doanh bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài và các tổ chức đào tạo sẽ được cấp pháp hoạt động đào tạo đại lý bảo hiểm theo quy định.
- Ngồi các chương trình đào tạo cơ bản để được cấp chứng chỉ kinh doanh đại lý bảo hiểm, các tư vấn viên sẽ được tham gia nhiều lớp đào tạo nâng cao. Như là kỹ năng thuyết trình (kỹ năng thuyết trình là kỹ năng quan trọng đối với tư vấn viên để có thể mang sản phẩm bảo hiểm đến trực tiếp với khách hàng, như là ngơn ngữ cơ thể ra sao? Kỹ năng nói? Kỹ năng trả lời câu hỏi?, .... ). Hay kỹ năng giao tiếp hiệu quả, làm sao để lắng nghe các nhu cầu của khách
59
SV: Lương Thu Hương Lớp:CQ55/03.01
hàng và tư vấn một cách chính xác, biết cách nắm bắt tâm lý khách hàng và cách giao tiếp qua ngôn từ và phi ngôn từ.
Tầm quan trọng của phân phối trong Marketing – Mix: Các sản phẩm của các công ty hoạt động kinh doanh bảo hiểm là giống nhau, do đó sự cạnh tranh rất khốc liệt. Vì vậy các tư vấn viên phải hiểu một điều là cạnh tranh về giá cả là rất bất lợi cho những nhà cung cấp sản phẩm, các chương trình quảng cáo trên thơng tin đại chúng đều không thể đưa sản phẩm của bên nào lên cao hơn. Do vậy chủ yếu chính là phải phát triển một hệ thống đại lý để phân phối sản phẩm và tạo ra vũ khí cạnh tranh đối với các đối thủ cạnh tranh trên thị trường. Vì vậy cơng ty nào có kênh phân phối mạnh hơn thì sẽ có lợi thế hơn trên thị trường bảo hiểm hiện nay, nên học viên sẽ phải biết phối hợp khoa học giữa các yếu tố khác trong chiến lược Marketing – Mix để giúp công ty hoạt động hiệu quả hơn.
Ngồi ra tư vấn viên cịn được học cách quản lý thời gian hiệu quả, rút ra bài học từ những lần sắp xếp thất bại hay việc sử dụng công cụ quản lý thời gian để đại lý hoạt động một cách hiệu quả nhất. Ngồi ra Cơng ty cịn tổ chức các chương trình đào tạo nâng cao giúp phát triển các kỹ năng định hướng công việc, định hướng quan hệ, phát huy được khả năng tiềm ẩn của mỗi đại lý.
2.3 Đánh giá chung về công tác tuyển dụng và đào tạo đại lý bảo hiểm tại Công ty Bảo Việt Lạng Sơn
2.3.1 Những kết quả đạt được
Trong quá trình phát triển giai đoạn từ 2013-2017, Cơng ty Bảo Việt Lạng Sơn đã kiện tồn được cơng tác tổ chức hệ thống đại lý 02 cấp bao gồm 15 nhóm kinh doanh với 268 đại lý phục vụ khách hàng tại hầu hết các địa bàn trong tỉnh. Doanh thu khai thác mới và tổng doanh thu đề tăng trưởng qua các năm, năm sau cao hơn năm trước. Khẳng định là doanh nghiệp bảo hiểm hàng đầu tại thị trường Lạng Sơn.
60
SV: Lương Thu Hương Lớp:CQ55/03.01
Tiếp nối sự ra đời của Luật kinh doanh bảo hiểm, hàng loạt các nghị định các thông tư hướng dẫn giúp các doanh nghiệp có một hành lang pháp lý chuẩn mực để thực hiện kinh doanh và tránh sự cạnh tranh không lành mạnh. Và Bộ quy tắc ứng xử dành cho đại lý bảo hiểm (được ban hành kèm theo Quyết định 032/2018/QĐ-HHBHVN ngày 28/12/2018) nhằm đặt ra các chuẩn mực ứng xử dành cho đại lý bảo hiểm trong hoạt động đại lý bảo hiểm nhằm nâng cao tính chuyên nghiệp của hệ thống đại lý bảo hiểm.
Công ty đã chú trọng đến công tác tuyển dụng và đào tạo đại lý, ban hành và áp dụng quy trình tuyển dụng 5T trong cơng tác tuyển dụng. Tổ chức các chương trình đào tạo cơ bản đến nâng cao cho hệ thống đại lý trong tồn cơng ty nhằm trang bị các kiến thức và kỹ năng cần thiết cho cơng việc của người đại lý. Do đó, số lượng đại lý đã được tăng dần qua các năm, chất lượng khai thác thể hiện qua số tiền bảo hiểm và số tiền phí bảo hiểm trên một hợp đồng đã được cải thiện và nâng cao.
Hơn thế nữa, các chính sách liên quan đến đại lý như chính sách hoa hồng, khen thưởng, phúc lợi, chính sách thăng tiến, ... đã được cơng ty ban hành và đưa vào áp dụng thống nhất trong toàn hệ thống đại lý trên cơ sở xuất phát từ nhu cầu và động cơ của con người.
Trải qua quá trình tuyển dụng và đào tạo, đại lý bảo hiểm cần phải hiểu rõ được tất cả các quy tắc ứng xử đối với khách hàng hay đối với chính doanh nghiệp mà họ ký hợp đồng đại lý bảo hiểm. Từ đây các đại lý của Bảo Việt Lạng Sơn đã luôn tuân thủ các quy định về hoạt động đại lý theo quy định của Pháp luật về luật kinh doanh bảo hiểm hay quy định của Hiệp hội Bảo Hiểm và quy định của DN bảo hiểm.
Thực hiện nhiệm vụ đại lý một cách công khai, minh bạch, trung thực, đúng theo quy định tại hợp đồng đại lý. Luôn đặt cái tâm vào việc tư vấn sản phẩm bảo hiểm phù hợp với nhu cầu và khả năng tài chính của khách hàng. Sẵn sàng tham gia các buổi teambuilding với nhóm kinh doanh, với tinh thần luôn
61
SV: Lương Thu Hương Lớp:CQ55/03.01
học hỏi tìm hiểu và nâng cao kỹ năng bản thân thơng qua các khóa đào tạo nghiệp vụ bán hàng.
2.2.2 Những vấn đề cịn tồn tại trong cơng tác tuyển dụng và đào tạo đại lý