CHƢƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ KIỂM SỐT NỘI BỘ
1.2. Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm sốt nội bộ:
1.2.6.1.2. Phân loại hoạt động kiểm sốt theo chức năng:
Xét về chức năng, các loại hoạt động kiểm sốt phổ biến trong doanh nghiệp bao gồm:
Sốt xét của nhà quản lý cấp cao: là việc sốt xét của nhà lãnh đạo cấp cao
trong doanh nghiệp nhƣ so sánh kết quả thực tế với dự tốn, hay so sánh với kỳ trƣớc, hoặc với các đối thủ khác. Các chƣơng trình quan trọng phải đƣợc sốt xét để xác định mức độ hồn thành.
Quản trị hoạt động: ngƣời quản lý ở các cấp trung gian sẽ sốt xét các báo
cáo về hiệu quả của từng bộ phận mà mình phụ trách so với dự tốn hoặc kế hoạch đã đề ra. Việc sốt xét phải tập trung vào các mục tiêu của hệ thống KSNB.
Phân chia trách nhiệm hợp lý: để hạn chế tối đa những cơ hội, điều kiện
thuận lợi cho gian lận hay sai sĩt xảy ra thì việc phân chia trách nhiệm hợp lý giữa các chức năng trong doanh nghiệp cần phải đƣợc xem xét một cách nghiêm túc. Việc làm này đƣợc coi nhƣ là một hoạt động kiểm sốt phịng ngừa và kiểm sốt phát hiện hiệu quả. Việc phân chia trách nhiệm yêu cầu:
Khơng để một cá nhân nắm tất cả các khâu của một quy trình nghiệp vụ từ
khi phát sinh đến khi kết thúc.
năng bảo vệ tài sản; chức năng kế tốn và chức năng bảo quản tài sản; chức năng xét duyệt nghiệp vụ và chức năng kế tốn.
Kiểm sốt quá trình xử lý thơng tin: kiểm sốt quá trình xử lý thơng tin đĩng
một vai trị quan trọng trong hoạt động kiểm sốt nĩi chung. Các hệ thống thơng tin ngày nay đƣợc xử lý phần lớn bằng các chƣơng trình máy tính kết hợp với một số thủ tục đƣợc xử lý thủ cơng. Kiểm sốt xử lý thơng tin cĩ thể chia ra làm hai loại:
Kiểm sốt chung: là hoạt động kiểm sốt áp dụng cho tất cả các hệ thống ứng
dụng để đảm bảo cho hệ thống này hoạt động liên tục và ổn định. Kiểm sốt chung bao gồm kiểm sốt hoạt động của trung tâm dữ liệu, các phần mềm hệ thống, kiểm sốt truy cập và kiểm sốt các hệ thống ứng dụng.
Kiểm sốt ứng dụng: là hoạt động kiểm sốt áp dụng cho từng hệ thống cụ
thể. Kiểm sốt ứng dụng tập trung kiểm sốt dữ liệu đầu vào, kiểm sốt quá trình xử lý và cuối cùng là kiểm sốt dữ liệu đầu ra.
Kiểm sốt chung và kiểm sốt ứng dụng cĩ liên quan mật thiết và hỗ trợ lần nhau. Kiểm sốt chung rất cần để đảm bảo cho sự vận hành của kiểm sốt ứng dụng. Kiểm sốt ứng dụng giúp phát hiện vấn đề, đƣa ra các đề xuất để sửa đổi và hồn thiện hệ thống, từ đĩ làm cho kiểm sốt chung đầy đủ hơn và hữu hiệu hơn.
Kiểm sốt vật chất: đây là hoạt động kiểm sốt “cứng”, một loại hoạt động
kiểm sốt thƣờng đƣợc mọi ngƣời nghĩ đến nhất khi nĩi về KSNB trong đơn vị. Kiểm sốt vật chất bao gồm các hoạt động kiểm sốt nhằm đảm bảo cho tài sản của doanh nghiệp nhƣ máy mĩc, nhà xƣởng, tiền bạc, hàng hĩa, cổ phiếu và các tài sản khác đƣợc bảo vệ một cách chặt chẽ. Ngồi ra, hoạt động kiểm sốt vật chất cịn bao gồm việc định kỳ tiến hành kiểm kê tài sản và đối chiếu với số liệu sổ sách. Kiểm sốt vật chất nhằm đảm bảo cho sự tồn tại, chất lƣợng hay tình trạng của các tài sản phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp đƣợc ổn định.
Phân tích rà sốt: là việc so sánh giữa kết quả thực hiện với số liệu dự tốn hay giữa các thơng tin tài chính và phi tài chính nhằm phát hiện ra những biến động bất thƣờng để nhà quản lý cĩ biện pháp chấn chỉnh kịp thời.
1.2.6.2. Các hoạt động kiểm sốt thơng thường trong chu trình bán hàng- thu tiền:
1.2.6.2.1. Đặc điểm của chu trình:
Hiệu quả hoạt động của đơn vị chịu nhiều ảnh hƣởng bởi sự hữu hiệu và hiệu quả của chu trình này, là mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản lý. Chu trình thƣờng bao gồm các bƣớc nhƣ: xử lý đơn đặt hàng của khách hàng, xét duyệt bán chịu, giao hàng, lập hĩa đơn, theo dõi nợ phải thu và thu tiền. Các điều cần lƣu ý trong chu trình:
- Chu trình trải qua nhiều khâu, cĩ liên quan đến những tài sản nhạy cảm nhƣ nợ phải thu, hàng hĩa, tiền..nên thƣờng là đối tƣợng bị tham ơ chiếm dụng.
- Nợ phải thu của khách hàng cĩ thể chiếm tỷ trọng lớn do sự cạnh tranh gay
gắt trên thị trƣờng buộc đơn vị phải mở rộng chính sách bán chịu nên làm tăng rủi ro.
1.2.6.2.2. Mục tiêu kiểm sốt của chu trình bán hàng thường bao gồm:
- Các đơn đặt hàng đƣợc xử lý kịp thời khơng bỏ sĩt.
- Các nghiệp vụ bán chịu đều đƣợc xét duyệt nhằm đảm bảo khả năng thu nợ
của khách hàng.
- Giao hàng đúng chất lƣợng, số lƣợng, thời gian, địa điểm.
- Bảo vệ hàng hĩa tránh hƣ hỏng, mất phẩm chất trong quá trình giao hàng. - Tuân thủ pháp luật và các quy định về lập chứng từ.
- Doanh thu và nợ phải thu khách hàng đƣợc ghi nhận chính xác.
- Bảo vệ tài sản.
1.2.6.2.3. Các thủ tục kiểm sốt trong chu trình: a. Những thủ tục kiểm sốt chung: a. Những thủ tục kiểm sốt chung:
Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng:
Đơn vị nên phân cơng đội ngũ nhân viên tách biệt thành các bộ phận sau: - Bộ phận bán hàng: tiếp nhận đơn đặt hàng và lập lệnh bán hàng.
- Bộ phận xét duyệt bán chịu: xét duyệt tất cả các trƣờng hợp bán chịu theo đúng chính sách của đơn vị.
- Bộ phận giao hàng: kiểm tra độc lập hàng hĩa trƣớc khi giao hàng hoặc gửi cho khách hàng.
- Bộ phận lập hĩa đơn: lập hĩa đơn bán hàng.
- Bộ phận kho: bảo quản hàng và xuất kho theo lệnh bán hàng đã đƣợc duyệt.
- Bộ phận theo dõi nợ phải thu: liên lạc với khác hàng, đốc thúc việc trả tiền, phân tích tuổi nợ và đề xuất xĩa nợ khĩ địi.
- Kế tốn nợ phải thu khách hàng khơng đƣợc kiêm nhiệm việc thu tiền.
Kiểm sốt quá trình xử lý thơng tin:
Kiểm sốt chung:
Thủ tục kiểm sốt bao gồm:
- Kiểm sốt đối tƣợng sử dụng: đối với đối tƣợng bên trong thì phân quyền sử
dụng để mỗi nhân viên truy cập phần mềm trong giới hạn cơng việc của mình. Đối với đối tƣợng bên ngồi phải thiết lập mật khẩu để ngăn chặn việc truy cập trái phép vào hệ thống.
- Kiểm sốt dữ liệu: nhập liệu càng sớm càng tốt và sao lƣu dữ liệu thƣờng xuyên để đề phịng bất trắc.
Kiểm sốt ứng dụng:
- Kiểm sốt dữ liệu: kiểm sốt tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ; Kiểm tra sự phê duyệt trên chứng từ.
- Kiểm sốt quá trình nhập liệu: đảm bảo các vùng dữ liệu cần lập đều cĩ đầy
đủ thơng tin và đảm bảo tính chính xác của thơng tin.
Kiểm sốt chứng từ sổ sách:
- Đánh số thứ tự liên tục cho các ấn chỉ quan trọng. Các biểu mẫu cần rõ ràng, cĩ đánh số tham chiếu để cĩ thể kiểm tra khi cần thiết.
- Các hĩa đơn bán hàng phải đƣợc lập căn cứ trên đơn đặt hàng, hợp đồng, lệnh bán hàng và cần phải đối chiếu với phiếu xuất kho, vận đơn trƣớc khi lập hĩa đơn, các chứng từ quan trọng phải đƣợc lập nhiều liên, số liên tùy thuộc vào các khâu chứng từ luân chuyển và đƣợc lƣu giữ để giúp cho việc quản lý ở mỗi khâu và để đối chiếu.
Ủy quyền và xét duyệt:
Các cam kết về ngày giao hàng, lƣợng hàng hĩa bán ra, các đề nghị mua chịu của khách hàng, lệnh bán hàng, hay đề nghị xĩa nợ khơng thể thu hồi..cần đƣợc ngƣời cĩ thẩm quyền duyệt hay ngƣời đƣợc ủy quyền duyệt thơng qua các chính sách ủy quyền của đơn vị.
Kiểm tra độc lập việc thực hiện:
Đặc điểm của thủ tục này là ngƣời kiểm tra phải độc lập với ngƣời bị kiểm tra nhằm nâng cao ý thức kỹ luật, tuân thủ quy trình nghiệp vụ của cá nhân hay của bộ phận.
b. Những thủ tục kiểm sốt trong từng giai đoạn:
Kiểm sốt quá trình tiếp nhận đơn đặt hàng và xét duyệt bán chịu:
Trong đơn vị, phịng kinh doanh hay bộ phận bán hàng sẽ tiếp nhận đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng cần phải cĩ đầy đủ thơng tin khách hàng, mặt hàng cần mua (tên hàng, quy cách, số lƣợng, đơn giá), thời hạn, phƣơng thức giao hàng, địa điểm giao hàng dự kiến. Các đơn đặt hàng cần phải đƣợc lƣu trữ đúng theo quy trình để tiện việc đối chiếu. Đơn đặt hàng phải đƣợc ngƣời cĩ thẩm quyền của đơn vị xét duyệt. Các thủ tục kiểm sốt cần thực hiện là:
- Xác minh ngƣời mua: đối với khách hàng mới, cần phải xác minh ngƣời mua
nhất là đối với những đơn đặt hàng cĩ giá trị lớn, cần liên hệ với khách hàng để đảm bảo tính xác thực của các thơng tin trên đơn đặt hàng.
- Đối chiếu các thơng tin về hàng hĩa: thƣờng giá cả hàng hĩa hay biến động
nên trƣớc hết đối chiếu đơn giá trên đơn đặt hàng của khách hàng với bảng giá chính thức của đơn vị, nếu cĩ khác biệt, nhân viên bán hàng liên hệ lại với khách hàng để thơng báo giá mới, nếu khách hàng đồng ý, yêu cầu họ gửi lại đơn đặt hàng mới. Cần xác định rõ các chi phí phát sinh thêm (phí bảo hiểm, chi phí vận chuyển..), địa điểm, thời gian, phƣơng thức giao nhận.. và thống nhất thỏa thuận các điều kiện với khách hàng.
- Xác nhận khả năng cung ứng: nhân viên bán hàng cần xác minh lƣợng hàng
hay truy cập vào hệ thống.
- Lập lệnh bán hàng: sau khi đã kiểm tra khả năng cung ứng và các thơng tin
trên đơn đặt hàng, nhân viên bán hàng lập lệnh bán hàng. Lệnh bán hàng phải thể hiện đầy đủ thơng tin khách hàng, thơng tin về hàng hĩa nhƣ thơng tin trên đơn đặt hàng của khách hàng. Lệnh bán hàng đƣợc lập thành nhiều liên (thƣờng là 5 liên). Cần cĩ một nhân viên độc lập kiểm tra sự phù hợp các thơng tin giữa hai chứng từ này, nhất là đối với đơn đặt hàng cĩ giá trị lớn.
- Xét duyệt bán chịu: việc xét duyệt bán chịu là khâu kiểm sốt quan trọng nhất trong chu trình bán hàng- thu tiền. Xây dựng một chính sách bán chịu thích hợp, sử dụng những nhân viên cĩ năng lực và đạo đức ở khâu này cĩ tính chất quyết định để bảo vệ tài sản của đơn vị. Bộ phận xét duyệt bán chịu cần ký hay đĩng dấu lên lệnh bán hàng nếu chấp thuận bán chịu, khi cĩ đầy đủ sự xét duyệt, phê chuẩn thì bộ phận kho mới đƣợc xuất hàng.
Kiểm sốt quá trình giao hàng và lập hĩa đơn:
Nếu giao hàng với phƣơng thức giao tận nơi cho khách hàng, bộ phận giao hàng sẽ lập chứng từ gửi hàng (phiếu giao hàng, phiếu xuất kho,..) căn cứ theo lệnh bán hàng đã đƣợc phê chuẩn.
Chứng từ gửi hàng đƣợc gửi cho bộ phận kho để xuất hàng, chứng từ gửi hàng cần ghi phần tham chiếu đến phiếu đĩng gĩi trƣớc khi vận chuyển.
Khi nhận hàng từ kho, nhân viên giao hàng cần so sánh các mặt hàng thực nhận với chứng từ gửi hàng. Nếu hàng thực nhận đúng và đủ nhƣ chứng từ gửi hàng, nhân viên giao hàng lập chứng từ vận chuyển (vận đơn) thành 3 liên, một liên gửi kèm theo hàng (để khách hàng ký xác nhận đã nhận đƣợc và chấp nhận hàng), một liên gửi cho bộ phận lập hĩa đơn để thơng báo hàng đã gửi đi, một liên lƣu. Cuối ngày, bộ phận giao hàng lập bảng tổng hợp bảng tổng hợp hàng đã gửi đi trong ngày (căn cứ các chứng từ gửi hàng) và chuyển cho bộ phận lập hĩa đơn.
Chứng từ vận chuyển phải ghi đầy đủ các thơng tin liên quan đến hàng hĩa và các thơng tin cần thiết khác về khách hàng để bộ phận giao hàng đúng.
nhƣng cĩ thể khơng cần lập chứng từ vận chuyển mà chỉ cần lập chứng từ giao hàng.
Khi nhận đƣợc các chứng từ từ những bộ phận khác gửi đến nhƣ đơn đặt hàng, lệnh bán hàng đã đƣợc phê chuẩn, chứng từ gửi hàng, chứng từ vận chuyển, bộ phận lập hĩa đơn tiến hành lập hĩa đơn.
Hĩa đơn là chứng từ kế tốn rất quan trọng, tuân thủ theo quy định của pháp luật, giúp đơn vị theo dõi, ghi chép nợ phải thu khách hàng, doanh thu. Khi lập hĩa đơn cần căn cứ vào: chứng từ vận chuyển (hay chứng từ giao hàng) đã đƣợc khách hàng ký nhận, đơn đặt hàng đã đƣợc đối chiếu với chứng từ vận chuyển và hợp đồng (nếu cĩ).
Hĩa đơn nên đƣợc một nhân viên độc lập kiểm tra lại về tính chính xác của các thơng tin trên hĩa đơn, nhất là đối với các hĩa đơn cĩ số tiền lớn theo định mức nào đĩ.
Kiểm sốt việc thu tiền và nợ phải thu khách hàng:
Đối với phƣơng thức bán hàng thu tiền mặt:
Việc bán hàng thu tiền mặt sẽ làm cho lƣợng tiền mặt sẽ phát sinh thƣờng xuyên và lớn, tiền là tài sản nhạy cảm nhất trong các loại tài sản của đơn vị nên việc nhân viên tiếp xúc nhiều với tiền sẽ làm tăng rủi ro thất thốt. Để giảm thiểu rủi ro, một số thủ tục kiểm sốt cĩ thể đƣợc áp dụng:
- Khuyến khích khách hàng thanh tốn qua ngân hàng hay thẻ tín dụng.
- Cần sử dụng hĩa đơn mỗi khi bán hàng, khuyến khích khách hàng nhận hĩa
đơn.
- Nên sử dụng máy tính tiền tự động4 hay máy phát hành hĩa đơn ở các điểm
bán hàng.
- Cuối mỗi ngày phải đối chiếu tiền mặt tại quỹ với tổng số tiền mà thủ quỹ ghi chép, hoặc tổng số tiền in ra từ máy tính tiền, máy phát hành hĩa đơn.
- Tách biệt chức năng ghi chép việc thu tiền tại điểm bán hàng với chức năng hạch tốn thu tiền trên sổ cái.
4
- Định kỳ tiến hành kiểm kê kho, đối chiếu số liệu giữa sổ sách và thực tế nhằm phát hiện sự chênh lệch.
Đối với phƣơng thức bán chịu:
Kiểm sốt tập trung vào kế tốn nợ phải thu và bộ phận thu nợ. Bộ chứng từ làm căn cứ ghi sổ nhật ký bán hàng và sổ cái tài khoản doanh thu, nợ phải thu bao gồm: đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, chứng từ gửi hàng, chứng từ vận chuyển và hĩa đơn bán hàng.
Định kỳ đối chiếu giữa số liệu kế tốn và các chứng từ cĩ liên quan, hay đối chiếu giữa số liệu kế tốn và số liệu của các bộ phận khác nhƣ bộ phận bán hàng, gửi hàng.
Đối với nợ phải thu, đơn vị cần phải sử dụng hệ thống sổ kế tốn chi tiết theo dõi chặt chẽ cơng nợ của từng khách hàng, là căn cứ để đơn vị điều chỉnh chính sách bán chịu cho thích hợp. Bộ phận theo dõi nợ phải thu phải thƣờng xuyên đối chiếu cơng nợ với khách hàng.
Để tránh hiện tƣợng chạy theo doanh thu, bán chịu cho khách khơng đúng chính sách bán chịu đã quy định, đơn vị cần phải lập các báo cáo về số dƣ nợ của khách hàng(lập bảng phân tích số dƣ nợ phải thu theo tuổi nợ theo từng khách hàng chi tiết theo mức độ thƣờng xuyên, khu vực địa lý, quy mơ..), số hàng bán bị trả lại theo từng nhân viên, từng địa điểm bán hàng. Sự gia tăng doanh số bán hàng hay lƣợng hàng bán bị trả lại một cách trên mức bình thƣờng chính là những chỉ dẫn cho thấy cĩ dấu hiệu chạy theo doanh thu.
Đơn vị cần ban hành chính sách lập dự phịng phải thu khĩ địi và chính sách xĩa sổ nợ phải thu khĩ địi. Đối với việc lập dự phịng nợ phải thu khĩ địi cần tuân